Anleitung zu CLK-FIBU 1.2.8 für Filemaker 5, 5.5 und 6

Angenehmere Lektüre mit weniger langen Zeilen

Das Wichtigste vorweg

Allgemeines

CLK-Fibu ist eine extrem einfache Datenbank für doppelte Buchhaltung. Sie besteht aus vier Filemaker-Dateien.

Anforderungen an Ihren Computer

Aus Ihrem Computer muss das Datenbankprogramm Filemaker Pro in der Version 5, 5.5 oder 6 installiert sein. Ob Mac OS X oder Winblows spielt keine Rolle.
Separate Versionen von CLK-Fibu gibt es für Filemaker 7 sowie für Filemaker 8.

Anforderungen an Ihre Person

Was es bietet

Was es nicht bietet - Einschränkungen

Kurz und gut, CLK-FIBU ist eine einfache Datenbank, mit dem Sie zuverlässig eine wundervolle doppelte Buchhaltung führen können - aber nicht mehr.

Die Dateien

Die Dateien werden in der Reihenfolge vorgestellt, in der Sie sie benötigen. Sie können also während der Lektüre gleich Ihre Buchhaltung aufsetzen.

Datei Struktur.fp5

Der Kontenrahmen hat folgendes Fundament: Die Gruppen können und müssen Sie selber festlegen. Im Layout Strukur sind 7 Gruppen vorgeschlagen; sie können die aber nach belieben löschen, umtaufen oder ergänzen.

Sie brauchen mindestens 4 Gruppen: für jede Klasse eine.

Die Felder

Typ
Eine Einblendeliste lässt Ihnen die Wahl zwischen B wie Bilanzkonto und E wie Erfolgskonto.
Klasse
Beim Typ B Aktiven oder Passiven, beim Typ E Aufwand oder Ertrag.
Grp
Ein Zahlenfeld für die Gruppennummer. Nach diesem Feld werden Bilanz und ER sortiert!
Gruppe
Ein Textfeld für den Namen der Gruppe.

Datei Konti.fp5

Diese Datei dient als Kontenplan und Saldobilanz. Jeder Datensatz ist ein Konto. Sie können somit mit geringem Aufwand einen bestehenden Kontenplan in ein für Filemaker lesbares Format bringen und importieren.

Sie müssen jedes Konto einer Gruppe zuordnen, und dazu müssen Sie natürlich die Gruppen vorher definiert haben. Hingegen brauchen (und können) Sie weder den Typ (Bilanz- oder Erfolgskonto) noch die Klasse (Aktiven, Passiven, Aufwand oder Ertrag) anzugeben, weil diese Angaben von der Gruppe definiert werden.

In der Datei Konti.fp5 haben Sie neben dem Layout "Saldobilanz" auch eines mit dem Namen "Liste", das fast gleich aussieht. Es zeigt aber keine Kontensaldi und muss daher auch keine ausrechnen. Wenn Sie sehr viele Buchungen ausgewählt haben und Ihr Rechner für die Anzeige wegen all der Rechnerei zu viel Zeit braucht, kann es angenehmer sein, damit zu arbeiten und im Skript "Empfang" den Schritt "Gehe zu Layout" entsprechend zu ändern. Bei mir war das bei 10'000 Buchungen auf einer Pentium-II-Dose mit einem Takt von 233 MHz der Fall.

Datei Journal.fp5

Layout Einstellungen

Im ersten Feld "Titel" können Sie angeben, was über den Kontoauszügen, Bilanzen und Erfolgsrechnung stehen soll. Sinnvoll ist hier der Name der Person oder der Unternehmung, deren Buchhaltung Sie führen wollen.

Die Datumsfelder "Auswertung ab" sowie "Auswertung bis" bestimmen, welche Daten bei der Erstellung von Kontoauszügen vorgeschlagen werden und ab welchem Datum die Buchungen angezeigt werden, wenn Sie das Journal aufrufen.

Die Schaltfläche "Auswahl entsprechend aktualisieren" können Sie vorerst vergessen. Sie dient dazu, nur einen Teil der Buchungen für die Saldoberechnung auszuwählen. Mehr dazu im Abschnitt Auswahl der Buchungen. Für den Anfang gehen wir aber davon aus, dass immer alle Buchungen ausgewählt sind.

Ansonsten müssen Sie in diesem Layout nichts tun. Die enthaltenen Felder werden von Formeln und Skripts verwendet und beinhalten unter anderem das Datum des letzten Abschlusses. Dieses Datum wird bei mehreren Plausibilitätsprüfungen berücksichtigt:

Bei Bedarf lassen sich diese Einschränkungen umgehen.

