CLK-Lohn: Mandanten- und netzwerkfähige Lohnbuchhaltung für Filemaker ab Version 11

Inhalt

  1. Allgemeines zur Datei bzw. was haben wir hier überhaupt?
  2. Funktionsweise
  3. Einrichten von AHV-Einstellungen
  4. Einrichten von Personen
  5. Einrichten von Mandanten
  6. Verträge
  7. Lohnzuteilung
  8. Lohnabrechnungen
  9. Löhne auszahlen
  10. Auswertungen
  11. Lohnarten
  12. 13. Monatslohn
  13. Quellensteuern
  14. Löhne verbuchen

Allgemeines

Was es ist

Eine Filemakerdatei im .fp7-Format. Das ist kein Programm. Sie brauchen das Datenbankprogramm Filemaker Pro in der Version 11 oder neuer.

Was diese Datei macht

Es ist eine komplette Lohnbuchhaltung für Schweizer KMU.

Wie steinalt ist diese Lösung?

Die Lohnbuchhaltung wurde im Sommer 2019 geschrieben, auf Filemaker 11, obwohl es da schon Filemaker 18 gab.

Damit dient sie auch Leuten, die noch auf Filemaker 11 arbeiten. Konversion nach oben geht immer, nach unten nicht. Darum Filemaker 11.

Was sie kann

Was diese Datei (noch) nicht macht

Diese Einschränkungen können in künftigen Versionen fallen. Mit dem vollen Zugriff können Sie selber dahinter.

Was diese Datei niemals machen wird (ausser Sie machen es selber)

Was sie kostet und wo man sie kriegt

Mit der Testversion können Sie die Löhne von bis zu 10 Angestellten beliebig lange machen. Sie haben allerdings keinen vollen Zugriff.

Eine Version mit vollem Zugriff und damit natürlich ohne Beschränkungen gibt es auf Bestellung beim mir, und zwar für CHF 250.

Den vollen Zugriff kriegen Sie mit dem Benutzernamen Entwickler und dem Passwort modulo. Das gilt für alle CLK-Datenbanken und steht seit Jahren im Internet. Wenn Sie Ihre Daten schützen wollen, sollten Sie dann ein anderes Passwort setzen.
Achtung: nie mit vollem Zugriff produktiv arbeiten! Wesentliche Teile funktionieren nur über die Berechtigungen.
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Funktionsweise/Übersicht/Schnelldurchlauf

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Die Arbeit mit den einzelnen Elementen

AHV-Einstellungen

Die Angaben in diesem Layout gelten für alle Mandanten zugleich, und zwar ab dem Datum, das oben steht. Ändert ein Satz, duplizieren Sie den aktuellen Datensatz, geben beim neuen oben das Datum der Änderung an und korrigieren den fraglichen Satz.
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Personen

Im Urzustand haben Sie eine Adresse hier: die heulende Wolf GmbH, das ist Ihre Arbeitgeberin und Ihr Mandant. Am einfachsten überschreiben Sie die Angaben hier mit Ihren eigenen.
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Mandanten

Mandanten sind Arbeitgeberinnen und als solche erst einmal Personen, natürliche oder juristische. Der Arbeitgeber muss also zuerst als Person erfasst sein, mit seiner IBAN - nur dass das Geld in diesem Fall hier weggeht statt draufkommt.

Wenn Sie also Name, Adresse und IBAN des Arbeitgebers bei den Personen erfasst haben, wechseln Sie mit dem grauen Knopf "Das ist ein Mandant" auf die Mandantentabelle. Dort geben Sie ein:

Haben Sie mehrere Mandanten, können Sie oben links jeweils umschalten. In mandatierten Tabellen sehen Sie jeweils nur die Datensätze, die zum gerade eingestellten Mandanten gehören.

Das betrifft Verträge, Lohnabrechnungen, Lohnzuteilungen, Lohnteile und Lohnausweise. Nicht mandatiert sind hingegen die Tabellen für Personen, die Zentrale, die AHV-Einstellungen, die Quellensteuertarife und auch nicht die Lohnarten - wohl aber die Kontierung der Lohnarten.
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Verträge

Ein Vertrag ist die Anstellung einer Person mit bei einem Mandanten. Die Vertragstabelle ist mandatiert, Sie sehen nur die Verträge des Mandanten, der oben links eingestellt ist.

Eine Person kann mehrere Verträge haben, sinnvoll ist pro Arbeitgeber (Mandant) nur ein Vertrag aufs Mal, und dies auch nur, wenn die Anstellungen in verschiedenen Kalenderjahren liegen. Gleichzeitig laufende Verträge sind technisch möglich, aber selten sinnvoll, und schwierig zu handhaben. Wenn immer Sie in Versuchung kommen, einer Person zwei Verträge zu geben - oder noch schlimmer, die gleiche Person mehr als einmal zu erfassen: Machen Sie das nicht, sonst werden die Quellensteuer- und womöglich auch AHV- und ALV-Abrechnungen falsch. Sie lösen das Problem viel besser mit unterschiedlichen Lohnarten.

Vertrag erstellen

Einen neuen Vertrag erstellen Sie im Layout Person im Reiter "Vertrag und Bewilligung", in dem Sie im Portal das Datum der Anstellung angeben, ggf. auch schon das Ende, wenn es bereits vereinbart ist, und die Tätigkeit.

