Anleitung zu CLK-FIBU 1.81 für Filemaker 8-10
Angenehmere Lektüre mit weniger langen Zeilen
Das Wichtigste vorweg
Allgemeines
CLK-Fibu ist eine extrem einfache Datenbank für doppelte Buchhaltung. Sie besteht aus einer Filemaker-Datei mit fünf Tabellen.
Anforderungen an Ihren Computer
Aus Ihrem Computer muss das Datenbankprogramm Filemaker Pro Version 8 oder höher installiert sein. Ob Mac OS X oder Winblows spielt keine Rolle.
Separate Versionen von CLK-Fibu gibt es für Filemaker 5, 5.5 und 6 sowie für Filemaker 7.
Anforderungen an Ihre Person
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Sie beherrschen die doppelte Buchhaltung
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Sie kennen Ihren Filemaker
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Sie lassen sich nicht davon abschrecken, dass diese Anleitung viel zu lang und wirr ist und die Datenbank komplizierter aussehen lässt, als sie in Wirklichkeit ist.
Was es bietet
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Sie können mit Mandanten arbeiten.
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Sie können Konti frei definieren.
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Sie können innerhalb der vorgegebenen Klassen Aktiven, Passiven, Aufwand und Ertrag beliebige Gruppen von Konten bilden (Unterteilungen mit Zwischensummen in Bilanz und ER).
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Sie können mit den Buchungen und Konti alles tun, was Sie auch sonst mit Filemaker-Dateien tun können, auch zusätzliche Felder und Tabellen definieren.
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Beim Eingeben von Buchungen können Sie die Kontonummern aus Einblendlisten auswählen.
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Die Kontonamen und -saldi werden beim Buchen im Journal angezeigt.
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Die Journaldatei braucht nach einem Abschluss nicht gewechselt zu werden, alle Buchungen, auch über Jahre hinweg, stehen in der gleichen Tabelle.
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Zusätzlich zum Datum, der Belegnummer, dem Text und der Soll/Haben-Kontierung können Sie jede Buchung im Feld "beso" zusätzlich kennzeichnen (spezielle Auswertung, Kostenstelle, MWSt, noch offener Debitor)
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Sie können zu jedem Zeitpunkt Erfolgsrechnungen und Bilanzen für beliebige Perioden erstellen.
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Sie können zu jedem Zeitpunkt einen Abschluss buchen. Mit einem Skript geht das automatisch.
Was es nicht bietet - Einschränkungen
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Fremdwährungen: CLK-Fibu kennt überhaupt keine Währungen. Sie können Fremdwährungen natürlich mit den klassischen Buchungstechniken "von Hand" berücksichtigen: Valuta-Ausgleichskonto oder Kreisbuchhaltung. Für den Hausbedarf genügt dies in der Regel.
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Mehrwertsteuer: Sie können mit der Wahl der Konti und der geeigneten Verwendung des Feldes "beso" versuchen, die Mehrwertsteuerbuchungen von Hand vorzunehmen und mit geeigneten Suchabfragen die Auswertungen zu erstellen. Grundsätzlich funktioniert sowas problemlos, zumal sie ja zusätzliche Felder definieren und Skripts schreiben können. Die Frage ist allerdings, ob sich die Mühe lohnt oder eine komfortables, "richtiges" (und teureres) Buchhaltungsprogramm in diesem Fall nicht die bessere Lösung wäre.
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Kostenrechnung: via Feld "beso" können Sie beliebige Buchungen mit einem Eintrag versehen, der auch eine Kostenstelle oder ein Kostenträger sein kann. Sie können ja auch zusätzliche Felder definieren. Auswertungen müssen Sie dann selber basteln. Wenn Sie zusätzlich zur Fibu eine Bebu führen wollen, ist ein richtiges Buchhaltungsprogramm sicherlich die bessere Lösung.
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Anlagebuchhaltung: Sie suchen einfach alle Buchungen auf Anlagekonti zusammen. Ansonsten gelten die gleichen Empfehlungen wie oben.
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Debitoren: Sie erhalten eine vollwertige Debitorenbuchhaltung, wenn Sie die Fibu zusammen mit CLK-Petuschki für total 29 Franken kaufen. Mit Petuschki schreiben erfassen Sie Aufträge und Posten, schreiben Rechnungen und Mahnungen und erfassen Zahlungseingänge. Petuschki verwaltet dann Ihr Debitorenkonto und erstellt die Buchungen automatisch.
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Kreditoren: Wenn Sie Ihre Kreditoren mit CLK-EZAG zahlen, können Sie die Zahlungen von Archiv im CLK-EZAG in die Fibu importieren.
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Lohnabrechnungen: das können Sie definitv nicht mehr basteln (oder hätten dann eine komplett neue Lösung). Aber wollen Sie wirklich das Rad neu erfinden?
Kurz und gut, CLK-FIBU ist eine einfache Datenbank, mit der Sie zuverlässig eine wundervolle doppelte Buchhaltung führen können - aber nicht mehr.
Die Layouts
Die Layouts werden in der Reihenfolge vorgestellt, in der Sie sie benötigen. Sie können also während der Lektüre gleich Ihre Buchhaltung aufsetzen.
Layout Einstellungen
Im ersten Feld "Titel" können Sie angeben, was über den Kontoauszügen, Bilanzen und Erfolgsrechnung stehen soll. Sinnvoll ist hier der Name der Person oder der Unternehmung, deren Buchhaltung Sie führen wollen.
Die Datumsfelder "Bilanz und ER ab" sowie "Bilanz und ER bis" bestimmen, welche Daten bei der Erstellung von Kontoauszügen vorgeschlagen werden und ab welchem Datum die Buchungen angezeigt werden, wenn Sie das Journal aufrufen.
Die Schaltfläche "Saldi aktualisieren" können Sie vorerst vergessen. Sie dient dazu, nur einen Teil der Buchungen für die Saldoberechnung auszuwählen. Mehr dazu im Abschnitt Auswahl der Buchungen. Für den Anfang gehen wir aber davon aus, dass immer alle Buchungen ausgewählt sind.
Ansonsten müssen Sie in diesem Layout nichts tun. Die enthaltenen Felder werden von Formeln und Skripts verwendet und beinhalten unter anderem das Datum des letzten Abschlusses. Dieses Datum wird bei mehreren Plausibilitätsprüfungen berücksichtigt:
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Beim erstellen neuer Buchungen müssen Sie ein Datum eingeben, das grösser ist das des letzten Abschlusses.
