Anleitung zu CLK-FIBU für Filemaker 5, 5.5 und 6
Angenehmere Lektüre mit weniger langen Zeilen
Allgemeines
CLK-Fibu ist eine extrem einfache Datenbank für doppelte Buchhaltung. Sie besteht aus vier Filemaker-Dateien.
Anforderungen an Ihren Computer
Aus Ihrem Computer muss das Datenbankprogramm Filemaker Pro Version 5, 5.5 oder 6 installiert sein. Ob Mac Classic, Mac OS X oder Winblows spielt keine Rolle.
Filemaker 7: Die Version für Filemaker 7 wurde komplett neu gebaut: Anleitung zur CLK-FIBU für Filemaker 7
Anforderungen an Ihre Person
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Sie beherrschen die doppelte Buchhaltung
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Sie kennen Ihren Filemaker
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Sie lassen sich nicht davon abschrecken, dass diese Anleitung viel zu lang ist und die Datenbank komplizierter aussehen lässt, als sie in Wirklichkeit ist.
Was es bietet
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Sie können mit Mandanten arbeiten.
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Sie können Konti frei definieren.
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Sie können innerhalb der vorgegebenen Klassen Aktiven, Passiven, Aufwand und Ertrag beliebige Gruppen von Konten bilden (Unterteilungen).
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Sie können mit den Buchungen und Konti alles tun, was Sie auch sonst mit Filemaker-Datensätzen tun können, auch zusätzliche Felder definieren.
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Beim Eingeben von Buchungen können Sie die Kontonummern aus Einblendlisten auswählen.
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Die Kontonamen und -saldi werden beim Buchen im Journal angezeigt.
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Die Journaldatei braucht nach einem Abschluss nicht gewechselt zu werden, alle Buchungen, auch über Jahre hinweg, stehen in der gleichen Datei.
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Zusätzlich zum Datum, der Belegnummer, dem Text und der Soll/Haben-Kontierung können Sie jede Buchung im Feld "beso" weiter zuordnen (Zusatzauswertung, Kostenstelle, MWSt, noch offener Debitor)
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Sie können zu jedem Zeitpunkt Erfolgsrechnungen und Bilanzen für beliebige Perioden erstellen.
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Sie können zu jedem Zeitpunkt einen Abschluss buchen. Mit einem Skript geht das automatisch.
Was es nicht bietet - Einschränkungen
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Fremdwährungen: CLK-Fibu kennt überhaupt keine Währungen. Sie können Fremdwährungen natürlich mit den klassischen Buchungstechniken "von Hand" berücksichtigen: Valuta-Ausgleichskonto oder Kreisbuchhaltung. Für den Hausbedarf genügt dies in der Regel.
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Mehrwertsteuer: Sie können mit der Wahl der Konti und der geeigneten Verwendung des Feldes "beso" versuchen, die Mehrwertsteuerbuchungen von Hand vorzunehmen und mit geeigneten Suchabfragen die Auswertungen zu erstellen. Grundsätzlich funktioniert sowas problemlos, zumal sie ja zusätzliche Felder definieren und Skripts schreiben können. Die Frage ist allerdings, ob sich die Mühe lohnt oder eine komfortables, "richtiges" (und teureres) Buchhaltungsprogramm in diesem Fall nicht die bessere Lösung wäre.
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Kostenrechnung: via Feld "beso" können Sie beliebige Buchungen mit einem Eintrag versehen, der auch eine Kostenstelle oder ein Kostenträger sein kann. Sie können ja auch zusätzliche Felder definieren. Auswertungen müssen Sie dann selber basteln. Wenn Sie zusätzlich zur Fibu eine Bebu führen wollen, ist ein richtiges Buchhaltungsprogramm sicherlich die bessere Lösung.
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Anlagebuchhaltung: Sie suchen einfach alle Buchungen auf Anlagekonti zusammen. Ansonsten gelten die gleichen Empfehlungen wie oben.
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Debitoren und Kreditoren: wie oben.
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Lohnabrechnungen: das können Sie definitv nicht mehr basteln (oder hätten dann eine komplett neue Lösung). Aber wollen Sie wirklich das Rad neu erfinden?
Kurz und gut, CLK-FIBU ist eine einfache Datenbank, mit dem Sie zuverlässig eine wundervolle doppelte Buchhaltung führen können - aber nicht mehr.
Die Dateien
Die Dateien in der Reihenfolge vorgestellt, in der Sie sie benötigen. Sie können also während der Lektüre gleich Ihre Buchhaltung aufsetzen.
Datei Fibuzentrale.fp5
Im Feld "Titel" können Sie angeben, was über den Kontoauszügen, Bilanzen und Erfolgsrechnung stehen soll. Sinnvoll ist hier der Name der Person oder der Unternehmung, deren Buchhaltung Sie führen wollen.
Ansonsten müssen Sie mit dieser Datei nichts tun. Sie wird von Formeln und Skripts verwendet und beinhaltet unter anderem das Datum des letzten Abschlusses. Dieses Datum wird bei mehreren Plausibilitätsprüfungen berücksichtigt.
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Beim erstellen neuer Buchungen müssen Sie ein Datum eingeben, das grösser ist das des letzten Abschlusses.
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Buchungen mit Datum vor dem letzten Abschluss dürfen nicht verändert werden.
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Beim Löschen von Buchungen in abgeschlossenen Perioden gibt es eine besondere Rückfrage.
Diese Einschränkungen funktionieren erst ab Filemaker 5.5 und lassen sich bei Bedarf umgehen:
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Die sichere Methode: In der Datei Fibuzentrale dem Feld "darfloeschen" oder "darfaendern" den Wert 1 geben. Dadurch ist das Löschen und Aendern erlaubt. Der Wert wird beim neuen Oeffnen der Journal- oder Kontodatei automatisch wieder auf 0 gesetzt. Die Erlaubnis zum Aendern alter Buchungen lässt sich übrigens mit einem Mausklick vom Journal aus einholen (Skript-Knöpfe unten rechts).
