Anleitung zum Rechnungsteil der vollfetten CLK-Fibu

Angenehmere Lektüre mit weniger langen Zeilen

Was es ist

Hier geht um die Datei Rechnungen.fp7 oder Rechnungen.fmp12, die Sie mit der vollfetten Fibu erhalten haben. Wenn Sie mit dem schlanken CLK-Petuschki für Filemaker 8 und neuer unterwegs sind, finden Sie hier die Anleitung zu dessen Rechnungsteil.

Diese Rechnungsteil ist kein Programm, sondern eine Datenbankdatei für Filemaker. Sie können es nur verwenden, wenn Sie das Programm Filemaker in der Version 11 oder höher haben. Das Rechnungsteil benötigt alle anderen Dateien, die Sie mit der vollfetten Fibu erhalten haben, diese müssen im gleichen Verzeichnis liegen.

Mit dem Rechnungsteil können Sie Leistungen erfassen, Rechnungen daraus machen, diese drucken, überwachen, Zahlungen dazu erfassen und aus der ganzen Geschichte noch Buchungen herstellen. Rechnungen können Sie für die Zahlung auf ESR oder IBAN erstellen, diese Drucken oder mit Strompost versenden, und die VESR-Dateien Typ 3 und 4 von Post und Banken einlesen. Das System arbeitet noch mit Kodierzeile (Stand 2016), die Variante mit den QR-Codes gibt es hier noch nicht..

Was Sie brauchen

Das Wichtigste vorweg

Verschicken Sie keine Einzahlungsscheine mit Kodierzeilen, bevor Sie diese selber geprüft und getestet haben, mit einem Lesegerät oder am Postschalter.

Arbeiten Sie niemals mit vollen Zugriffsrechten, sonst sind sämtliche Schutzmechanismen ausser Kraft und Ihre Daten erleiden ein Schicksal, das zu beschreiben der Brutaloartikels des schweizerischen Strafrechts verbietet. Prüfen Sie, ob Sie den Menupunkt Datei/Definieren/Datenbank aufrufen können, wenn ja, ist es nicht gut.

Themenverzeichnis

Die Anleitung ist wie üblich viel zu lang. Ich empfehle Ihnen, sich an den Ablauf in Kürze zu halten, die Schnellinformationen auf den Layouts zu beachten und nur dann näher nachzuschlagen, wenn etwas unklar ist.

Der Arbeitablauf für Kürze

Viel Glück und Erfolg!

Beschreibung der Layouts und Felder

Das Layout Leistungsstamm

Sie können für häufige Leistungen den Preis, die Bezeichnung, die Kontierung und den MWSt-Satz vorgeben.

Sie können auch dann Posten erfassen und verrechnen, wenn Sie keine Leistungen im Leistungsstamm haben! Wenn Sie jedoch viele Leistungen verrechnen, ist es sinnvoll, diese im Stamm zu führen, eine Leistungsnummer immer für die gleiche Leistung zu verwenden und eine nicht mehr gebrauchte Leistung nicht zu löschen. Wenn Sie nach Jahren ihre vielen Tausend Posten statistisch auswerten wollen, werden Sie froh darum sein.

Layout Leistungsstamm

Die Felder im Layout Leistungsstamm

Der Auftrag

Der Auftrag Enkel genau einer Adresse. Der Auftrag kann beliebig viele Posten haben (oder natürlich auch gar keinen, aber dann gibt es nichts zu verrechnen). Ein Auftrag hat eine Adresse und einen Titel, der dann oben auf der Rechnung und im Adressteil im Auftragsportal steht. Das sind seine einzigen Funktionen. Pro Auftraggeber bzw. pro Rechnungsadresse brauchen Sie also nur einen einzigen Auftrag, dem Sie dann über Jahre immer neue Posten anhängen können. Bei jeder Rechnungsstellung werden nämlich nur diejenigen Posten berücksichtigt, die nicht bereits verrechnet worden sind.

Ein zweiter Auftrag zur gleichen Adresse ist technisch nie nötig, kann aber sinnvoll sein, wenn Sie zwei verschiedenartige Arbeiten klar trennen wollen.

Wenn Sie etwas verrechnen wollen, können Sie also einen bereits bestehenden Auftrag nehmen oder einen neuen erstellen.

Einen bestehenden Auftrag finden

Das gibt es drei Möglichkeiten:

Einen neuen Auftrag erstellen

Das geht nur mit dem oben erwähnten blauen Knopf "neuer Auftrag" im Auftragsregister des Layouts Adressen:
Der Trick dabei ist natürlich, dass Sie auf der Adresse des Kunden stehen und nicht auf irgendeiner. Sie erhalten dann ein leeres Auftragsbild mit der Adresse des ausgewählten Kunden im Adressfeld.