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Buchungen mit Datum vor dem letzten Abschluss dürfen nicht verändert werden.
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Beim Löschen von Buchungen in abgeschlossenen Perioden gibt es eine besondere Rückfrage.
Bei Bedarf lassen sich diese Einschränkungen umgehen.
Layout Struktur
Der Kontenrahmen hat folgendes Fundament:
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Typ des Kontos: B für Bilanzkonti, E für Erfolgskonti
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Klasse des Kontos: Aktiven und Passiven bei Typ B, Aufwand und Ertrag bei Typ E
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Gruppe: Unterteilung der Konti innerhalb einer Klasse, zum Beispiel Umlaufvermögen und Anlagevermögen in den Aktiven, oder Personalaufwand und übriger Aufwand im Aufwand.
Die Gruppen können und müssen Sie selber festlegen. Im Layout Strukur sind 7 Gruppen vorgeschlagen; sie können die aber nach belieben löschen, umtaufen oder ergänzen.
Sie brauchen mindestens 4 Gruppen: für jede Klasse eine.
Die Felder
Typ
Eine Einblendeliste lässt Ihnen die Wahl zwischen B wie Bilanzkonto und E wie Erfolgskonto.
Klasse
Beim Typ B Aktiven oder Passiven, beim Typ E Aufwand oder Ertrag.
Grp
Ein Zahlenfeld für die Gruppennummer. Nach diesem Feld werden Bilanz und ER sortiert!
Gruppe
Ein Textfeld für den Namen der Gruppe.
Layout Konti
Dieses Layout dient als Kontenplan und Saldobilanz. Jeder Datensatz ist ein Konto. Sie können somit mit geringem Aufwand einen bestehenden Kontenplan in ein für Filemaker lesbares Format bringen und importieren.
Das Feld Kontonr ist nicht editierbar, weil die Aenderung einer bestehenden Kontonummer die Buchhaltung unbrauchbar macht, wenn bereits Buchungen auf dieses Konto existieren. Wenn Ihnen diese Einschränkung allzu blöd ist, können Sie diese Einschränkung im Layoutmodus aufheben (Feld markieren, dann Format/Feld/Steuerelement/Verhalten) - sagen Sie aber bloss nicht, ich hätte Sie nicht gewarnt!
Konti definieren
Sie haben dazu eine Schaltfläche oben rechts und den obersten Eintrag im Menu Konto. Oder den Befehl-N (Ctrl-N unter Winblows). Das Skript fragt zuerst nach der Nummer, prüft, ob diese schon besteht, und lädt dann zu den weiteren Angaben.
Diese weiteren Angaben sind die Gruppe, in der Sie das Konto unterbringen wollen, und der Name. Das genügt schon; insbesondere müssen und können Sie Typ und Klasse nicht angeben, weil diese Angaben durch die Gruppe bestimmt werden.
Sie können alle Angaben jederzeit ändern, die Kontonummer nur mit einem Skript, das prüft, ob eventuelle schon Buchungen bestehen.
Layout Journal
Hier geben Sie Ihre Buchungen ein. Jeder Datensatz ist eine Buchung. Im Fussteil stehen die Konti der aktuellen Buchung mit dem aktuellen Saldo (positive Zahlen bedeuten Sollsaldi, negative Habensaldi). Dieser Saldo hängt folglich davon ab, welche Buchungen Sie ausgewählt haben. Am Anfang ist es am besten, wenn immer alle Buchungen ausgewählt sind.
Die Felder
Datum
Das Feld "Datum" ist naheliegenderweise ein Datumsfeld. Es müssen alle Buchungen datiert werden. CLK-Fibu vergleicht den eingegebenen Wert mit dem Datum des letzten Abschlusses und reklamiert, wenn die Buchung davor liegt. Das Datum des letzten Abschlusses steht im Layout Einstellungen und kann dort bei Bedarf auch geändert oder gelöscht werden.
Beleg und Text
Textfelder für beliebige Eingaben. Sie können im Text auch mehr eingeben, als Platz hat, CLK-Fibu erlaubt die Erstellung von Kontoauszügen mit dehnbaren Textfeldern.
Soll und Haben
Die Kontonummer. Sie erhalten eine Einblendeliste mit allen Kontonummern und -bezeichnungen, sortiert nach Kontonnummer. Muss ich erwähnen, dass Sie vor dem Buchen die Konti erstellt haben sollten?
Betrag
Natürlich ein Zahlenfeld. Wenn Sie die Eingabe abschliessen, werden die Saldi im Fussteil des Layouts Journal neu berechnet.
beso
Ein Textfeld für beliebige Eingaben. Sie können Buchungen so zusätzlich kennzeichnen; zum Beispiel solche, die Sie später noch einmal überprüfen wollen.
Auswahl
Wenn hier die Zahl 1 steht, wird die Buchungen in den Auswertungen und Abschlüssen berücksichtigt, sonst nicht. Der Wert 1 wird automatisch eingesetzt. Während des Buchens brauchen Sie sich nicht um dieses Feld zu kümmern. Das Feld wird wichtig, wenn Sie eine Erfolgsrechnung einer bestimmten Periode haben wollen. Für den Anfang, und so lange sie noch keine abgeschlossenen Perioden haben, ist es am besten, wenn alle Buchungen ausgewählt sind.
Arbeiten mit CLK-FIBU
Die Beschreibungen der Tabellen Struktur, Konti und Journal beinhalten alles, was Sie für die normale Arbeit benötigen. Wichtig ist die Reihenfolge: Sie müssen zuerst Gruppen definieren, dann die Konti, und dabei jedes Konto einer Gruppe zuordnen. Danach können Sie im Journal Buchungen erfassen: Für jede Buchung mit Befehl-N einen Datensatz erstellen und mit dem Tabulator von Feld zu Feld springen.
Sie können grundsätzlich gleich arbeiten wie in allen Filemakerdateien. Einige Menupunkte und Tastaturbefehle, vor allem der Befehl-E (Datensatz löschen) sind jedoch mit Skripts verknüpft. Das Menu Datensätze trägt je nach Layout auch einen anderen Namen, und im Menu Journal haben Sie zwischen dem Buchungen (das ist umgetaufte Menu Datensätze) und dem Menu Scripts ein zusätzliches Menu namens "Auswahl", das spezielle Befehle für die Arbeit im Journal, besonders für die Auswahl der Buchungen, enthält.