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Die verschlagene Methode: Das Datum des letzten Abschlusses löschen oder ändern - die Einschränkungen betreffen ja nur ältere Buchungen. Danach sollte das Datum aber wieder korrigiert werden, damit der Schutz wieder entsteht.
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Die plumpe Methode: Die Datei mit dem Passwort "modulo" öffnen. Dann ist alles erlaubt.
Struktur.fp5
Damit ein Konto am richtigen Ort in der Bilanz oder Erfolgsrechnung erscheint, müssen Sie es einer Gruppe zuordnen. Dazu müssen Sie die Gruppen erst definieren. Dies geschieht in der Datei Struktur.fp5.
In dieser Datei ist jeder Datensatz ist eine Kontogruppe. Einige sind schon vorgegeben, das ist aber nur als Vorschlag zu verstehen. Sie brauchen mindestens vier Gruppen, eine in den Aktiven, eine in den Passiven, eine im Aufwand und eine im Ertrag. Beim Erstellen einer Gruppe müssen folgende vier Felder ausgefüllt werden:
Typ
Eine Einblendeliste lässt Ihnen die Wahl zwischen B wie Bilanzkonto und E wie Erfolgskonto.
Klasse
Beim Typ B Aktiven oder Passiven, beim Typ E Aufwand oder Ertrag.
Grp
Ein Zahlenfeld für die Gruppennummer. Nach diesem Feld werden Bilanz und ER sortiert!
Gruppe
Ein Textfeld für den Namen der Gruppe.
Konti.fp5
Diese Datei dient als Kontenplan. Zusätzlich zeigt sie die Bilanz und Erfolgsrechnung. Jeder Datensatz ist ein Konto. Sie können somit mit geringem Aufwand einen bestehenden Kontenplan in ein für Filemaker lesbares Format bringen und importieren.
Konti definieren
Einen neuen Datensatz erstellen und im Feld Grp zuerst die Gruppe aus dem Einblendemenu wählen. Der Typ und der Gruppenname werden aus der Datei Struktur.fp5 angezeigt. Sie können die Gruppenzugehörigkeit später nach Belieben ändern.
Danach geben Sie dem Konto im Feld Kontonr eine Nummer (Zahlenfeld) und im Feld "Bezeichnung" einen Namen. In den Auswertungen wird nach der Kontonummer sortiert. Fertig.
Journal.fp5
Hier geben Sie Ihre Buchungen ein. Die Datei dient auch für die Erstellung von Kontoauszügen. Jeder Datensatz ist eine Buchung.
Das einfache Listenlayout "Journal" dient der Eingabe von Buchungen. Im Fussteil stehen die Konti der aktuellen Buchung mit dem aktuellen Saldo (positive Zahlen bedeuten Sollsadli, negative Habensaldi). Bei sehr vielen Buchungen kann die Neuberechnung je nach Prozessorleistung langsam werden. In solchen Fällen empfiehlt es sich, mit dem Layout "Journal_ohne_Saldi" zu arbeiten.
Die Felder
Datum
Das Feld "Datum" ist naheliegenderweise ein Datumsfeld. Es müssen alle Buchungen datiert werden. CLK-Fibu vergleicht den eingegebenen Wert mit dem Datum des letzten Abschlusses und reklamiert, wenn die Buchung davor liegt. Das Datum des letzten Abschlusses steht in der Datei Fibuzentrale.fp5 und kann dort bei Bedarf auch geändert oder gelöscht werden.
Beleg und Text
Textfelder für beliebige Eingaben.
Soll und Haben
Die Kontonummer. Sie erhalten eine Einblendeliste mit allen Kontonummern und -bezeichnungen, sortiert nach Kontonnummer.
Betrag
Natürlich ein Zahlenfeld. Wenn Sie die Eingabe abschliessen, werden die Saldi im Fussteil des Layouts Journal neu berechnet.
beso
Noch ein Textfeld für beliebige Einnahmen. Sie können Buchungen so zusätzlich kennzeichnen; zum Beispiel solche, die Sie später noch einmal überprüfen wollen.
Auswahl
Wenn hier die Zahl 1 steht, wird die Buchungen in den Auswertungen und Abschlüssen berücksichtigt, sonst nicht. Der Wert 1 wird automatisch eingesetzt. Während des Buchens brauchen Sie sich nicht um dieses Feld zu kümmern. Das Feld wird wichtig, wenn Sie eine Erfolgsrechnung einer bestimmten Periode haben wollen.
Abschluss (nur auf dem Layout "alle Felder")
Eine 1 in diesem Feld kennzeichnet die Buchung als Abschlussbuchung. In dieser Datenbank ist das eine Buchung, mit der ein Erfolgskonto auf 0 gesetzt oder ein Bilanzkonto mit dem Saldo aller Erfolgskonti bebucht wird - also die Buchung der Erfolgsrechnung.
Der Wert eins wird vom automatisch gesetzt. Bei der normalen Arbeit müssen Sie sich nicht um dieses Feld kümmern. Das Feld wird erst beim Erstellen von Erfolgsrechnungen und Bilanzen wichtig.
Arbeiten mit CLK-FIBU
Die Beschreibungen der Dateien Struktur.fp5, Konti.fp5 und Journal.fp5 beinhalten alles, was Sie für die normale Arbeit benötigen. Wichtig ist die Reihenfolge: Sie müssen zuerst Gruppen definieren, dann die Konti, und dabei jedes Konto einer Gruppe zuordnen. Danach können Sie im Journal Buchungen erfassen: Für jede Buchung mit Befehl-N einen Datensatz erstellen und mit dem Tabulator von Feld zu Feld springen.
Befehl-1: Journal
Befehl-1 geht zur Datei Journal.fp5, aktiviert den Modus Blättern, geht zum Layout "Journal" ruft alle Datensätze auf und geht zum letzten Datensatz.
