CLK-EZAG im in der vollfetten Fibu

elektronische Zahlungsaufträge gemäss ISO 20022 für Post und Banken mit Filemaker 10 und neuer erstellen

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Angenehmere Lektüre mit weniger langen Zeilen

Inhaltsverzeichnis

  1. Uebersicht
  2. Der Aufbau
  3. Arbeiten mit CLK-EZAG

Uebersicht

Was haben wir hier?

Eine Filemakerdatei für Filemaker 10 und neuer mit 6 Tabellen. Sie ist ein Teil der Filemakerlösung CLK-Fibu vollfett und bezieht von dort die Adress- und die Verwaltungsdatei.

Was kann die EZAG-Datei?

Was es nicht kann/Einschränkungen

Der Ablauf in Kürze

Sie möchten eine oder mehrere Zahlungen erfassen und im Yellownet (Post) einreichen bzw. ihrer Bank übermitteln. Dazu machen Sie folgendes:
  1. Im Layout Lastkonti mindstens einen Datensatz erstellen und das Konto eingeben, das belastet werden soll. Geben Sie unbedingt auch die Währung dieses Kontos an.
  2. Im Adresslayout nach der Zahlungsempfängerin suchen. Wen nötig in der Adressdatei neu erfassen.
  3. Wenn nötig mit dem roten Portal einen neuen Zahlungsweg zu dieser Adresse erstellen. Ein Zahlungsweg ist eine ESR-Teilnehmernummer oder eine IBAN. Dazu müssen Sie beim Zahlungsweg das Zielland und die Vergütungswährung angeben.
  4. Aus dem roten Portal mit den Zahlungswegen mit dem grünen Geldsymbol eine neue Zahlung erstellen (oder eine vorhandene Zahlung aus dem blauen Portal anklicken und allenfalls kopieren).
  5. In den jeweiligen Zahlungslayouts Aufgabewährung, Betrag und Ausführungsdatum erfassen. Sie können da auch das Lastkonto noch ändern. Achten Sie auf Fehlermeldungen: Zahlungen mit Fehlern werden nicht ausgeführt.
  6. Mit Befehl-3 (Skript Zahlungsliste) die noch unvearbeitenden Zahlungen anzeigen lassen.
  7. Mit dem blauen Skriptknopf "EZAG erstellen" in der Ecke oben rechts eben dies tun. Sie landen auf dem Layout A-Level mit einer Uebersicht des eben erstellten Auftrags. Sie können den nun löschen oder die Datei speichern.
  8. Die eben erstellte Datei im Yellownet bzw. E-Banking einreichen und dann löschen (Sie können sie natürlich auch herumliegenlassen und später den Humor Ihres Finanzinstituts testen, wenn Sie sie aus Versehen erneut einreichen)

Der Aufbau

Für Zahlung aus braucht es vier Teile:
  1. Ein Lastkonto: Das Konto, dem die Zahlungen belastet werden. Ueber dieses Konto müssen Sie natürlich verfügen können. Das Lastkonto müssen Sie normalerweise nur ein einziges Mal festlegen.
  2. Eine Empfängerin der Zahlung: Das ist hier ganz einfach eine Adresse aus dem Adressteil. Pro Zahlungsempfängerin müssen Sie dazu nur einmal eine Adresse erstellen, falls Sie nicht sowieso schon vorhanden ist.
  3. Einen Zahlungsweg: Eine Adresse kann mehrere Zahlungswege haben, zum Beispiel Konti in verschiedenen Währungen, oder ein ESR-Konto nebst einer IBAN. Die Angaben im Zahlungsweg ändern sich in der Regel zwischen zwei Zahlungen nicht. Meistens werden Sie pro Adresse nur einen Zahlungsweg haben.
  4. Die Zahlung selber; d.h. die Angaben, die sich mit jeder Zahlung ändern. Das sind Aufgabewährung, Betrag, Ausführungsdatum und Mitteilungen. Eine Zahlung gehört immer zu genau einem Zahlungsweg. Ein Zahlungsweg kann beliebig viele Zahlungen haben.