Befehl-1: Journal
Befehl-1 geht zum Layout Journal, aktiviert den Modus Blättern, ruft die Datensätze gemäss Vorgabe im Layout Einstellungen auf, sortiert nach Datum und geht zum letzten Datensatz.
Befehl-2: Konti
Befehl-2 geht zum Layout Konti, aktiviert den Modus Blättern, ruft alle Datensätze auf und sortiert nach Kontonummer.
Sie können sich also daran gewöhnen, jeweils mit Befehl-1 und Befehl-2 zwischen Journal und Kontenplan zu wechseln.
Einen Kontoauszug erstellen
Sie haben Sie drei Möglichkeiten:
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Von Hand im Journal mit normaler Filemaker-Suche: Sie gehen in den Suchmodus, geben im Soll das gewünschte Konto ein, erstellen mit Befehl-N eine neue Abfrage und geben dort das gleiche Konto im Habenmodus ein. Auf diese Weise wird nach allen Konti gesucht, die die gesuchte Nummer entweder im Soll oder im Haben tragen. Natürlich können Sie die Suche mit allen existierenden Filemaker-Suchbegriffen verfeinern. Nachteil dieser Methode: Sie erhalten keinen laufenden Saldo.
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Mit dem Skript Kontoauszug (Befehl-3)
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Als erstes werden Sie nach der Kontonummer gefragt. Mit Enter oder Fortfahren geht es zur nächsten Frage:
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Von wann bis wann sollen die Buchungen gezeigt werden? Die Daten, die Sie im Layout Einstellungen eingestellt haben, werden vorgeschlagen. Natürlich können sie diese Vorschlagswerte ändern.
Achtung: Der Saldo auf dem Kontoauszug wird aus den gefundenen Buchungen berechnet. Wenn Ihre Datumseinschränkung einen Teil der Buchungen ausschliesst, kann der Saldo falsch werden. Das Anfangsdatum muss früh genug gesetzt werden, damit alle bisherigen Buchungen einbezogen werden (am einfachsten leeren Sie einfach das Feld). Oder aber Sie beginnen am Tag nach einem Abschluss, so dass der Kontoauszug mit einem Eröffnungssaldo (bei Bilanzkonti) oder mit 0 (bei Erfolgskonti) beginnt. Oder aber sie kümmern sich einfach nicht um den Saldo.
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Auf dem gleichen Blatt können Sie zudem angeben, ob die Abschlussbuchungen gezeigt werden sollen oder nicht. Dies hat Konsequenzen auf den laufenden Saldo. Nehmen wir an, Sie haben auf einem Erfolgskonto Buchungen vom 1. Januar 2003 bis 30. Juni 2004. Auf das Konto sind im Jahr 2003 120 Franken gebucht worden, und im ersten Halbjahr 2004 zusätzliche 60 Franken. Wir nehmen weiter an, dass Sie in der fraglichen Periode genau einen Abschluss gebucht haben, und zwar am 31. Dezember 2002. Ihr Kontoauszug ist nun abhängig von Ihrer Antwort auf die Frage "Mit/ohne Abschlussbuchungen":
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Wenn Sie "mit" angeben, enthält der Auszug eine Abschlussbuchung von -120 am 31.12.02, der Saldo am Schluss ist 60.
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Wenn Sie "ohne" angeben, fehlt diese Abschlussbuchung auf dem Auszug, der Saldo ist am Schluss 180. Sie haben so ein kumuliertes Ergebnis.
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Wenn Sie "nur" angeben, enthält der Auszug nur die Abschlussbuchung von -120. Das ist nur auf den ersten Blick sinnlos; sie können sich so von einem Konto die Umsätze jeder Buchungsperiode in einer Liste anzeigen lassen. Die Vorzeichen werden allerdings verkehrt sein.
Mit der Entertaste oder einem Klick auf "Fortfahren" kommen Sie zum Kontoauszug. Rechts der Beträge steht der laufende Saldo (positive Zahlen: Sollsaldo; negative Zahlen: Habensaldo). Das ist ein Auswertungsfeld, das nur die aufgerufenen Datensätze berücksichtigt. Ein Bilanzkonto zeigt zwangsläufig einen falschen Saldo, wenn Sie das Datum so eingeschränkt haben, dass der Auszug nicht mit einer Eröffnungsbuchung beginnt.
Der Kontoauszug wird in einem speziellen Layout gezeigt. Mit Befehl-1 kommen Sie wieder zurück zum Journal.
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Mit dem Skript Alle_Kontoauszüge (Befehl 4): Damit können Sie Auszüge mehrerer Konti auf einmal erstellen. Gehen Sie dazu zuerst ins Layout Konti und suchen Sie sich die gewünschten Konti zusammen - es werden einfach immer die genommen, die in der Ergebnismenge vorhanden sind.
Danach werfen Sie das Skript an, bestätigen die Auswahl der Konti und geben wie oben den gewünschten Datumsbereich an.
Das Skript schreibt die Buchungen neu in eine separate Tabelle und stellt sie im Layout Kontoauszug_lang dar. Das Layout sieht im Blättermodus fürchterlich aus, dafür kann sich im Seitenansichtsmodus und beim Drucken die Zeilenhöhe an die Textmenge anpassen.
Diese letzte Variante ist umständlicher und lässt die Datei grösser werden. Sie ist ideal, wenn Sie mehrere Kontoauszüge auf einmal drucken müssen - auf Papier oder als PDF. Für alle anderen Fälle in der Einzelkontoauszug vorzuziehen.
Bilanz und Erfolgsrechnung
Gehen Sie mit Befehl-2 zum Layout Konto: es ist nicht nur ein Kontenplan, sondern gleichzeitig eine Saldobilanz. Zuunterst ist die Summe aller Kontisaldi, die sollte 0 sein, wenn kein Soll-Haben-Fehler vorliegt. Der Saldo hängt von den ausgewählten Buchungen ab.
Sie können diese Saldobilanz nun drucken oder exportieren und mit ihrem liebsten Tabellenkalkulationsprogramm weiter bearbeiten und speichern. Für Mac OS X sei das neusteinzeitliche Büro empfohlen.
ER und Bilanz mit Zwischensummen und Anzeige des Erfolgs gibt es natürlich auch. Betrachten Sie im Layout Konti die Einträge im Menu Skript oder die Knöpfe rechts oben und probieren Sie sie aus; dabei wird nichts gebucht oder sonstwie verändert:
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Skript oder Knopf Erfolgsrechnung: Zuerst werden Sie nach einer Ergänzung des Titels gefragt. Der Titel über der Erfolgsrechnung ist der Name, den Sie im Layout Einstellungen festgelegt haben, plus das Wort "Erfolgsrechnung". Sie können als Ergänzung nun beispielsweise "Januar bis Juni 2005" eingeben. Mit "Weiter" kommen Sie zur Erfolsgrechnung, sortiert nach Klassen (Aufwand, Ertrag), Gruppen (gemäss ihren Vorgaben im Layout Struktur), und Kontonummern.
