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Anleitung zur CLK-FIBU pur für Filemaker 13 und später

Angenehmere Lektüre mit weniger langen Zeilen

Inhalt

  1. Der Aufbau bzw. was haben wir hier überhaupt?
  2. Navigation
  3. Einrichten
  4. Arbeiten mit der Fibu pur
  5. Auswertungen
  6. Mehrwertsteuer
  7. Posten und Personen

Der Aufbau bzw. was haben wir hier überhaupt?

CLK-Fibu pur ist eine Filemaker-Datei mit einer Filemaker-Lösung für doppelte Buchhaltung, erstellt mit Filemaker 13 für Filemaker 13 und neuer - Anpassung auf Filemaker 12 ist möglich.

Die Lösung ist mandanten- und mehrbenutzerfähig, erlaubt Buchungen auf Kostenstellen und macht Ihnen auch die MWSt-Abrechnung.

Die Lösung ist stark normalisiert, hat also viele Tabellen mit wenigen Feldern. Das Layout Tabellen dokumentiert den Tabellenaufbau.

CLK-Fibu pur unterscheidet sich hauptsächlich in zwei Punkten von der vollfetten Fibu für Filemaker 10 und später:

Navigation

Layout Navigation

Das Layout Navigation wird beim Öffnen angesteuert und ist in jeder Lebenslage mit dem Haus-Symbol oder mit Befehl-1 zu erreichen. Wenn Sie schon auf dem Layout Navigation sind, führt Befehl-1 zur Buchungserfassung.

Befehl-2 führt zum Kontenplan, Befehl-3 zum Kontoauszug, Befehl-5 zum Journal - wer 2004 mit CLK-Fibu angefangen hat, soll sich nicht umgewöhnen müssen.

Halten Sie die Maus auf die Symbole; Quickinfos verraten Ihnen dann, wozu sie da sind.

Einrichten

Benutzerinnen und Passwörter

Benutzer Akela mit leerem Passwort wird beim Oeffnen automatisch gesetzt. Halten Sie die Alt- bzw. Umschalt-Taste beim Oeffnen gedrückt, um den Passwortdialog zu erzwingen.

Mit dem gelben Schlüsselsymbol können Sie sich neu anmelden, ohne die Datei schliessen zu müssen.

Den vollen Zugriff gibt es mit Benutzername "Entwickler" und dem Passwort "modulo". Den brauchen Sie für die Aenderung der Datenbankdefinitionen und ähnlich schwerwiegende Sachen.

Achtung: nie mit vollem Zugriff arbeiten! Machen Sie niemals etwas an der Buchhaltung mit vollem Zugriff. Die Buchhaltung geht sonst schneller kaputt, als Sie das Wort "Revisor" aussprechen können.

Erste Einstellungen im Layout Navigation

Register Mandant

Sie können mit dieser Datei die Buchhaltung mehrerer Personen führen. Jede solche Person ist ein Mandant und hat einen eigenen Kontenplan.

Links oben in der Navigation können Sie einstellen, mit welchem Mandanten Sie arbeiten wollen, und im Register Mandant sehen Sie dessen wichtigen Einstellungen. Um mehr einzustellen und einen neuen zu erfassen, wechseln Sie mit dem Link zu den Mandantenfeldern.

Mandant Einstellen
Im Layout Mandanten ist jeder Datensatz ein Mandant. Im Urzustand hat die Datei schon einen, den können Sie gleich verwenden, indem Sie die Angaben anpassen:

Register Einstellungen

Hier können Sie Angaben, in welchem Zeitraum ein Buchungsdatum liegen muss. Die Einträge können Sie jeder Zeit ändern, diese Felder dienen nur dazu, versehentliche Fehleingaben zu verhindern, und gelten für alle Mandanten gleichzeitig.

Ein Buchungsdatum vor dem letzten Abschluss wird nicht akzeptiert, auch wenn Sie das hier einstellen sollten. Zur Information sehen Sie unten darum auch die entsprechenden Daten des aktuelellen Mandanten.

Anwendungsbeispiele:

  1. Sie haben die MWSt des ersten Quartals abgerechnet und wollen nicht, dass Ihnen jemand da noch etwas ändert. Also lassen Sie Buchungen erst ab dem 1. April zu.
  2. In der Abschlusszeit buchen Sie ins alte und neue Geschäftsjahr. Erlauben Sie Buchungen vom 1. Oktober des alten Jahres bis 31. März oder 30. September des neuen Jahres. So vermeiden Sie Verwechslungen der Jahreszahl.

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Kontenplan

Jedes Konto, auf das Sie buchen, gehört genau einer Gruppe an. Jede Gruppe gehört zu genau einer Klasse.

Konti, Gruppen und Klassen haben Nummern und Namen. Bilanz und ER werden nach diesen Nummern sortiert. Oberste Ebene ist die Klasse, gefolgt von Gruppen und Konti. In dieser Reihenfolge müssen Sie den Kontenplan einrichten.

Nummer und Name der Klasse können Sie jederzeit ändern. Es empfiehlt sich, jede Nummer pro Mandant nur einmal zu vergeben, der Revisor wird sonst schimpfen. Löschen können Sie eine Klasse nur, wenn Ihr keine Gruppe zugeordnet ist - dasselbe gilt für Gruppen und Konti sowie Konti und Buchungen.

Klassen

Ueber das Layoutwerkzeug oder Einrichten/Kontenklassen verwalten im Navigationslayout erreichen Sie das Layout Kontenklassen.

Jeder Mandant hat seinen eigenen Kontenplan, das beginnt schon mit den Klassen. Eine Klasse ist also einem Mandanten zugeordnet - dem gerade aktiven, dessen Name Sie links oben sehen - und hat zwingend den Typ B wie Bilanz oder E wie Erfolgsrechnung.

Nummer und Bezeichnung sind beliebig, denken Sie daran, dass Bilanz und ER nach diesen Nummern sortiert werden.

Wenn Sie unsicher sind, erstellen Sie nur diese vier Klassen:

Typ KlasseNr Bezeichnung
B 1 Aktiven
B 2 Passiven
E 3 Ertrag
E 4 Aufwand

Gruppen

Von den Klassen können Sie mit dem Link oben direkt zu den Gruppen wechseln, ebenso geht es mit dem Layoutwerkzeug und vom Register Einrichten der zentralen Navigation aus.

Eine Gruppe ist immer genau einer Klasse zugeordnet und unterteilt diese, damit Sie in Bilanz und ER Zwischensummen erhalten. So wird die Klasse Aktiven typischerweise in die Gruppen "Umlaufvermögen" und "Anlagevermögen" unterteilt.