Befehl-1 ist sowohl in der Datei Journal.fp5 wie auch in der Datei Konti.fp5 angelegt.
Befehl-2: Konti
Befehl-2 geht zur Datei Konti.fp5, aktiviert den Modus Blättern, geht zum Layout "Saldobilanz", ruft alle Datensätze auf und sortiert nach Kontonummer.
Auch Befehl-2 ist in der Datei Journal.fp5 und in der Datei Konti.fp5 angelegt. Sie können sich also daran gewöhnen, jeweils mit Befehl-1 und Befehl-2 zwischen Journal und Kontenplan zu wechseln.
Kontoauszug
Den Kontoauszug gibt es im Journal. Sie haben Sie zwei Möglichkeiten:
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Von Hand im Journal als normale Filemaker-Suche: Sie gehen in den Suchmodus, geben im Soll das gewünschte Konto ein, erstellen mit Befehl-N eine neue Abfrage und geben dort das gleiche Konto im Habenmodus ein. Auf diese Weise wird nach allen Konti gesucht, die die gesuchte Nummer entweder im Soll oder im Haben tragen. Natürlich können Sie die Suche mit allen existierenden Filemaker-Suchbegriffen verfeinern. Nachteil dieser Methode: Sie erhalten keinen laufenden Saldo.
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Mit dem Skript (Befehl-3)
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Als erstes werden Sie nach der Kontonummer gefragt. Mit Enter oder Fortfahren geht es zur nächsten Frage:
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Sie befinden sich jetzt im Suchmodus und können nun die Zeit einschränken, für die Sie einen Kontoauszug haben wollen. Dazu müssen Sie einen Filemaker-tauglichen Suchbegriff in das Feld eingeben, also zum Beispiel >31.12.2002 oder 15.02.2003...17.10.2003. Im allgemeinen ist es am sinnvollsten, nichts einzugeben und Enter zu drücken (wegen des laufenden Saldos, siehe unten).
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Auf dem gleichen Blatt können Sie zudem angeben, ob die Abschlussbuchungen gezeigt werden sollen oder nicht. Dies hat Konsequenzen auf den laufenden Saldo und das Total von Erfolgskonti. Nehmen wir an, Sie haben Buchungen vom 1. Januar 2003 bis 30. Juni 2004 (oder haben diese Periode ausgewählt). Auf das Konto sind im Jahr 2003 120 Franken gebucht worden, und im ersten Halbjahr 2004 zusätzliche 60 Franken. Wir nehmen weiter an, dass Sie in der fraglichen Periode genau einen Abschluss gebucht haben, und zwar am 31. Dezember 2002. Ihr Kontoauszug ist nun abhängig von Ihrer Antwort auf die Frage "Mit/ohne Abschlussbuchungen":
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Wenn Sie nichts angeben, enthält der Auszug eine Abschlussbuchung von -120 am 31.12.02, der Saldo am Schluss ist 60.
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Wenn Sie "0" angeben, fehlt diese Abschlussbuchung auf dem Auszug, der Saldo ist am Schluss 180. Sie haben so ein kumuliertes Ergebnis.
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Wenn Sie "1" angeben, enthält der Auszug nur die Abschlussbuchung von -120. Das ist nur auf den ersten Blick sinnlos; sie können sich so von einem Konto die Umsätze jeder Buchungsperiode in einer Liste anzeigen lassen.
Mit der Entertaste oder einem Klick auf "Fortfahren" kommen Sie zum Kontoauszug. Rechts der Beträge steht der laufende Saldo (positive Zahlen: Sollsaldo; negative Zahlen: Habensaldo). Das ist ein Auswertungsfeld, das nur die aufgerufenen Datensätze berücksichtigt. Ein Bilanzkonto zeigt zwangsläufig einen falschen Saldo, wenn Sie das Datum so eingeschränkt haben, dass der Auszug nicht mit einer Eröffnungsbuchung beginnt.
Der Kontoauszug wird in einem speziellen Layout gezeigt. Mit Befehl-1 kommen Sie wieder zurück zum Journal.
Bilanz und Erfolgsrechnung
Die Auswahl der Buchungen
Das allerwichtigste, was über Bilanzen und Erfolgsrechnungen wissen müssen: Es werden nur die Buchungen berücksichtigt, die im Feld "Auswahl" den Eintrag "1" haben! Standardmässig hat jede Buchung eine 1. Bilanz und ER zeigen so den jeweils aktuellen Saldo. Wenn Ihnen das im Moment genügt (und das sollte es), überspringen Sie diesen Abschnitt und fahren Sie unten bei Erstellen von ER und Bilanz weiter.
Wollen Sie aber eine Auswertung für einen bestimmten Zeitausschnitt, oder eine kumulierte Erfolgsrechnung, müssen Sie das Feld "Auswahl" bei den entsprechenden Buchungen auf 0 oder eben 1 setzen.
Dabei stellt sich ein Problem: Ab Filemaker 5.5 können Sie an Datensätzen, deren Datum vor dem letzten Abschluss liegt, nichts mehr verändern, also auch nicht das Abschlussfeld. Am einfachsten heben Sie diese Einschränkung mit dem Skriptknopf unten links auf dem Journal auf. Mehr dazu steht bei der Beschreibung der Datei Fibuzentrale.fp5.
Nun können Sie in jeder Buchung das Feld "Auswahl" ändern (und jedes andere Feld auch, aber das lassen Sie besser bleiben, wenn Sie ihre Buchhaltung nicht versauen wollen). Sie haben mehrere Instrumente, um dies zu tun, und alle befinden sich natürlich dort, wo die Buchungen sind: In der Datei Journal.fp5:
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Skriptbefehl alle_auswählen: stellt den Normalzustand her, alle Buchungen erhalten im Feld "Auswahl" eine 1.