Arbeiten mit der EZAG-Datei

Mit einem Link aus Moskau (der zentralen Navigation) kommen Sie direkt hin. Im Adressteil finden Sie im Reiter Kreditor einen Link "Zahlungsverbindungen (EZAG)". In jedem Fall landen Sie auf dem Adresslayout von CLK-EZAG.

Darauf kommen wir gleich zurück, zuerst aber müssen Sie Ihr eigenes Post- oder Bankkonto zum Belasten eingeben, und das tun Sie im

Layout Lastkonti

Sie erreichen es wie im Filemaker üblich mit der Layoutauswahl in der Statusleiste (wo auch immer die sich neuerdings befindet) oder aus dem Adresslayout mit dem Link im Kasten ganz rechts.

Das Layout Lastkonti ist ein Listenlayout, für jedes Ihrer Postkonti erstellen Sie einen Datensatz und füllen die Felder ab:

Nachdem wir mindestens ein Lastkonto hinterlegt haben, kehren wir zurück zum

Layout Adressen

Hier können Sie keine Adressen eingeben, ändern oder löschen! Dieses Layout zeigt nur die Adressen des Adressteils. Sie haben hier also genau so viele Datensätze wie in Ihrer Adressdatei - es sind schlicht die gleichen.

Das Layout Adressen hat vier Teile:

Die Adresse

Im grünen Teil oben haben wir links die kombinierte Adresse und rechts das Bemerkungsfeld dazu. Komibinert bedeutet, dass der Name einer allfälligen Gruppenmutter immer in der ersten Zeile erscheint.

Das hat zur Folge, dass Sie nur an Konti zahlen können, die auf die Gruppenmutter lauten, nicht an ein Gruppenmitglied privat. Wenn Sie es anders haben wollen, können Sie das EZAG-Teil natürlich entsprechend umbauen (lassen), den vollen Zugriff haben Sie ja.

In der Regel wird das keine Rolle spielen; und ESR-Zahlungen sind sowieso nicht davon betroffen, weil da nur die Zahlen auf die Reise gehen.

Die Zahlungswege

Mit dem Zahlungsweg legen Sie fest, auf welche Weise das Geld verschickt werden soll. Für jede Adresse können Sie mehrere Zahlungswege erfassen, darum ist auf de Adressbild ein Portal angelegt. In diesem Portal sind die Zahlungswege nach dem Feld Kurzbeschreibung sortiert.

Neben der Kurzbeschreibung zeigt Ihnen das Portal an, was für eine Kontoverbindung erfasst wurde, und erlaubt mit zwei Skriptknöpfen, den Zahlungsweg zu ändern und eine neue Zahlung zu erstellen, die auf diesem Weg fliessen soll. Und natürlich haben Sie einen Knopf für die Erstellung eines neuen Zahlungswegs.

Lieblingslastkonto und Datum für neue Zahlungen

Der Kasten in der Mitte rechts zeigt, welches Lastkonto und welches Ausführungsdatum bei allen zukünftigen Zahlungen eingesetzt wird. Sie können diese Vorgabewerte hier ändern, aber auch bei jeder Zahlung selber.

Die Zahlungen

Wenn Sie frisch anfangen, steht hier noch gar nichts. Fahren Sie unten mit dem Layout ZahlungswegWahl weiter.

Das blaue Portal zuunterst zeigt alle Zahlungen, die für diese Adresse erfasst worden sind, egal über welchen Zahlungsweg. Das Portal ist so sortiert, dass die neuesten Zahlungen zuobert erscheinen und zeigt folgende Felder:

Das Layout ZahlungswegWahl

Wenn Sie einen neuen Zahlungsweg erstellen, gelangen Sie auf das Layout ZahlungswegWahl. Hier geben Sie an, wie und wohin das Geld jeweils an die jeweilige Empfängerin fliessen soll.