Layout Journal

Hier geben Sie Ihre Buchungen ein. Jeder Datensatz ist eine Buchung. Im Fussteil stehen die Konti der aktuellen Buchung mit dem aktuellen Saldo (positive Zahlen bedeuten Sollsaldi, negative Habensaldi). Dieser Saldo hängt davon ab, welche Buchungen Sie ausgewählt haben. Am Anfang ist es am besten, wenn immer alle Buchungen ausgewählt sind.

Die Felder

Datum
Das Feld "Datum" ist naheliegenderweise ein Datumsfeld. Es müssen alle Buchungen datiert werden. CLK-Fibu vergleicht den eingegebenen Wert mit dem Datum des letzten Abschlusses und reklamiert, wenn die Buchung davor liegt. Das Datum des letzten Abschlusses steht im Layout Einstellungen und kann dort bei Bedarf auch geändert oder gelöscht werden.
Beleg und Text
Textfelder für beliebige Eingaben. Sie können im Text auch mehr eingeben, als Platz hat, CLK-Fibu erlaubt die Erstellung von Kontoauszügen mit dehnbaren Textfeldern.
Soll und Haben
Die Kontonummer. Sie erhalten eine Einblendeliste mit allen Kontonummern und -bezeichnungen, sortiert nach Kontonnummer. Muss ich erwähnen, dass Sie vor dem Buchen die Konti erstellt haben sollten?
Betrag
Natürlich ein Zahlenfeld. Wenn Sie die Eingabe abschliessen, werden die Saldi im Fussteil des Layouts Journal neu berechnet.
beso
Ein Textfeld für beliebige Eingaben. Sie können Buchungen so zusätzlich kennzeichnen; zum Beispiel solche, die Sie später noch einmal überprüfen wollen.
Auswahl
Wenn hier die Zahl 1 steht, wird die Buchungen in den Auswertungen und Abschlüssen berücksichtigt, sonst nicht. Der Wert 1 wird automatisch eingesetzt. Während des Buchens brauchen Sie sich nicht um dieses Feld zu kümmern. Das Feld wird wichtig, wenn Sie eine Erfolgsrechnung einer bestimmten Periode haben wollen. Für den Anfang, und so lange sie noch keine abgeschlossenen Perioden haben, ist es am besten, wenn alle Buchungen ausgewählt sind.

Layout Journal_ohne_Saldi

Dieses Layout ist identisch mit dem Layout Journal, zeigt aber unten keine Kontensaldi an und muss so auch keine berechnen. Wenn Sie sehr viele Buchungen ausgewählt haben und Ihr Rechner für die Anzeige wegen all der Rechnerei zu viel Zeit braucht, kann es angenehmer sein, damit zu arbeiten und im Skript "Empfang" den Schritt "Gehe zu Layout" entsprechend zu ändern.

Arbeiten mit CLK-FIBU

Die Beschreibungen der Datein Struktur.fp5, Konti.fp5 und Journal.fp5 beinhalten alles, was Sie für die normale Arbeit benötigen. Wichtig ist die Reihenfolge: Sie müssen zuerst Gruppen definieren, dann die Konti, und dabei jedes Konto einer Gruppe zuordnen. Danach können Sie im Journal Buchungen erfassen: Für jede Buchung mit Befehl-N einen Datensatz erstellen und mit dem Tabulator von Feld zu Feld springen.

Sie können grundsätzlich gleich arbeiten wie in allen Filemakerdateien. Das Löschen von Datensätzen, Konti und Gruppen ist allerdings nur über die Löschknöpfe möglich. Auch lassen sich Buchungen nicht verändern, wenn ihr Datum vor dem letzten Abschluss liegt. Bei Bedarf lassen sich diese Einschränkungen umgehen.

Befehl-1: Journal

Befehl-1 geht zum Layout Journal, aktiviert den Modus Blättern, ruft die Datensätze gemäss Vorgabe im Layout Einstellungen auf, sortiert nach Datum und geht zum letzten Datensatz.

Befehl-2: Konti

Befehl-2 geht zur Datei Konti.fp5, aktiviert den Modus Blättern und sortiert nach Kontonummer.

Die beiden Befehle sind sowohl in der Datei Journal.fp5 wie auch in der Datei Konti.fp5 angelegt. Sie können sich also daran gewöhnen, jeweils mit Befehl-1 und Befehl-2 zwischen Journal und Kontenplan zu wechseln.

