Anleitung zu CLK-Lohn

Inhalt

  1. Allgemeines zur Datei
  2. Funktionsweise
  3. Einrichten von Personen
  4. Einrichten von Mandanten
  5. Einrichten von AHV-Einstellungen
  6. Verträge
  7. Lohnzuteilung
  8. Lohnabrechnungen
  9. Löhne auszahlen
  10. Auswertungen
  11. Lohnarten
  12. 13. Monatslohn
  13. Quellensteuern
  14. Löhne verbuchen
  15. Spezialfall: Zahlungen an unterschiedliche Empfänger
  16. Objekte und Einsätze: Wer arbeitet wo?
  17. Das Journal: Notizen über und Briefe an die Angestellten
  18. Update: Datenübertrag auf eine neue Version

Allgemeines

Mit der Testversion können Sie die Löhne von bis zu 10 Angestellten beliebig lange machen. Sie haben allerdings keinen vollen Zugriff.

Eine Version mit vollem Zugriff und damit natürlich ohne Beschränkungen gibt es auf Bestellung bei mir, und zwar für CHF 250.
Die Zugangsdaten für den vollen Zugriff erhalten Sie beim Kauf.

Achtung: nie mit vollem Zugriff produktiv arbeiten! Wesentliche Teile funktionieren nur über die Berechtigungen.
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Funktionsweise/Übersicht/Schnelldurchlauf

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Die Arbeit mit den einzelnen Elementen

Personen

Im Urzustand haben Sie eine Adresse hier: die Heulende Wolf GmbH, das ist Ihre Arbeitgeberin und Ihr Mandant. Am einfachsten überschreiben Sie die Angaben hier mit Ihren eigenen.

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Mandanten

Mandanten sind Arbeitgeberinnen und als solche erst einmal Personen, natürliche oder juristische. Der Arbeitgeber muss also zuerst als Person erfasst sein, mit seiner IBAN - nur dass das Geld in diesem Fall hier weggeht statt draufkommt.

Wenn Sie also Name, Adresse und IBAN des Arbeitgebers bei den Personen erfasst haben, wechseln Sie mit dem grauen Knopf "Das ist ein Mandant" auf die Mandantentabelle.

Bild des Layouts Mandant

Hier geben Sie ein:

Haben Sie mehrere Mandanten, können Sie oben links jeweils umschalten. In mandatierten Tabellen sehen Sie jeweils nur die Datensätze, die zum gerade eingestellten Mandanten gehören.

Das betrifft AHV-Einstellungen, Verträge, Lohnabrechnungen, Lohnzuteilungen, Lohnteile, Lohnausweise und Log-Einträge. Nicht mandatiert sind hingegen die Tabellen für Personen, Objekte und Einsätze, Briefe und Journal, die Zentrale, die Quellensteuertarife und auch nicht die Lohnarten - wohl aber die Kontierung der Lohnarten.

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AHV-Einstellungen

In dieser Tabelle haben wir pro Mandant einen Datensatz mit den gerade gültigen Prämiensätzen der AHV und anderer Sozialsteuern, mit der Angabe, seit wann diese gelten.

Wie Sie links oben sehen, ist diese Tabelle

  1. mandatiert: Der anfänglich vorhandene Datensatz gilt nur für den ersten Mandanten. Eröffnen Sie einen zweiten, müssen Sie hier einen neuen Datensatz erstellen. Die Angaben zur AHV und ALV sind zwar schweizweit gleich, bei UVG und KTG gelten aber individuelle Versicherungslösungen.
  2. historisiert: die Angaben gelten ab dem Datum oben links. Ändert etwas, duplizieren Sie den Datensatz und geben im neuen Datensatz das Datum ein, ab dem die Änderungen gelten, und natürlich die geänderten Sätze.
    Dadurch können Sie eine Lohnabrechnung für den Dezember korrigieren und gleichzeitig welche vom Janaur erstellen, ohne dass Ihnen falsche Sätze in die Quere kommen.

AHV-Einstellungen im Bild

Welche Daten Sie hier eingeben müssen, sagen Ihnen die AHV-Ausgleichskasse, die hat auch eine Broschüre zu den Beiträgen an die Arbeitslosenversicherung Die im Bild gelten 2020.

Die Angaben zu KTG und UVG erhalten Sie von Ihrer Versicherung. KTG-Sätze werden nur gerechnet, wenn im Mandanten KTG auf Ja steht und wenn die Angestellte in Ihrem Vertragsbild den entsprechenden Vermerk hat.

Die Prozentzahlen werden als Dezimale gespeichert, also 0.05 für 5%.

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Verträge

Ein Vertrag ist die Anstellung einer Person bei einem Mandanten. Die Vertragstabelle ist mandatiert, Sie sehen nur die Verträge des Mandanten, der oben links eingestellt ist.

Eine Person kann mehrere Verträge haben, sinnvoll ist pro Arbeitgeber (Mandant) nur ein Vertrag aufs Mal, und mehr als einer nur dann, wenn die Anstellungen in verschiedenen Kalenderjahren liegen.

Gleichzeitig laufende Verträge sind technisch möglich, aber selten sinnvoll, und schwierig zu handhaben. Wenn immer Sie in Versuchung kommen, einer Person zwei Verträge zu geben - oder noch schlimmer, die gleiche Person mehr als einmal zu erfassen: Machen Sie das nicht, sonst werden die Quellensteuer- und womöglich auch AHV- und ALV-Abrechnungen falsch. Sie lösen das Problem viel besser mit unterschiedlichen Lohnarten.

Vertrag erstellen

Einen neuen Vertrag erstellen Sie im Layout Person im Reiter "Vertrag und Bewilligung", in dem Sie im Portal das Datum der Anstellung angeben, ggf. auch schon das Ende, wenn es bereits vereinbart ist, und die Tätigkeit.

Dann drücken sie mal herzhaft Enter, um die Eingabe zu speichern, und wechseln mit dem Detailsybol (Lupe) links des neuen Eintrages auf das Layout "VertragEinzelbild".

Oben sehen Sie den Namen und die bereits vorhandenen Angaben, die Sie korrigieren oder ergänzen können. Die Kostenstelle wird bei der Verbuchung verwendet und kann ansonsten Abteilungen darstellen. Das Pensum können Sie hier noch nicht eingeben (siehe unten).

Angaben zum Lohn

Reiter Lohn
Im Reiter "Lohn" geben Sie ein:
Reiter Feriengeld
Links oben stehen nochmal der Feriengeldzuschlag auf dem Stundenlohn und die Angabe, ob es einbehalten werden soll, wie fürsorgliche Politikerinnen immer mal wieder verlangen. Haben Sie auf ja gestellt, wird das Feriengeld mit der Lohnart 7600 in ein Sparsäuli getan, dem Sie hier im Reiter Feriengeld beim Verfetten zuschauen können.

Mit Lohnart 1320 kann man die Sau schlachten, der Feriengeldsaldo reduziert sich dann entsprechend. Und mit Lohnart 1310 können Sie den Saldo ohne Auszahlung herauf- oder heruntersetzen.

Müssen Sie das so handhaben? Hier geht es um die Gefahr, Feriengeld doppelt zahlen zu müssen, wenn man es erstens im Stundenlohn einberechnet hat und der (in der Regel ehemalige) Angestellte dann vor Gericht die ihm laut Gesetz zustehenden bezahlten Ferien nachfordert.

Im Entscheid, der zur doppelten Zahlung führte, argumentierte der Arbeitgeber vergeblich, der Feriengeldzuschlag sei im Stundenlohn berücksichtigt und das sei ja sowas von klar und mündlich vereinbart und das machten denk alle so und schon immer und so weiter. Es fehlte eine entsprechende Vereinbarung im Arbeitsvertrag und ein Kennzeichnung bei der Auszahlung.

Wenn Sie in einem schriftlichen Arbeitsvertrag festhalten, wie viel Feriengeld wann ausbezahlt wird und dies dank der verzüglichen Lohnbuchhaltung, zu deren Verwendung ich Sie beglückwünsche, auf der Lohnabrechnung auch klar dargestellt wird, sollten Sie von solchen Unglücken verschont bleiben.