Dann drücken sie mal herzhaft Enter, um die Eingabe zu speichern, und wechseln mit dem Detailsybol (Lupe) links des neuen Eintrages auf das Layout "VertragEinzelbild".

Oben sehen Sie den Namen und die bereits vorhandenen Angaben. Ergänzen Sie das Arbeitspensum; wie alle Prozentzahlen in dieser Lösung geben Sie es dezimal ein, also 0.5 für 50%. Eine Kostenstelle können Sie angeben, wenn Sie Lohnabrechnungen verbuchen.

Angaben zum Lohn

Im Reiter "Lohn" geben Sie ein: Der Reiter "Abrechnung" zeigt bereits bestehende Lohnabrechnungen, Sie können mit dem Symbol links zu jedem gehen.
Der Reiter "Lohnausweis" zeigt bestehende Lohnausweise. Sie können hier auch gleich einen erstellen oder einen bestehenden aktualisieren.

Lohnzuteilung

Der hellblaue Reiter "Zuteilung" im Layout VertragEinzelbild ist das Herz der Lohnbuchhaltung. Hier teilen Sie den Verträgen Lohnarten zu, und was sie hier zuteilen, kommt auf die Lohnabrechnung.

Nicht zuteilen müssen Sie Lohnarten des Typs "System", die rechnet die Lohnbuchhaltung immer. Dazu gehört der Monatslohn (falls Sie einen bei den Lohndaten im Vertrag eingetragen haben), das der Feriengeldzuschlag für den Stundenlohn, die Rückstellung für den 13. Monatslohn, die Quellen- und alle Sozialsteuern.

Alle übrige, auch Pensionskassenabzüge, Familienzulagen und Krankentaggeldversicherungsprämien, kommt dann auf den Lohn, wenn es zugeteilt ist.
Sie wählen im weissen Feld "Lohnart" links die Lohnart aus, beispielsweise den Stundenlohn:

Zuteilung von Stundenlohn

Der Tabulator führt von der Menge zum Ansatz und von dort direkt zum grünen Plus-Symbol, das Sie mit dem Leerschlag drücken können, dann wird die Zuteilung erstellt und Sie können gleich die nächste Lohnart auswählen. Die Maus müssen Sie nur bemühen, wenn Sie die bei den anderen Feldern Eingaben machen wollen - das können Sie auch noch im Portal unten, wo die Zuteilung nun sichtbar ist.

In der Portalzeile sehen Sie den Betrag, können den Text noch ändern, ebenso das Feld "1xMt": das legt fest, dass diese Lohnart nicht gerechnet werden soll, wenn im gleichen Monat bereits eine Lohnabrechnung mit dieser Lohnart besteht. Das ist die Standardvorgabe für Pensionskassenabzüge und Familienzulagen.

Zur besseren Übersicht können Sie unterhalb des Portals festlegen, dass nur Zuteilungen erscheinen sollen, die den oben rechts eingestellten Monat betreffen, oder dass nur die mit der oben links eingestellten Lohnart sichtbar sein sollen.

Lohnzuteilungen bei mehreren Abrechnungen pro Monat

In einer perfekten Welt machen Sie einmal im Monat die Lohnabrechnung aller Angestellten auf einen Schlag und schauen sie nachher nie wieder an. Danach können Sie die Zuteilungen für den letzten Monat löschen, oder auch nicht: sie haben ja ein Enddatum und kommen im nächsten Lohn nicht mehr. Automatisch gelöscht werden die Zuteilungen nicht, wenn Sie mal auf dem Lohn sind, damit Sie sie noch haben, wenn Sie die Abrechnung löschen und neu erstellen wollen.

In unserem Beispiel oben haben wir Stundenlohn für die Abrechnung vom September eingegeben. Wenn Sie nun ein zweite Lohnabrechnung für den September raushauen, wird die Lohnbuchhaltung diese Stunden wieder einsetzen, weil sie es schlicht nicht besser weiss - es ist also an Ihnen, Lohnzuteilungen zu löschen bzw. anzupassen, damit sie nicht das gleich mehrfach auszahlen.

Bei Lohnarten mit dem Vermerk 1xMt besteht das Problem nicht, weil der dafür sorgt, dass die Lohnart pro Monat höchstens einmal erscheint - bei Stundenlöhnen ist genau das aber nicht erwünscht.

Der einfachste Weg, solche Probleme zu meiden: nur eine Lohnabrechnung pro Monat. Und sonst vor der Erstellung der zweiten Lohnzuteilungen wie Stundenlohn löschen.

Massenzuteilung: gleiche Lohnart für viele Leute

Im Reiter Zuteilung des Layouts VertragEinzelbild geben Sie im gleichen Vertrag, also für die gleiche Person, verschiedene Lohnarten ein. Nun haben Sie aber eine lange Liste mit Arbeitsstunden oder Cafeteriabezügen: die Lohnart ist immer gleich, aber die Verträge ändern auf jeder Zeile.