Sie können jederzeit neue Konti aufnehmen oder bestehenden Konti andere Namen geben oder sie anderen Gruppen zuordnen.
Wenn Sie ein Konto löschen wollen, geht das nur mit dem Löschknopf rechts. Dabei wird geprüft, ob schon Buchungen auf dieses Konto bestehen. Dazu wählt der Löschknopf alle Buchungen aus, und das macht er danach nicht wieder gut. Sie müssen nachher also die Auswahl der Buchungen neu vornehmen.

Vorsicht beim Aendern von Kontonummern! Wenn Sie eine Kontonummer ändern, und es bestehen schon Buchungen auf diesem Konto, verwaisen die Buchungen und Ihre Buchhaltung wird falsch.

Sie können einfach prüfen, ob schon Buchungen bestehen, indem Sie mit Befehl-1 ins Journal wechseln und dort mit Befehl-3 einen Kontoauszug erstellen lassen. Oder Sie können einfach auf den Löschknopf rechts drücken - wenn schon Buchungen bestehen, wird Ihnen das gleich mitgeteilt. Und wenn nicht, kommt der Löschdialog, in dem Sie dann auf abbrechen drücken.

Einen Kontoauszug erstellen

Sie haben Sie drei Möglichkeiten:
  1. Von Hand im Journal mit normaler Filemaker-Suche: Sie gehen in den Suchmodus, geben im Soll das gewünschte Konto ein, erstellen mit Befehl-N eine neue Abfrage und geben dort das gleiche Konto im Haben ein. Auf diese Weise wird nach allen Konti gesucht, die die gesuchte Nummer entweder im Soll oder im Haben tragen. Natürlich können Sie die Suche mit allen existierenden Filemaker-Suchbegriffen verfeinern. Nachteil dieser Methode: Sie erhalten keinen laufenden Saldo.

  2. Mit dem Skript Kontoauszug_einzeln (Befehl-3)
  3. Mit dem Skript Kontoauszüge_alle (Befehl 4) können Sie Auszüge von mehreren Konti auf einmal erstellen. Gehen Sie dazu zuerst zu den Konti bestimmen Sie, von welchen Konti der Auszug erstellt werden soll - es werden einfach immer die genommen, die in der Ergebnismenge vorhanden sind.

    Danach werfen Sie das Skript an, bestätigen die Auswahl der Konti und geben wie oben den gewünschten Datumsbereich an.

    Das Skript schreibt die Buchungen neu in die separate Datei Kontoauszuege.fp5. Das Layout sieht im Blättermodus fürchterlich aus, dafür kann sich im Seitenansichtsmodus und beim Drucken die Zeilenhöhe an die Textmenge anpassen.

    Diese letzte Variante ist umständlicher und lässt die Daenbank grösser werden. Sie ist ideal, wenn Sie mehrere Kontoauszüge auf einmal drucken müssen - auf Papier oder als PDF. Für alle anderen Fälle in der Einzelkontoauszug vorzuziehen.

    Die Datensätze in der Datei Kontoauszuege.fp5 sind redundant, es sind sozusagen Kopien Ihrer Buchungen und somit unnützer Ballast, wenn es um Datensicherung und -Transport geht. Es ist daher immer sinnvoll und vollkommen unschädlich, alle Datensätze dieser Datei nach Gebrauch zu löschen. Script 3 tut dies automatisch und bringt Sie zum Journal zurück.

    Achtung: das Skript Kontoauszüge_alle hat Probleme, wenn Sie die Dateien umgetauft haben. Sie können es aber korrigieren.

Bilanz und Erfolgsrechnung

Gehen Sie mit Befehl-2 zur Saldobilanz. Zuunterst ist die Summe aller Kontisaldi, die sollte 0 sein, wenn kein Soll-Haben-Fehler vorliegt. Die Saldi hängen von den ausgewählten Buchungen ab.

Sie können diese Saldobilanz nun drucken oder exportieren und mit ihrem liebsten Tabellenkalkulationsprogramm weiter bearbeiten und speichern. Für Mac OS X sei das neusteinzeitliche Büro empfohlen.

ER und Bilanz mit Zwischensummen und Anzeige des Erfolgs gibt es natürlich auch. Betrachten Sie bei den Konti die Einträge im Menu Scripts oder die Knöpfe rechts oben und probieren Sie sie aus; dabei wird nichts gebucht oder sonstwie verändert:

Achtung auf die Vorzeichen: Plus gleich Soll- und minus gleich Habensaldo. Dies hat die leicht gewöhnungsbedürftige Folge, dass ein Gewinn in der Erfolgsrechnung ein Minuszeichen hat und ein positiver Betrag ein Verlust ist. In der Bilanz ist's dann wieder umgekehrt.