Zunächst können Sie Ihren neuen Zahlungsweg kurz beschreiben. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie zu einer Adresse mehr als einen Zahlungsweg erfassen; die Beschreibung bestimmt die Reihenfolge, in denen Ihnen die Zahlungswege präsentiert werden. Tipp: nehmen Sie den Namen des Empfängers und bei Fremdwähungskonti die Währung auf; Beispiel "Meier ESR" oder "Meier IBAN EUR".

Der neue EZAG unterstützt nur

  1. Zahlungen ab einem Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR)
  2. Zahlungen auf eine IBAN
Wenn Sie statt der IBAN eine klassisches PC-Konto haben, können Sie es mit dem Knopf in eine IBAN verwandeln lassen. Auch die DIE POST wird Ihre Konti bald nur noch als IBAN darstellen, wir gewöhnen uns besser gleich dran.

Mit der IBAN

Die International Bank Account Number IBAN ist eine grandiose Sache: sie enthält das Zielland, die Bank sowie die Kontonummer und identifiziert das Konto darum weltweit eindeutig mit einer einzigen Zahlenkette. Oder wenn Sie's deutsch statt datenbänklerisch wollen: es haben niemals zwei Bankkonti auf dieser Welt die gleiche IBAN.

Die IBAN hat zudem zwei Prüfziffern. Wenn Sie sich beim Eingeben verhacken, merkt Petuschki das in 99 von 100 Fällen, so dass eine Zahlung mit einer falschen IBAN gar nicht erst auf die Reise geht. Das bedeutet: IBAN sieht zwar lang und hässlich aus, ist aber sicher und entgegen des ersten Anscheins einfacher, denn mit der IBAN können sie den ganzen verwirrenden Rest vergessen, mit dem Sie sich bisher abgeplagt haben: dem Namen der Bank, der Filiale, Clearingnummer/Bankleitzahl, dem Postkonto der Bank - alles nicht mehr nötig. Fast jedenfalls: ausländische Banken wollen leider zusätzlich noch den Bank Identifier Code BIC, auch als Swift-Adresse bekannt, obwohl die IBAN allein genügen würde. Das betrifft aber nur Auslandzahlungen und den seltenen Fall von Inlandzahlungen, die nicht in CHF oder EUR ablaufen sollen.

Geben Sie die IBAN gleich im Layout ZahlungswegWahl ein und drücken dann rechts davon den Knopf "weiter". Als zeitsparender Tastaturjunkie können Sie natürlich auch mit der Tabulatortaste auf den Knopf springen und dann je nach Betriebssystem die Leerschlag- oder Entertaste drücken. Sie landen auf dem Einzelbild für IBAN-Zahlungen, wobei das bei Schweizer IBAN anders aussieht als bei ausländischen.

Mit einem Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR)

Wer in der Schweiz Rechnungen erhält, kennt die mittlerweile gut. Früher waren sie blau, heute orange. Zu erkennen sind Sie an der Kontonummer, die üblicherweise mit 01- anfängt (selten sieht man noch fünfstellige Uraltnummern ohne Bindestriche) und einer meist längeren Referenznummer oberhalb des Absenders.

Bei einer ESR-Zahlung heisst es jeweils, man solle keine Mitteilungen anbringen. Das liegt daran, dass nur die Zahlen selber übermittelt werden, d.h. die ESR-Kontonummer, die Referenznummer und natürlich der Betrag. Die Begünstigten erhalten dann eine Datei mit langen Zahlenreihen, die sie in Ihr Debitorensystem einlesen können. Das machen natürlich fast alle lieber als Belege abschreiben.

Beim Zahlungsweg speichern Sie nur die ESR-Kontonummer. Sie können zwar auch eine Referenznummer speichern, die dann bei der nächsten Zahlung eingesetzt wird. Sie müssen aber damit rechnen, dass die Referenznummer auf jedem Einzahlungsschein anders ist, weil die Rechnungssteller häufig die Rechnungsnummer da reintun.