Statt Zeile für Zeile den neuen Vertrag zu suchen, wechseln Sie zum Layout Massenzuteilung und geben oben die Lohnart ein. Die Zuteilung mit Erfassungszeile und Portal funktioniert nun gleich wie die beim Vertrag, nur dass Sie links nicht jedes Mal eine neue Lohnart wählen, sondern einen neuen Vertrag.

Wenn die Person, die Ihnen diese Liste gibt, sie selber auf einem Datenträger hat, können Sie natürlich auch in die Tabelle Lohnzuteilung importieren.
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Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung wird von den Verträgen aus erstellt: Es ist immer am besten, wenn Sie einmal im Monat alle Lohnabrechnungen auf einen Schlag erstellen.

Neben dem Erstellknopf geben Sie an, für welches Jahr und welchen Monat die neuen Lohnabrechnungen erstellt werden soll, und ob aufgelaufene 13. Monatslöhne automatisch ausbezahlt werden sollen.

Wenn es in diesem Monat für die ausgewählten Leute bereits Lohnabrechnung gibt, wird Filemaker dies als Warnung anzeigen. Sie können eine zweite (dritte/siebenundzwanzigste...) Lohnabrechnung für dieselbe Person im selben Monat erstellen, aber vielleicht wollten Sie das ja nicht. Je nachdem fahren Sie weiter oder brechen Sie ab.

Die Erstellung von Lohnabrechnung dauert je nach Menge, Rechnerstärke und Netzwerkgeschwindigkeit, bei meinem Filemaker 11 mit der lokalen Datei braucht Filemaker eine gute Sekunde pro Lohnabrechnung.

Ist die Erstellung durch, landen Sie auf dem Layout "LohnabrechnungsListe".

Layout Lohnabrechnung

Mit dem Ändern-Symbol links in der Lohnabrechnungsliste gelangen Sie ins Einzelbild, mit dem Listensymbol rechts oben zurück zur Liste.

Die Lohnabrechnung zeigt links die Adresse der Angestellten. Die wurde aus dem Vertrag kopiert und bleibt in der Lohnabrechnung gespeichert, spätere Namens- und Adressänderungen werden somit nicht berücksichtigt.

Über der Adresse stehen Monat und Jahr, rechts davon, ob die Lohnabrechnung abgeschlossen ist.

Im Reiter "Lohnteile" sehen wir den Inhalt der Lohnabrechnung, die drei übrigen Reiter sind nur informativ.

Sperren und Entsperren

Nach der Erstellung sind die Lohnabrechnungen abgeschlossen und damit gesperrt. Sie können sie weder ändern noch löschen. Wenn Sie das doch tun wollen, entsperren Sie die Lohnabrechnung, in dem sie das "Ja" bei "abgeschlossen" rechts oben mit einem Klick zu einem "Nein" machen. Das ist möglich, wenn Ein Klick macht aus dem "Nein" wieder ein "Ja". Dabei werden alle Systemlohnarten neu berechnet, Sie werden eine kleine Verzögerung merken. Und dass die Änderung beim AHV-Abzug, die Sie extra gemacht haben, wieder futsch ist: Systemlohnarten werden vom Skript aufgrund der Einstellungen immer neu errechnet.

Die Neuberechnung können Sie anstossen, in dem Sie die Abrechnung wieder sperren, oder mit dem Aktualisierungssymbol oben links.

Lohnteile

Lohnteile sind die Zeilen oder Positionen der Lohnabrechnung. Auf der Lohnabrechnung werden Sie im Register Lohnteile angezeigt.

Mit der blauen Schaltfläche oben können Sie zwischen der Anzeige aller Lohnteile und der auf der Lohnabrechnung sichtbaren Lohnteile umschalten. Sichtbare Lohnteile haben Lohnarten mit Auftreten Brutto, Abzug oder Diverses, ihre Beträge bestimmen die Auszahlung. Unsichtbare Lohnarten dienen der Berechnung von Zwischenresultaten oder Arbeitgeberanteilen für die Verbuchung.
Der Betrag unten ist immer der Auszahlungsbetrag, auch wenn Sie alle Lohnteile anzeigen lassen.

Seitenvorschau und Drucken der aktuellen Lohnabrechnung geht mit dem Symbol rechts oben auch vom Layout Lohnabrechnung aus, zum Auszahlen und Buchen müssen Sie hingegen wieder auf die Liste.
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Lohnzahlung

Die beiliegende Datei FmPain kann Zahlungsaufträge erstellen, so genannte Pain001-Dateien im XML-Format nach ISO 20022.

FmPain einrichten

Die Datei FmPain funktioniert unabhängig von der Lohnbuchhaltung als Kreditorenlösung, darum ist vor der ersten Lohnzahlung etwas Einrichtung nötig:

Bei den Personen erfassen Sie den Arbeitgeber (Mandanten) und machen ihn auch in der Datei FmPain zum Mandanten, das funktioniert genau gleich wie in der Lohnbuchhaltung.

Die Adresse des Mandanten ist die einzige, die Sie in FmPain erfassen müssen! Auf dem Layout PersonEinzelbild tragen Sie noch die IBAN ein, die belastet werden soll:

Einrichtung vom FmPain

Tragen Sie auch die Kontowährung ein. Beschreibung und Priorität sind nicht nötig. Nach dem Speichern muss bei "Fehler" die Zahl 0 stehen.