Beachten Sie aber, dass Gesetze und ihre Auslegung mit der Zeit ändern können, zudem kann ein Gesamtarbeitsvertrag Sie zur Einbehaltung des Feriengeldes zwingen.

Reiter Ferientage
Besonders bei Angestellten im Monatslohn möchten Sie im Auge behalten, wie viele Ferientag die pro Jahr nehmen. Im Reiter Ferientage ganz rechts unten steht schon mal, wie viele Ferientage es pro Kalenderjahr überhaupt gibt.

Das Portal ist jede Zeile ein Ferienbezug mit einer Anzahl Ferientage unter null (weil der Saldo durch den Ferienbezug sinkt) oder die Gutschrift eines Anspruches, typischerweise einmal pro Jahr. Unten sehen Sie dann den Saldo.

Oben rechts können Sie eine oder mehrere Jahreszahlen untereinander eintragen und so bestimmen, welche Zeilen Sie sehen wollen.

Es gibt ein paar Automatismen zur Erleichterung der Arbeit:

Reiter Abrechnung
Der Reiter "Abrechnung" zeigt bereits bestehende Lohnabrechnungen, Sie können mit dem Symbol links zu jedem gehen.
Reiter Zuteilung
Da werden Sie die meisten Augenbblicke verweilen lassen, weil sie so schön sind. Wir reden im nächsten Kapitel darüber.
Reiter Lohnausweis
Der Reiter "Lohnausweis" zeigt bestehende Lohnausweise. Sie können hier auch gleich einen erstellen oder einen bestehenden aktualisieren. Machen Sie das nie vor dem Dezember und erst, wenn Sie sicher sind, dass Sie keine Löhne im betroffenen Jahr mehr ändern. Ein unvollständiger Lohnausweis ist ein falscher Lohnausweise. Und Lohnausweise sind Urkunden.
Reiter Zahlung an
Den Reiter "Zahlung an" im Layout VertragsEinzelbild brauchen Sie nur, wenn der Lohn nicht an die einzige IBAN der Angstellten bezahlt werden soll, sondern an verschiedene Konten, die vielleicht auch noch verschiedenen Personen gehören. Für solche Fälle finden Sie am Schluss das Kapitel über Auszahlung an unterschiedliche Empfänger.
Reiter Technik
Unabhängig von den Einstellungen in der Person legen Sie hier die Mail-Adresse fest, an die die Lohnabrechnungen verschickt werden sollen, und ein Passwort im Klartext zur Verschlüsselung des PDFs. Lassen Sie sich das gewünschte Passwort von den Angestellten auf einem Zettel geben und essen sie ihn nach der Eingabe auf. Die Übermittlung des Passwortes per E-Mail nimmt der ganzen Sache ihren Sinn.

Wenn das Passwortfeld leer ist, denkt sich das grüne Aktualisierungssymbol links auf Mausdruck hin ein Neues aus, jeweils mit 6 Zeichen, und zwar Zahlen und Buchstaben. Sie können es hernach beliebig verkomplizieren oder vereinfachen.

Der Stundenapportknopf steht gerade hier, weil er ein Mail auslöst, wenn Sie an Objekten arbeiten (Layout Objekte und Einsätze/Objekte) und die Angestellte dort eingeteilt ist. Natürlich müssen Sie die Angaben zu Ihrem SMTP-Server beim Mandanten hinterlegt haben.

Reiter Log
Hier melden Skripts, was sie getan haben, insbesondere geglückte und nicht geglückte Mailversände oder Überträge von Ferientagen. Sie können hier nachsehen, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie dieser Person etwas schon geschickt haben.

Lohnzuteilung

Der hellblaue Reiter "Zuteilung" im Layout VertragEinzelbild ist das Herz der Lohnbuchhaltung. Hier teilen Sie den Verträgen Lohnarten zu, und was sie hier zuteilen, kommt auf die Lohnabrechnung.

Zuteilbar sind Lohnarten mit den Typen Fix, Pro Rata und berechnet. Lohnarten des Typs System sind nicht zuteilbar. Dazu gehören der Feriengeldzuschlag für den Stundenlohn, die Rückstellung für den 13. Monatslohn, die Quellen- und alle Sozialsteuern.

Alles übrige, also Monats- und Stundenlöhne, Spesenersatz, Essensabzug, auch Pensionskassenabzüge und Familienzulagen, kommt dann auf den Lohn, wenn es zugeteilt ist.
Sie wählen im weissen Feld "Lohnart" links die Lohnart aus, beispielsweise den Stundenlohn:

Zuteilung von Stundenlohn

Der Tabulator führt von der Menge zum Ansatz und von dort direkt zum grünen Plus-Symbol, das Sie mit dem Leerschlag drücken können, dann wird die Zuteilung erstellt und Sie können gleich die nächste Lohnart auswählen. Die Maus müssen Sie nur bemühen, wenn Sie die bei den anderen Feldern Eingaben machen wollen - das können Sie auch noch im Portal unten, wo die Zuteilung nun sichtbar ist.

In der Portalzeile sehen Sie den Betrag, können den Text noch ändern, ebenso das Feld "1xMt": das legt fest, dass diese Lohnart nicht gerechnet werden soll, wenn im gleichen Monat bereits eine Lohnabrechnung mit dieser Lohnart besteht. Das ist die Standardvorgabe für Monatslohn, Pensionskassenabzüge und Familienzulagen.

Zur besseren Übersicht können Sie unterhalb des Portals festlegen, dass nur Zuteilungen erscheinen sollen, die den oben rechts eingestellten Monat betreffen, oder dass nur die mit der oben links eingestellten Lohnart sichtbar sein sollen.

Monatslohn und Pensum

Für Monatslöhne ist die Lohnart 1000 vorgesehen. Geben Sie in der Menge den Beschäftigungsgrad ein, zum Beispiel 0.5 bei 50%. Im Ansatz kommt dann natürlich der Lohn bei 100%. Beachten Sie, dass diese Lohnart pro Rata eingestellt ist. Bei Eintritt oder Austritt im aktuellen Monat wird der Lohn passend gekürzt.

Lohnzuteilungen bei mehreren Abrechnungen pro Monat

In einer perfekten Welt machen Sie einmal im Monat die Lohnabrechnung aller Angestellten auf einen Schlag und schauen sie nachher nie wieder an. Danach können Sie die Zuteilungen für den letzten Monat löschen, oder auch nicht: sie haben ja ein Enddatum und kommen im nächsten Lohn nicht mehr. Automatisch gelöscht werden die Zuteilungen nicht, wenn Sie mal auf dem Lohn sind, damit Sie sie noch haben, wenn Sie die Abrechnung löschen und neu erstellen wollen.

In unserem Beispiel oben haben wir Stundenlohn für die Abrechnung vom September eingegeben. Wenn Sie nun ein zweite Lohnabrechnung für den September raushauen, wird die Lohnbuchhaltung diese Stunden wieder einsetzen, weil sie es schlicht nicht besser weiss - es ist also an Ihnen, die Zuteilungen zu löschen bzw. anzupassen, damit sie nicht das gleich mehrfach auszahlen.

Bei Lohnarten mit dem Vermerk 1xMt besteht das Problem nicht, weil der dafür sorgt, dass die Lohnart pro Monat höchstens einmal erscheint - bei Stundenlöhnen ist genau das aber nicht erwünscht.

Der einfachste Weg, solche Probleme zu meiden: nur eine Lohnabrechnung pro Monat. Und sonst vor der Erstellung der zweiten Lohnzuteilungen wie Stundenlohn löschen.

Mehr Übersicht: was ist eigentlich zugeteilt?