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Skriptbefehl alle_abwählen: alle vorhandenen Buchungen erhalten im Feld "Auswahl" eine 0. Dies führt natürlich zu gar keinem Ergebnis, aber zu einem praktischen Zwischenstand für die Fortsetzung mit:
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Handarbeit: Sie suchen sich selbst die Datensätze zusammen, bei denen Sie den Eintrag ändern wollen, und tun dies mit der Funktion Datenätze/ersetzen, nachdem Sie ins Feld Auswahl geklickt haben. Je nach Ausgangslage müssen Sie danach mit "Datensätze/Ausschluss anzeigen" die übrigen Datensätze aufrufen und dort den gegenteiligen Wert vergeben. Letzteres können Sie sich sparen, wenn Sie
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zuerst das Skript "alle_abwählen" laufen lassen, so dass alle Buchungen einen 0 erhalten
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danach die Buchungen aufrufen, die Sie in der Auswahl haben wollen, und denen eine 1 verpassen
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und erst danach, falls gewünscht, das Skript "ohne_Abschlussbuchungen" starten.
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Skriptbefehl ohne_Abschlussbuchungen: sucht alle Abschlusbuchungen und setzt dort das Feld "Auswahl" auf 0.
Um zu entscheiden, welche Auswahl wann benötigt wird, müssen Sie sich vor Augen führen, wie die Kontensaldi zustande kommen (alternativ können Sie auch wild drauflosprobieren, das muss nicht schlechter sein):
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Bilanzkonti werden nicht abgeschlossen und laufen endlos. Es spielt für die Bilanz daher keine Rolle, ob Sie Abschlussbuchungen in die Auswahl aufnehmen oder nicht, weil Abschlussbuchungen nie Bilanzkonto betreffen!
Nehmen wir einmal an, Sie haben ein Bilanzkonto mit Buchungen seit dem 1. Januar 1995 und bis zum 23. Mai 2004:
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Sind alle Buchungen ausgewählt, erhalten Sie den korrekten Saldo per 23. Mai 2004.
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Haben Sie alle Buchungen ausgewählt, die vor dem 1. Januar 2003 liegen, erhalten Sie den korrekten Saldo per 31. Dezember 2002.
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Haben Sie alle Buchungen gewählt, die nach dem 31. Dezember 2002 liegen, erhalten Sie einen kreuzfalschen Saldo, weil die früheren Buchungen fehlen, aus denen dieser Saldo berechnet wird. Der Saldo wäre in diesem Beispiel nur dann korrekt, wenn er am 31. Dezember 2002 zufälligerweise 0 gewesen wäre - oder wenn Sie das Konto per 31. Dezember 2002 "von Hand" abgeschlossen und danach neu eröffnet hätten.
Folgerung: Um eine Bilanz eines bestimmten Stichtags zu erhalten, müssen Sie alle Buchungen bis zu diesem Stichtag in die Auswahl aufnehmen. Ausschliessen müssen Sie nur spätere Buchungen (falls es welche gibt).
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Erfolgskonti laufen ebenfalls endlos, werden aber mit jedem Abschluss auf 0 gesetzt. Je nach Auswahl erhalten Sie folgende Resultate
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Alle Buchungen auswählen (Normalfall): Die Aufwendungen und Erträge seit dem letzten Abschluss.
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Alle Buchungen auswählen, danach Abschlussbuchungen von der Auswahl ausnehmen: Die kumulierten Aufwendungen und Erträge über die ganze Zeit, in der Sie diese Buchhaltung führen - als ob Sie nie Abschlüsse gebucht hätten.
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Buchungen einer bestimmten Zeitspanne auswählen: Wenn innerhalb dieser Zeitspanne kein Abschluss liegt, erhalten Sie die Aufwendungen und Erträge, ansonsten die Aufwendungen und Erträge vom letzten Abschluss in der gewählten Zeitspanne bis zum Ende der Zeitspanne. Das ein solches Resultat in diesem Kontext kaum sinnvoll ist, starten Sie das Skript "ohne_Abschussbuchungen", und zwar nachdem (und bloss nicht bevor) Sie ihre Auswahl vorgenommen haben.
Erstellen von ER und Bilanz
Gehen Sie mit Befehl-2 zur Datei Konti.fp5. Das Layout "Saldobilanz" zeigt Ihnen eine Ebensolche. Zuunterst ist ein Saldo, der sollte 0 sein, wenn kein Soll-Haben-Fehler vorliegt (alle Soll- minus alle Habenbuchungen, soweit ausgewählt).
Sie können diese Saldobilanz nun exportieren und mit ihrem liebsten Tabellenkalkulationsprogramm weiter bearbeiten.
ER und Bilanz mit Zwischensummen und Anzeige des Erfolgs gibt es natürlich auch. Betrachten Sie in der Datei Konti.fp5 die Einträge im Menu Skript und probieren Sie sie aus:
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Skript Erfolgsrechnung: Zuerst werden Sie nach einer Ergänzung des Titels gefragt. Der Titel über der Erfolgsrechnung ist der Name, den, Sie ihn in der Datei Fibuzentrale.fp5 festgelegt haben, plus das Wort "Erfolgsrechnung". Sie können als Ergänzung nun beispielsweise "Januar bis Juni 2004" eingeben. Mit "Weiter" kommen Sie zur Erfolsgrechnung, sortiert nach Klassen (Aufwand, Ertrag), Gruppen (gemäss ihren Vorgaben in der Datei Struktur.fp5, und Kontonummern.
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Skript Bilanz: Aehnlich wie die Erfolgsrechnung. Als Ergänzung zum Titel ist hier das Abschlussdatum sinnvoll. Danach erhalten Sie die Bilanz sortiert nach Klassen (Aktiven, Passiven), Gruppen und Kontonummern.