Wenn Sie FmPain bereits eingerichtet haben, können Sie das vergessen, bis Sie als Arbeitgeber das Konto ändern. Vor der Lohnauszahlung müssen sie nur noch prüfen, ob im FmPain der richtige Mandant eingestellt ist - und das auch nur, wenn Sie mehrere Mandanten haben.

Zahlungsdatei erstellen


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Lohnauswertungen

Liste der Lohnteile

Mutter aller Lohndaten ist die Tabelle Lohnteile. Im gleichnamigen Layout können Sie suchen nach Jahr und Monat, Angestellten-Namen, Nummer oder Name der Lohnart. Sie erhalten unten das Total aller Beträge und können beliebig exportieren.

Die Lohnteile sind eine endlos lange Liste. Jeder Lohnteil enthält

Sie können jede beliebige Auswertung erstellen, indem Sie in den Lohnteilen suchen und das Ergebnis betrachten, exportieren oder was auch immer. Es ist halt bloss immer eine endlos lange Liste - perfekt als Datenquelle, suboptimal fürs menschliche Auge.

Einige Auswertungen, die in einer Lohnbuchhaltung häufig benötigt werden, sind daher konfektioniert.

Lohnausweise

Im Reiter "Summe" der Lohnarten können Sie angeben, in welcher Position des Lohnausweises die Lohnteile erscheinen sollen.
Wenn Sie danach einen Lohnausweis erstellen oder aktualisieren, werden die entsprechenden Beträge zusammengesucht.

Die Lohnausweise erstellen Sie einzeln aus dem Layout VertragEinzelbild, Reiter Lohnausweis, idealerweise aber im Layout Mandant, Reiter Lohnausweis, für alle Angestellten zugleich. Dort können Sie nämlich noch eintragen, was sonst noch auf die Lohnausweise gedruckt werden muss: Name der Erstellerin, Telefonnummer für Rückfragen, Verbilligung von Mahlzeiten, Gratistransporte ja oder nein.

Es gibt pro Vertrag und Jahr nur einen Lohnausweis, wenn schon einer besteht, wird der aktualisiert. Einen bestehenden Lohnausweis können Sie mit dem Aktualisierungs-Symbol oben ebenfalls neu rechnen lassen, die Beträge werden aus den Lohnteilen geholt und im Lohnausweis eingetragen, sie aktualisieren sich also nicht von selber. Notfalls können Sie Einträge im Lohnausweis händisch ändern oder ergänzen.

Gewöhnen Sie sich an, Lohnausweise erst zu erstellen, wenn sicher ist, dass Sie in diesem Jahr keine Löhne mehr auszahlen, sonst haben Sie bald unvollständige Lohnausweise im Umlauf. Lohnausweise sind Urkunden. Und unvollständige Urkunden sind falsche Urkunden - da wollen Sie nicht Ihren Namen untendran haben.

Das gilt auch dann, wenn die Angestellte im Januar ihren letzten Arbeitstag hat und niemand damit rechnet, dass Sie später im Jahr noch eine Lohnabrechnung haben wird, weil sie nach Timbuktu auswandert. Wenn die Löhne unbedingt jetzt bescheinigt werden muss, nehmen Sie die Jahresliste. Und wenn es um Portosparen geht: Sie können ein PDF des Lohnausweises mit Strompost schicken.

Jahreslisten

Das Layout Jahreslisten ermöglicht verschiedene Auswertungen für den oben links eingestellten Mandanten (Arbeitgeber).

Gemeinsam ist allen, dass Sie das Jahr und die gefragten Monate oben angeben und dazu die Angestellten mit einem Klick auswählen können - oder alle aus- oder abwählen mit den Knöpfen links davon.

Die Wahl der Lohnarten wirkt sich nur bei der Jahresübersicht und dem Javascript-Pivot aus.

Javascript-Pivot
Das ist eine schnelle und flexible Auswertung im Webviewer, die sich allerdings weder exportieren noch sinnvoll drucken lässt. Sie funktioniert entweder mit dem MBS-Plugin oder mit Filemaker 13ff, sobald Sie im Layout PivotTabelle im Layoutmodus in der URL des Webviewers den Formelteil

MBS ( "Text.EncodeToBase64"; pivotjs::HTML_Calc )

ersetzen durch

Base64Kodieren ( pivotjs::HTML_Calc )

Wir nutzen hier die Möglichkeit von Filemaker, in einem Webviewer HTML darzustellen, und nutzen Javascript für die Gestaltung der Liste. Probieren Sie es einfach aus. So lange Sie nicht drucken müssen, bekommen Sie Ihre Auswertung schnell und flexibel.

Jahresübersicht
Zeigt die Lohndaten eines Jahres jeder Angestellten in Spalten für jeden Monat im A4-Querformat, sortiert von oben nach unten nach Lohnartennummer. Wenn Sie von jedem Jahr ein PDF dieser Auswertung aufbewahren, haben Sie ein wunderbares Archiv.

Diese Auswertung kann aber dauern, besonders wenn Sie viele Angestellte haben und ein ganzes Jahr auswerten. Sind mehr als 1'000 Lohnteile auszuwerten, wird Filemaker Sie warnen und einen Pfad für die Ablage eines PDFs prüfen - die Vorgabe können Sie im Layout Zentrale einstellen.