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Skript oder Knopf Bilanz: Aehnlich wie die Erfolgsrechnung. Als Ergänzung zum Titel ist hier das Abschlussdatum sinnvoll. Danach erhalten Sie die Bilanz sortiert nach Klassen (Aktiven, Passiven), Gruppen und Kontonummern.
Achtung auf die Vorzeichen: Plus gleich Soll- und minus gleich Habensaldo. Dies hat die leicht gewöhnungsbedürftige Folge, dass ein Gewinn in der Erfolgsrechnung ein Minuszeichen hat und ein positiver Betrag ein Verlust ist. In der Bilanz ist's dann wieder umgekehrt.
Abschluss
Allgemeines
Sie haben oben gesehen, dass Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt und, wenn Sie die Auswahl der Buchungen verändern, für jeden beliebigen Zeitpunkt- bzw. -raum Erfolgsrechnungen und Bilanzen erstellen können, ohne dass dabei etwas gebucht wird.
Es ist folglich überhaupt nicht nötig, irgendwelche Abschlüsse zu buchen! Es kann aber trotzdem sinnvoll sein. Schauen wir zuerst, was dabei konkret passiert:
Das Skript "ER verbuchen" (Befehl-7)
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setzt alle Erfolgskonti mit je einer Buchung auf 0. Diese Buchungen werden im Feld "Abschluss" mit dem Kürzel ER gekennzeichnet.
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überträgt als Gegenbuchung die Summe der Saldi aller Erfolgskonti (d.h. den Erfolg) auf ein Bilanzkonto Ihrer Wahl.
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speichert das Datum des Abschlusses in der Datei Einstellungen, danach dürfen nur noch Buchungen mit späteren Daten erstellt werden. Ausserdem dürfen Sie frühere Buchungen nicht mehr ändern.
Dieser letzte Punkt ist wichtig: so lange sie den Abschluss nicht gebucht haben, können Sie in der vergangenen Periode neue Buchungen anlegen und bestehende verändern; nachher nicht mehr. Es ist also sinnvoll, mit der Verbuchung des Abschluss zuzuwarten, bis
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Sie sicher sind, dass Sie keine Buchungen in der Periode mehr werden erstellen oder ändern müssen
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Sie die Periode mit Bilanz und ER nach aussen oder in ein Archiv geben müssen und danach auch nicht mehr verändern wollen, dürfen, sollen, und was der Hilfsverben mehr sind.
Ein früherer Abschluss ist auch nicht nötig; er bringt Ihnen überhaupt keine Erkenntnisse. Mit der richtigen Auswahl der Buchungen haben Sie immer die gewünschten Saldi.
Die Verbuchung der Erfolgsrechnung hat nur einen Sinn: die Saldi der Erfolgskonti gehen am Abschlussdatum auf 0 und beginnen danach sozusagen wieder von vorne. Es kann ja durchaus sein, dass Sie an den Ausgaben des laufenden Jahres stärker interessiert sind als an der Summe der Ausgaben der letzten 10 Jahre.
Das Skript "Bilanzabschluss buchen" (Befehl-8)
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setzt alle Bilanzkonti mit je einer Buchung auf 0. Diese Buchungen werden im Feld "Abschluss" mit dem Kürzel AB (wie Abschlussbilanz) gekennzeichnet.
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eröffnet die Bilanzkonti gleich wieder mit den gleichen Saldi. Diese Buchungen werden einen Tag nach dem Abschlussdatum datiert und im Feld "Abschluss" mit EB (wie Eröffnungsbilanz) gekennzeichnet.
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setzt das Abschlussdatum noch einmal.
Dies scheint auf den ersten Blick reichlich sinnlos - der Abschluss ja tatsächlich nicht nötig. Es gibt trotzdem Gründe, die Bilanzkonti abzuschliessen: wenn schon sehr viele Buchungen über mehrere Jahre vorliegen:
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Tempo: die Berechnung der Kontosaldi wird langsamer, weil bei Bilanzkonti sämtliche Buchungen berücksichtigt werden müssen, denn ohne den Anfangssaldo, der vielleicht 10 Jahre zurückreicht, ist jeder angezeigter Saldo falsch.
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Ebenso falsch ist der laufende Saldo des Kontoauszugs eines Bilanzkontos, wenn der Auszug nicht mit dem Anfangssaldo beginnt. Und wenn der 10 Jahre zurück liegt, kann der Auszug lang und unhandlich werden. Da ist es von Vorteil, wenn sie ihn mit der letzten Bilanzeröffnung beginnen lassen können.
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Computer rechnen anders als Menschen. Bei Konti mit sehr vielen Buchungen erhalten Sie manchmal komische Saldi wie 1'114.99999999994 statt 1'115.00.
Mit dem Abschluss und Neueröffnung der Bilanzkonti lösen Sie beide Probleme: Sie buchen neue Anfangssaldi ein, die sie bei Bedarf korrigieren können. Und Sie können alle Buchungen bis zum Abschluss von der Auswahl ausnehmen. Das erhöht das Rechentempo enorm.
Achten Sie auch hier darauf, erst dann abzuschliessen, wenn Sie sicher sind, dass Sie in der Periode nichts mehr buchen und keine bestehenden Buchungen ändern oder löschen müssen.
Vorgehen
Erfolgsrechnung buchen, Erfolg in Fibu übertragen
Der gebuchte Abschluss entspricht genau dem, der Ihnen in der Erfolgsrechnung und der Bilanz auch angezeigt wird - vorausgesetzt natürlich, sie verändern dazwischen die Auswahl der Buchungen nicht und geben auch keine neuen ein. Prüfen Sie daher sowohl die Erfolgsrechnung wie auch die Bilanz, bevor Sie auch nur die ER verbuchen.
Das Skript ER_verbuchen (Befehl-7) wird Sie nach dem Abschlussdatum sowie nach dem Bilanzkonto fragen, auf das der Erfolg verbucht werden soll. Halten Sie geeignete Antworten bereit.