Abschluss

Allgemeines

Sie haben oben gesehen, dass Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt und, wenn Sie die Auswahl der Buchungen verändern, für jeden beliebigen Zeitpunkt- bzw. -raum Erfolgsrechnungen und Bilanzen erstellen können, ohne dass dabei etwas gebucht wird.

Es ist folglich überhaupt nicht nötig, irgendwelche Abschlüsse zu buchen! Es kann aber trotzdem sinnvoll sein. Schauen wir zuerst, was dabei konkret passiert:

Das Skript "ER_Abschluss_buchen" (Befehl-7) in der Datei Konti.fp5

Dieser letzte Punkt ist wichtig: so lange sie den Abschluss nicht gebucht haben, können Sie in der vergangenen Periode neue Buchungen anlegen und bestehende verändern; nachher nicht mehr. Es ist also sinnvoll, mit der Verbuchung des Abschluss zuzuwarten, bis

Ein früherer Abschluss ist auch nicht nötig; er bringt Ihnen überhaupt keine Erkenntnisse. Mit der richtigen Auswahl der Buchungen haben Sie immer die gewünschten Saldi.

Die Verbuchung der Erfolgsrechnung hat nur einen Sinn: die Saldi der Erfolgskonti gehen am Abschlussdatum auf 0 und beginnen danach sozusagen wieder von vorne. Es kann ja durchaus sein, dass Sie an den Ausgaben des laufenden Jahres stärker interessiert sind als an der Summe der Ausgaben der letzten 10 Jahre.

Das Skript "Bilanzabschluss buchen" (Befehl-8) in der Datei Konti.fp5

Dies scheint auf den ersten Blick reichlich sinnlos - der Abschluss ja tatsächlich nicht nötig. Es kann trotzdem sinnvoll werden, die Bilanzkonti abzuschliessen: wenn schon sehr viele Buchungen über mehrere Jahre vorliegen:

Mit dem Abschluss und Neueröffnung der Bilanzkonti lösen Sie beide Probleme: Sie buchen neue Anfangssaldi ein, die sie bei Bedarf korrigieren können (das Skript rundet schon mal auf zwei Stellen nach dem Komma, wenn Sie mit arabischen Millimen rechnen, müssen Sie das natürlich ändern). Und Sie können alle Buchungen bis zum Abschluss von der Auswahl ausnehmen. Das erhöht das Rechentempo enorm. So richtig merken Sie das allerdings nur mit einem älteren Rechner.

Achten Sie auch hier darauf, erst dann abzuschliessen, wenn Sie sicher sind, dass Sie in der Periode nichts mehr buchen und keine bestehenden Buchungen ändern oder löschen müssen.

Vorgehen

Erfolgsrechnung buchen, Erfolg in Fibu übertragen
Der gebuchte Abschluss entspricht genau dem, der Ihnen in der Erfolgsrechnung und der Bilanz auch angezeigt wird - vorausgesetzt natürlich, sie verändern dazwischen die Auswahl der Buchungen nicht und geben auch keine neuen ein. Prüfen Sie daher sowohl die Erfolgsrechnung wie auch die Bilanz, bevor Sie auch nur die ER verbuchen.

Das Skript ER_Abschluss_buchen (Befehl-7 in der Datei Konti.fp5) wird Sie nach dem Abschlussdatum sowie nach dem Bilanzkonto fragen, auf das der Erfolg verbucht werden soll. Halten Sie geeignete Antworten bereit.

Achtung: dieses Skript hat Probleme, wenn Sie die Datei umgetauft haben. Sie können es aber korrigieren.

Nachdem Sie diese mentalen Vorbereitungen mit der gebotenen Sorgfalt absolviert haben, lassen Sie das Skript laufen. Sie landen im Layout Journal in einer eben erstellten Buchung zur Uebertrag des Erfolgs und müssen das Bilanzkonto dazu angeben.

Der Abschluss bewirkt, dass nun alle Erfolgskonti (bei der gegebenen Auswahl der Buchungen) auf 0 stehen.

Bilanz abschliessen und neu eröffnen
Sie können das tun oder auch nicht - aber wenn Sie es tun, tun Sie es unmittelbar nach der Verbuchung der Erfolgsrechnung, bei gleicher Auswahl der Buchungen und ohne zwischendurch neue Buchungen einzugeben oder bestehende zu verändern. Sonst erhält Ihre Buchhaltung das Niveau einer Microsoft-Fehlermeldung: technisch korrekt und inhaltlich völlig unbrauchbar.