Erstellen Sie am Anfang nur wenige Gruppen, das macht das Leben einfacher. Sie brauchen mindestens eine pro Klasse.

Konti

Sie können natürlich mit dem normalen Filemaker-Import eine Vorlage übernehmen; ich empfehle Ihnen aber, die wenigen Konti, von denen Sie wissen, dass Sie sie brauchen, von Hand einzusetzen. Dies einfach darum, weil das Buchhalterinnenleben mit einer kleinen Auswahl einfacher ist, und wenn je mehr Konti Sie dem Hilfsbuchhalter vorsetzen, desto eher wird er falsch und inkonsistent buchen.

Löschen können Sie ein Konto nur, wenn es keine Buchungen hat, sonst erhält die Buchhaltung Schieflage. Wenn Sie mit vollem Zugriff arbeiten, können Sie ein Konto auch dann löschen, wenn es Buchungen hat. Die Buchhaltung ist dann kaputt. Darum nie mit vollem Zugriff arbeiten.

Jedes Konto wird einer Gruppe zugeordnet. Ueber die Gruppe gehört das Konto dann auch in eine Klasse - darum können Sie hier Klasse und Typ des Kontos nur anschauen, aber nicht ändern; die hängen eben an der Gruppe. Wenn Sie also ein Aktivkonto haben wollen, müssen Sie vorher mindestens eine Gruppe erstellt und der Klasse "Aktiven" zugeordnet haben.

Mit Kontonummer, Bezeichnung und Typ haben wir schon fast alles. Die restlichen Felder:

Kostenstellen

Funktionieren wie Konti, nur viel einfacher: Nummer, Bezeichnung, aktiv ja oder nein. Wenn Sie nicht sicher sind, was eine Kostenrechnung ist und ob Sie so etwas brauchen, machen Sie hier gar nichts. Sie werden es nicht vermissen.

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Arbeiten mit CLK-Fibu pur

Befehl-1 führt zur zentralen Navigation. Sind Sie schon dort, führt Befehl-1 zur Buchungserfassung, Befehl-2 zum Kontenplan, Befehl-3 zum Kontoauszug und Befehl-5 zum Journal.

Buchungen erfassen

Mit Befehl-1 gelangen Sie von der Navigation zum Erfassungslayout. Dort arbeiten Sie, wie Sie es mit Filemaker gewohnt sind: Sie erstellen mit Befehl-N eine neuen Datensatz, löschen ihn mit Befehl-E, schauen im Menu nach, wenn Sie diese Befehle nicht auswendig können, springen mit dem Tabulator von Feld zu Feld und betätigen Knöpfe mit der Leertaste. Wenn Sie zu viel Zeit haben, können Sie natürlich auch eine Maus anfassen.

Die Lösung bringt Sie mit der Tabulatorfolge an die passenden Orte, macht sinnvolle Vorschläge in Aufklapplisten und reklamiert Fehler mit roten Feldern, auf die Sie mit der Maus zeigen, um mehr Informationen zu erhalten.

Um Sie ans richtige Ort zu bringen, verwendet Filemaker mehrmals den Trigger "Bei Objekt verlassen", und der geht auch los, wenn Sie mal nur mit Enter speichern wollen. Wollen Sie das Weiterspringen unterbinden, halten Sie die Befehls- bzw. Ctrl-Taste gedrückt.

Weiterlesen müssen Sie nur, wenn Sie es genauer wissen wollen: Es gibt vier Layouts fürs Erfassen von Buchungen, das passende haben Sie beim Mandanten eingestellt. Im schlimmsten Fall war das alles mit scharf und sieht dann so aus:

Laoyut BuchungKStMWSt

Zuoberst steht der aktuelle Mandant, und dessen Buchungen sehen wir hier - so lange sie noch nicht verbucht sind.

Zur Buchung gehören die Felder in der obersten Zeile:

Die Buchung ist nun fertig - als leere Hülle. Es fehlen noch Konti und Beträge, die geben wir als Buchungszeilen ein.

Buchungszeilen

Buchungszeilen enthalten ein Konto und einen Betrag, sind also das Journal bzw. die eigentliche Buchhaltung. Datum, Text und Beleg beziehen die Zeilen aus der Buchung, der sie angehängt sind. Eine Buchung braucht mindestens zwei Zeilen, eine für das Soll- und eine für das Habenkonto.
Ablauf der Erfassung
Vom Buchungstext bringt uns der Tabulator auf die erste Reihe des Ausschnitts mit den Buchungszeilen, und zwar aufs erste Feld für die Kontonummer, das auch gleich aufklappt und die aktiven Konti des Mandanten zeigt. Sie können die Nummer auch gleich tippen, das geht viel schneller, oder mit den Pfeiltasten suchen und danach mit der Zeilenschaltung oder der Entertaste auswählen.

Der Tabulator bringt Sie nun zum Feld der Kostenstelle, falls Sie welche eingerichtet, das entsrechende Buchungslayout ausgewählt und links ein Erfolgskonto gewählt haben, ansonsten wird das Feld Kostenstelle übersprungen oder ist auf Ihrem Layout gar nicht vorhanden.

Ebenfalls übersprungen wird das Feld mit dem MWSt-Code - nach der Eingabe der Kontonummer setzt Filemaker die Vorgabe aus dem Kontenplan ein. Wenn die in diesem Fall unpassend sein sollte, müssen Sie zur Maus greifen und einen anderen Code eingeben. Wenn das oft passiert, erwägen Sie die Erstellung eines zusätzlichen Kontos (mit anderer MWSt-Vorgabe) oder nehmen Sie das Feld mit dem MWSt-Code in die Tabulatorfolge auf.

Im Idealfall gelangen Sie von der Kontonummer direkt zum Betragsfeld. Tippen Sie den Betrag mit dem Zahlenblock. Soll ist plus, Haben ist minus.

Wenn Sie nicht mehr auf der ersten Reihe stehen, füllt sich das Betragsfeld beim Betreten von selber aus, und zwar so, dass die Buchung ausgeglichen wird. So müssen Sie den Betrag bei einer simplen Soll-Haben-Buchung nur einmal eingeben. Geht die Buchung über mehrere Zeilen, müssen die Betrag halt ändern.