Unter dem hellblauen Portal sind zwei boolsche Felder, die Sie mit Mausklick von Ja auf Nein und retour stellen könnnen. Sie regeln, was im Portal angezeigt werden soll:

Massenzuteilung: gleiche Lohnart für viele Leute

Im Reiter Zuteilung des Layouts VertragEinzelbild geben Sie im gleichen Vertrag, also für die gleiche Person, verschiedene Lohnarten ein. Nun haben Sie aber eine lange Liste mit Arbeitsstunden oder Cafeteriabezügen: die Lohnart ist immer gleich, aber die Verträge ändern auf jeder Zeile.

Statt Zeile für Zeile den neuen Vertrag zu suchen, wechseln Sie zum Layout Massenzuteilung und geben oben die Lohnart ein. Die Zuteilung mit Erfassungszeile und Portal funktioniert nun gleich wie die beim Vertrag, nur dass Sie links nicht jedes Mal eine neue Lohnart wählen, sondern einen neuen Vertrag.

Wenn die Person, die Ihnen diese Liste gibt, sie selber auf einem Datenträger hat, können Sie natürlich auch in die Tabelle Lohnzuteilung importieren.

Kranken- und Unfalltaggelder erhalten?

Taggelder von Kranken- und Unfallversicherungen sind nicht AHV-pflichtig. Wenn Sie Lohnfortzahlungen mit den üblichen Lohnarten leisten, kommt das aber auf die AHV-Liste. Was tun? Beträgt die Lohnfortzahlung 100% des Lohnes, wird die Angestellte dank wegfallender AHV-Abzüge bei Krankeheit einen höheren Nettolohn haben als bei Arbeit, was viele Arbeitgeberinnen stossend finden. Wollen Sie das vermeiden, gehen Sie so vor: Diese Lohnart hat überhaupt keine Auswirkung auf die Lohnabrechnung, Sie müssen folglich auch nichts von dem korrigieren, was Sie schon abgerechnet haben, folglich gibt es keine AHV-Abzüge zurück. Das einzige, was diese Lohnart tut, wenn Sie denn mal in einer Lohnabrechnung steckt: Sie korrigiert den Betrag in der AHV-Abrechnung. Sie können diese Lohnart somit verwenden, wenn die Angestellte ansonsten gar keinen Lohn mehr erhält.

Der Nachteil dieser Lösung: es werden höhere AHV-Beiträge berechnet, als Sie dann tatsächlich zahlen müssen.

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Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung wird von den Verträgen aus erstellt: Es ist immer am besten, wenn Sie einmal im Monat alle Lohnabrechnungen auf einen Schlag erstellen. Das Layout Vertragsliste kommt Ihnen hier entgegen und zeigt bei allen Datensätzen nicht nur Name mit Ein- und Austrittsdatum, sondern auch das Pensum eines für den oben eingestellten Monat zugeteilten Monatslohn.

Nachdem Sie oben das Jahr und den Monat eingetragen haben, können Sie mit den drei Knöpfen rechts davon

In der Vertragsliste setzen Sie das grüne Gutzeichen bei den Verträgen, die eine Lohnabrechnung erhalten sollen. Verwenden Sie das grüne Gutzeichen ganz zuoberst, um alle Verträge zu wählen oder abzuwählen.

Wenn für den oben eingestellten Monat bereits eine Lohnabrechnung besteht, weist eine farbiger Hintergrund im Feld Tätigkeit darauf hin.

Neben dem Erstellknopf (unten auf der Liste, im Einzelbild rechts oben) prüfen Sie nochmal Jahr und Monat und geben an, ob aufgelaufene 13. Monatslöhne automatisch ausbezahlt werden sollen.

Wenn es in diesem Monat für die ausgewählten Leute bereits Lohnabrechnung gibt, wird Filemaker dies als Warnung anzeigen. Sie können eine zweite (dritte/siebenundzwanzigste...) Lohnabrechnung für dieselbe Person im selben Monat erstellen, aber vielleicht wollten Sie das ja nicht. Je nachdem fahren Sie weiter oder brechen Sie ab.

Die Erstellung von Lohnabrechnung dauert je nach Menge, Rechnerstärke und Netzwerkgeschwindigkeit, bei meinem Filemaker 11 mit der lokalen Datei braucht Filemaker eine gute Sekunde pro Lohnabrechnung.

Ist die Erstellung durch, landen Sie auf dem Layout "LohnabrechnungsListe".

Layout Lohnabrechnung

Mit dem Ändern-Symbol links in der Lohnabrechnungsliste gelangen Sie ins Einzelbild, mit dem Listensymbol rechts oben zurück zur Liste.

Die Lohnabrechnung zeigt die Adresse der Angestellten. Die wurde aus dem Vertrag kopiert und bleibt in der Lohnabrechnung gespeichert, spätere Namens- und Adressänderungen werden somit nicht berücksichtigt.

Über der Adresse stehen Monat und Jahr, rechts davon, ob die Lohnabrechnung abgeschlossen ist.

Im Reiter "Lohnteile" sehen wir den Inhalt der Lohnabrechnung, die drei übrigen Reiter sind nur informativ.

Ändern und Löschen

Nach dem Erstellen können Sie auf dem Einzelbild die Versandadresse oben rechts ändern, sonst nichts, und auch keine Lohnteile. Bei Fehlern müssen Sie die Lohnabrechnung auf dem Einzelbild mit dem Knopf unten links löschen und dann neu erstellen. Ist das Löschen erfolgreich, kommen Sie auf den Vertrag zurück.

Das Löschen ist möglich, wenn die Lohnabrechnung weder verbucht und noch bezahlt ist, und wenn das Jahr und der Monat in der Zentrale zur Bearbeitung freigegeben sind.

Lohnteile

Lohnteile sind die Zeilen oder Positionen der Lohnabrechnung. Auf der Lohnabrechnung werden Sie im Register Lohnteile angezeigt.

Mit der blauen Schaltfläche oben können Sie zwischen der Anzeige aller Lohnteile und der auf der Lohnabrechnung sichtbaren Lohnteile umschalten. Sichtbare Lohnteile haben Lohnarten mit Auftreten Brutto, Abzug oder Diverses, ihre Beträge bestimmen die Auszahlung. Unsichtbare Lohnarten dienen der Berechnung von Zwischenresultaten oder Arbeitgeberanteilen für die Verbuchung.
Der Betrag unten ist immer der Auszahlungsbetrag, auch wenn Sie alle Lohnteile anzeigen lassen.

Seitenvorschau und Drucken der aktuellen Lohnabrechnung geht mit dem Symbol rechts oben auch vom Layout Lohnabrechnung aus, zum Auszahlen und Buchen müssen Sie hingegen wieder auf die Liste.
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Lohnzahlung

Aus der Lohnabrechnungsliste können Sie einen Zahlungsauftrag erstellen. Sie erhalten daraus eine so genannte Pain001-Dateien im XML-Format nach ISO 20022. Diese können Sie dann Ihrer Bank einreichen.

Die Zahlung geht zu Lasten der obersten aktiven IBAN des Mandanten (Arbeitgebers).

Zahlungsdatei erstellen

Sie erleichtern sich das Leben, wenn Sie

Vorgehen bei der Auszahlung

Nachdem Sie die Vorbereitungen getroffen, d.h. sich die obigen Punkte zu Herzen genommen haben, wird es ernst:
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Lohnauswertungen

Liste der Lohnteile

Mutter aller Lohndaten ist die Tabelle Lohnteile. Im gleichnamigen Layout können Sie suchen nach Jahr und Monat, Angestellten-Namen, Nummer oder Name der Lohnart. Sie erhalten unten das Total aller Beträge und können beliebig exportieren.

Die Lohnteile sind eine endlos lange Liste. Jeder Lohnteil enthält

Sie können jede beliebige Auswertung erstellen, indem Sie in den Lohnteilen suchen und das Ergebnis betrachten, exportieren oder was auch immer. Es ist halt bloss immer eine endlos lange Liste - perfekt als Datenquelle, suboptimal fürs menschliche Auge.

Einige Auswertungen, die in einer Lohnbuchhaltung häufig benötigt werden, sind daher konfektioniert.