Nachdem Sie diese mentalen Vorbereitungen mit der gebotenen Sorgfalt absolviert haben, lassen Sie das Skript laufen. Sie landen im Layout Journal mit einem Panoramablick auf die getätigten Abschlussbuchungen. Achten Sie darauf, dass die letzte Buchung - der Uebertrag des Erfolgs auf ihr gewähltes Bilanzkonto - tatsächlich das richtige Bilanzkonto bebucht und korrigieren Sie bei Bedarf. Hierzu müssen Sie sich mit dem Skriptknopf links unten die Erlaubnis geben, abgeschlossene Buchungen zu verändern - aber machen Sie sich das bloss nicht zur Gewohnheit!
Der Abschluss bewirkt, dass nun alle Erfolgskonti (bei der gegebenen Auswahl der Buchungen) auf 0 stehen.
Bilanz abschliessen und neu eröffnen
Sie können das tun oder auch nicht - aber wenn Sie es tun, tun Sie es unmittelbar nach der Verbuchung der Erfolgsrechnung, bei gleicher Auswahl der Buchungen und ohne zwischendurch neue Buchungen einzugeben oder bestehende zu verändern. Sonst fällt Ihre Buchhaltung auf das Niveau einer Microsoft-Fehlermeldung: technisch korrekt und inhaltlich völlig unbrauchbar.
Erstellen Sie mit Befehl-6 zuerst eine Bilanz zum Anschauen: Sie sollte jetzt keinen Saldo haben, weil der Erfolg ja schon verbucht ist. Prüfen Sie, ob die Saldi stimmen.
Dann können Sie mit dem Skript "Bilanzabschluss buchen" (Befehl-8) loslegen. Auch dieses Skript fragt sie nach dem Abschlussdatum und schlägt das zuletzt gebrauchte vor; also das Datum, dass sie vorher bei Abschluss der ER angegeben haben. Dieses Datum übernehmen Sie am besten.
Das Skript setzt mit diesem Datum alle Bilanzkonto mit einer Buchung ohne Gegenkonto auf null und eröffnet sie am folgenden Tag gleich wieder. Sie landen im Layout Journal und können das Resultat begutachten.
Nun mag es sinnvoll sein, die Auswahl der Buchungen neu vorzunehmen: Gehen Sie ins Layout Einstellungen, setzen Sie die Daten der neuen Periode und lassen Sie die Saldi aktualisieren. Nun haben nur noch die Buchungen seit der letzten Eröffnungsbilanz eine 1 in der Auswahl - und danach natürlich alle Buchungen, die Sie neu eingeben.
Abgeschlossene Buchhaltung sicher aufbewahren
Anwenderfreundlichkeit vs. Datensicherheit
Sie haben den vollen Zugriff auf CLK-Fibu. Dadurch lässt sich technisch nicht verhindern, dass Sie abgeschlossene Buchungen löschen, ändern oder neue Buchungen in abgeschlossenen Perioden erstellen. Ich habe es darum auch gar nicht ernsthaft versucht, weil die Anwenderfreundlichkeit darunter leiden würde.
Ohne vollen Zugriff sind die abgeschlossenen Buchungen geschützt, so lange Sie das Datum des letzten Abschlusses im Layout Einstellungen in Ruhe lassen und mit den geänderten Menus arbeiten. Dieser Schutz ist also lausig, und wenn er nicht so lausig wäre, würden Sie sich beim Arbeiten nur ärgern.
Kurzum, in CLK-Fibu sind Ihre Buchhaltungen nicht revisionssicher und können es auch nicht sein, so lange Sie den Vollzugriff haben - und den sollen Sie haben, das ist ja der Clou einer Filemakerlösung.
Das Problem haben Sie bei vielen Buchhaltungsprogrammen. Sie müssen deswegen weder auf CLK-Fibu verzichten noch daran verzweifeln: natürlich können Sie trotzdem mit sicheren und sauber dokumentierten Abschlüsse glänzen.
Die revidierte, fälschungssichere Buchhaltung
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Sie buchen keinen Abschluss, bis die Revision durch ist
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Sie nehmen allfällige Korrekturen vor und drucken Bilanz und ER nochmal, die nun so aussieht, wie die Revision sich das vorstellt
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Nun verbuchen Sie Bilanz und ER
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Jetzt treffen Sie die Auswahl der Buchungen so, dass nur die Buchungen der abgeschlossenen Periode ausgewählt sind, aber ohne die Abschlussbuchungen des letzten Tags. Das geht automatisch mit dem Skriptknopf "Saldi aktualisieren" im Layout Einstellungen, wenn in den Feldern links davon Anfangs- und Enddatum der Periode stehen.
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Nun müssten ER und Bilanz so aussehen wie die Ausdrucke von vorher.
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Nun drucken Sie noch das Journal: suchen nach den Buchungen der Periode, sortieren nach Datum, fertig. Das Anfangsdatum der Periode ist der Tag nach dem Abschlussdatum der letzten. Wurden vorher noch nie die Bilanzkonti abgeschlossen und neu eröffnet, müssen alle früheren Buchungen dabei sein.
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Drucken aller Kontoauszüge mit Befehl-4 mit Anfangs- und Enddatum der Periode. Wenn alle bisherigen Buchungen dabei sein müssen, lassen Sie dazu das Feld "Kontoauszuüge zeigen von" einfach leer.
Sie können natürlich auch Papier sparen und diese Auswertungen als PDFs speichern. Die Ausdrucke (oder die PDFs) sind dann ihre sichere, geprüfte, unveränderliche Buchhaltung der abgeschlossenen Periode.
Unabhängig davon ist es sinnvoll, in einer Tabellenkalkulation alle Bilanzen und Erfolgsrechnungen nebeneinanderzustellen. Dazu exportieren Sie am einfachsten die Saldobilanz. Tabellenkalkulkationen für Ihren Apfelrechner gibt es gratis im neusteinzeitlichen Büro.
Abschluss korrigieren
Abschlussbuchungen sind Buchungen wie andere auch. Und deren Manipulation ist genau so verboten wie die Manipulation aller anderen Buchungen in abgeschlossenen Periode. Sie können diese Einschränkung umgehen, wenn es denn unbedingt sein muss. Die Chose ist alles andere als seriös und hochgradig fehleranfällig - es ist sicherer, den letzten Abschluss rückgängig zu machen, die Aenderungen ganz normal vorzunehmen und dann neu abzuschliessen.