Achtung auf die Vorzeichen: Plus gleich Soll- und minus gleich Habensaldo. Dies hat die leicht gewöhnungsbedürftige Folge, dass ein Gewinn in der Erfolgsrechnung ein Minuszeichen hat und ein positiver Betrag ein Verlust ist. In der Bilanz ist's dann wieder umgekehrt.
Abschluss
Allgemeines
Sie haben oben gesehen, dass Sie für jeden beliebigen Zeitpunkt eine Bilanz und für jeden beliebigen Zeitraum eine Erfolgsrechnung erstellen können. Gebucht wird dabei nichts.
Einen Abschluss buchen bedeutet bei CLK-EZAG:
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Alle Erfolgskonti auf 0 setzen
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Die Saldi aller Erfolgskonti (d.h. den Erfolg) auf ein Bilanzkonto übertragen.
Ob, wann und wie häufig Sie das tun, ist Ihnen überlassen. Die Fibu funktionert auch ohne.
Vorgehen
Der Saldo der Erfolgskonti hängt davon ab, welche Buchungen in der Auswahl sind (also eine 1 im Feld Auswahl haben)
und welche nicht. Wenn Sie beispielsweise im Februar 2004 die Buchhaltung per 31. Dezember 2003 abschliessen wollen, lassen Sie mit Vorteil im Journal das Skript alle_auswählen laufen, suchen anschliessend die Buchungen nach dem 31. Dezember 2003 und setzen bei denen das Auswahlfeld auf 0. Dadurch erhalten Sie eine Bilanz per und eine Erfolgsrechnung für die Zeit bis zum 31. Dezember 2003. Danach können Sie Abschlussbuchungen selber eintöggeln oder das Skript machen lassen.
Achtung: dieses Skript hat Probleme, wenn Sie die Datei Konti.fp5 umgetauft haben. Sie können es aber korrigieren.
Das Skript wird von der Datei Konti.fp5 aus gestartet und fragt Sie zuerst nach dem Datum des Abschlusses. Ihre Eingabe wird nur verwendet, um die Abschlussbuchungen zu datieren, die Beträge ergeben sich aus den ausgewählten Buchungen und entsprechen somit der Erfolgsrechnung, die Sie für gut befunden haben, bevor Sie das Skript angeworfen haben.
Das Skript erstellt nun sämtliche Abschlussbuchungen und fragt Sie am Schluss nach der Nummer des Bilanzkontos, auf das der Erfolg gebucht werden soll. Dabei befinden Sie sich im Journal und können das Konto aus der Liste auswählen.
Der Abschluss bewirkt nun, dass die Erfolgsrechnung nun bei allen Konti einen Saldo von 0 zeigt. Sie können sich die "richtige" Erfolgsrechnung wieder anzeigen lassen, indem Sie über das Datum die Buchungen auswählen und danach mit dem Skript ohne_Abschlussbuchungen die Abschlussbuchungen von der Auswahl ausnehmen.
Buchungen in abgeschlossenen Perioden sollten Sie weder löschen noch verändern, weil sonst nichts mehr stimmt. Entsprechende Einschränkungen sind eingebaut, funktionieren allerdings er ab Version 5.5 von Filemaker (siehe Datei Fibuzentrale.fp5).
Abschluss korrigieren
Die Abschlussbuchungen unterscheiden sich nur im Feld "Abschluss" von normalen Buchungen; sie haben dort eine 1 statt eine 0. Das Feld Abschluss ist nur auf dem Layout "alleFelder" und nicht in den Journalen enthalten; damit sollen Fehleingaben verhindert werden. Normalerweise hat man mit dem Feld ja nichts zu tun, das Abschlussskript setzt die 1 automatisch.
Abschluss rückgängig machen
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Eine Datensicherung schadet gewiss nicht!
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Oeffnen Sie die Datei Fibuzentrale.fp5 und geben Sie im Feld "letzterAbschluss", das Datum des vorletzten Abschlusses ein (also den, den Sie nicht stornieren wollen). Gibt es keinen vorletzen Abschluss, löschen Sie den Feldinhalt einfach.
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Gehen Sie in der Datei Journal.fp5 in das Layout alleFelder und suchen Sie Buchungen, die im Feld Abschluss eine 1 und im Feld Datum das Datum des Abschlusses haben, den Sie rückgängig machen wollen.
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Wechseln Sie in das Layout Journal, so können Sie besser überblicken, ob Sie die richtigen Abschlussbuchungen gefunden haben und nicht noch andere dazu.
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Löschen Sie die Abschlussbuchungen mit dem Skript alle_Datensätze_löschen.
Bilanzkonti abschliessen
Bei einem richtigen Abschluss werden die Saldi der Bilanzkonti auf ein Konto namens Bilanz übertragen und in der nächsten Periode neu eröffnet. Bei CLK-FIBU ist das nicht nötig, weil Sie datei Journal.fp5 über mehrere Perioden verwenden können.
Es kann trotzdem sinnvoll werden, die Bilanzkonti abzuschliessen: wenn schon sehr viele Buchungen über mehrere Jahre vorliegen:
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Tempo: die Berechnung der Kontosaldi wird langsamer, weil bei Bilanzkonti sämtliche Buchungen berücksichtigt werden müssen.
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Computer rechnen anders als Menschen. Bei Konti mit sehr vielen Buchungen erhalten Sie manchmal komische Saldi wie 1'114.99999999994 statt 1'115.00.
Mit dem Abschluss und Neueröffnung der Bilanzkonti lösen Sie beide Probleme: Sie buchen neue Anfangssaldi ein, die sie bei Bedarf korrigieren können. Und Sie können alle Buchungen vor dem Abschluss von der Auswahl ausnehmen. Das erhöht das Rechentempo enorm.
Buchen des Abschlusses
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Zunächst wie beim Erstellen von ER und Bilanz die Buchungen auswählen.
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Erfolgsrechnung und Bilanz erstellen, prüfen, Buchungen bei Bedarf korrigieren. Wenn Bilanz und ER stimmen, die Erfolgsrechnung ausdrucken.