Beim Verlassen des Betragsfeldes feuern Trigger, dass es nur so knallt - halten Sie Cmd (Mac) bzw. Ctrl (Windows) gedrückt, wenn Sie nirgendwo hin wollen. Ansonsten werden je nach Umständen angsteuert:

  1. Ein modales Fenster für die Eingabe einer Person, wenn Sie die Postenerfassung eingerichtet haben und im Kontenlan steht, dass das Konto auf dieser Reihe bei jeder Buchung eine Adresse haben muss.
  2. Die nächste Zeile, wenn die Buchung bis jetzt noch nicht aufgeht, damit sie gleich eine neue erfassen können.
  3. Der Knopf "die da" unten rechts neben dem Text verbuchen, wenn die Buchung aufgeht.
Eigener Text für die Buchungszeile
In den meisten Fällen genügt der eine Text, den Sie oben angegebenen hat. Die Buchungszeile zeigt ihn an und braucht keinen eigenen Text. In einigen Fällen werden Sie vielleicht doch der einen oder anderen Zeile eine eigenen Text geben wollen. Wie Sie auf dem Bild oben sehen, ist dies auch möglich.

Klicken Sie in der Zeile auf das Feld mit dem Text und geben Sie im Popover etwas anderes ein. Sie können den Spezialtext dort auch wieder herausnehmen. Im Journal und im Kontoauszug zeigt die Zeile den Spezialtext, wenn es einen gibt, sonst den Text der Buchung.

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Buchung abschliessen

Die erfasste Buchung muss noch verbucht werden, sonst sieht man in den Auswertungen nicht. Dies geschieht mit den Knöpfen "alle" und "die da" unten rechts - alle verbucht alle erfassten Buchungen der Ergebnismenge, "die da" nur die im aktuellen Datensatz.

Sobald die Buchung aufgeht, d.h. die Beträge aller Zeilen zusammen null sind, führt der Tabulator sie auf den Buchknopf, den Sie nun mit der Leer-Taste auslösen können. Mit der Verbuchung verschwindet der Datensatz, und sie können eine neue Buchung anfangen.

Fehleranzeige

Die Verbuchung funktioniert nur, wenn die Erfassung fehlerfrei ist, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung. Sie sehen allfällige Fehler auch schon vorher: Fehler in den Zeilen (Bsp. keine aktives Konto gewählt) erscheinen als rotes Feld rechts aussen, Fehler der ganzen Buchung (Beispiel unerlaubtes Datum) unten zwischen dem Totalbetrag und den Buchungsknöpfen.

Die Zahl in der Fehlernanzeige steht für die Anzahl der gefundenen Fehler. Was denn falsch sein soll, sagt Ihnen ein Quickinfo, wenn Sie die Maus auf das rote Feld halten.

Im Bild oben haben wir einen Felder in der dritten Reihe - das Konto fehlt. Darum wird für die Gesamtbuchung ebenfalls ein Fehler angezeigt. Sobald Sie den Fehler in der Zeile beseitigt haben, geht der auch weg.

Das Journal

Mit Befehl-5 finden Sie zum Journal. Es zeigt die alle Buchungszeilen des Mandanten, egal ob verbucht oder nicht. Dieses Journal ist die eigentliche Buchhaltung - es ist der ideale Ort, um Buchungen zu suchen, anzusehen, zu prüfen, zu eportieren und zu ändern.

Journal

Wenn Sie alle Datensätze aufrufen, muss das Total zuunterst 0 sein, sonst haben wir einen Soll-Haben-Fehler. Nicht verbuchte, unvollständige Erfassungen sind die wahrscheinlichte Ursache dafür - wenn Sie alle verbuchen oder im Journal nur verbuchte Zeilen aufrufen, sollte das Total 0 sein. Sonst haben Sie ein ernsthaftes Problem - vielleicht mit vollem Zugriff an den Daten geschraubt?

Suchen im Journal

Die normale Filemaker-Suche findet für Sie nur Zeilen des aktuellen Mandanten. Ebenso sind die Menubefehl "Alle Datensätze anzeigen" und "Austausch anzeigen" frisiert. Hauptsächlich funktioniert das über die Zugriffsrechte, wenn Sie also dummerweise mit vollen Zugriffsrechten arbeiten, finden Sie nichts Gescheites (was aber kein Problem ist, da Sie damit ihre Buchhaltung sowieso schon ruiniert haben).
Index und Suchdauer
Datum, Text und Kontonummer sind Bezugsfelder, Sie zeigen Felder der Buchungs- bzw. Kontotabelle - wenn Sie schon viele Datensätze haben, kann die Suche in diesen Feldern dauern. Und das Journal ist garantiert die Tabelle mit den meisten Datensätzen.

Schnell suchen können Sie in den indexirten Feldern der Buchungszeilentabelle: dem Betrag und der Konto-Id rechts. Die Konto-Id rechts sieht zwar unverständlich aus, das Aufklappfeld liefert Ihnen aber die richtige Kontonummer samt Bezeichnung. Die Suche nach Datum und Text geschieht dann besser mit der Variante "Ergebnismenge einschränken".

Je nach Geräten, Netzen und Anzahl Buchungen kann die Suche langsam werden - dann empfiehlt es sich, die Suchkriterien in Globalfeldern zu sammeln und die Suche dann durch Skripts ausführen zu lassen - zuerst die Datumssuche in der Buchhungstabelle, ein Wechsel zum Journal mit "Gehe zu Bezugsdatensatz", dort zuerst einschränken nach Konto und Betrag, dann allenfalls noch nach Text.

Buchungen korrigieren und löschen

Im Journal haben Sie rechts des Betrags ein Info-Symbol, das Ihnen die komplette Buchung anzeigt.

Flick

Liegt das Buchungsdatum im erlaubten Bereich, können Sie die Buchung mit dem Editier-Symbol oben zurück in die Erfassung nehmen. Dabei passiert folgendes:

Die oben dargestellte Buchung sieht nun so aus:

Buchung entbucht

Die Buchung der 4.95 auf das Vorsteuerkonto 1171 ist gelöscht, statt des Nettobetrags von 198.05 steht in der zweiten Zeile wieder der Bruttobetrag von 203.00. Die erste Reihe zeigt einen Fehler, weil der Betrag einem Posten noch bzw. wieder zugeordnet werden muss.

Hier können wir die Buchung komplett löschen (mit dem Befehl Datensatz löschen, Befehl-E oder dem roten Kreuz oben rechts), oder sie nach Belieben ändern und dann wieder verbuchen.

Das Ändern und Löschen geht mit vollen Zugriffsrechten natürlich genauso wenig wie das Buchen. Sie dürfen drum niemals mit vollen Zugriffsrechten etwas an der Buchhaltung machen (habe ich das schon erwähnt?).

Buchungsvorlagen

Häufig gebrauchte Buchungssätze können Sie einmal erfassen und dann von Filemaker in die Erfassen schreiben lassen.