Ohne IBAN und ohne ESR

Gibt es kein Geld. Wenn Sie das dem Empfänger sagen, wird ihm bald einfallen, dass er ja doch eine IBAN hat.

Nicht unterstützt sind somit Zahlungen in Schurkenstaaten, in denen es noch keine IBAN gibt (USA & drgl.). In solchen Fällen kann die Gratislösung FmPain helfen.

Nach der Eingabe der IBAN kommen Sie mit dem Knopf "weiter" auf ein

Layout für einen Zahlungsweg mit IBAN

Mit der IBAN ins Inland
Beginnt die IBAN mit CH oder LI, müssen Sie nichts weiter eingeben - das Land der Bank und die Vergütungswährung werden schon mit CH bzw. CHF eingestellt und können allenfalls geändert werden. Mit Tabulator oder Maus kehren Sie zur Adresse des Empfängers zurück.
Mit der IBAN ins Ausland
Beginnt die IBAN weder mit CH noch mit LI, landen Sie auf einem Layout, das nach dem BIC: fragt. Das bedeutet Bank Identifier Code und ist die Swift-Adresse der Bank, ein reichlich unleserliches Kürzel aus Zahlen und Buchstaben, mit dem die Bankcomputer sich international gegenseitig ansprechen, bevor Sie alle Zahlungsdaten der CIA übermitteln.
Der BIC ist ein Aergernis, weil die IBAN das Konto bereits eindeutig identifiziert, aber manchee Banken brauchen das Fehlen des BICs als Vorwand, Ihnen Gebühren zu belasten. Machen Sie es wie mit der IBAN: der Zahlungsempfänger soll den BIC liefern, sonst kriegt er kein Geld. Sie werden staunen, wie schnell er den herausfindet.

Achten Sie auf die Vergütungswährung: Sie legt fest, in welcher Währung das Geld reist. Sinnvollerweise nehmen Sie die Währung des Ziellandes; die Empfängerin wird das Konto in der Regel auch in dieser Währung haben. Das Verschicken von Geld in anderen Währungen - CHF in den Euro-Raum etwa - führt nur zu Spesen und Wechselverlusten.

Zuunterst können Sie mit dem grünen Knopf zu den Adressen zurück. Und von dort aus eine erste Zahlung über diesen Weg starten.

Das Layout für den Zahlungsweg mit ESR

Sobald Sie im Layout ZahlungswegWahl auf den abgebildeten Einzahlungsschein mit Referenznummer klicken, frag CLK-EZAG sie nach der ESR-Kontonummer. Wenn Sie eine dieser uralten fünfstelligen "ESR-Teilnehmernummern" ohne Bildestriche haben, müssen Sie das bestätigen - in diesem Fall funktioniert nämlich die Tippfehlerkontrolle mit der Prüfziffer nicht, weil es keine gibt.

Beim ESR gibt es nur eine Variante, nämlich Inland, und darum nur ein Layout für die Details. Es enthält neben der ESR-Teilnehmernummer folgende Felder:

Die Layouts der Zahlungen

Sobald ein Zahlungsweg steht, können Sie eine oder mehrere Zahlungen dazu erfassen, und zwar vom Adresslayout aus: im Portal der Zahlungswege mit dem grünen Geldsymbol, oder indem Sie unten rechts im Portal mit den schon vorhandenen Zahlungen eine bestehende Zahlung kopieren.

Wenn Sie auf dem Layout einer Zahlung stehen, können Sie mit Befehl-D bzw. dem Menueintrag Zahlungen/Zahlung kopieren ebenfalls eine neue Zahlung erstellen.

Das Layout einer Zahlung im einzelnen

Je nach Zahlungsweg sieht ein Layout anders aus; bei ESR-Zahlungen gibt es keine Mitteilungen,
Der Aufbau
Ein Zahlungslayout besteht aus 3 Teilen, das sind von oben nach unten:
Die einzelnen Felder einer Zahlung
In der Tabulatorreihenfolge haben wir
Layout einer ESR-Zahlung
Anstelle der Mitteilungen haben Sie hier nur ein Feld für die Referenznummer. Genau so funktioniert die Sache auch: die Empfängerin erhält nur diese Nummer mitgeteilt, und nichts anderes - nicht einmal ihren Namen!