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Falls nicht schon passiert: die Erfolgsrechnung abschliessen . Nun ist in der ER alles auf 0 und die Bilanz hat keinen Saldo mehr. Drucken Sie jetzt die Bilanz aus, damit Sie nachher kontrollieren können, ob Abschluss und Neueröffnung korrekt waren.
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Natürlich können Sie den Abschluss nun von Hand eingeben. Ein Skript gibt es nicht, aber mit den Filemakerwerkzeugen lässt sich der Aufwand tief halten:
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In der Datei Konti.fp5 mit dem Skriptbefehl die Bilanz erstellen. Alle Bilanzkonti mit Saldo werden jetzt angezeigt. Diese Auswahl müssen Sie beibehalten. Lassen Sie kein Skript laufen, es würde die Auswahl verändern. Wechseln Sie nur in den Blätter-Modus und dann zur Datei Journal.fp5
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Im Journal.fp5 importieren Sie die Datensätze aus der Datei Konti.fp5. Importieren müssen Sie zwei Felder: Das Feld Kontonr ins Feld Haben, das Feld Saldo ins Feld Betrag. Bejahen Sie die Frage nach den automatischen Eingabeoptionen. Nur die importierten Sätze werden jetzt angezeigt: eine Buchung pro Bilanzkonto mit Saldo, ohne Datum, ohne Text und ohne Sollkonto.
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Gehen Sie bei einem beliebigen Datensatz ins Feld "Auswahl" und ersetzen Sie die 1 dort durch eine 0. Uebertragen Sie die 0 mit Datensätze/ersetzen auf alle anderen importierten Datensätze. Damit verhindern Sie, dass die Abschlussbuchungen die Kontensaldi verändern. Die werden wir wir nämlich gleich noch einmal brauchen.
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Gehen Sie ins Feld Datum, geben Sie das Abschlussdatum ein und übertragen Sie es mit dem Befehl Datensätze/ersetzen auf die anderen Abschlussbuchungen. Das Gleiche tun Sie mit den Feldern Beleg und Text, wobei Sie dort natürlich nicht einfach ein Datum eingeben, sondern einen Text, der Ihnen in diesem Zusammenhang sinnvoll erscheint.
Damit ist der Abschluss gebucht. Gehen Sie nun nicht in die Datei Konti.fp5, sondern eröffnen Sie sofort neu. Wenn Sie in die Datei Konti.fp5 gehen, werden die Datensätze neu zusammengesucht und die vorherige Auswahl geht verloren. Aber genau die brauchen wir noch einmal:
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Importieren Sie wie oben, diesmal kommt die Kontonummer aber ins Soll.
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Geben Sie den Buchungen ein Eröffnungsdatum, am besten den Tag nach dem Abschlussdatum.
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Vergeben Sie Texte wie oben.
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Kehren Sie mit Datensätze/Ausschluss anzeigen die Auswahl um und geben Sie sämtlichen Datensätzen im Feld Auswahl eine 0. Dadurch sind nur noch die Eröffnungsbuchungen in der Auswahl.
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Nun können Sie in der Kontidatatei eine Bilanz erstellen und mit der vorher ausgedruckten vergleichen.
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Stimmt die Sache, können Sie alle späteren Buchungen wieder in die Auwahl aufnehmen. Damit sind wir am Ziel: die Auswahl besteht nur noch aus den Buchungen nach dem letzten Abschluss.
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Bei den Eröffnungsbuchungen können Sie nun auch Beträge wie 0.00000234 oder 114.9499999541 korrigieren.
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Wenn Sie sich an negativen Beträgen im Journal stören, können Sie das Minuszeichen entfernen und dafür die Kontonummer vom Soll ins Haben bzw. vom Haben ins Soll schieben.
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Fahren Sie gleich mit einer Wartung fort - jetzt ist die beste Zeit dazu.
Diverses
Wartung
Wie bei allen wachsenden Filemakerdateien sollten Sie von Zeit zu Zeit von den Dateien Journal.fp5 und Konti.fp5 komprimierte Kopien anlegen, die Originaldateien löschen und den Kopien dann die Namen der Originaldateien geben.
Fehler, Störungen
Die Beziehungen zwischen den Dateien hängen von Feldern in den Datensätzen ab. Die Datenbank wird nicht oder kaum funktionieren, wenn keine einzige Buchung bzw. kein einziges Konto das ist.
Das Buchen des Abschlusses ist gestört, wenn Sie die Datei mit den Konti umgetauft haben. Sie können das Skript aber korrigieren.
Alle vier Dateien haben ein Zahlenfeld namens "Eins". Darin muss immer die Zahl 1 stehen. Das Feld ist nur auf dem Layout "alle Felder" sichtbar. Kontrollieren Sie, ob überall 1 steht, und tragen Sie das ggf. nach (Alle Datensätze aufrufen, Datensätze/ersetzen).
Legen Sie komprimierte Kopien an (siehe oben unter "Wartung").
Oeffnen Sie die Dateien mit dem Passwort "modulo" und überprüfen Sie die Beziehungen.
Sortierfolge der Buchungen
Wie alle Filemakerdatensätze werden die Buchungen in der Reihenfolge der Eingabe angezeigt. Dies wirkt vielleicht störend, wenn Buchungen des Vorjahrs mitten in denen vom Februar stehen.
Der Fehler lässt sich mit einer Sortierung nach dem Datum beheben. Diese Sortierung können Sie auch ins Skript "Empfang" (Befehl-1) aufnehmen. Mit einem kleinen Trick können Sie auch dafür sorgen, dass die Buchungen im unsortierten Zustand in eine vernünftige Reihenfolge bringen; nehmen wir an, Sie haben den Abschluss per 31.12.2003 gebucht und wollen, dass alle Buchungen mit jüngeren Daten darunter stehen:
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Suchen Sie alle Buchungen, deren Datum grösser ist als der 31.12.2003
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Exportieren Sie diese Buchungen (Dateiformat: Filemaker Pro, Felder: Datum, Beleg, Text, Soll, Haben, Betrag, beso)
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Löschen Sie die Buchungen mit dem Skript alle_Datensätze_löschen
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Gehen Sie in die exportierte Datei, rufen Sie alle Datensätze auf und sortieren Sie nach Datum
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Gehen Sie wieder ins Journal und importieren Sie die Datensätze der Exportdatei (passende Felder, überprüfen. Automatische Eingabeoptionen durchführen: JA).