Buchungsvorlage

Vorlagen einrichten

Vorlagen verwenden

In der Buchungserfassung ist im Belegfeld die Werteliste mit den Namen Ihrer Vorlagen hinterlegt. Sie können mit der Escape-Taste oder dem Klick auf das Pfeilsymbol die Liste öffnen oder auch einfach zu schreiben beginnen und die automatische Vervollständigung verwenden.

Wenn Sie das Belegfeld verlassen, prüft Filemaker, ob darin der Name einer existierenden Vorlage steht. Ist dies der Fall und enthält die Buchung noch keine Zeilen, wird die Vorlage eingelesen und der Eingabemarke wieder ins Belegfeld gesetzt. Nun können Sie weitermachen wie bisher, bloss sollte jetzt ja das meiste schon drin stehen.

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Kontoauszüge

Konti auswählen

Ein Kontoauszug ist eine Liste der Buchungen auf ein Konto mit einem errechneten Saldovortrag und dem laufenden Saldo. Der ist praktisch, wenn Sie eine Differenz suchen. Brauchen Sie keine Spalte mit laufendem Saldo, ist das flexiblere Journal die bessere Wahl.

Befehl-3 führt Sie zur Auswahl der Konti und des Zeitraums und setzt den Cursor gleich ins Feld "Direkteinhacke" - wir wollen ja keine Zeit verlieren.

Layout Kontowahl

Sie können also gleich loslegen und die gewünschten Kontonummern einhämmern, getrennt voneinander mit einer Zeilenschaltung. Ein Klick auf die Feldanschrift "Direkteinhacke" leert das Feld, wenn etwas drin ist, und füllt sämtliche Konti hinein, wenn das Feld leer ist.

Mit den Listen links finden Sie Konti, deren Nummern Sie nicht auswendig können. Die Konti wechseln zwischen den Spalten "Nicht gewählte Konti"und "Gewählte Konti", wenn Sie darauf klicken.

Der Tabulator bringt sie über die beiden Datumsfelder zum Knopf "Erstellen", den Sie wie alle Knöpfe mit der Leertaste drücken (oder der Maus, wenn Sie zu viel Zeit haben).

Der erstellte Kontoauszug

Sie erhalten nun ein am rechten Bilschirmrand neues Fenster mit dem gewünschten Kontoauszug. Er zeigt nur die verbuchte Zeilen:
Der Kontoauszug

Dieser Kontoauszug ist eine virtuelle Liste. Der Zahlenfriedhof steht in einer globalen Variable, und die Filemaker-Datensätze, die Sie angezeigt sehen, beziehen ihre Daten aus dieser Variable. Sie können nun zwar suchen und sortieren, aber nie den Kontoauszug über den vorher gewählten Zeitraum und die gewählten Konti hinaus erweitern - zusätzliche Daten stehen halt nicht in der Variable. Kurzum: sie arbeiten hier nicht mit ihren Filemaker-Daten, es fühlt sich nur so an (ist ja auch nicht nichts).

Brauchen Sie andere Daten im Kontoauszug, erstellen Sie einfach einen neuen. Den bisherigen können Sie offen lassen, wenn Sie ihn behalten wollen. Der zweite Kontoauszug erhält einen eigenen Fensternamen ("Kontoauszug_2") und legt sich genau über den ersten, weil er sich ebenfalls an den rechten Rand kuschelt. Ziehen Sie ihn nach links, und voilà: der alte ist auch noch da.

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Die Saldobilanz

Bei der Auswahl der Konti für den Kontoauszug wird Ihnen unten rechts eine Saldobilanz angeboten. Das ist eine Liste der gewählten Konti mit ihren Saldi an zwei Daten, die Sie wählen können.

Die Saldobilanz sieht aus wie eine Bilanz oder Erfolgsrechnung, der einzige Unterschied: Sie bestimmen, welche Konti gezeigt werden, und können so auch Bilanz- und Erfolgskonti in der gleichen Auswertung anzeigen.
Saldobilanz

Saldobilanz, Bilanz und ER berücksichtigen wie der Kontoauszug nur verbuchte Zeilen, und es sind ebenfalls virtuelle Listen und erscheinen in eigenen Fenstern. Sie können mit diesen Auswertungen gleich umgehen wie mit dem Kontoauszug.

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Bilanz und Erfolgsrechnung

Bilanz und ER erstellen Sie aus dem Register Auswertungen der Navigation:
Register Auswertungen

Sie können sich eine oder zwei Spalten anzeigen lassen, füllen Sie das dazu die Datumsfelder unter "Periode1" und "Periode2" entsprechend aus und klicken Sie danach auf einen der drei Links für ER, Bilanz oder Saldobilanz.

Die Erfolgsrechnung ist eine Zeitraumrechnung. Sie zeigt die Summe der Buchungen auf die Erfolgskonti im gewählten Zeitraum. Darum haben Sie pro Periode zwei Daten. Im Beipiel oben erhalten Sie in der linken Spalte die Summe aller Buchungen auf Erfolgskonti, die zwischen dem 1. Juli und dem 15. August datiert sind, und in der rechten alle des Jahres 2013.

Bilanz und Saldobilanz sind Zeitpunktrechnungen. Sie zeigen die Saldi der Konti am gewählten Stichtag. Der Saldo ergibt sich aus allen Buchungen bis zu diesem Stichtag - die obere Zeile mit dem "von"-Datum wird also gar nicht beachtet, darum steht in der Anschrift, dass dieses Feld nur für die ER benötigt wird.

Abschlussbuchungen am letzten Tag

Wenn eine Periode abgeschlossen wurde, beträgt der Saldo aller Konti am letzten Tag 0. Das ist technisch korrekt, aber nicht besonders informativ - darum steht unter den Daten "Ohne Abschlussbuchungen am letzten Tag". Mit einem Klick darauf können Sie das umstellen.

Abschluss

Sie können jahrelang buchen, ohne jemals etwas abzuschliessen; der Buchhaltung ist das egal - sie braucht höchstens etwas länger beim Berechnen der Saldi, weil sie bis Adam und Eva zurück muss. Auch Bilanz und Erfolgsrechnung stören sich nicht an fehlenden Abschlüssen, sie geben ja mit dem Stichdatum (Bilanz) bzw. Datumsbereich (Erfolgsrechnung) vor, welche Buchungen überhaupt berechnet werden sollen.