Lohnausweise

Im Reiter "Summe" der Lohnarten können Sie angeben, in welcher Position des Lohnausweises die Lohnteile erscheinen sollen.
Wenn Sie danach einen Lohnausweis erstellen oder aktualisieren, werden die entsprechenden Beträge zusammengesucht.

Die Lohnausweise erstellen Sie einzeln aus dem Layout VertragEinzelbild, Reiter Lohnausweis, idealerweise aber im Layout Mandant, Reiter Lohnausweis, für alle Angestellten zugleich. Dort können Sie nämlich noch eintragen, was sonst noch auf die Lohnausweise gedruckt werden muss: Name der Erstellerin, Telefonnummer für Rückfragen, Verbilligung von Mahlzeiten, Gratistransporte ja oder nein.

Es gibt pro Vertrag und Jahr nur einen Lohnausweis, wenn schon einer besteht, wird der aktualisiert. Einen bestehenden Lohnausweis können Sie mit dem Aktualisierungs-Symbol oben ebenfalls neu rechnen lassen, die Beträge werden aus den Lohnteilen geholt und im Lohnausweis eingetragen, sie aktualisieren sich also nicht von selber. Notfalls können Sie Einträge im Lohnausweis händisch ändern oder ergänzen.

Gewöhnen Sie sich an, Lohnausweise erst zu erstellen, wenn sicher ist, dass Sie in diesem Jahr keine Löhne mehr auszahlen, sonst haben Sie bald unvollständige Lohnausweise im Umlauf. Lohnausweise sind Urkunden. Und unvollständige Urkunden sind falsche Urkunden - da wollen Sie nicht Ihren Namen untendran haben.

Das gilt auch dann, wenn die Angestellte im Januar ihren letzten Arbeitstag hat und niemand damit rechnet, dass Sie später im Jahr noch eine Lohnabrechnung haben wird, weil sie nach Timbuktu auswandert. Wenn die Löhne unbedingt jetzt bescheinigt werden muss, nehmen Sie die Jahresliste. Und wenn es um Portosparen geht: Sie können ein PDF des Lohnausweises mit Strompost schicken.

Jahreslisten

Das Layout Jahreslisten ermöglicht verschiedene Auswertungen für den oben links eingestellten Mandanten (Arbeitgeber).

Gemeinsam ist allen, dass Sie das Jahr und die gefragten Monate oben angeben und dazu die Angestellten mit einem Klick auswählen können - oder alle aus- oder abwählen mit den Knöpfen links davon.

Die Wahl der Lohnarten wirkt sich nur bei der Jahresübersicht und dem Javascript-Pivot aus.

Javascript-Pivot
Das ist eine schnelle und flexible Auswertung im Webviewer, die sich allerdings weder exportieren noch sinnvoll drucken lässt. Sie funktioniert entweder mit dem MBS-Plugin oder mit Filemaker 13ff, sobald Sie im Layout PivotTabelle im Layoutmodus in der URL des Webviewers den Formelteil

MBS ( "Text.EncodeToBase64"; pivotjs::HTML_Calc )

ersetzen durch

Base64Kodieren ( pivotjs::HTML_Calc )

Wir nutzen hier die Möglichkeit von Filemaker, in einem Webviewer HTML darzustellen, und nutzen Javascript für die Gestaltung der Liste. Probieren Sie es einfach aus. So lange Sie nicht drucken müssen, bekommen Sie Ihre Auswertung schnell und flexibel.

Jahresübersicht
Zeigt die Lohndaten eines Jahres jeder Angestellten in Spalten für jeden Monat im A4-Querformat, sortiert von oben nach unten nach Lohnartennummer. Wenn Sie von jedem Jahr ein PDF dieser Auswertung aufbewahren, haben Sie ein wunderbares Archiv.

Diese Auswertung kann aber dauern, besonders wenn Sie viele Angestellte haben und ein ganzes Jahr auswerten. Sind mehr als 1'000 Lohnteile auszuwerten, wird Filemaker Sie warnen und einen Pfad für die Ablage eines PDFs prüfen - die Vorgabe können Sie im Layout Zentrale einstellen.

Auf die Warnung hin können Sie die Erstellung abbrechen und dann laufen lassen, wenn Sie den Rechner eine Stunde in Ruhe lassen können (rechnen Sie vorsichtshalber mit einer halben Minute pro Angestellte). Wenn Sie nach der Mittagspause wieder vorbeischauen, hat Filemaker ein PDF für Sie abgelegt.

Brauchen Sie nur eine Mitarbeiterin, geht die Auswertung natürlich schnell.

Jahres-Rekapitulation
Zeigt die Summen der gewählten Lohnarten für jeden gewählten Monat wie bei der Jahresübersicht, aber nicht pro Mitarbeiter, sondern gesamt. Geht darum schneller.
Lohnarten für die Auswertung wählen
Oben rechts wählen Sie einen ganzen Typ. Das genügt auch schon. Unten sehen Sie die Lohnarten, die zu den eingestellten Typen gehören.

Unten können Sie einzelne Lohnarten wählen, müssen aber nicht - wenn Sie da nichts machen, kommen alle der oben eingestellten Typen. Das sind alle, die unten anzgezeigt werden.

Wenn Sie eine Lohnart unten auswählen, färbt sie sich gelb und oben erscheint die Warnung Lohnarten: Filter aktiv!. Die Auswahl verfliegt wieder, sobald sie oben bei den Typen etwas ändern.

Wenn Sie eine Lohnart wählen, die Summanden hat, erhalten Sie in der Auswertung die Summanden und nicht die gewählte Summenlohnart. Sie können das nutzen und eine eigene Lohnart mit Typ Lohnausweis und Auftreten unsichtbar erstellen, denen Sie als Summanden eine Reihe von Lohnarten zuordnen, die Sie häufig zusammen auswerten wollen, zum Beispiel alles, was den Arbeitgeber Geld kostet.

AHV- und UVG-Abrechnung
Funktioniert wie die Jahresübersicht, nur geht es natürlich flotter, da viel weniger Lohnteile ausgewertet werden. Gewählte Lohnartentypen (Brutto, Abzug etc) werden nicht berücksichtigt.
Quellensteuerabrechnung
Jahr und Monate eingeben, wenn gewünscht einzelne Angestellte markieren und auf den Knopf drücken. Mehr dazu steht im Kapitel Quellensteuern.
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Lohnarten

Jeder Lohnteil (jede Zeile einer Lohnabrechnung) gehört zu einer bestimmten Lohnart. Die Lohnart gibt der Zeile einen Namen (Monatslohn, AHV-Abzug usw.) und bestimmt, in welchen Berechnungen und Auswertungen die Lohnteile dieser Lohnart verwendet werden.

Sie erhalten CLK-Lohn mit einer Reihe von Lohnarten, deren IDs in Skripts fest kodiert sind. Darum können Sie Lohnarten vom Typ System nicht löschen oder ändern, ausser Sie geben sich den vollen Zugriff (und machen die Lohnbuchhaltung kaputt).

Sie können aber eigene Lohnarten hinzufügen und diese ändern. Dazu gehen Sie mit Befehl-3 bzw. Ctrl-3 zur Lohnartenliste, sie erscheint in einem separaten Fenster.

Bei Lohnarten gibt es einen Haufen einzustellen. Wenn Sie eine eigene Lohnart erstellen wollen, schlage ich Ihnen folgendes Vorgehen vor:

Nun schauen wir, was diese Werte bedeuten:

Allgemeine Angaben zur Lohnart

Bezüge zu anderen Lohnarten: Summe, Summanden, Basis und Elemente

Lohnarten können auf zwei Arten Bezug aufeinander nehmen: Die Summe schaut auf die Summanden und die Basis auf die Elemente.

Wenn Sie eine Lohnart erstellen, die zuteilbar ist und zu einer Auszahlung führt, werden sie in aller Regel eingeben wollen:

Die Reiter Summanden und Elemente zeigen die Zuteilungen von oben gesehen. Bei der Lohnart Monatslohn steht in der Summe die Lohnausweis-Position 1. Bei dieser Lohnart wiederum steht bei den Summanden der Monatslohn - nebst allen anderen Lohnarten, die auf die gleiche Art zugeteilt sind.