Zugriffsbeschränkungen und Passwort
Die Dateien Journal.fp5, Konti.fp5 und Struktur.fp5 haben Zugriffsbeschränkungen. Bei Oeffnen wird automatisch ein leeres Passwort für eingeschränkten Zugriff verwendet. Brauchen Sie den vollen Zugriff, öffnen Sie die Datei mit gedrückter Alt-Taste (Shift unter Winblows) und geben Sie das Passwort "modulo" ein.
Ich empfehle Ihnen, mit dem eingeschänktem Zugriff zu arbeiten. Ab Filemaker 5.5 haben Sie dadurch eine Abfangfunktion bei Löschaktionen, die Sie später bereuen könnten. So ergeben sich zwangsläufig Fehler, wenn Sie Buchungen löschen, die vor dem letzten Abschluss liegen. Die Datei wird inkonsistent, wenn Sie Konti löschen, für die es Buchungen gibt.
Langsame Berechnungen
Das Tempo bei den Neuberechnungen hängt einerseits von der Rechnerstärke, andererseits von der Zahl der Buchungen ab, die in die Berechnung einbezogen werden müssen. Das sind die Buchungen, die im Feld "Auswahl" eine 1 haben.
Geht es zu langsam, können Sie beim Buchen das Layout Journal_ohne_Saldi (statt Journal) ausweichen; und in der Datei Konti.fp5 auf das Layout Liste (statt Saldobilanz). Oeffnen Sie die Dateien mit dem Passwort "modulo", um die Skripte 1 und 2 entsprechend zu ändern. Der bedauerliche Nebeneffekt dieser Methode ist der, dass Sie beim Buchen die Saldi nicht angezeigt erhalten.
Es bringt aber auch schon viel, die Bilanzkonti abzuschliessen, neu zu eröffnen und die Buchungen bis zu diesem Abschluss aus der Auswahl zu nehmen. Hier geht's zur Anleitung für den Abschluss der Bilanzkonti.
Bei zehntausenden von Buchungen wird eine Archivierung sinnvoll: Schliessen Sie die Bilanzkonti wie oben beschrieben ab, eröffnen Sie neu und versorgen Sie die Buchungen bis und mit diesem Abschluss (aber natürlich ohne Neueröffnung) in einem Mandanten:
Mandanten
Am einfachsten wird es sein, die vier Dateien in einen separaten Ordner zu kopieren. Das Dateisystem erlaubt identische Dateinamen in verschiedenen Ordnern, für das Programm Filemaker besteht hingegen Verwechslungsgefahr, ebenso bei einer allfälligen Wiederherstellung gesicherter Daten. Auch wenn die Beziehungen unter Filemaker 6 nur mit dem relativen Dateipfad angelegt sind, ist es sinnvoller, die Dateinamen für jeden Mandanten zu ändern, wobei wenn die Beziehungen dann neu aufgebaut werden müssen.
Empfohlenes Vorgehen
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Eine Ergänzung des Dateinamens für den Mandanten ausdenken
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Alle 4 Dateien öffnen.
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Von sämtlichen Dateien komprimierte Kopien in einem neuen Ordner anlegen. Den Kopien gleich den neu ausgedachten Namen geben, zum Beispiel Journal_Mandant1.fp5. Legen Sie keine Clone an, weil die Beziehungen nur funktionieren, wenn mindestens ein Datensatz vorhanden ist.
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Sicherheitshalber Filemaker beenden und die Namen der neuen Dateien im Dateisystem prüfen.
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Die neue Journaldatei öffnen und die Fehlermeldungen sorgfältig beachten: Filemaker bringt mehrere Fehlermeldungen dieser Art: Konti.fp5 ist nicht vorhanden, wird aber benötigt, um diesen Befehl abzuschliessen.
Merken Sie sich gut, welches Konto vermisst wird und drücken Sie OK. Sie erhalten jetzt einen Datei-öffnen-Dialog und werden gebeten, die gefragte Datei zu zeigen. Oeffnen Sie die jeweils gefragte Datei; wenn zum Beispiel Konti.fp5 verlangt wird, öffnen Sie nun ihre neue Konti_Mandant1.fp5.
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Lassen Sie folgende Skripte laufen:
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In der Journaldatei Skript 1 und 2
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In der Kontodatei Skript 1 und 2
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In der Strukturdatei Skript 1, 2 und 3
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Zeigen Sie jedes Mal die neuen Dateien - und ärgern sie sich nicht, wenn mehrmals nach der gleichen Datei gefragt wird: das muss so sein, weil mehrere Beziehungen zu einer Datei bestehen.
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Löschen Sie Buchungen und Konti oder erstellen Sie Clone der Journal- und Kontodatei. Die beiden anderen Dateien ändern Sie mit Vorteil direkt.
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Wenn Beziehungen nicht mehr stimmen, korrigieren Sie über Datei/Beziehungen definieren gemäss untenstehender Tabelle.
Beziehungen
Es werden jeweils die ursprünglichen Dateibezeichnungen genannt. Sie müssen natürlich Ihre neuen Dateien auswählen. Alle Ankreuzkästchen müssen leer bleiben, "Bezugsdatensätze sortieren" können Sie auch ankreuzen, wenn Sie wollen (es macht die Sache vermutlich langsamer).