Unterschliedliche Saldi gibt es nur bei Kontoauszügen und der Saldibilanz, und dort auch nur bei Erfolgskonten, weil ein Abschluss die Saldi der Erfolgskonten verändert: die werden nämlich auf 0 gesetzt. Mit den Bilanzkonti kann man das zwar auch machen, aber die erhalten ihre alten Saldi am nächsten Tag gleich wieder.

Wozu abschliessen

Sie schliessen die Buchhaltung ab, damit

Wann abschliessen

Sie können ohne Abschluss Bilanz und ER erstellen und die Buchhaltung bis zum 30. Dezember des Jahres 4000 fortführen - Sie müssen sich also nicht beeilen. Warten Sie besser auf den Revisionsbericht und die Genehmigung der Jahresrechnung - dann sind sie nämlich sicher, dass Sie

Wie abschliessen

Ganz einfach: zuerst die ER, dann die Bilanz. Und natürlich geht es nicht mit vollem Zugriff. Mit vollem Zugriff können Sie nichts buchen, nur die Buchhaltung kaputt machen, letzteres besonders schnell und gut.

Besorgen Sie sich vorher

Abschluss der Erfolgsrechnung
Erstellen Sie eine Erfolgsrechnung. Den Datumsbereich der abzuschliessenden Periode geben Sie links bei Periode 1 ein, Periode 2 brauchen Sie nicht. Die Abschlussbuchungen stellen Sie ein auf "Mit".

Auswahl Daten Erfolgsrechnung für Abschluss

Erstellen Sie die Erfolgsrechung nun mit dem Link ER und prüfen Sie, ob die Zahlen in der linken Spalte mit denen übereinstimmen, die Ihr Revisor bestätigt bzw. die Sie veröffentlicht haben - angefangen natürlich mit dem Saldo zuunterst. Wenn alles gut ist, drücken Sie den Knopf "ER abschliessen":
Auswahl Daten Erfolgsrechnung für Abschluss

In einem Fensterchen sehen Sie noch einmal den Erfolg und das Stichdatum sowie das Bilanzkonto, auf das der Erfolg übertragen wird; Sie können es sogar noch ändern. Drücken Sie den Knopf "Los", um anzufangen. Das Skript macht nun zwei Dinge:

  1. Es stellt beim Mandanten das Datum der letzten ER neu ein.
  2. Es erstellt eine Buchung, die alle in der ER gezeigten Erfolgskonten auf 0 stellt und den Saldo auf das eingestellte Bilanzkonto überträgt und zeigt Ihnen diese.
Auch ein Abschluss ist also eine Buchung, und Sie können die nun verarbeiten. Sie können Sie auch wieder löschen, wenn Sie es sich anders überlegen. Dann ist alles wieder wie vorher - oder fast: Im Layout Mandant ist das Datum der letzten ER nun falsch - korrigieren Sie ihn in diesem Fall händisch.

Wenn Sie hingegen buchen, ist der Abschluss der ER komplett.

Abschluss der Bilanz
Der Abschluss der Bilanz funktioniert gleich wie der der Erfolgsrechnung, mit folgenden Unterschieden:
  1. Wenn sie die Bilanz aufrufen, muss die Summe unten 0 sein, da nun ja alle Erfolgskonten auf 0 stehen. Wenn sie nicht 0 ist, haben Sie die Bilanz vielleicht ohne Berücksichtigung der Abschlussbuchungen berechnen lassen (Einstellung "Ohne" statt "Mit" unter der Datumsvorgabe), oder Sie haben ein anderes Stichdatum als das des ER-Abschlusses genommen, oder jemand hat den ER-Abschluss rückgängig gemacht oder auf sonst eine Art in der alten Periode gefummelt. Wie auch immer: bevor dieser Saldo 0 ist, kommen Sie nicht weiter.
  2. Sie erhalten zwei Buchungen, eine für den Abschluss am Bilanzstichtag und eine für die Neueröffnung am Tag darauf. Denken Sie daran, beide zu verbuchen, in der Erfassungsanzeige sehen Sie ja nur eine aufs Mal.
  3. Sie brauchen kein Konto für den Übertrag irgendeines Saldos, weil die Bilanz nun keinen mehr haben kann.
Die Skripts für den Abschluss von ER und Bilanz verändern die zentrale Einstellung des erlaubten Buchungszeitraums nicht. Es ist also durchaus möglich, dass Sie den Bilanzabschluss buchen können, die Neueröffnung jedoch nicht, wenn Sie Buchungen in dieser Periode noch nicht erlaubt haben - gehen Sie zu den zentralen Einstellungen, stellen Sie etwas Sinnvolles ein, und schon geht's.

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Mehrwertsteuer

Die Fibu verbucht die MWSt automatisch und stellt die Ergebnisse so dar, dass Sie sie einfach für die MWSt-Abrechnung verwenden können.

Diese Anleitung beschreibt die MWSt in der Schweiz und die gesetzliche Variante mit Vorsteuerabzug. Letztlich funktionieren MWSt-Systeme überall gleich, Sie müssen also nicht die Fibu umbauen, sondern nur die Einstellungen ändern, wenn dieser Fall für Sie nicht zutrifft.

MWSt einrichten

Gehen Sie auf das Layout mit den Mandantenfelder und wählen Sie für die Buchungserfassung ein Layout mit MWSt:
Wahl des Buchungslayouts

Dadurch sehen Sie bei Buchen den MWSt-Code, der verwendet wird, und können ihn bei Bedarf korrigieren.

MWSt-Konti
Zum Verbuchen von Vor- und Liefersteuer brauchen Sie zunächst natürlich die entsprechenden Bilanzkonti. Die können Sie im Kontenplan anlegen wie jedes andere Konto:
Kontenplan mit MWSt-Konti

Lassen Sie wie auf dem Bild die Felder Posten und Vorlage MWSt-Code leer. Ins Feld "nur Import" gehört eine 2. Das stellt sicher, dass niemand Beträge ohne MWSt-Code auf diese Konti bucht.

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MWSt-Codes
Ueber das Layoutwerkzeug oder die Links im Register MWSt der zentralen Navigation erreichen Sie die Liste der MWSt-Codes:

Laoyut MWStCodes

Die dargestellten Codes sind leider wohl das Minimum, das es für eine vollständige Abrechnung braucht. Wenn die bei Ihnen schon vorhanden sind, können Sie sie auch ruhig sein lassen - es sei denn, Sie wissen, dass Sie andere brauchen.