Im Normalfall haben Sie beim Zahlungsweg eine der heute üblichen ESR-Kontonummern eingegeben, die mit 01- anfangen und zwei Bindestriche enthalten. In diesem Fall haben Konto- und Referenznummern Prüfziffern, so dass Sie eine Reklamation erhalten, wenn Sie beim eingeben einen Fehler machen (ausser Sie haben sich ausgerechnet so präzis vertippt, dass die Prüfziffer trotzdem stimmt. Das die Prüfziffer einstellig ist, beträgt die Wahrscheinlichkeit hiefür 10%).

Im abnormen Fall, wenn Sie zum Beispiel mit Unternehmen wie Xerox zu tun haben, erhalten Sie statt einer normalen ESR-Nummer eine fünfstellige ESR-Teilnehmernummer aus längst vergangenen Giroblau-Zeiten - die DIE POST hat diese Fossilien bedauerlicherweise noch nicht einschläfern lassen. Diese Teilnehmernummer enthält keine Prüfziffer, und, schlimmer: die Referenznummer auch nicht. In diesem Fällen müssen Sie also vorsichtig sein mit Tippen. Auf dem Layout werden Sie in diesem Fall auch dazu aufgerufen.

Der Status der Zahlung

Da gibt es mehrere Möglichkeiten, die Sie nach Lust und Laune in der Werteliste "Status" auch noch erweitern können:
  1. "zu zahlen": das wird automatisch gesetzt und bedeutet, dass die Zahlung beim Erstellen der Zahlungliste berücksichtigt wird. Kurzum: die Zahlung wird bezahlt. Dafür ist sie schliesslich da.
    In diesem Status - und in keinem anderen - werden Ihnen Fehler angezeigt, denn Fehler beziehen sich ausschliesslich auf einen allfälligen Versuch, diese Zahlung in der Zukunft auszuführen.
  2. "abwarten": das können Sie von Hand setzen und so gerade verhindern, dass die Zahlung ausgeführt bzw. eine Pain-Datei verwurstet wird. Mit einer solchen Zahlung passiert nichts, ausser das Sie gefunden wird, wenn Sie in der Zahlungsliste auf den Knopf "abwarten" drücken.
  3. "verarbeitet": das bedeutet, dass CLK-EZAG diese Zahlung in einen Auftrag gepackt hat, so dass sie ausgeführt wurde oder zumindest hätte ausgeführt werden können. Folgerichtig ist die Zahlung nun gesperrt - sie können Sie zwar löschen, wenn Sie nicht daran erinnert werden wollen, was sie bezahlt haben, nicht aber verändern. Und damit auch nicht mehr den Status ändern. Oder fast nicht mehr.
    Wenn die Zahlung tatsächlich ausgeführt wurde, gibt es nichts mehr zu verändern - das wäre ja eine Verfälschung. Wurde sie nicht ausgeführt, ist es am einfachsten, die Zahlung zu duplizieren und dann die alte zu löschen - die neue Zahlung hat automatisch den Status "zu zahlen" erhalten.
  4. "Auftrag gelöscht": diesen Status erhahlten Zahlungen, wenn Sie mal einem Auftrag waren, dieser aber gelöscht wurde.

Fehler

Banken und Postfinance haben zu ihrem elektronischem Zahlungsangebot zahlreiche Regeln erlassen. Entspricht eine Zahlung diesen Regeln nicht, wird sie als fehlerhaft zurückgewiesen, und in der Statistik der DIE POST wird CLK-EZAG als unzuverlässige EZAG-Erstellerin geführt. Das will ich natürlch nicht. Und Sie wollen vermutlich keine EZAG-Dateien erstellen und übermitteln, wenn die Zahlung dann doch nicht klappt. CLK-EZAG versucht darum, die Probleme vorher zu erkennen, prüft die Zahlung auf Unstimmigkeiten, wenn Sie den Status "zu zahlen" oder "abwarten" hat, und meldet ggf. eben Fehler.