Auf die Warnung hin können Sie die Erstellung abbrechen und dann laufen lassen, wenn Sie den Rechner eine Stunde in Ruhe lassen können (rechnen Sie vorsichtshalber mit einer halben Minute pro Angestellte). Wenn Sie nach der Mittagspause wieder vorbeischauen, hat Filemaker ein PDF für Sie abgelegt.

Brauchen Sie nur eine Mitarbeiterin, geht die Auswertung natürlich schnell.

Jahres-Rekapitulation
Zeigt die Summen der gewählten Lohnarten für jeden gewählten Monat wie bei der Jahresübersicht, aber nicht pro Mitarbeiter, sondern gesamt. Geht darum schneller.
Lohnarten für die Auswertung wählen
Oben rechts wählen Sie einen ganzen Typ. Das genügt auch schon. Unten sehen Sie die Lohnarten, die zu den eingestellten Typen gehören.

Unten können Sie einzelne Lohnarten wählen, müssen aber nicht - wenn Sie da nichts machen, kommen alle der oben eingestellten Typen. Das sind alle, die unten anzgezeigt werden.

Wenn Sie eine Lohnart unten auswählen, färbt sie sich gelb und oben erscheint die Warnung Lohnarten: Filter aktiv!. Die Auswahl verfliegt wieder, sobald sie oben bei den Typen etwas ändern.

Wenn Sie eine Lohnart wählen, die Summanden hat, erhalten Sie in der Auswertung die Summanden und nicht die gewählte Summenlohnart. Sie können das nutzen und eine eigene Lohnart mit Typ Lohnausweis und Auftreten unsichtbar erstellen, denen Sie als Summanden eine Reihe von Lohnarten zuordnen, die Sie häufig zusammen auswerten wollen, zum Beispiel alles, was den Arbeitgeber Geld kostet.

AHV- und UVG-Abrechnung
Funktioniert wie die Jahresübersicht, nur geht es natürlich flotter, da viel weniger Lohnteile ausgewertet werden. Gewählte Lohnartentypen (Brutto, Abzug etc) werden nicht berücksichtigt.
Quellensteuerabrechnung
Jahr und Monate eingeben, wenn gewünscht einzelne Angestellte markieren und auf den Knopf drücken. Mehr dazu steht im Kapitel Quellensteuern.
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Lohnarten

Jeder Lohnteil (jede Zeile einer Lohnabrechnung) gehört zu einer bestimmten Lohnart. Die Lohnart gibt der Zeile einen Namen (Monatslohn, AHV-Abzug usw.) und bestimmt, in welchen Berechnungen und Auswertungen die Lohnteile dieser Lohnart verwendet werden.

Sie erhalten CLK-Lohn mit einer Reihe von Lohnarten, deren IDs in Skripts fest kodiert sind. Darum können Sie Lohnarten vom Typ System nicht löschen oder ändern, ausser Sie geben sich den vollen Zugriff (und machen die Lohnbuchhaltung kaputt).

Sie können aber eigene Lohnarten hinzufügen und diese ändern. Dazu gehen Sie mit Befehl-3 bzw. Ctrl-3 zur Lohnartenliste, sie erscheint in einem separaten Fenster.

Bei Lohnarten gibt es einen Haufen einzustellen. Wenn Sie eine eigene Lohnart erstellen wollen, schlage ich Ihnen folgendes Vorgehen vor:

Nun schauen wir, was diese Werte bedeuten:

Allgemeine Angaben zur Lohnart

Bezüge zu anderen Lohnarten: Summe, Summanden, Basis und Elemente

Lohnarten können auf zwei Arten Bezug aufeinander nehmen: Die Summe schaut auf die Summanden und die Basis auf die Elemente.

Wenn Sie eine Lohnart erstellen, die zuteilbar ist und zu einer Auszahlung führt, werden sie in aller Regel eingeben wollen:

Die Reiter Summanden und Elemente zeigen die Zuteilungen von oben gesehen. Bei der Lohnart Monatslohn steht in der Summe die Lohnausweis-Position 1. Bei dieser Lohnart wiederum steht bei den Summanden der Monatslohn - nebst allen anderen Lohnarten, die auf die gleiche Art zugeteilt sind.

Die Zuteilung kann von oben nach unten oder von unten nach oben erfolgen. Geben Sei bei der Basis den AHV-Lohn ein, sehen Sie bei der Lohnart AHV-Lohn in den Elementen (unter anderen) die Lohnart, die Sie gerade zugeteilt haben.

Am kommen Sie auf die richtige Einstellung, indem Sie bei einer ähnlichen, bereits bestehenden Lohnart abschauen.

Vorgaben für die Berechnung

Der Betrag eines Lohnteils errechnet so: Faktor x Menge x Ansatz. In der Lohnart können Sie angeben, was da eingesetzt werden soll.

Bei Lohnarten Typ System können und müssen Sie nichts eingeben, was die rechnen, ist fix im Skript.

Sie können eine fixen Betrag eingeben oder einen Filemaker-Ausdruck, den am besten englisch, damit er auch verstanden wird, wenn die Lohnbuchhalterin ihren Filemaker auf spanisch eingestellt hat.
Der Kontext für die Berechnung ist der Vertrag, weil die Lohnarten dort zugeteilt werden. Beim Typ berechnet ist der Kontext der Lohnteil, weil die Berechnung dort erfolgt.