Die Zuteilung kann von oben nach unten oder von unten nach oben erfolgen. Geben Sei bei der Basis den AHV-Lohn ein, sehen Sie bei der Lohnart AHV-Lohn in den Elementen (unter anderen) die Lohnart, die Sie gerade zugeteilt haben.

Am kommen Sie auf die richtige Einstellung, indem Sie bei einer ähnlichen, bereits bestehenden Lohnart abschauen.

Vorgaben für die Berechnung

Der Betrag eines Lohnteils errechnet so: Faktor x Menge x Ansatz. In der Lohnart können Sie angeben, was da eingesetzt werden soll.

Bei Lohnarten Typ System können und müssen Sie nichts eingeben, was die rechnen, ist fix im Skript.

Sie können eine fixen Betrag eingeben oder einen Filemaker-Ausdruck, den am besten englisch, damit er auch verstanden wird, wenn die Lohnbuchhalterin ihren Filemaker auf spanisch eingestellt hat.
Der Kontext für die Berechnung ist der Vertrag, weil die Lohnarten dort zugeteilt werden. Beim Typ berechnet ist der Kontext der Lohnteil, weil die Berechnung dort erfolgt.

Um den passenden Ausdruck zusammenzustellen, gehen Sie in den Vertrag oder in die Lohnteile und verwenden die Datenanzeige. Ist dieses Werkzeuge von Filemaker Pro Advanced nicht verfügbar, setzen Sie den Cursor in ein globales Feld und nutzen Datensätze/alle Feldwerte ersetzen, um an einen Formel-Editor zu kommen. Bei den Lohnteilen müssen Sie erst im Skriptmenü unter Entwicklerzeugs das Standardmenü einstellen.

Natürlich können Sie auch eine bereits bestehende Formel aus einer anderen Lohnart übernehmen.

Anzeige der Menge auf der Lohnabrechnung einstellen

Auf der Lohnabrechnung wird der Faktor nicht gedruckt, und die Anzahl ist fast immer ein Frankenbetrag und wird daher als Dezimalbetrag mit zwei Nachkommastellen dargestellt. Bei der Menge hingegen können wir Prozente, Stunden, Stück oder sonst etwas haben. Im Reiter Menge können Sie festlegen, wie die Zahl im Feld Menge dargestellt werden soll.
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13. Monatslohn

Grundlagen

Im Vertrag geben Sie im Reiter Lohn an, ob bei dieser Angestellter der 13. Monatslohn vorgesehen ist. Sobald da ein Ja steht, wird vom Betrag jeden Lohnteils, der für den 13. Monatslohn massgebend ist, ein Zwölftel zurückgelegt.

Bei der Auszahlung wird alles geplündert, was im gleichen Kalenderjahr zurückgelegt und im gleichen Jahr noch nicht bezahlt wurde. Andere Jahre werden ignoriert.

Das Ansparen besorgt die vorkonfigurierte Lohnart 3700 "13. Monatslohn Bildung Rückstellung". Im Reiter Element steht da die Lohnart 1000 Monatslohn. Dorthin kommt nun auch jede neue Lohnart, die einen Anspruch auf 13. Monatslohn begründet. Sie können das jeweils gleich bei der Lohnart im Reiter Basis festlegen, in dem Sie dort die Lohnart 3700 eintragen, so wie es bei der Lohnart 1000 schon der Fall ist.

Rückstellungsbildung prüfen

Um zu sehen, was bei einer Angestellten zusammengekommen ist, suchen Sie im Layout Lohnteile nach dieser Person, der Jahrzahl und den Lohnarten 3700 bis 3710. Die Auszahlungen wiederum finden Sie mit separater Suche nach den Lohnarten 3720 und 3730.

Alternativ können Sie es das Javascript-Pivot oder mit einer anderen Auswertung im Layout Jahresliste anwerfen - das ist übersichtlich und geht schnell, wenn Sie nur eine Angestellte abfragen.

Rückstellung korrigieren

Sind die Rückstellungen falsch, weil bei den bisherigen Lohnabrechnungen die Einstellungen fehlten oder die Grundlagen geändert haben, müssen Sie die Lohnabrechnung nicht neu machen. Sie müssen nur in der nächsten oder einer zusätzlichen Lohnabrechnung die Lohnart 3710 "13. Monatslohn Rückstellung korrigieren" zuteilen. Plus gleich mehr Rückstellung, minus gleich weniger Rückstellung.
Diese Lohnart könnten Sie auch verwenden, um einen verbleibenden Anspruch aus dem Vorjahr ins aktuelle Jahr zu bringen, Filemaker schaut von sich aus nicht auf andere Jahre.

13. Monatslohn auszahlen

Die Systemlohnart 3730 setzt einen 13. Monatslohn in der Höhe aller Rückstellungen des aktuellen Kalenderjahres aus, nach der Formel Bildung + Korrektur - bisherige Auszahlung.

Zu den gebildeten Rückstellungen gehören bei der Auszahlung auch die, die in der gleichen Lohnabrechnung entstehen. Sie bekommen im Dezember also nicht die Ansprüche Januar-November, sondern Januar bis Dezember.

Danach müsste bei allen betroffenen Mitarbeitern das Total der Lohnarten 3700+3710 (Bildung und Korrektur) gleich hoch sein wie das Total der Lohnarten 3720+3730 (Auszahlung manuell und automatisch).

Einem einzelnen Mitarbeiter können Sie den den 13. Monatslohn auszahlen

Ich empfehle die erste Variante; dann können Sie alle Lohnabrechnungen auf einmal erstellen, was der Übersicht dient.

Wollen Sie einen selbst festgelegten Anteil des 13. Monatslohn vorzeitig auszahlen wollen, bemühen Sie die Lohnart 3720 und geben Sie den Betrag vor. Diese Auszahlung wird bei späteren, automatischen Auszahlungen berücksichtigt, sie können sie also gleich wieder vergessen. Schauen Sie aber vorher, ob die Person überhaupt so viel angespart hat, das prüft Filemaker nicht.

13. Monatslohn bei Austritt

Eine automatische Auszahlung des 13. Monatslohns ist bis jetzt nicht in Betrieb. Sie können aber beim Setzen eines Austrittsdatums im Vertrag die Lohnart 3730 mit Anfangs- und Enddatum des Austrittsmonats zuteilen, auch wenn der in der Zukunft liegt. Dann haben Sie die Sache in einem Schritt durch.
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Quellensteuer

Grundlagen/verwendete Tabellen

Das Layout "Quellensteuercodes" zeigt eine Tabelle mit einem Datensatz pro Quellensteuercode und Kanton. Allein für den Kanton Bern haben wir im Jahr 2019 168 Stück. Diese Tabelle ist ein Extrakt aus der Tabelle mit den Quellensteuertarifen, wir brauchen Sie nur als Grundlage für die Wertelisten.

Im Layout Quellensteuertarife ist jeder Tarif einzeln drin - schon mit einem Kanton kommen Sie locker über 100'000, und da der Wohnsitzkanton der jeweiligen Angestellten und nicht etwas der Sitzkanton des Arbeitgebers ist, haben Sie häufig mit mehreren Kantonen zu tun.

Bis September 2022 waren deise Tarife nicht historisiert, Filemaker verwendet bei jeder Lohnabrechnung die gerade vorhandenen. Entsprechend müssen Sie aufpassen, wenn Sie Januar- und Dezemberlöhne nebeneinander bearbeiten.

Ab September 2022 gibt es eine neue Version mit einem Textfeld für eine oder mehrere Jahreszahlen auf jeder Tarifzeile, so dann nur diejenigen Quellensteuertarife abgefragt werden, die zum Jahr der Lohnabrechnung passen.

Neue Tarife einlesen

Wenn Sie die Tarife und Codes anfassen müssen, erstellen Sie zuerst eine Datensicherung, damit Sie den Urzustand einfach wieder herstellen können.