Einstellung der Felder:

Die MWSt-Codes sind mandatiert; d.h. sie sind wie der Kontenplan dem aktuellen Mandanten zugeordnet. Das muss so sein, weil verschiedene Mandanten verschiedene Arten von MWSt-Pflicht haben können. Wollen Sie die Codes von einem zum anderen Mandanten kopieren, exportieren Sie Typ, Satzart und Ergänzung. Die id wird beim Import im anderen Mandant automatisch vergeben, und die Konti müssen Sie händisch eingeben - es sind ja Konti des zweiten Mandanten, und der hat eigene.
MWSt-Sätze
Im Layout mit den MWSt-Codes sehen Sie die Steuersätze, die am eingstellten Stichdatum gelten. Die Sätze hängen nicht am Mandanten, sondern an der Satzart. Die Idee dahinter: der Normalsatz wird immer der Normalsatz sein - aber er ist gestiegen und tut es in Zukunft auch - irgendwo müssen die Steuersenkungen für das reichste Prozent der Gesellschaft ja kompensiert werden. Folglich gibt es pro Satzart mehrere Sätze, jeder mit einem anderen Anfangsdatum:
Layout MWStSaetze

Beim Buchen geben Sie nie einen Satz ein, nur den Code. Der Satz wird dann über das Buchungsdatum ermittelt.

MWSt-Code im Kontenplan vorgeben
Bei der Buchungserfassung stoppt der Tabulator auf dem MWSt-Code nicht - er setzt eine Vorgabe aus dem Kontenplan ein, wenn es eine gibt:
MWSt-Vorgaben im Kontenplan

Bei den Konti im Anlagevermögen sowie den Aufwand- und Ertragskonti ist mit Buchungen zu rechnen, die MWSt beinhalten. Geben Sie den Code vor, der am häufigsten zu erwarten ist. Bei Konti, dessen Buchungen selten oder nie MWSt beinhalten, lassen Sie die Vorgabe leer.

Bei Ertragskonti wird dringend empfohlen, nur einen MWSt-Code pro Konto zu verwenden. Wenn Sie den gleichen Umsatz teilweise mit und teilweise ohne MWSt verrechnen müssen, schaffen Sie ein ein eigenes Konto für jeden Code. Die MWSt-Abrechnung wird einfacher nachvollziehbar, und beim Revisor holen Sie Punkte.

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Buchungen mit MWSt

Beim Konto 470 habe ich den Code für Vorsteuer mit normalem Satz bei Investitionen und übrigem Betriebsaufwand hinterlegt. Wenn ich das Konto 470 in einer Buchung verwende, wird der Satz automatisch eingefügt. Aus Platzgründen wird nur die id angezeigt, wer mehr wissen will, muss mit der Maus darauf zeigen:

Quickinfo beim Code

Ist die Zeile drin, sehen Sie rechts, wie der Betrag beim Buchen auf Netto- und Steuerbetrag aufgeteilt werden wird und können kontrollieren, ob der MWSt-Betrag mit dem auf der Rechnung übereinstimmt.

Quickinfo beim Betrag

Nach dem Buchen ist der Betrag auf der zweiten Reihe um den MWSt-Betrag geschrumpft, dafür ist eine neue Zeile mit eben diesem Betrag dazugekommen:

Buchung mit MWSt verbucht

Was ist passiert beim Verbuchen?

Spezialfall: MWSt auf dem Import
Bei der bisherigen Bucherei gehen wir davon aus, dass jeder Steuerbetrag mit einem unseren Sätze aus einem zu buchenden Betrag herausgerechnet werden kann.
Tatsächlich müssen wir alle Steuerbeträge so einbuchen lassen, weil die Abrechnung nicht am gebuchten Steuerbetrag, sondern am Brutto und dessen MWSt-Code hängt.

Wenn wir aber eine Zollabfertigungsrechnung erhalten, ist da ein Posten darauf, der tel quel Vorsteuer ist und nicht in einem Brutto steckt. Was nun?

Grundsätzlich müssen wir es so hinkriegen, dass der Steuerbetrag in der Spalte "Steuer" erscheint. Das geht mit einem Trick: Ich buche 108.00 inkl. 8% und in der nächsten Zeile -108.00 ohne MWSt aufs gleiche Konto. Dieser Umweg über einen falschen Bruttobetrag, der zuerst errechnet und dann mit einer zweiten Buchungszeile korrigiert werden muss, funktioniert immer. Wer häufig Zollrechnungen hat, wünscht sich etwas Praktischeres.

Für den Spezialfall Zollrechnung habe ich darum die Satzart "Zoll" mit einem Satz von 100% geschaffen:

Zollrechnung

Auswertung: MWSt-Journal und MWSt-Abrechnung

Für die MWSt-Abrechnung helfen uns zwei Auswertungen, beide sind aus dem Reiter MWSt in der Navigation erreichbar.

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MWSt-Journal
Das MWSt-Journal enthält die Datensätze mit den MWSt-Codes und dem Steuersatz, die bei der Erfassung angelegt werden. Bezugsfelder zeigen den zugehörigen Netto- und den Steuerbetrag. Die Erstellung geht so: Nach dem Aufruf im Reiter MWSt der Navigation sehen wir nur die Zusammenfassung nach Code und Satz:

Layout MWSt-Journal Kurzfassung

Hier können wir eine erste Kontrolle machen: das Total der Liefersteuer muss dem Total Ertrag laut Erfolgsrechnung in der gleichen Periode entsprechen. Wenn es daas nicht tut, haben wir entweder einen Fehler - Aufwand mit Liefersteuercode gebucht oder umgekehrt - oder einen Spezialfall, den wir dem MWSt-Revisor erklären können.

Zur Kontrolle wir mit dem Listensymbol oben rechts zum Layout mit allen Einzelbuchungen:

Layout MWSt-Journal Langfassung

Hier sehen wir die gleichen Zwischen- und Endsummen, diesmal aber auch alle Buchungen dazu, sortiert nach Steuercode, Satz und Fibukonto. Worauf Sie bei der Durchsicht achten sollten:

MWSt-Abrechnung ausfüllen

Grundsätzlich genügt das MWSt-Journal für die Erstellung der Abrechnungen. Die Tabelle mit den Abrechnungen ist ein Hilfs- und Dokumentationsmittel, das uns die Abrechnung bequem vorgibt. Es funktioniert allerdings nur, wenn es richtig verwendet wird.
Wie es funktioniert
MWSt-Abrechnung

Die Fibu hat 3 Zahlenkolonnen berechnet:

  1. ganze Periode: In dieser Kolonne stehen die Umsätze und Vorsteuern aller Buchungen des Geschäftsjahres bis zum Ende des Quartals, das wir jetzt abrechnen.
  2. schon abgerechnet: Hier stehen die Umsätze und Vorsteuern, die wir in bereits eingereichten Geschäftsjahren dieses Geschäftsjahres deklariert haben.
  3. Umsatz CHF: In den Feldern des eigentlichen Formulars auf der linken Seite werden nun aus den beiden Kolonnen rechts die Differenzen und die sich daraus ergebenden Steuern berechnet.
Die Zahlen basieren auf globalen Variablen, die beim Erstellen gefüllt werden; die Abrechnung wird also nicht aktualisiert, wenn Sie Buchungen ändern. Sie müssen dazu auf das Aktualisierungssymbol oben klicken.