Um den passenden Ausdruck zusammenzustellen, gehen Sie in den Vertrag oder in die Lohnteile und verwenden die Datenanzeige. Ist dieses Werkzeuge von Filemaker Pro Advanced nicht verfügbar, setzen Sie den Cursor in ein globales Feld und nutzen Datensätze/alle Feldwerte ersetzen, um an einen Formel-Editor zu kommen. Bei den Lohnteilen müssen Sie erst im Skriptmenü unter Entwicklerzeugs das Standardmenü einstellen.

Natürlich können Sie auch eine bereits bestehende Formel aus einer anderen Lohnart übernehmen.

Anzeige der Menge auf der Lohnabrechnung einstellen

Auf der Lohnabrechnung wird der Faktor nicht gedruckt, und die Anzahl ist fast immer ein Frankenbetrag und wird daher als Dezimalbetrag mit zwei Nachkommastellen dargestellt. Bei der Menge hingegen können wir Prozente, Stunden, Stück oder sonst etwas haben. Im Reiter Menge können Sie festlegen, wie die Zahl im Feld Menge dargestellt werden soll.
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13. Monatslohn

Grundlagen

Im Vertrag geben Sie im Reiter Lohn an, ob bei dieser Angestellter der 13. Monatslohn vorgesehen ist. Sobald da ein Ja steht, wird vom Betrag jeden Lohnteils, der für den 13. Monatslohn massgebend ist, ein Zwölftel zurückgelegt.

Bei der Auszahlung wird alles geplündert, was im gleichen Kalenderjahr zurückgelegt und im gleichen Jahr noch nicht bezahlt wurde. Andere Jahre werden ignoriert.

Das Ansparen besorgt die vorkonfigurierte Lohnart 3700 "13. Monatslohn Bildung Rückstellung". Im Reiter Element steht da die Lohnart 1000 Monatslohn. Dorthin kommt nun auch jede neue Lohnart, die einen Anspruch auf 13. Monatslohn begründet. Sie können das jeweils gleich bei der Lohnart im Reiter Basis festlegen, in dem Sie dort die Lohnart 3700 eintragen, so wie es bei der Lohnart 1000 schon der Fall ist.

Rückstellungsbildung prüfen

Um zu sehen, was bei einer Angestellten zusammengekommen ist, suchen Sie im Layout Lohnteile nach dieser Person, der Jahrzahl und den Lohnarten 3700 bis 3710. Die Auszahlungen wiederum finden Sie mit separater Suche nach den Lohnarten 3720 und 3730.

Alternativ können Sie es das Javascript-Pivot oder mit einer anderen Auswertung im Layout Jahresliste anwerfen - das ist übersichtlich und geht schnell, wenn Sie nur eine Angestellte abfragen.

Rückstellung korrigieren

Sind die Rückstellungen falsch, weil bei den bisherigen Lohnabrechnungen die Einstellungen fehlten oder die Grundlagen geändert haben, müssen Sie die Lohnabrechnung nicht neu machen. Sie müssen nur in der nächsten oder einer zusätzlichen Lohnabrechnung die Lohnart 3710 "13. Monatslohn Rückstellung korrigieren" zuteilen. Plus gleich mehr Rückstellung, minus gleich weniger Rückstellung.
Diese Lohnart könnten Sie auch verwenden, um einen verbleibenden Anspruch aus dem Vorjahr ins aktuelle Jahr zu bringen, Filemaker schaut von sich aus nicht auf andere Jahre.

13. Monatslohn auszahlen

Die Systemlohnart 3730 setzt einen 13. Monatslohn in der Höhe aller Rückstellungen des aktuellen Kalenderjahres aus, nach der Formel Bildung + Korrektur - bisherige Auszahlung.

Zu den gebildeten Rückstellungen gehören bei der Auszahlung auch die, die in der gleichen Lohnabrechnung entstehen. Sie bekommen im Dezember also nicht die Ansprüche Januar-November, sondern Januar bis Dezember.

Danach müsste bei allen betroffenen Mitarbeitern das Total der Lohnarten 3700+3710 (Bildung und Korrektur) gleich hoch sein wie das Total der Lohnarten 3720+3730 (Auszahlung manuell und automatisch).

Einem einzelnen Mitarbeiter können Sie den den 13. Monatslohn auszahlen

Ich empfehle die erste Variante; dann können Sie alle Lohnabrechnungen auf einmal erstellen, was der Übersicht dient.

Wollen Sie einen selbst festgelegten Anteil des 13. Monatslohn vorzeitig auszahlen wollen, bemühen Sie die Lohnart 3720 und geben Sie den Betrag vor. Diese Auszahlung wird bei späteren, automatischen Auszahlungen berücksichtigt, sie können sie also gleich wieder vergessen. Schauen Sie aber vorher, ob die Person überhaupt so viel angespart hat, das prüft Filemaker nicht.