Los geht es mit dem Skript "Bilanzabschluss buchen" (Befehl-8). Auch dieses Skript fragt sie nach dem Abschlussdatum und schlägt das zuletzt gebrauchte vor; also das Datum, dass sie vorher bei Abschluss der ER angegeben haben. Dieses Datum übernehmen Sie am besten.

Das Skript setzt mit diesem Datum alle Bilanzkonto mit einer Buchung ohne Gegenkonto auf null und eröffnet sie am folgenden Tag gleich wieder. Sie landen im Layout Journal und können das Resultat begutachten.

Nun mag es sinnvoll sein, die Auswahl der Buchungen neu vorzunehmen: Gehen Sie ins Layout Einstellungen, setzen Sie die Daten der neuen Periode und lassen Sie die Saldi aktualisieren. Nun haben nur noch die Buchungen seit der letzten Eröffnungsbilanz eine 1 in der Auswahl - und danach natürlich alle Buchungen, die Sie neu eingeben.

Abgeschlossene Buchhaltung sicher aufbewahren

Anwenderfreundlichkeit vs. Datensicherheit
Sie haben den vollen Zugriff auf CLK-Fibu. Dadurch lässt sich technisch nicht verhindern, dass Sie abgeschlossene Buchungen löschen, ändern oder neue Buchungen in abgeschlossenen Perioden erstellen. Ich habe es darum auch gar nicht ernsthaft versucht, weil die Anwenderfreundlichkeit darunter leiden würde.

Ohne vollen Zugriff sind die abgeschlossenen Buchungen geschützt, so lange Sie das Datum des letzten Abschlusses im Layout Einstellungen in der Datei Journal.fp5 in Ruhe lassen. Dieser Schutz ist also lausig, und wenn er nicht so lausig wäre, würden Sie sich beim Arbeiten nur ärgern.

Kurzum, in CLK-Fibu sind Ihre Buchhaltungen nicht revisionssicher und können es auch nicht sein, so lange Sie den Vollzugriff haben - und den sollen Sie haben, das ist ja der Clou einer Filemakerlösung.

Das Problem haben Sie bei vielen Buchhaltungsprogrammen. Sie müssen deswegen weder auf CLK-Fibu verzichten noch daran verzweifeln: natürlich können Sie trotzdem mit sicheren und sauber dokumentierten Abschlüsse glänzen.

Die revidierte, fälschungssichere Buchhaltung
  1. Sie buchen keinen Abschluss, bis die Revision durch ist
  2. Sie nehmen allfällige Korrekturen vor und drucken Bilanz und ER nochmal, die nun so aussieht, wie die Revision sich das vorstellt
  3. Nun verbuchen Sie Bilanz und ER
  4. Jetzt treffen Sie die Auswahl der Buchungen so, dass nur die Buchungen der abgeschlossenen Periode ausgewählt sind, aber ohne die Abschlussbuchungen des letzten Tags. Das geht automatisch mit dem Skriptknopf "Saldi aktualisieren" im Layout Einstellungen, wenn in den Feldern links davon Anfangs- und Enddatum der Periode stehen.
  5. Nun müssten ER und Bilanz so aussehen wie die Ausdrucke von vorher.
  6. Nun drucken Sie noch das Journal: suchen nach den Buchungen der Periode, sortieren nach Datum, fertig. Das Anfangsdatum der Periode ist der Tag nach dem Abschlussdatum der letzten. Wurden vorher noch nie die Bilanzkonti abgeschlossen und neu eröffnet, müssen alle früheren Buchungen dabei sein.
  7. Drucken aller Kontoauszüge mit Befehl-4 mit Anfangs- und Enddatum der Periode. Wenn alle bisherigen Buchungen dabei sein müssen, lassen Sie dazu das Feld "Kontoauszüge ab" einfach leer.
Sie können natürlich auch Papier sparen und diese Auswertungen als PDFs speichern. Die Ausdrucke (oder die PDFs) sind dann ihre sichere, geprüfte, unveränderliche Buchhaltung der abgeschlossenen Periode.

Unabhängig davon ist es sinnvoll, in einer Tabellenkalkulation alle Bilanzen und Erfolgsrechnungen nebeneinanderzustellen. Dazu exportieren Sie am einfachsten die Saldobilanz. Tabellenkalkulkationen für Ihren Apfelrechner gibt es gratis bei AppleWorks für bescheidene im neusteinzeitlichen Büro für gehobene Ansprüche.