Bevor Sie die neue Quellensteuertarife bei der EStV herunterladen und einlesen, prüfen Sie die bestehenden Daten bei allen Kantonen, mit denen Sie arbeiten müssen:

Der Import
Gehen Sie ins Layout Quellensteuertarife und schreiben Sie links unten die Jahreszahl ein, für die Sie neue Tarife einlesen. Wenn Sie zwei Jahreszahlen untereinander schreiben, gelten die Einträge für beide Jahre.

Anschliessend betätigen Sie den Knopf "Importieren" rechts davon...

Vor dem Import das Jahr angeben

... und importieren die txt-Datei des Kantons, dessen Tarife Sie brauchen. Die Textdatei hat nur ein Feld, das importieren Sie in das Feld Zeile der Tabelle qstar:

Import von Quellensteuertarifen

Diesen Schritt wiederholen Sie mit den Textdateien der Tarife aller anderen Kantone, mit denen Sie auch noch abrechnen müssen.

Sind die Zeilen drin, rufen Sie alle Datensätze auf (wenn Sie bei 0 angefangen haben) oder suchen alle Datensätze ohne Eintrag im Feld Kanton. Die müssen wir noch auseinandernehmen, dazu dient der Knopf "Zeile auslesen".

Ist dies durch, lassen die beiden nächsten Skripts laufen: der Knopf "Codes erstellten" schafft die Grundlage für die Auswahl eines Codes im Layout Quellensteuercodes. Und in diesem Layout Quellensteuercodes können Sie mit dem Knopf "Redundante löschen" überflüssige Tarifeinträge entfernen: es gibt im Original ein Stück pro 50 Franken Lohn, auch wenn der Satz gleich bleibt. Je nach Kanton spart das ein paar Tausend Datensätze.

Achtung: Es gibt Millionen von Quellensteuerdatensätzen, besonders wenn Sie mit vielen Kantonen arbeiten müssen. Je nach Rechenstärke läuft dieses Skript 3 Tage und 3 Nächte durch. Sie können es aber jederzeit ohne Schaden mit Escape abbrechen und später neu aufnehmen. Oder vorher im Layout Quellensteuercodes nach einem einigen Kanton suchen und so stückweise arbeiten.

Quellensteuercodes zuteilen

Sobald die Liste Quellensteuertarife erstellt wurde, sind die dort vorkommenden Kantone und Tarife im Reiter Lohn des Layouts VertragEinzelbild im Angebot, und sie können den Pflichtigen die Tarife zuteilen wie im Kapitel Verträge beschrieben.

Tarife des neuen Jahres

Haben Ihre Tarife die Jahrzahl 2023, gibt es in den Januarlöhnen 2024 keine Quellensteuerabzüge mehr. Das rächt sich bei der Abrechnung mit der Steuerverwaltung.

Wenn Sie herausgefunden haben, dass die Tarife 2023 in einem oder mehreren Kantonen auch 2024 gelten, suchen Sie nach diesen Kantonen und ersetzen Sie den Inhalt des Feldes Jahre mit dem Befehl Datensätze/Feldinhalte ersetzen... durch die Formel List ( 2023 ; 2024 ). Und ein Jahr später, wenn die gleichen Tarife 2025 unverändert gelten, durch die Formel List ( 2023 ; 2024 ; 2025 ).

Achtung: Der Befehl Datensätze/Feldinhalte ersetzen ist gefährlich, da er bestehende Einträge massenweise überschreibt und Sie dies nicht rückgängig machen können. Erstellen Sie daher eine Sicherung und lesen Sie die Dialoganzeigen genau.

Quellensteuer und Lohnarten

Alle Lohnarten, die im Reiter Summe einer Lohnausweis-Position zwischen 1 und 7 zugeteilt sind, sind steuerpflichtig und werden darum als Basis für die Quellensteuer herangezogen.
Sie müssen somit für Quellensteuerpflichtige nichts speziell vorkehren. Achten Sie nur vor der ersten Lohnabrechnung darauf, dass Lohnarten für steuerpflichtige Lohnteile diese Zuteilung eben auch haben. Und nach der Erstellung der ersten Lohnabrechnung, ob es denn auch stimmt.

Quellensteuer in der Lohnabrechnung

Massgeben sind Jahr und Monat der Lohnabrechnung und der Monat, in dem der im Vertrag eingegebenen Tarif beginnt. Die Lohnbuchhaltung berechnet den Steuersatz aufgrund aller steuerpflichtigen Lohnteile des Monats, auch derer in anderer Abrechnungen, weil wir bei der Quellensteuerabrechnung vom Total des Monats ausgehen müssen.

Wurden bei einer anderen Lohnabrechnung im gleichen Monat bereits Quellensteuern abgezogen, wird dieser Abzug wieder gutgeschrieben. Die letztlich gültige Quellensteuerberechnung findet damit immer in der zuletzt erstellten Abrechnung des Monates statt. Das ist besonders praktisch, wenn bei der ersten Abrechnung des Monats noch ein falscher Tarif eingestellt war.

Quellensteuern korrigieren

Die Tarife ändern, und Sie erfahren das meistens zu spät. Was tun?
Zunächst geben Sie den neuen Tarif ein, und zwar ab dem Datum, ab der er wirklich gilt, auch wenn schon Lohnabrechnungen ab diesem Datum vorhanden sind. In dem Fall müssen wir vorhandene Abzüge korrigieren:

Quellensteuerabrechnung

Im Layout Jahreslisten die Monate wählen und den Knopf Quellensteuerabrechnung drücken. Das Skript sucht alle zusammen, die einen Abzug oder einen Tarif haben, und zeigt Ihnen die Liste mit Lohnhöhe und Abzug in jedem Monat, mit Steuersatz und dem Steuerbetrag, der sich daraus ergibt, auch wenn etwas anderes abgezogen wurde. Für den letzten Fall sehen Sie auch die Höhe Korrektur.
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Lohnabrechnungen verbuchen

Das müssen Sie gar nicht, Sie können sich also die ganze Arbeit sparen, die Lohnabrechnungen auszahlen und den entschwundenen Betrag in ihrer Finanzbuchhaltung als Lohnaufwand buchen. Es ist natürlich nur der Nettolohn.

Sie erhalten aber laufend Rechnungen der AHV, der Pensionskasse, der Unfallversicherung, der Quellensteuer usw. - die verbuchen Sie als Personalnebenaufwand, und dann stimmt Ihre Buchhaltung. Und da die diversen Sozialversicherungen früh und regelmässig Rechnung stellen, sogar zeitnah.

Somit brauchen Sie in diesem Kapitel nicht weiter zu lesen. Und Feierabend machen, nach diesem Kapitel kommt nämlich nichts mehr.
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Es ist also nicht nötig - warum ist es dann vorgesehen?

Damit Sie es lustvoll ignorieren können. Oder eben trotzdem tun, weil Sie besondere Gründe haben: Im Zweifelsfall lassen Sie es erst mal sein, Sie können auch später damit anfangen. Und das beste: Sie können im Dezember oder Januar ohne Weiteres alles noch rückwirkend buchen und sich bis dahin darauf konzentrieren, die Löhne auf die Reihe zu kriegen.

Und was muss ich dafür tun?

Legen Sie zuerst beim Mandanten ein Durchlaufkonto fest für die Gegenbuchung aller Lohnteile, die zu einer Auszahlung führen. Der Saldo auf diesem Konto ist dann genau der auszuzahlende Betrag; wenn Sie dann die Zahlung buchen, ist es auf null.

Wenn Sie Kostenstellen haben, können Sie die beim Vertrag eingeben und dadurch dafür sorgen, dass die gleichen Lohnkonto bei unterschiedlichen Mitarbeitern unterschiedliche Kostenstellen haben. Damit sparen Sie Fibukonten und Lohnarten.