Abschluss rückgängig machen
Das ist ganz einfach: Sie ändern das Datum des letzten Abschlusses im Layout Einstellungen und löschen dann die Buchungen, mit der die ER verbucht sowie die Bilanzkonti abgeschlossen und neu eröffnet wurden:
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Gehen Sie zum Layout Einstellungen und geben Sie im Feld "letzterAbschluss", das Datum des vorletzten Abschlusses ein (also den, den Sie nicht stornieren wollen). Gibt es keinen vorletzen Abschluss, löschen Sie den Feldinhalt einfach.
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Suchen Sie Abschlussbuchungen des fraglichen Abschlusses im Journal zusammen. Die sollten via Datum und Buchungstext "Abschlussbuchung" leicht zu finden sein. War der letzte Abschluss am 31.12.2005, lautet die Suchabfrage: Datum > 30.12.05, Abschluss: *. Der Stern im Feld Abschluss bedeutet, dass Filemaker alle Datensätze finden soll, die in diesem Feld überhaupt einen Eintrag haben, egal welchen.
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Löschen Sie die gefundenen Abschlussbuchungen mit dem Befehl "aufgerufenen Buchungen löschen"
Diverses
Die Auswahl der Buchungen
Die Saldi der Konti
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die im Journal beim Buchen unten angezeigt werden
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die im Layout Konti neben jedem Konto angezeigt werden
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die in der Erfolgsrechnung und der Bilanz angezeigt werden
werden nur aus den ausgewählten Buchungen errechnet.
Eine Buchung gilt als ausgewählt, wenn im Feld "Auswahl" die Zahl 1 steht. Ob die Buchung im Layout angezeigt, also in der Ergebnismenge vorhanden/gefunden ist oder nicht, spielt dabei keine Rolle.
Sind alle Buchungen ausgewählt, erhalten Sie immer die aktuellen Saldi. Alle Buchungen, die Sie anlegen, werden automatisch ausgewählt. Wozu also das Ganze?
Das Feld ist dazu da, dass die 1 auch löschen können; so dass nur ein Teil der Buchungen bei der Berechnung der Saldi berücksichtigt wird. Dies kann unter den folgenden Umständen sinnvoll sein:
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Sie müssen Bilanz und Erfolgsrechnung einer vergangenen Periode erstellen. Beispielsweise haben Sie schon Buchungen im Jahr 2006, wollen nun aber das Jahr 2005 abschliessen. Dann müssen Sie die Buchungen des Jahres 2006 abwählen.
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Ihre Buchhaltung ist 5 Jahre alt und weist 20'000 Buchungen auf. Die Berechnung der Saldi dauert immer länger. Sie können die Auswahl so ändern, dass sie erst bei der jüngsten Eröffnung der Bilanzkonti beginnt. Dann muss CLK-Fibu die Saldi nur noch aus den Buchungen der aktuellen Periode berechnen, und das geht viel schneller!
Um zu entscheiden, welche Auswahl wann benötigt wird, müssen Sie sich vor Augen führen, wie die Kontensaldi zustande kommen (alternativ können Sie auch wild drauflosprobieren, das muss nicht schlechter sein):
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Bilanzkonti beginnen mit einem Anfangssaldo. Bei Bilanzabschlüssen werden Sie auf 0 gesetzt und Tags darauf wieder eröffnet. Nehmen wir einmal an, Sie haben ein Bilanzkonto mit Buchungen vom 1. Januar 1995 und bis zum 23. Mai 2004:
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Sind alle Buchungen ausgewählt, erhalten Sie den korrekten Saldo per 23. Mai 2004.
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Haben Sie alle Buchungen ausgewählt, die vor dem 1. Januar 2003 liegen, erhalten Sie den korrekten Saldo per 31. Dezember 2002.
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Haben Sie alle Buchungen gewählt, die nach dem 31. Dezember 2002 liegen, erhalten nur dann einen richtigen Saldo, wenn Sie am 1. Januar 2003 die Bilanz neu eröffnet haben oder der Saldo am 31. Dezember 2002 zufälligerweise 0 gewesen wäre.
Folgerung: Um eine Bilanz eines bestimmten Stichtags zu erhalten, müssen Sie alle Buchungen seit der letzten Bilanzeröffnung bis zu diesem Stichtag in die Auswahl aufnehmen. Ausschliessen müssen Sie nur spätere Buchungen (falls es welche gibt).
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Erfolgskonti werden mit jedem Abschluss auf 0 gesetzt. Je nach Auswahl erhalten Sie folgende Resultate
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Alle Buchungen auswählen: Die Aufwendungen und Erträge seit dem letzten Abschluss.
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Alle Buchungen auswählen, danach ER-Abschlussbuchungen von der Auswahl ausnehmen: Die kumulierten Aufwendungen und Erträge über die ganze Zeit, in der Sie diese Buchhaltung führen - als ob Sie nie Erfolgsrechnungen verbucht hätten.
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Buchungen einer bestimmten Zeitspanne auswählen: Wenn innerhalb dieser Zeitspanne kein Abschluss liegt, erhalten Sie die Aufwendungen und Erträge, ansonsten die Aufwendungen und Erträge vom letzten Abschluss in der gewählten Zeitspanne bis zum Ende der Zeitspanne. Das ein solches Resultat in diesem Kontext kaum sinnvoll ist, wählen Sie die ER-Abschlussbuchungen besser ab, und zwar nachdem (und bloss nicht bevor) Sie ihre Auswahl vorgenommen haben.
Um Buchungen aus- oder abzuwählen, müssen das Feld Auswahl mit einer 1 versehen oder diese 1 entfernen. Sie können aber das Feld "Auswahl" ebnesowenig verändern wie jedes andere Feld, wenn die Buchungen in abgeschlossenen Perioden liegen. Sie brauchen sich aber auch gar nicht die Hände schmutzig zu machen; es gibt ja Epsilons (mit Staubsaugern), und vor allem Skripts, die das für Sie tun.
Am bequemsten ist der Befehlsknopf "Saldi aktualisieren" im Layout Einstellungen. Geben Sie Anfangs- und Enddatum der gewünschten Periode in die Felder "Bilanz und ER ab" sowie "Bilanz und ER bis" ein und drücken Sie auf den Knopf.
Nun erhalten alle entsprechend Ihren Eingaben datierten Buchungen eine 1. Abgewählt werden die Buchungen ausserhalb der gewünschten Periode sowie die Abschlussbuchungen am letzten Tag der Periode. Auf diese Weise wird verhindert, dass die Konti auf 0 gesetzt werden - sonst würden ER und Bilanz reichlich uninteressant.