13. Monatslohn bei Austritt

Eine automatische Auszahlung des 13. Monatslohns ist bis jetzt nicht in Betrieb. Sie können aber beim Setzen eines Austrittsdatums im Vertrag die Lohnart 3730 mit Anfangs- und Enddatum des Austrittsmonats zuteilen, auch wenn der in der Zukunft liegt. Dann haben Sie die Sache in einem Schritt durch.
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Quellensteuer

Grundlagen/verwendete Tabellen

Das Layout "Quellensteuercodes" zeigt eine Tabelle mit einem Datensatz pro Quellensteuercode und Kanton. Allein für den Kanton Bern haben wir im Jahr 2019 168 Stück. Diese Tabelle ist ein Extrakt aus der Tabelle mit den Quellensteuertarifen, wir brauchen Sie nur als Grundlage für die Wertelisten.

Im Layout Quellensteuertarife ist jeder Tarif einzeln drin - schon mit einem Kanton kommen Sie locker über 100'000, und da der Wohnsitzkanton der jeweiligen Angestellten und nicht etwas der Sitzkanton des Arbeitgebers ist, haben Sie häufig mit mehreren Kantonen zu tun.

Die Tarife sind nicht historisiert, Filemaker verwendet bei jeder Lohnabrechnung die gerade vorhandenen. Entsprechend müssen Sie aufpassen, wenn Sie Januar- und Dezemberlöhne nebeneinander bearbeiten.

Tarife einlesen

Bevor Sie die neue Quellensteuertarife der EStV herunterladen und einlesen, weil ein neues Jahr neue Tarife bringt oder Sie unsicher sind, ob die Tarife in der Lohnbuchhaltung aktuell sind, löschen Sie das Vorhandene: im Layout Quellensteuercodes die des fraglichen Kantons suchen (oder alle aufrufen) und dann alle aufgerufenen Datensätze löschen. Danach dasselbe im Layout Quellensteuertarife.

Ist der fragliche Kanton oder alles gelöscht, gehen Sie ins Layout Quellensteuertarife und importieren die txt-Datei des Kantons, dessen Tarife Sie brauchen. Die Textdatei hat nur ein Feld, das importieren Sie in das Feld Zeile der Tabelle qstar:

Import von Quellensteuertarifen

Diesen Schritt wiederholen Sie mit den Textdateien der Tarife aller anderen Kantone, mit denen Sie auch noch abrechnen müssen.

Sind die Zeilen drin, rufen Sie alle Datensätze auf (wenn Sie bei 0 angefangen haben) oder suchen alle Datensätze ohne Eintrag im Feld Kanton. Die müssen wir noch auseinandernehmen.

Öffnen Sie dazu den Skriptmaker bzw. Skriptarbeitsbereich und starten Sie das Skript "QuellenSteuerTarifzeileAuslesen" im Kapitel Einstellungen.

Ist dies durch, lassen die beiden nächsten Skripts laufen: QuellenSteuerCodeListeErstellen schafft die Grundlage für die Auswahl eines Codes, und QuellenSteuerRedundanteEintraegeLoeschen löscht überflüssige Tarifeinträge: es gibt im Original ein Stück pro 50 Franken Lohn, auch wenn der Satz gleich bleibt. Je nach Kanton spart das ein paar Tausend Datensätze.

Quellensteuercodes zuteilen

Sobald die Liste Quellensteuertarife erstellt wurde, sind die dort vorkommenden Kantone und Tarife im Reiter Lohn des Layouts VertragEinzelbild im Angebot, und sie können den Pflichtigen die Tarife zuteilen wie im Kapitel Verträge beschrieben.

Quellensteuer und Lohnarten

Alle Lohnarten, die im Reiter Summe einer Lohnausweis-Position zwischen 1 und 7 zugeteilt sind, sind steuerpflichtig und werden darum als Basis für die Quellensteuer herangezogen.
Sie müssen somit für Quellensteuerpflichtige nichts speziell vorkehren. Achten Sie nur vor der ersten Lohnabrechnung darauf, dass Lohnarten für steuerpflichtige Lohnteile diese Zuteilung eben auch haben. Und nach der Erstellung der ersten Lohnabrechnung, ob es denn auch stimmt.

Quellensteuer in der Lohnabrechnung

Massgeben sind Jahr und Monat der Lohnabrechnung und der Monat, in dem der im Vertrag eingegebenen Tarif beginnt. Die Lohnbuchhaltung berechnet den Steuersatz aufgrund aller steuerpflichtigen Lohnteile des Monats, auch derer in anderer Abrechnungen, weil wir bei der Quellensteuerabrechnung vom Total des Monats ausgehen müssen.

Wurden bei einer anderen Lohnabrechnung im gleichen Monat bereits Quellensteuern abgezogen, wird dieser Abzug wieder gutgeschrieben. Die letztlich gültige Quellensteuerberechnung findet damit immer in der zuletzt erstellten Abrechnung des Monates statt. Das ist besonders praktisch, wenn bei der ersten Abrechnung des Monats noch ein falscher Tarif eingestellt war.