Danach müssen Sie allen Lohnarten, die den Auszahlbetrag beeinflussen oder sonstwie gebucht werden, mit einer Kontierung versehen. Diese Kontierung ist mandatiert, wenn Sie den Mandanten wechseln, sind die Kontierungen weg. Sie müssen sie für jeden Mandant einzeln eingeben, weil unterschiedliche Mandanten unterschiedliche Kontenpläne haben können (sind die Kontenpläne fast oder ganz gleich, hilft im Layout Kontierung Export, Mandantwechsel, dann Import).

Die Kontierung der Lohnteile erfolgt im Layout LohnartEinzelBild im Reiter "Log". Führt die Lohnart zu einer Auszahlung (Auftreten Brutto, Abzug oder Diverses, nicht aber unsichtbar), geben Sie nur eine Kontonummer im gleichnamigen Feld ein, das Gegenkonto wird vom Mandanten bezogen. Darum ist das Feld "KontoHaben" grau unterlegt (Bei Filemaker 13ff können sie es statt dessen ausblenden).

Da Sie nur ein Konto angeben, müssen Sie sich auch nicht den Kopf über Soll und Haben zerbrechen. Je nach Vorzeichen des Lohnteils wird die Buchung automatisch gedreht.

Wenn Sie Kostenstellen führen, können Sie eine Lohnart einer Kostenstelle zuweisen. Tun Sie das nicht, erhält die Buchung die Kostenstelle der Angestellten, die Sie beim Vertrag festgelegt haben. Eine Kostenstelle bei der Lohnart ist also meist unnötig (und falsch), eine sinnvolle Anwendung sind Cafeteria-Abzüge.

Bei Lohnarten mit Auftreten unsichtbar gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Bei Lohnarten, die nur als statistische Zusammenfassungen funktionieren wie AHV-Lohn, AHV-Basis, AHV-Re ntnerfreibetrag, ALV-Basis und sämtliche Lohnausweis-Summenlohnarten gibt es nichts zu buchen, also kontieren Sie auch nichts (wirklich nicht, sonst wird nämlich trotzdem gebucht!).
  2. Bei Lohnarten, die einen Aufwand beim Arbeitgeber zeigen, müssen Sie Soll- und Habenkonto angeben - das Lohndurchlaufkonto kommt ja nicht in Frage, weil es nichts auszuzahlen gibt.
    Beispiel: die Lohnart zur Rückstellungsbildung für den 13. Monatslohn hat im Soll den Lohnaufwand (beginnt bei Käfer mit 30 und bei KMU mit 50) und im Haben das Fremdkapitalkonto, das die Ansprüche der Angestellten auf den 13. Monatslohn ausweist (beginnt bei beiden mit 20).

Lohnabrechnungen verbuchen


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Spezialfall: Auszahlung an unterschiedliche Empfänger

Wenn der Lohn bei jeder Abrechnung an unterschiedliche Konten bezahlt werden soll - und nur dann - bemühen Sie den Reiter "Zahlung an" im Layout VertragsEinzelbild:

Instruktionen zur Zahlung an 3 verschiedene Konten

Kompliziert? Die gute Nachricht: das brauchen Sie fast nie oder gar nie und können mit der weiteren Lektüre warten, bis Sie die erste Lohnpfändung im Haus haben. Oder eine Angestellte einen Teil des Lohnes direkt nach Sizilien überwiesen haben möchte.

Wenn Sie jetzt noch da sind, haben Sie vermutlich ein Einschreiben des Betreibungsamtes mit dem Titel "Lohnpfändung" erhalten: was 2'700 Franken pro Monat übersteigt, muss an das Betreibungsamt. Und gestern ein Einschreiben des kantonalen Jugendamtes mit der Forderung, alle Familienzulagen direkt ihr zu zahlen. Natürlich beim gleichen Mitarbeiter, damit es richtig schön kompliziert wird.

Als erstes wechseln Sie nun zu den Personen und prüfen, ob die beiden Institionen bereits vorhanden sind, wenn ja, ob die IBAN, auf die sie nun gern Geld hätten, im Reiter "Zahlungsdaten" schon stehen.

Erfassen Sie die Institutionen nur dann neu, wenn sie noch nicht da sind - bei der Personentabelle soll jede Person/Institution nur einmal vorkommen. Ist die Institution schon da, aber mit einer anderen IBAN, lassen die in Ruhe und fügen Sie die neue IBAN einfach unten hinzu. Ist es eine QR-IBAN, braucht es eine 27stellige Referenznummer, aber die geben Sie hier noch nicht ein.

Nun haben wir die Stammdaten drin und können Sie beim aktuellen, aber auch bei allen künftigen Fällen verwenden. Wir kehren dazu zurück zum Reiter "Zahlung an" im Layout VertragsEinzelbild.

IBAN mit Auszahlungs-Instruktionen erfassen

  1. Das Jugendamt bekommt alle Familienzulagen.
  2. Was nun noch bleibt, erhält der Angestellte, aber maximal 2'700 Franken pro Monat.
  3. Der Rest geht an das Beitreibungsamt.
In dieser Reihenfolge müssen wir die Instruktionen eingeben. Dazu können wir das Zahlenfeld "Prior." ganz links verwenden.

Achtung: die IBAN, die wir beim Angestellten erfasst haben, wird hier nicht ergänzt, sondern ersetzt. Wir müssen also alle 3 Auszahlugs-Instruktionen eingeben, nicht nur die beiden Ämter. Mit dem Bleistiftsymbol ganz links mutieren wir eine bestehende Instruktion; mit dem Plus-Symbol darüber erstellen wir eine neue. Wir legen den Brief des Jugendamtes parat, klicken auf das Plus und landen hier:

Einrichten einer Auszahlung

Und es sieht kompliziert aus, darum arbeiten wir systematisch:

  1. IBAN festlegen: Ins weisse Feld links tippen wir den Anfang des Namens der Person/Institution, die hier Geld bekommt, also Jugend oder Betreibung oder den Nachnamen des Angestellten. Nach dem Druck auf Enter sehen wir unten die passenden Personen mit ihren IBAN und können die richtige mit einem Klick auswählen. Sie erscheint dann oben links (und wenn nicht, haben Sie die Empfängerin bei den Personen noch nicht erfasst oder ihr keine IBAN gegeben).
  2. Mitteilung:: Links sehen Sie, ob die gewählte IBAN eine QR-IBAN ist oder nicht. Ist es beispielsweise eine QR-IBAN des Betreibungsamts, hat dieses Ihnen im gleichen Brief eine 27stellige Referenznummer angegeben, die Sie im weissen Feld in der Mitte nun eintippen - Zahlungen auf QR-IBAN funktionieren nur mit solche Referenznummern, und die machen den Empfängern das Leben viel einfacher.
    Ist es keine QR-IBAN, haben Sie unter dem Wort Mitteilung ein grösseres weisses Feld, in das Sie einen Klartext von maximal 140 Zeichen eingeben können - geht die Zahlung an ein Amt, wird dieses eine solche Angabe dringend benötigen und hat sie vermutlich im Brief vorgegeben. Geht die Zahlung an den Mitarbeiter selbst, lassen Sie das Feld leer.
  3. Betrag festlegen: die 3 Varianten stehen gleich da:
Zurück im Vertragseinzelbild geben vergeben wir die Prioritäten:
  1. Das Jugendamt kommt zuerst und kassiert die Familienzulagen, falls es welche gab
  2. An zweiter Stelle kommt der Angestellte selber, er erhält alles (d.h. alles, das nicht schon ans Jugendamt ging), bis zum eingestellten Maximalbetrag von 2'700
  3. An dritter Stelle kommt das Betreibungsamt. Wie alle Zahlungsempfänger unter der ersten Priorität kann es nur bekommen, was nach Zahlung an die höherrangigen Empfänger überhaupt noch da ist, es kann somit auch sein, dass es gar keine Zahlung an das Betreibungsamt gibt.
Die Auszahlungsinstruktionen haben Grenzen, die es gerade bei Lohnpfändungen im Auge zu halten gilt:
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Objekte und Einsätze: wer arbeitet wo?