Die Bilanzkonti erhalten natürlich nur dann einen korrekten Saldo, wenn sie am von Ihnen angegebenen Anfangsdatum eröffnet wurden oder an diesen Tag mit einem Saldo von gerade 0 begannen. Gab es noch keinen Buchhaltungsabschluss, geben Sie einfach ein Datum ein, dass garantiert vor der allerersten Buchung liegt!
Diese Methode der Auswahl der Buchungen sollte für die allermeisten Bedürfnisse genügen. Bei Bedarf können Sie die Auswahl aber beliebig verfeinern. Im Layout Journal haben Sie im Menu "Auswahl" 5 Skripts, die die 1 in das Feld setzen oder auch wieder herausnehmen:
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Mit allen Buchungen: Jede Buchung der Datenbank erhält eine 1, unabhängig von der Ergebnismenge
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Ohne alle Buchungen: Tabula Rasa, bei jeder Buchung wird das Feld geleert, unabhängig von der Ergebnismenge. Das bringt natürlich gar nichts, kann aber ein Zwischenschritt auf dem Weg zur gewünschten Auswahl sein.
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Ohne ER-Abschluss-Buchungen: Nimmt alle Buchungen mit dem Eintrag "ER" im Feld Abschluss aus der Auswahl heraus. Das sind die Buchungen, mit denen die Erfolgskonti bei Abschluss auf null gesetzt werden.
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Ohne Bilanz-Abschluss-Buchungen: Nimmt alle Buchungen mit dem Eintrag "AB" im Feld Abschluss aus der Auswahl heraus. Das sind die Buchungen, mit denen die Bilanzkonti bei Abschluss auf null gesetzt werden. Das ist nur innerhalb einer Periode sinnvoll, bei 10 Perioden werden die Konti sonst 10 mal eröffnet, aber nie abgeschlossen!
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Mit gefundenen Buchungen: wählt alle Buchungen in der Ergebnismenge aus. Buchungen, die nicht in der Ergebnismenge sind, werden nicht verändert - nach diesem Schritt kann die Auswahl also immer noch grösser sein als die Ergebnismenge. Wollen Sie nur die Buchungen der Ergebnismenge auswählen, müssen Sie entweder vorher sämtliche Buchungen abwählen oder aber nachher den Menubefehl "Buchungen/Ausschluss anzeigen" aufrufen und dann mit dem nächsten Befehl diese Buchungen abwählen:
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Ohne gefundene Buchungen: wählt die Buchungen der Ergebnismenge ab, ohne die übrigen Buchungen anzutasten.
Abgeschlossene Buchungen bearbeiten
Buchungen können nur bearbeitet werden, wenn Ihr Datum jünger ist als das des letzten Abschlusses. Ausserdem muss das Datum von neuen Buchungen ebenfalls jünger sein als der letzte Abschluss. Diese Einschränkung ist für die Konsistenz der Daten zwar sinnvoll, aber ärgerlich, wenn man bloss einen Text korrigieren oder die Felder "beso" oder "Ausw." ändern will.
Die Einschränkungen lassen sich bei Bedarf umgehen:
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Die sichere Methode: In der Datei Fibuzentrale dem Feld "darfaendern" den Wert 1 geben. Dadurch ist das Aendern erlaubt. Der Wert wird von den Skripts Journal (Befehl-1), Konti (Befehl-2) und Kontoauszug (Befehl-3) wieder auf 0 gesetzt. Die Erlaubnis zum Aendern alter Buchungen lässt sich übrigens mit einem Mausklick vom Journal aus einholen (Skript-Knöpfe unten links).
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Die plumpe Methode: Das Datum des letzten Abschlusses löschen oder ändern - die Einschränkungen betreffen ja nur ältere Buchungen. Danach sollte das Datum aber wieder korrigiert werden, damit der Schutz wieder entsteht.
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Die brutale Methode: Die Datei mit Filemaker 8 Advanced als Benutzer "Entwickler" mit dem Passwort "modulo" öffnen und das Filemaker-Standard-Menu wieder herstellen. Dann ist alles erlaubt.
Wartung
Wie bei allen wachsenden Filemakerdateien sollten Sie von Zeit zu Zeit von der Datei CLK-FIBU.fp7 eine komprimierte Kopien anlegen, die Originaldatei löschen und der Kopie dann den Namen der Originaldatei geben.
Fehler, Störungen
Die Beziehungen zwischen den Dateien hängen von Feldern in den Datensätzen ab. Die Datenbank wird nicht oder kaum funktionieren, wenn keine einzige Buchung bzw. kein einziges Konto das ist.
Legen Sie komprimierte Kopien an (siehe oben unter "Wartung").
Die Datei findet sich selbst nicht
Dieser Fehler tritt bei Importvorgängen auf, wenn Sie den Dateinamen geändert haben und der neue Namen Leerschläge oder Punkte enthält, zum Beispiel so: "Fibu 1.81.fp7". Wenn Sie einen solchen Namen auf "Fibu_181.fp7" ändern, sollte das Problem behoben sein.
Wenn nicht, müssen Sie die Datei mit vollem Zugriff öffnen und vier Skriptschritte korrigieren. In der
Anleitung zur Fibu 1.8 ist das Prozedere beschrieben.
Sortierfolge der Buchungen
Wie alle Filemakerdatensätze werden die Buchungen in der Reihenfolge der Eingabe angezeigt. Dies wirkt vielleicht störend, wenn Buchungen des Vorjahrs mitten in denen vom Februar stehen.
Der Fehler lässt sich mit einer Sortierung nach dem Datum beheben. Eine solche Sortierung ist auch im Skript "Journal" (Befehl-1) enthalten. Mit einem kleinen Trick können Sie auch dafür sorgen, dass die Buchungen auch im unsortierten Zustand in eine vernünftige Reihenfolge bringen; nehmen wir an, Sie haben den Abschluss per 31.12.2004 gebucht und wollen, dass alle Buchungen mit jüngeren Daten darunter stehen:
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Suchen Sie alle Buchungen, deren Datum grösser ist als der 31.12.2004
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Exportieren Sie diese Buchungen (Dateiformat: Filemaker Pro, alle Felder)
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Löschen Sie die Buchungen mit dem Skript alle_Datensätze_löschen
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Gehen Sie in die exportierte Datei, rufen Sie alle Datensätze auf und sortieren Sie nach Datum
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Gehen Sie wieder ins Journal und importieren Sie die Datensätze der Exportdatei (passende Felder, Automatische Eingabeoptionen durchführen: JA).