Abschluss korrigieren

Abschlussbuchungen sind Buchungen wie andere auch. Und deren Manipulation ist genau so verboten wie die Manipulation aller anderen Buchungen in abgeschlossenen Periode. Sie können diese Einschränkung umgehen, wenn es denn unbedingt sein muss. Die Chose ist alles andere als seriös und hochgradig fehleranfällig - es ist sicherer, den letzten Abschluss rückgängig zu machen, die Aenderungen ganz normal vorzunehmen und dann neu abzuschliessen.

Abschluss rückgängig machen

Das ist ganz einfach: Sie ändern das Datum des letzten Abschlusses im Layout Einstellungen und löschen dann die Buchungen, mit der die ER verbucht sowie die Bilanzkonti abgeschlossen und neu eröffnet wurden:
  1. Gehen Sie beim Journal zum Layout Einstellungen und geben Sie im Feld "letzter Abschluss", das Datum des vorletzten Abschlusses ein (also den, den Sie nicht stornieren wollen). Gibt es keinen vorletzten Abschluss, löschen Sie den Feldinhalt einfach.
  2. Suchen Sie Abschlussbuchungen des fraglichen Abschlusses im Journal zusammen. Die sollten via Datum und Buchungstext "Abschlussbuchung" leicht zu finden sein. War der letzte Abschluss am 31.12.2005, lautet die Suchabfrage: Datum > 30.12.05, Abschluss: *. Der Stern im Feld Abschluss bedeutet, dass Filemaker alle Datensätze finden soll, die in diesem Feld überhaupt einen Eintrag haben, egal welchen.
  3. Löschen Sie die gefundenen Abschlussbuchungen mit dem Befehl "aufgerufene_Buchungen_löschen"

Diverses

Die Auswahl der Buchungen

Die Saldi der Konti werden nur aus den ausgewählten Buchungen errechnet.

Eine Buchung gilt als ausgewählt, wenn im Feld "Auswahl" die Zahl 1 steht. Ob die Buchung im Layout angezeigt, also in der Ergebnismenge vorhanden/gefunden ist oder nicht, spielt dabei keine Rolle.

Sind alle Buchungen ausgewählt, erhalten Sie immer die aktuellen Saldi. Alle Buchungen, die Sie anlegen, werden automatisch ausgewählt. Wozu also das Ganze?

Das Feld ist dazu da, dass die 1 auch löschen können; so dass nur ein Teil der Buchungen bei der Berechnung der Saldi berücksichtigt wird. Dies kann unter den folgenden Umständen sinnvoll sein:

Um zu entscheiden, welche Auswahl wann benötigt wird, müssen Sie sich vor Augen führen, wie die Kontensaldi zustande kommen (alternativ können Sie auch wild drauflosprobieren, das muss nicht schlechter sein): Um Buchungen aus- oder abzuwählen, müssen das Feld Auswahl mit einer 1 versehen oder diese 1 entfernen. Sie können aber das Feld "Auswahl" ebensowenig verändern wie jedes andere Feld, wenn die Buchungen in abgeschlossenen Perioden liegen. Sie brauchen sich aber auch gar nicht die Hände schmutzig zu machen; es gibt ja Epsilons (mit Staubsaugern), und vor allem Skripts, die das für Sie tun.

Am bequemsten ist der Befehlsknopf "Auswahl entsprechend aktualisieren" im Layout Einstellungen der Datei Journal.fp5. Geben Sie Anfangs- und Enddatum der gewünschten Periode in die Felder "Auswertung ab" sowie "Auswertung bis" ein, sprechen Sie ein kurzes Gebet und drücken Sie auf den Knopf.

Nun erhalten alle entsprechend Ihren Eingaben datierten Buchungen eine 1. Abgewählt werden die Buchungen ausserhalb der gewünschten Periode sowie die Abschlussbuchungen am letzten Tag der Periode. Auf diese Weise wird verhindert, dass die Konti auf 0 gesetzt werden - sonst würden ER und Bilanz reichlich uninteressant.

Die Bilanzkonti erhalten natürlich nur dann einen korrekten Saldo, wenn sie am von Ihnen angegebenen Anfangsdatum eröffnet wurden oder an diesen Tag mit einem Saldo von gerade 0 begannen. Gab es noch keinen Buchhaltungsabschluss, geben Sie einfach ein Datum ein, dass garantiert vor der allerersten Buchung liegt!