  1. Dieser Teil ist freiwillig. Die Lohnbuchhaltung funktionert ohne diesen Teil wunderbar
  2. Wir arbeiten hier nur mit den Adressen, unabhängig von Mandanten und Verträgen.
  3. Wir können hier planen, wer wann wo arbeitet, und so bei Ausfällen erkennen, wo es Ersatz braucht.
Layout Objekte

Aufnahme der Objekte

Im Layout Objekte und Einsätze/Objekte erstellen Sie Datensätze für jedes Objekt, an dem Sie arbeiten. Auf der linken Seite tragen Sie ein, um welches Objekt es sich handelt:

Eintrag der Arbeitseinsätze

Ist das Objekt erfasst, können Sie auf der rechten Seite die Einsätze der Mitarbeiterinnen dazutun. Einen neuen Eintrag erstellen Sie mit der Eingabe des Nachnamens im Feld "Person hinzufügen", der Anfng des Nachnamens reicht auch schon. Der Tabulator bringt Sie zur Auswahl der Personalnummer, das Plus-Zeichen danach fügt die Person hinzu.

Die Person hat nun eine Zeile im Portal, und da können Sie

Ferner können Sie mit dem Zeilensymbol links im Portal ein Stundenrapportformular für die Person auf dieser Zeile erstellen. Achten Sie auf die Einstellung des Jahres und es Monats links oben.

Das Vcard-Symbol links im Portal bringt Sie zum Layout Person. Dort finden Sie im Reiter Einsatz die spiegelverkehrte Version: hier können der aufgerufenen Person Einsätze anhängen, Sie müssen bloss die Objekte vorher schon erfasst haben. Auch von hier aus können Sie Stundenrapporte erstellen.

Die Darstellung im Layout Person war ja auch das Ziel der Übung: wir sehen, wo diese Person arbeitet.

Das Journal: Notizen über und Briefe an die Angestellten

Im Layout Person können Sie im Reiter Journal protokollieren, was Sie mit der Angestellten besprochen haben oder was die Angestellte angestellt hat. Mit dem grünen Plus-Symbol links über dem Portal erstellen Sie einen neuen Eintrag.

Der rote Knopf rechts mit der Anschrift n "Personen erhalten einen neuen Eitnrag (oder Serienbrief)" macht genau dasselbe, aber nicht nur mit der oben sichtbaren Person, sondern mit allen aufgerufenen, darum die Zahl vor dem Wort Personen. In der Regel ist es müham, die passenden Personen zusammzusuchen, sie können die auch auf dem Eintrag selber noch zufügen.

Layout Eintrag

Links ist der Inhalt, rechts stehen die betroffenen Personen. Ein Eintrag kann nämlich mehrere Personen betreffen, und die müssen nicht einmal angestellt sein. Sie können in der Personentabelle auch Ärztinnen, Bewährungshelfer und Sozialdienste aufnehmen.

Schreiben Sie einen Nach- oder Firmennamen ins Feld bei "Anfügen" und gehen Sie mit dem Tabulator in die Auswahl. Wählen Sie die Person und fügen Sie diese mit dem Plus-Symbol zu.

Inhalt des Journaleintrags

Der Journaleintrag kann eine Notiz oder ein Brief sein. Die Felder haben je nachdem andere Bedeutungen: Haben Sie einen Brief getippt, bemühen Sie die Druckersymbole auf der rechten Seite - oben für einen einzelnen Ausdruck an eine von mehreren Empfängerinnen, unten für den Druck an alle - natürlich mit der jeweils passenden Adresse und Anrede.

Das Drucksymbol führt nicht direkt zum Druck, sondern öffnet eine Vorschau in einem neuen Fenster namens "Druckfenster". Prüfen Sie das Aussehen, die Absender- und Zieladresse und die Anrede. Mit dem Buchsymbol links oben können Sie durch die Seiten blättern.

Schliessen Sie das Druckfenster mit Escape, um den Brief oder an den Adressen zu korrigieren. Die Absenderangaben entspringen dem Personendatensatz des aktuellen Mandanten.

Im Druckfenster führen Entertaste und Zeilenschaltung zum Druckdialog. Beim Serienbrief müssen Sie "alle aufgerufenen Datensätze" einstellen, sonst kommt nur der erste.

Briefvorlagen

Häufig verwendete Brieftexte können Sie im Layout Einstellungen/Briefvorlagen hinterlegen. Erstellen Sie für jede Vorlage einen Datensatz.

Die Kennung ist der Begriff, an dem Sie die Vorlage erkennen, das Betreff ist das, was im Brief als Titel gedruckt wird.

Nun erfassen Sie links den Text, rechts die Beilagen. Bei den Beilagen sind Aufzählungszeichen vorgesehen: beginnen Sie mit einem Bindestrich, gefolgt vom Tabulator. Nach der ersten Beilage Zeilenschaltung, wieder Bindestrich und Tabulator - so gibt es eine formatierte Liste.

Haben Sie mindestens eine Briefvorlage erfasst, können Sie diese mit auf dem Layout Eintrag rechts unten auswählen und mit dem Aktualisierungs-Symbol einlesen.

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Update: Datenübertrag auf eine neue Version

Der Versionswechsel ist etwas heikel, weil Lohnarten, Lohnbasen und Lohnsummen Datensätze sind, die teilweise von Ihnen erstellt werden, teilweise aber auch in der Lösung fix verbaut sind.

Nach dem Update-Prozedere sind darum Ihre eigenen Lohnarten nicht mehr da. Es unterstützt sie aber darin, die nun fehlenden Lohnarten zu erkennn und wieder einzubauen.

Weil die Lohnarten und deren Verbindungen in der neuen Version für das Funktionieren erforderlich sind, ist der FM-Migrator nicht zu empfehlen. Folglich verlieren Sie beim Übertrag auf die neue Version die erstellten Konten und veränderten Passwörter.

Vorgehen beim Update

Eigene Lohnarten zurückholen

Die Lohnarten, Lohnsummen und Lohnbasen stammen nun aus der neuen Version. Wenn Sie eigen Lohnarten erstellt haben, fehlen die noch. Dazu gibt es einen Drei-Punkte-Plan im Reiter Lohnartenübertrag.
  1. In der neuen Datei klicken Sie dort auf die rote Fläche links. Sie haben nun eine Datei Lohnarten.tab auf Ihrem Schreibtisch. Öffnen Sie diese mit einem Editor und kopieren Sie den gesamten Inhalt.
  2. Öffnen Sie die alte Version, gehen Sie dort im Layout Zentrale auf den Reiter Lohnartenübertrag und kleben Sie den Kladderadatsch ins blaue Feld.
  3. Klicken Sie nun in der alten Version auf die rote Fläche rechts.
Sie erhalten in der alten Version eine Liste der Lohnarten, deren IDs in der neuen Version nicht vorkommen.

Gehen Sie nun zu den Lohnarten der neuen Version und importieren Sie diese Lohnarten aus der alten Version, mit der Einstellung passende Namen. Damit importieren Sie alle Angaben ausser den Summen und Basen.

Stellen Sie alte und neue Version nebeneinander und setzen in den Reitern Summe, Summanden, Basis und Elemente in der neuen Version, was in der alten Version steht.

Schliesslich suchen Sie in der neuen Version in der Lohnartennummer nach einem Ausrufezeichen. Sie finden so Lohnarten mit geichen Nummern.
Die Maschine wird davon nicht verwirrt, weil sei mit unveränderlichen IDs arbeitet und nicht mit der Lohnartennummer. Sie hingegen sorgen da besser für Eindeutigkeit: ändern Sie die Nummer bei Ihrer bisherigen Lohnart, dann entfällt das Problem beim nächsten Update.

Wo Sie hingegen eine Lohnart erstellt haben, die das gleiche tut wie eine, die nun aus der neuen Version stammt, können Sie die aus der neuen Version löschen, ausser natürlich die hätte Typ System oder ein Ja im Reiter Log bei "ID wird in Felder und Skripts verwendet".

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