Datei Journal.fp5
Beziehungsname |
Bezugsdatei |
Feld links |
Feld rechts |
Auszugskonto |
Konti.fp5 |
Auszugskonto |
::Kontonr |
Fibuzentrale |
Fibuzentrale.fp5 |
Eins |
::Eins |
Habenkonto |
Konti.fp5 |
Haben |
::Kontonr |
Sollkonto |
Konti.fp5 |
Soll |
::Kontonr |
Datei Konti.fp5
Beziehungsname |
Bezugsdatei |
Feld links |
Feld rechts |
Fibuzentrale |
Fibuzentrale.fp5 |
Eins |
::Eins |
JournalHaben |
Journal.fp5 |
Kontonr |
::Auswahl_Haben |
JournalSoll |
Journal.fp5 |
Kontonr |
::Auswahl_Soll |
Struktur |
Struktur.fp5 |
Grp |
::Grp |
Datei Struktur.fp5
Beziehungsname |
Bezugsdatei |
Feld links |
Feld rechts |
Fibuzentrale |
Fibuzentrale.fp5 |
Eins |
::Eins |
Konti |
Konti.fp5 |
Grp |
::Grp |
Die Datei Fibuzentrale.fp5 hat keine eigenen Beziehungen.
Beachten Sie, dass das Skript "Abschluss buchen" nicht mehr korrekt funktioniert, wenn der Name der Datei mit den Konti geändert wurde. Sie können dieses Skript aber korrigieren.
Update von einer früheren Version von CLK-FIBU
Vorsicht: Datenverlust!
Eine neue Version besteht aus neuen Dateien. In den alten Dateien stehen aber ihre ganzen Konti und Buchungen. Sie können die Datein nicht einfach ersetzen, sondern müssen die Daten mit Importen übertragen. Dabei müssen Sie darauf achten, dass Sie nicht mit zwei gleichnamigen Dateien arbeiten können.
Vorgehen
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Packen Sie die neuen Dateien zuerst noch gar nicht aus!
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Gehen Sie in die alte Journaldatei, werfen Sie das Skript Alle_auswählen an, gehen Sie mit Befehl-2 in die Kontodatei, erstellen Sie nacheinander einer aktuelle Erfolgsrechnung und Bilanz und drucken Sie beides aus. Wenn Sie Papier sparen wollen, können Sie auch die Saldobilanz exportieren.
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Lassen Sie in allen vier bisherigen Dateien alle Dateinsätze anzeigen und schliessen Sie die Datein wieder. Das ist die Grundlage für den Import der Daten in die neuen Dateien.. Beenden Sie Filemaker, gehen Sie ins Dateisystem und geben Sie allen vier Dateien andere Namen, zum Beispiel Journal_alt.fp5.
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Erstellen Sie für die neuen Dateien ein neues Verzeichnis, packen Sie die neuen Dateien aus und öffnen Sie die neue Datei Fibuzentrale.fp5. Geben Sie den Titel und das Datum des letzten Abschlusses von Hand ein; sie können auch die alte Datei öffnen und kopieren. Import ist aus technischen Gründen nicht möglich und auch nicht sinnvoll.
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Oeffnen Sie die neue Datei Struktur.fp5. Löschen Sie die vorgegebenen Datensätze und importieren Sie die Datensätze aus der alten Strukturdatei. Beachten Sie, dass Sie alle Felder mit den passenden Feldnamen übertragen, und bejahen Sie die Frage nach den automatischen Eingabeoptionen.
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Oeffnen Sie die neue Datei Konti.fp5 und importieren Sie die Datensätze aus der alten Kontidatei auf die gleiche Weise.
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Oeffnen Sie schliesslich die Datei Journal.fp5 und importieren Sie die Datensätze aus der alten Journalatei ebenso.
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Jetzt können Sie eine aktuelle Erfolgsrechnung und Bilanz erstellen und mit dem ausgeruckten Ergebnis der alten Dateien vergleichen.
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Ist die Sache in Ordnung, können Sie die alten Dateien löschen.
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Wenn Sie in die Lage kommen, die alten Dateien noch einmal öffnen zu müssen, werden Sie wegen der geänderten Dateinamen Fehlermeldungen erhalten. Sie müssen jeweils zeigen, wo sich eine bestimmte Datei nun befindet bzw. wie sie jetzt eben heisst (siehe Beschreibung zur Mandantenerstelleung).
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Wenn keine Fehlermeldungen kommen, besteht die Gefahr, dass nun Beziehungen zwischen der alten und der neuen Version bestehen: Schliessen Sie die Dateien, öffnen Sie neu mit dem Passwort "modulo" und kontrollieren (und korrigieren) Sie die Beziehungen gemäss der Liste
Beachten Sie auch das folgende Thema - es wird immer aktuell, wenn Sie die Datei mit den Konti umtaufen.
Korrektur des Abschlussskripts nach Umtaufen der Kontidatei
Wenn die Datei mit den Konti nicht mehr Konti.fp5 heisst, funktioniert das Abschlussskript nicht mehr richtig (siehe Abschluss buchen). Sie müssen mit den Rückfragen leben, wo denn nun die Kontidatei sei - und dann jedes Mal die neue Datei zeigen. Wenn Sie eine dauerhafte Lösung wollen, müssen Sie das Abschlussskript ändern.
Das Skript heisst mit "Abschluss im Journal" und steckt - keine Ueberraschung - in der Datei Journal.fp5. Oeffnen Sie diese mit gedrückter Alt-Taste und dem Passwort modulo, um den Vollzugriff zu erlangen und in den Skriptmaker zu kommen:
Im Skriptschritt "Datensätze importieren" sehen Sie, dass das Skript aus der Datei Konti.fp5 importieren will. Aber die heisst ja nicht mehr so.
Sie können jetzt auf die Schalfläche "Datei" rechts unten klicken und dem Skript die neue Datei zeigen.
Elektronische Post an den Autor: clkaufmann bei GMX punkt CH.
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