Quellensteuern korrigieren

Die Tarife ändern, und Sie erfahren das meistens zu spät. Was tun?
Zunächst geben Sie den neuen Tarif ein, und zwar ab dem Datum, ab der er wirklich gilt, auch wenn schon Lohnabrechnungen ab diesem Datum vorhanden sind. In dem Fall müssen wir vorhandene Abzüge korrigieren:

Quellensteuerabrechnung

Im Layout Jahreslisten die Monate wählen und den Knopf Quellensteuerabrechnung drücken. Das Skript sucht alle zusammen, die einen Abzug oder einen Tarif haben, und zeigt Ihnen die Liste mit Lohnhöhe und Abzug in jedem Monat, mit Steuersatz und dem Steuerbetrag, der sich daraus ergibt, auch wenn etwas anderes abgezogen wurde. Für den letzten Fall sehen Sie auch die Höhe Korrektur.
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Lohnabrechnungen verbuchen

Das müssen Sie gar nicht, Sie können sich also die ganze Arbeit sparen, die Lohnabrechnungen auszahlen und den entschwundenen Betrag in ihrer Finanzbuchhaltung als Lohnaufwand buchen. Es ist natürlich nur der Nettolohn.

Sie erhalten aber laufend Rechnungen der AHV, der Pensionskasse, der Unfallversicherung, der Quellensteuer usw. - die verbuchen Sie als Personalnebenaufwand, und dann stimmt Ihre Buchhaltung. Und da die diversen Sozialversicherungen früh und regelmässig Rechnung stellen, sogar zeitnah.

Somit brauchen Sie in diesem Kapitel nicht weiter zu lesen. Und Feierabend machen, nach diesem Kapitel kommt nämlich nichts mehr.
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Es ist also nicht nötig - warum ist es dann vorgesehen?

Damit Sie es lustvoll ignorieren können. Oder eben trotzdem tun, weil Sie besondere Gründe haben: Im Zweifelsfall lassen Sie es erst mal sein, Sie können auch später damit anfangen. Und das beste: Sie können im Dezember oder Januar ohne Weiteres alles noch rückwirkend buchen und sich bis dahin darauf konzentrieren, die Löhne auf die Reihe zu kriegen.

Und was muss ich dafür tun?

Legen Sie zuerst beim Mandanten ein Durchlaufkonto fest für die Gegenbuchung aller Lohnteile, die zu einer Auszahlung führen. Der Saldo auf diesem Konto ist dann genau der auszuzahlende Betrag; wenn Sie dann die Zahlung buchen, ist es auf null.

Wenn Sie Kostenstellen haben, können Sie die beim Vertrag eingeben und dadurch dafür sorgen, dass die gleichen Lohnkonto bei unterschiedlichen Mitarbeitern unterschiedliche Kostenstellen haben. Damit sparen Sie Fibukonten und Lohnarten.

Danach müssen Sie allen Lohnarten, die den Auszahlbetrag beeinflussen oder sonstwie gebucht werden, mit einer Kontierung versehen. Diese Kontierung ist mandatiert, wenn Sie den Mandanten wechseln, sind die Kontierungen weg. Sie müssen sie für jeden Mandant einzeln eingeben, weil unterschiedliche Mandanten unterschiedliche Kontenpläne haben können (sind die Kontenpläne fast oder ganz gleich, hilft im Layout Kontierung Export, Mandantwechsel, dann Import).

Die Kontierung der Lohnteile erfolgt im Layout LohnartEinzelBild im Reiter "Log". Führt die Lohnart zu einer Auszahlung (Auftreten Brutto, Abzug oder Diverses, nicht aber unsichtbar), geben Sie nur eine Kontonummer im gleichnamigen Feld ein, das Gegenkonto wird vom Mandanten bezogen. Darum ist das Feld "KontoHaben" grau unterlegt (Bei Filemaker 13ff können sie es statt dessen ausblenden).

Da Sie nur ein Konto angeben, müssen Sie sich auch nicht den Kopf über Soll und Haben zerbrechen. Je nach Vorzeichen des Lohnteils wird die Buchung automatisch gedreht.

Wenn Sie Kostenstellen führen, können Sie eine Lohnart einer Kostenstelle zuweisen. Tun Sie das nicht, erhält die Buchung die Kostenstelle der Angestellten, die Sie beim Vertrag festgelegt haben. Eine Kostenstelle bei der Lohnart ist also meist unnötig (und falsch), eine sinnvolle Anwendung sind Cafeteria-Abzüge.

Bei Lohnarten mit Auftreten unsichtbar gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Bei Lohnarten, die nur als statistische Zusammenfassungen funktionieren wie AHV-Lohn, AHV-Basis, AHV-Re ntnerfreibetrag, ALV-Basis und sämtliche Lohnausweis-Summenlohnarten gibt es nichts zu buchen, also kontieren Sie auch nichts (wirklich nicht, sonst wird nämlich trotzdem gebucht!).
  2. Bei Lohnarten, die einen Aufwand beim Arbeitgeber zeigen, müssen Sie Soll- und Habenkonto angeben - das Lohndurchlaufkonto kommt ja nicht in Frage, weil es nichts auszuzahlen gibt.
    Beispiel: die Lohnart zur Rückstellungsbildung für den 13. Monatslohn hat im Soll den Lohnaufwand (beginnt bei Käfer mit 30 und bei KMU mit 50) und im Haben das Fremdkapitalkonto, das die Ansprüche der Angestellten auf den 13. Monatslohn ausweist (beginnt bei beiden mit 20).

Lohnabrechnungen verbuchen


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