Wenn die Sache stimmt, das Feld "Eingereicht am" ausfüllen. Die Kolonnen "ganze Periode" und "schon abgerechnet" verschwinden nun, und die Abrechnung kann nicht mehr geändert werden. Nun können das Formular ausdrucken und als Rechnung verwenden - und natürlich die Zahlen auf das offizielle Formular übertragen und dieses einreichen.

Die eingereichten Abrechnungen müssen mit den Datensätzen der Tabelle MWSt-Abrechnungen übereinstimmen. Was eingereicht wurde, muss so hier stehen, und umgekehrt - sonst werden die zukünftigen Berechnungen zwangsläufig falsch. Und wie immer: niemals mit vollem Zugriff arbeiten!

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MWSt-Abstimmung

Buchen auf die Vor- und Liefersteuerkonti
Üblicherweise gehen die Liefersteuer auf das Konto 2200, die Vorsteuern auf die Konti 1170 und 1171. Die Fibu erstellt diese Buchungen automatisch und verbietet direkte Buchungen auf diese Konti, wenn Sie im Kontenplan unter "nur Import" wie empfohlen eine 2 gesetzt haben.

Direkte Buchungen auf diese Konti sind verboten, weil sie dann keinen WMSt-Code haben und bei der Abstimmung nicht berücksichtigt würden. Es ist auch nicht sinnvoll, sie bei jeder Abrechnung auf 0 zu stellen, weil das Vergleiche zwischen MWSt-Abrechungen und den Kontenständen erschwert - buchen Sie Zahlungen an die EStV auf ein separates Konto, zum Beispiel "2205 MWSt Abschlagszahlungen".

Spätestens beim Abschluss sollten die MWSt-Konti aber auf 0 gehen. Sie können dazu so vorgehen:

MWSt abstimmen
Vor dem Abschluss sollte man prüfen, ob die bisherigen MWSt-Abstimmungen korrekt den Buchungen entsprechen - es kann ja sein, das wir nach der letzten Abrechnung noch etwas mit MWSt gebucht haben.

Die geht ganz einfach mit der Erstellung einer neuen MWSt-Abrechnung von Anfang bis Ende des Geschäftsjahres - die von-bis-Daten sind damit gleich wie bei der letzten eingereichten Abrechnung. Wie wir oben gesehen haben, berechnet die Fibu dabei die MWSt-Zahlen für die ganze Periode und zieht ab, was schon abgerechnet wurde. Idealerweise geht die Sache auf 0. Wenn nicht, müssen wir etwas nachtragen.

Wenn nicht, wäre es nun am einfachsten, die letzte MWSt-Abrechnung zu löschen und neu zu erstellen. In der Regel ist die aber schon eingereicht. Die EStV will, dass Fehler in einer der nächsten Abrechnungen korrigiert werden.

Wir müssen also die MWSt-Abrechnung des 1. Quartals der neuen Periode mit Fehlerkorrekturen des alten Jahres anreichern. Das ist ziemlich blöd - die EStV verlangt hier, auf einer Abrechnung Zahlen aus unterschiedlichen Geschäftsperioden zu vermischen. Die Fibu hat keinen Mechanismus, um das auch noch abzubilden, mit folgenden Schritten kommen Sie aber zum korrekten Resultat:

Annahme: Wir rechnen Januar-März 2016 ab und müssen Nachträge aus der Abstimmung 2015 mitliefern. Das Vorgehen:

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Personen und Posten

Worum es hier geht

Posten funktionieren nur via Personen, darum fangen wir mit den Personen an.

Personen

Die Fibu enthält eine jämmerliche Personentabelle, die nur aus den Feldern Name und Vorname besteht - ich gehe davon aus, dass mehr oder minder jeder, der diesen Teil nutzt, eine eigene Adresseverwaltung hat und die eigene Tabelle hier einbetten will.

Der Name kann der Name von Menschen oder Institutionen sein, darum heisst es auch Personen, da gibt es natürliche und juristische.

Wenn Sie Personen mit Ihren Buchungen in Verbindung bringen wollen, müssen diese in der Personentabelle vorhanden sein. Sie erreichen Sie über Fibu/Posten/Personen und bedienen Sie wie jede andere Filemakertabelle.

Buchungszeilen mit Personen verbinden

Sie können jede Zeile mit einer Person verbinden oder es auch bleiben lassen. Umgekehrt können Sie im Kontenplan vorschreiben, dass bei Buchungen auf bestimmte Konti eine Person erfasst werden muss. Die Verbuchung ist in diesem Fall blockiert, bis das passiert.

Vorbereitung im Kontenplan

Kontenplan mit Posten

Im Feld Posten (oben rechts im Bild) geben Sie ein:

Geben Sie die Zahl mit einem Minuszeichen an, wenn bei einer Auswertung das Vorzeichen gedreht werden soll, so dass Habenposten als positive Zahlen erscheinen (das betrifft Auswertungen, die Sie selber in Ihre Adressverwaltung bauen, in der Fibu ist im November 2014 noch keine :-)

Buchen mit Personen

Wenn Sie bei einem Konto Person oder Posten vorgeschrieben haben und eine Buchung darauf erfassen, führt Sie die Fibu beim Verlassen des Betragsfeldes zur Erfassung der Person, auch wenn Sie nur mit Enter speichern wollten. Halten Sie die Ctrl- (Windows) oder Cmd-Taste (Mac) gedrückt, wenn Sie aus dem Betragsfeld weg wollen, ohne gleich entführt zu werden.

Buchungsmaske mit Adress-Symbolen

Mit dem Adress-Symbol zwischen Betrag und Text erreichen Sie die Personenerfassung, um eine erfasste Person zu ändern oder einer Buchungszeile eine Person zuzuordnen, obwohl das Konto keine vorschreibt - in diesem Fall hat das Betragsfeld sie nicht entführt, sie müssen freiwillig in die Personenerfassung.

Die Quickinfo des Adressfeldes verrät Ihnen übrigens, wer zugordnet worden ist.