Diese Methode der Auswahl der Buchungen wird meistens genügen. Bei Bedarf können Sie die Auswahl aber beliebig verfeinern. Im Layout Journal haben Sie im 6 Skripts, die die 1 in das Feld setzen oder auch wieder herausnehmen:

Abgeschlossene Buchungen bearbeiten

Buchungen können nur bearbeitet werden, wenn Ihr Datum jünger ist als das des letzten Abschlusses. Ausserdem muss das Datum von neuen Buchungen ebenfalls jünger sein als der letzte Abschluss. Diese Einschränkung ist für die Konsistenz der Daten zwar sinnvoll, aber ärgerlich, wenn man bloss einen Text korrigieren oder die Felder "beso" oder "Ausw." ändern will.

Die Einschränkungen lassen sich bei Bedarf umgehen:

Wartung

Wie bei allen wachsenden Filemakerdateien sollten Sie von Zeit zu Zeit von den Dateien Journal.fp5 und Konti.fp5 eine komprimierte Kopien anlegen, die Originaldatei löschen und der Kopie dann den Namen der Originaldatei geben.

Fehler, Störungen

Die Beziehungen zwischen den Dateien hängen von Feldern in den Datensätzen ab. Die Datenbank wird nicht oder kaum funktionieren, wenn keine einzige Buchung bzw. kein einziges Konto das ist.

Das Buchen der Abschlüsse sowie die Erstellung mehrerer Kontoauszuüge gleichzeitig ist gestört, wenn Sie eine Datei umgetauft haben. Sie können das Skript aber korrigieren.

Legen Sie komprimierte Kopien an (siehe oben unter "Wartung").

Sortierfolge der Buchungen

Wie alle Filemakerdatensätze werden die Buchungen in der Reihenfolge der Eingabe angezeigt. Dies wirkt vielleicht störend, wenn Buchungen des Vorjahrs mitten in denen vom Februar stehen.

Der Fehler lässt sich mit einer Sortierung nach dem Datum beheben. Eine solche Sortierung ist auch im Skript "Journal" (Befehl-1) enthalten. Mit einem kleinen Trick können Sie auch dafür sorgen, dass die Buchungen auch im unsortierten Zustand in eine vernünftige Reihenfolge bringen; nehmen wir an, Sie haben den Abschluss per 31.12.2004 gebucht und wollen, dass alle Buchungen mit jüngeren Daten darunter stehen:

  1. Suchen Sie alle Buchungen, deren Datum grösser ist als der 31.12.2004
  2. Exportieren Sie diese Buchungen (Dateiformat: Filemaker Pro, alle Felder)
  3. Löschen Sie die Buchungen mit dem Skript alle_Datensätze_löschen
  4. Gehen Sie in die exportierte Datei, rufen Sie alle Datensätze auf und sortieren Sie nach Datum
  5. Gehen Sie wieder ins Journal und importieren Sie die Datensätze der Exportdatei (passende Felder, Automatische Eingabeoptionen durchführen: NEIN).

Zugriffsbeschränkungen und Passwort

Bei Oeffnen der Dateien wird automatisch ein eingeschränkter Zugriff ohne Passwort verwendet. Mit dem können Sie alles machen ausser Felder definieren, abgeschlossene Buchungen bearbeiten, auch das Löschen von Buchungen ist eingeschränkt. Wenn Sie den vollen Zugriff brauchen, öffnen Sie die Datei mit gedrückter Alt-Taste (Shift unter Winblows) und geben Sie als Passwort "modulo" ein.

Ich empfehle Ihnen aber dringend, immer mit dem eingeschänktem Zugriff zu arbeiten. Dadurch erhalten Sie eine Abfangfunktion bei Löschaktionen, die Sie später bereuen könnten. So ergeben sich zwangsläufig Fehler, wenn Sie Buchungen löschen, die vor dem letzten Abschluss liegen, oder Konti, die schon bebucht sind.

Langsame Berechnungen

Das Tempo bei den Neuberechnungen hängt einerseits von der Rechnerstärke, andererseits von der Zahl der Buchungen ab, die in die Berechnung einbezogen werden müssen. Das sind die Buchungen, die im Feld "Auswahl" eine 1 haben.

Als Ultima Ratio können Sie das Journal und den Kontenplan ohne Saldoanzeige verwenden.

Es bringt aber auch schon viel, die Bilanzkonti abzuschliessen, neu zu eröffnen und die Buchungen bis zu diesem Abschluss aus der Auswahl zu nehmen. Hier geht's zur Anleitung für den Abschluss.