Zugriffsbeschränkungen und Passwort
Bei Oeffnen von CLK-FIBU.fp7 wird automatisch ein Gastzugriff verwendet, ausserdem werden je nach Layout spezielle Menus gezeigt. Wenn Sie den vollen Zugriff brauchen, öffnen Sie die Datei mit gedrückter Alt-Taste (Shift unter Winblows) und geben Sie als Benutzer "Entwickler" und als Passwort "modulo" ein.
Auch ohne Vollzugriff können Sie bei Bedarf mit dem Skript 9 "FMP-Menu muss her" das Standard-Filemaker-Menuset herzaubern.
Ich empfehle Ihnen aber dringend, immer mit dem eingeschänktem Zugriff und den vorgesehenen Menus zu arbeiten. Dadurch erhalten Sie eine Abfangfunktion bei Löschaktionen, die Sie später bereuen könnten. So ergeben sich zwangsläufig Fehler, wenn Sie Buchungen löschen, die vor dem letzten Abschluss liegen.
Langsame Berechnungen
Das Tempo bei den Neuberechnungen hängt einerseits von der Rechnerstärke, andererseits von der Zahl der Buchungen ab, die in die Berechnung einbezogen werden müssen. Das sind die Buchungen, die im Feld "Auswahl" eine 1 haben.
Als Ultima Ratio können Sie von den Layouts Journal und Konti Duplikate anlegen, in denen die Saldi nicht mehr angezeigt werden, und mit diesen arbeiten.
Es bringt aber auch schon viel, die Bilanzkonti abzuschliessen, neu zu eröffnen und die Buchungen bis zu diesem Abschluss aus der Auswahl zu nehmen. Hier geht's zur Anleitung für den Abschluss.
Bei zehntausenden von Buchungen wird eine Archivierung sinnvoll: Schliessen Sie die Bilanzkonti wie oben beschrieben ab, eröffnen Sie neu und versorgen Sie die Buchungen bis und mit diesem Abschluss (aber natürlich ohne Neueröffnung) in einem Mandanten:
Mandanten
Speichern Sie CLK-Fibu.fp7 unter einem anderen Namen.
Update von einer früheren Version von CLK-FIBU
Vorsicht: Datenverlust!
Eine neue Version besteht aus neuen Dateien. In den alten Dateien stehen aber ihre ganzen Konti und Buchungen. Sie können die Datei nicht einfach ersetzen, sondern müssen die Daten mit Importen übertragen. Dabei müssen Sie darauf achten, dass Sie nicht mit zwei gleichnamigen Dateien arbeiten können.
Vorgehen
Bei einem Update aus der Version für Filemaker 5-6
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Gehen Sie ins alte Journal, werfen Sie das Skript Alle_auswählen an, gehen Sie mit Befehl-2 zu den Konti, erstellen Sie nacheinander einer aktuelle Erfolgsrechnung und Bilanz und drucken Sie beides aus. Wenn Sie Papier sparen wollen, können Sie auch die Saldobilanz exportieren.
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Lassen Sie in allen vier bisherigen Dateien alle Dateinsätze anzeigen und schliessen Sie die Dateien wieder. Das ist die Grundlage für den Import der Daten in die neuen Dateien. Beenden Sie Filemaker 5/5.5/6 und öffnen Sie jede Datei einzeln mit Filemaker 7, um Sie zu konvertieren. Fragen nach nicht gefundenen Bezugsdateien können Sie ignorieren.
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Packen Sie die neue Datei CLK-Fibu.fp7 aus und gehen sie zum Layout Fibuzentrale. Geben Sie den Titel und das Datum des letzten Abschlusses von Hand ein; sie können auch die alte Datei öffnen und kopieren. Import ist aus technischen Gründen nicht möglich und auch nicht sinnvoll.
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Wechseln Sie zum Layout Struktur. Löschen Sie die vorgegebenen Datensätze und importieren Sie die Datensätze aus der alten Strukturdatei. Beachten Sie, dass Sie alle Felder mit den passenden Feldnamen übertragen, und bejahen Sie die Frage nach den automatischen Eingabeoptionen.
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Im Layout Konti und importieren Sie die Datensätze aus der alten Kontidatei auf die gleiche Weise.
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Im Layout Journal importieren Sie die Datensätze aus der alten Journalatei ebenso.
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Jetzt können Sie eine aktuelle Erfolgsrechnung und Bilanz erstellen und mit dem ausgeruckten Ergebnis der alten Dateien vergleichen.
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Ist die Sache in Ordnung, können Sie die alten Dateien löschen.
Bei einem Update aus einer Version für Filemaker 7 oder neuer
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Packen Sie die neue Datei zuerst noch gar nicht aus!
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Gehen Sie ins alte Journal, werfen Sie das Skript Alle_Buchungen_auswählen an, gehen Sie mit Befehl-2 zu den Konti, erstellen Sie nacheinander eine aktuelle Erfolgsrechnung und Bilanz und drucken Sie beides aus. Wenn Sie Papier sparen wollen, können Sie auch die Saldobilanz exportieren.
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Lassen Sie in den Layouts Journal, Konti und Struktur alle Datensätze anzeigen und schliessen Sie die Datei wieder. Das ist die Grundlage für den Import der Daten in die neuen Dateien. Beenden Sie Filemaker, gehen Sie ins Dateisystem und geben der bisherigen Datei einen anderen Namen, zum Beispiel Fibu_alt.fp7.
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Oeffnen Sie die neue Datei und gehen Sie zum Layout Fibuzentrale. Geben Sie den Titel und das Datum des letzten Abschlusses von Hand ein; sie können auch die alte Datei öffnen und kopieren. Import ist aus technischen Gründen nicht möglich und auch nicht sinnvoll.
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Im Layout Struktur löschen Sie die vorgegebenen Datensätze und importieren die Datensätze aus der Tabelle Struktur der alten Datei. Beachten Sie, dass Sie alle Felder mit den passenden Feldnamen übertragen, und bejahen Sie die Frage nach den automatischen Eingabeoptionen.
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Im Layout Konti importieren Sie die Datensätze aus der Tabelle Konti der alten Datei auf die gleiche Weise.
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Gehen Sie schliesslich zum Journal und importieren Sie die Datensätze der Tabelle Journal der alten Journalatei ebenso.
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Jetzt können Sie eine aktuelle Erfolgsrechnung und Bilanz erstellen und mit dem ausgedruckten Ergebnis der alten Dateien vergleichen.
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Ist die Sache in Ordnung, können Sie die alte Datei löschen.
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