Die Erfassung der Person
Wenn das Konto es so will, landen Sie nach der Betragseingabe in einem modalen Fenster im Feld Namenssuche:

Auswahl einer Person

Tippen Sie links den Anfang des Namens ein und wechseln Sie mit dem Tabulator zum Feld "Person whälen" - wenn etwas zu Ihrer Eingabe passt, erscheint das in einer Aufklappliste. Mit den Pfeiltasten können Sie einen Eintrag wählen und mit Enter oder Zeilenschaltung speichern.

Nächster Tabstopp ist das grüne "Hinzufügen"-Symbol, auf das Sie wie alle Knöpfe mit der Leertaste drücken können. Die Erfassung ist damit komplett, das Fenster schliesst sich und Sie können mit Ihrer Buchungserfassung weiterfahren.

Wollen Sie die Erfassung prüfen, installieren Sie ein so genannte Computermaus und halten Sie sie auf das Adress-Symbol. Oder klicken Sie darauf, um das Personen-Erfassungs-Fenster wieder zu sehen; die gewählte Person wird nun unten angezeigt.
Das Fenster ist modal - Sie kommen nur mit dem Haustürsymbol wieder weg.

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Posten

Ein Posten ist ein Datensatz in der Tabelle Posten, der mit einer oder mehreren Buchungszeilen verbunden ist. Diese Buchungszeilen haben alle das gleiche Konto und sind mit der gleichen Person verbunden. Die Zeilen eines typischer Posten sehen so aus:

Konto Person Text Betrag
2000 Bär Jahresmiete Wald -10000
2000 Bär Zahlung an den Bären 3500
2000 Bär noch eine Zahlung an den Bären 2500
offener Betrag -4000

Diese drei Buchungszeilen stammen aus verschiedenen Buchungen - einmal etwa Mietaufwand an Kreditoren, zweimal Kreditoren an Post oder ähnlich. Von jeder dieser Buchungen wurde nur die Zeile mit dem Konto 2000 dem Posten zugeordnet.

Wir schulden dem Bären noch 4'000 Franken, der Posten ist damit offen. Ist das total aller zugeordneten Zeilen 0, ist der Posten nicht mehr offen. Und damit kommen wir zum Clou: Die Summe aller offenen Posten eines Kontos ergibt den Kontosaldo. Alle anderen Buchungen auf dieses Konto gehören ja zu Posten, die zusammen 0 sind. Der Posten weist uns somit den Saldo nach.

Auf dem Konto Kreditoren haben Sie Hunderte oder Tausende von Buchungen, die meisten gleichen sich gegenseitig aus. Beim Abschluss haben Sie einen Saldo, der besteht logischerweise aus Buchungen, die sich nicht gegenseitig ausgeglichen haben. Aber aus welchen bloss? Wenn Sie sich die Frage nie gestellt haben, wird es der Revisor tun; sein Stichwort heisst "Kontonachweis". Sie müssen nun die fraglichen Buchungen in den Hunderten oder Tausenden finden. Oder eben nur die offenen Posten aufrufen.

Entstehen des Postens

Wie der Posten geschäftlich entstanden ist, erkennt jeder Hilfsbuchhalter, uns interessiert natürlich die Technik dahinter: Personenwahl mit Posten leer Postenwahl 2 Wir können unsere Zahlung von 3'500 nun Wir wählen das grüne Gutzeichen, weil wir eine Zahlung zu dieser Rechnung erfassen. Das Fenster schliesst nun wieder und wir können die Erfassung verbuchen.

Bei der Erfassung der nächsten Teilzahlung sieht es dann so aus - fast gleich, aber nicht ganz:

Postenwahl 3

Die beiden bereits erfassten Buchungen sind in den gleichen Posten geflossen, darum haben wir einen Einträge und nicht zwei. Wir sehen das Datum und den Text der Buchung, mit der dieser Posten eröffnet wurde und unter "Betrag original" deren Betrag. Unter "davon offen" steht die Summe der Beträge aller Buchungn auf den Posten - in unserem Fall -10'000 + 3'500 = -6'500.

In der Praxis werden wir oft mehrere offene Posten sehen, im Falle der Kreditoren wären das mehrere unbezahlte Rechnungen des gleichen Lieferanten. Wir haben es einfach und wählen den einzigen bestehenen Postne aus, da unsere Buchung ja eine Zahlung auf eben diese Rechnung ist. Das Fenster schliesst nach Betätigung des Gutzeichenknopfs.

Bestehende Posten ansehen

Im Layout Posten, das wir mit dem Link "Posten" aus den Registern "Arbeiten" und "Auswertungen" der zentralen Navigation erreichen, sieht unser Posten nun so aus:

Postennachweis einzeln

Postenstatus

Zwischen Betrag und dem blauen Inormationssymbol steht das Feld "offen" mit einer 1, die als "Ja" dargestellt wird. Der Posten ist offen, weil sein Total nicht 0 ist. Es handelt sich um ein Zahlenfeld, das Sie selber umstellen können.

Wird auf einen Posten gebucht, stellen die Skripts das Feld "offen" automatisch (und hoffentlich richtig) auf 0 oder 1. Wenn Sie den Eindruck haben, dass etwas nicht stimmt, führen Sie den Status nach. Oben im Layout Posten haben Sie zwei Knöpfe dafür. Wenn sehr viele Posten vorhanden sind, verwenden Sie besser "Skript auf Server ausführen" oder nach einem Zeitplan vom Server gestartetes Skript, das zum Beispiel jeden Tag oder jede Nacht einmal läuft. Es könnte ja sein, das jemand den Status versehentlich von Hand umgestellt hat.

Offene Posten am Stichtag - Kontonachweis

Die Summe der offenen Posten eines Kontos entspricht dem Kontosaldo und dient damit dem Kontonachweis - das betrifft jedenfalls alle Buchungen und damit den Saldo des Tages. Der Revisor will aber den Kontosaldo des Abschlusstages nachgewiesen haben, mit einem Haufen offener Posten, die inzwischen längst geschlossen sind. Woher nehmen und nicht stehlen? Die Sicherung ist keine gute Idee, im Register Auswertungen der zentralen Navigation haben etwas besseres:

Sie geben den Stichtag ein und drücken auf den Link. Das Skript erstellt eine virtuelle Liste aller Posten mit Buchungen bis zum Stichtag, et voilà. Die Erstellung der Liste kann einen Moment dauern, wenn Sie schon sehr viele Buchungen auf Konti mit Postenabgleich haben; wenn die Liste aber mal da ist, funktioniert sie schnell.

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