Bei zehntausenden von Buchungen wird eine Archivierung sinnvoll: Schliessen Sie die Bilanzkonti wie oben beschrieben ab, eröffnen Sie neu und versorgen Sie die Buchungen bis und mit diesem Abschluss (aber natürlich ohne Neueröffnung) in einem Mandanten:

Mandanten

Am einfachsten wird es sein, die vier Dateien in einen separaten Ordner zu kopieren. Das Dateisystem erlaubt identische Dateinamen in verschiedenen Ordnern, für das Programm Filemaker besteht hingegen Verwechslungsgefahr, ebenso bei einer allfälligen Wiederherstellung gesicherter Daten. Auch wenn die Beziehungen unter Filemaker 6 nur mit dem relativen Dateipfad angelegt sind, ist es sinnvoller, die Dateinamen für jeden Mandanten zu ändern, wobei wenn die Beziehungen dann neu aufgebaut werden müssen.

Empfohlenes Vorgehen

Beziehungen

Es werden jeweils die ursprünglichen Dateibezeichnungen genannt. Sie müssen natürlich Ihre neuen Dateien auswählen. Alle Ankreuzkästchen müssen leer bleiben, "Bezugsdatensätze sortieren" können Sie auch ankreuzen, wenn Sie wollen (es macht die Sache vermutlich langsamer).
Datei Journal.fp5
Beziehungsname Bezugsdatei Feld links Feld rechts
Auszugskonto Konti.fp5 Auszugskonto ::Kontonr
Habenkonto Konti.fp5 Haben ::Kontonr
Sollkonto Konti.fp5 Soll ::Kontonr
Datei Konti.fp5
Beziehungsname Bezugsdatei Feld links Feld rechts
JournalHaben Journal.fp5 Kontonr ::Auswahl_Haben
JournalSoll Journal.fp5 Kontonr ::Auswahl_Soll
Struktur Struktur.fp5 Grp ::Grp
Datei Struktur.fp5
Beziehungsname Bezugsdatei Feld links Feld rechts
Konti Konti.fp5 Grp ::Grp
Journal Journal.fp5 Eins ::Eins
Datei Kontoauszuege.fp5
Beziehungsname Bezugsdatei Feld links Feld rechts
Konti Konti.fp5 Konto ::Kontonr
Journal Journal.fp5 Eins ::Eins

Update von einer früheren Version von CLK-FIBU

Vorsicht: Datenverlust!

Eine neue Version besteht aus neuen Dateien. In den alten Dateien stehen aber ihre ganzen Konti und Buchungen. Sie können die Datein nicht einfach ersetzen, sondern müssen die Datensätze der bisherigen Dateien Struktur.fp5, Konti.fp5 und Journal.fp5 (vorzugsweise in dieser Reihenfolge) mit Importen übertragen. Dabei müssen Sie darauf achten, dass Sie zwei gleichnamige Dateien nicht gleichzeitig offen halten können.

In jedem Fall müssen Sie zuerst die alten Dateien öffnen und jeweils alle Datensätze auswählen. Danach können Sie entweder die Datensätze in ein beliebiges Format exportieren oder auch einfach die Dateien schliessen und umtaufen.

Nun können Sie die neuen Dateien auspacken, im Layout Einstellungen der neuen Datei Journal.fp5 Ihren Namen hinschreiben und dann mit den Importen beginnen, zuerst die Struktur, dann die Koni, dann die Buchungen. Wenn Sie die automatischen Eingabeoptionen ankreuzen, werden alle Buchungen ausgewählt, lassen Sie's also besser bleiben.

Die Datei Kontoauszuege.fp5 enthält keine Daten, die übertragen werden müssen.

Korrektur der Skripts nach Umtaufen der Dateien

Wenn die Dateien Journal.fp5, Konti.fp5 oder Kontoauszuege.fp5 andere Namen erhalten, funktionieren 4 Skripts nicht mehr, weil im Skriptschritt "Datensätze importieren" die Datei gespeichert ist, aus der importiert werden soll. Und die heisst ja nun anders.

Die betroffenen Skripts

Zum Aendern rufen Sie zuerst im Menu Scripts den Scriptmaker auf:

Bild mit Auswahl des Skripts

Im Skriptschritt "Datensätze importieren" sehen Sie, dass das Skript aus der Datei Konti.fp5 importieren will. Aber die heisst ja nicht mehr so.

Bild mit dem Skriptschritt

Sie können jetzt auf die Schalfläche "Datei" rechts unten klicken und dem Skript die neue Datei zeigen.

Dasselbe machen Sie in den drei anderen Skripts. In der Datei Kontoauszuege.fp5 geht es um den Import aus der Journaldatei.


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