Auf den Zahlungslayouts werden die Fehler beschrieben, so dass Sie die Sache prüfen und korrigieren können. Im Adresslayout und in der Zahlungsliste steht jeweils die Zahl der Fehler, so dass Sie Probleme gleich erkennen und sich die Zahlung vornehmen können.

Fehler
Fehler sind Verstösse gegen die Bedingungen der Postfinance oder der Banken, die dazu führen würden, dass die Zahlung gar nicht ausgeführt würde.
Eine Zahlung mit Fehlern wird nicht verarbeitet!
So lange eine Zahlung einen Fehler meldet, können Sie ihn also gar nicht in einen Auftrag packen.

Beispiele von Fehlern sind: ein Ausführungsdatum, das schon vorbei ist, ein fehlendes Lastkonto, ein Betrag von 0 oder tiefer, eine nicht erlaubt Kombination von Währungen.

Das Layout Zahlungsliste

ist natürlich ein Listenlayout mit den Zahlungen. Sie erreichen es über die Layoutauswahl oder mit dem Skript Zahlungsliste (Befehl-3). Das Skript wechselt nicht nur zur Zahlungsliste, sondern sucht auch die Zahlungen, die den Status "zu zahlen" haben.

Von den Zahlungen werden Empfängerin, Ausführungsdatum, Aufgabewährung, Betrag, Lastkonto, Anzahl Fehler und der Status angezeigt. Mit dem Bleistiftsymbol wechseln wir zum Einzelbild.

Zuunterst zählt ein Statistikfeld alle Beträge zusammen. Mit dem Resultat können Sie dann etwas anfangen, wenn alle Zahlungen der Liste nach Währungsen sortiert sind, sonst werden verschiedene Währungen addiert.

Die blauen Knöpfe links oben suchen Zahlungen mit den beschriebenen Eingeschaften.

"Alle Zahlungen dieser Liste auf 'zu zahlen' setzen" tut genau das. Wenn Sie 10 Zahlungen mit dem Status "abwarten" oder "Auftrag gelöscht" in der Ergebnismenge haben, ist das praktisch. Wenn nur eine Zahlung auf "verarbeitet" steht, ist das problematisch. "Verarbeitet" heisst schliesslich, dass die Zahlung schon in eine Auftrag gepackt wurde, woraus man schliessen kann, sie sei auch ausgeführt. Es droht eine Doppelzahlung. Wundern Sie sich also nicht, wenn das Skript Sie eindringlich warnt und auch den Ersetzvorgang explizit bestätigt haben will.

Das Skript ist für folgende Situation gedacht: Sie haben einen Auftrag erstellt, aber sind nicht so weit gekommen, ihn auch einzureichen. Das Skript hat aber brav alle Zahlunge auf "verarbeitet" gestellt, Sie wollen den Auftrag mit diesen Zahlungen (und vielleicht noch ein paar anderen, die jetzt neu hinzukommen), neu erstellen. In diesem Fall ist es natürlich praktisch, wenn Sie den Status jeder Zahlung zurücksetzen können. Denken Sie aber daran, was Onkel Ben dem Peter Parker damals im Auto gesagt hat.

EZAG erstellen

Der Skriptknopf in der Ecke rechts oben tut das, was diese Lösung eben soll: eine Textdatei mit einem oder mehreren elektronischen Zahlungsaufträgen im XML-Format erstellen, die Sie dann Ihrer Lieblingsbank darreichen können.

Sie können starten, sobald Sie im Layout Zahlungsliste mindestens eine fehlerfreie Zahlung mit dem Status "zu zahlen" haben und wenn die Lastkonti zur gleichen Bank gehören. Natürlich können Sie auch sonst auf den Knopf drücken, dabei kommt aber nichts Gescheites heraus. Das Skript macht nämlich folgendes:

Viel Glück und Erfolg!


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