Das Layout Auftrag

Hier ist jeder Datensatz ein Auftrag, im unteren Teil sind die Posten des Auftrags in einem Portal. Ich habe etwas Mind-Mapping versucht: Adressen sind grün, Aufträge hellblau, Posten violett, Rechnungen orange. Sollten Sie über ein paar Eigenschaften verfügen, die mir entschieden abgehen, zum Beispiel grafisches Talent oder ein bisschen Geschmack, dann können Sie in den Layoutmodus gehen und Petuschki beliebig verschönern. Sie brauchen nicht einmal den vollen Zugriff dazu, Leitbedienerrechte genügen. Machen Sie trotzdem vorher eine Sicherung.

Wenn Sie noch keine Scripts, Wertelisten und Definitionen verändert haben, dürfen Sie die verschönerte Version dann gerne mir schicken, damit andere Anwender auch etwas davon haben.

Nun aber zum Layout Auftrag:
Auftragslayout

Posten des Auftrags
Im geschmackvoll violett-weiss gestreiften Portal stehen die Posten, die Sie mit dem Knopf "neuer Posten" erfasst haben. Das können pro Auftrag beliebig viele sein, so lange sie auf der Rechnung dann alle unter dem gleichen Titel stehen dürfen, dem oben im Aufrag.

Posten sind die Zeilen auf der Rechnung. Es sind die Posten, die auf die Rechnung kommen, nicht der Auftrag selbst. Sie können nach der Verrechnung zusätzliche Posten erstellen, die kommen dann halt auf die nächste Rechnung.

Portal mit den Posten im Auftragslayout

Posten erfassen/bearbeiten
Der Knopf neuer Posten und der Knopf bearbeiten führen Sie zur Einezlansicht eines Rechnungspostens in einem separten Fenster.
Postenportal
Nach dem Speichern des Postens sehen wir zudem im Portal die Felder

Rechnungen schreiben

Verrechnet werden Posten, nicht Aufträge. Sie können auf zwei Arten mit dem Verrechnen beginnen: Layout Verrechnung

Sie können mit Eingaben in den drei oberen Feldern dafür sorgen, dass nur bestimmte Posten verrechnet werden: nur die eines bestimmten Auftrages, und/oder nur die von einer bestimmten Person kreierten, und/oder nur die bis zu einem bestimmten Datum (das bezieht sich auf das Datum im Datumfeld des Postens). Sie können auch alle Felder leeren, dann werden alle bisher nicht verrechneten Posten verrechnet.

Wichtig: Bei der Verrechnung wird je eine Rechnung für eine Adresse (Kunde) geschrieben, nicht eine Rechnung pro Auftrag. Wenn ein Kunde also mehrere Aufträge mit unverrechneten Posten hat und Sie die Verrechnung nicht auf einen einzelnen Auftrag einschränken, erhält er eine einzige Rechnung mit den Posten aus all seinen Aufträgen darauf. Ich wollte diese Möglichkeit bewusst erhalten; auf der Rechnung werden die Posten dann nach Auftrag gruppiert. Wenn Sie das aber vermeiden und für jeden Auftrag eine separate Rechnung haben wollen, schränken Sie die Verrechnung auf je einen Auftrag ein. Das geht am besten mit der Verrechnung vom Layout Auftrag aus.

Mit dem Druck auf den Knopf "Los!" verrechnet Petuschki die Posten, d.h. es sucht unverrechnete Posten zusammen, die Ihre Kriterien erfüllen, erstellt pro Adresse eine Rechnung und ordnet die Posten zu. Dabei wird in jedem Posten im Feld "RechnungSNR" die Rechnungsnummer eingetragen, was dazu führt, dass Sie den Posten nicht mehr ändern oder löschen können. Das muss so sein, arbeiten darum keinesfalls mit vollen Rechten.

Wenn nichts zum Verrechnen da ist, sagt Ihnen Petuschki das. Wenn etwas da ist, gibt es mindestens eine Rechnung. Am Ende des Verrechnungsskripts stehen Sie im Layout Rechnungen, und die Ergebnismenge besteht aus genau jenen Rechnungen, die jetzt neu dazugekommen sind. Ich empfehle Ihnen, die jetzt zu drucken, damit keine untergeht. Petuschki kann nicht wissen, ob Sie die Rechnung gedruckt und verschickt haben, es nimmt es einfach an, und mahnt dann erbarmungslos.

Wenn Sie später herausfinden wollen, wann Sie welche Rechnung ertellt haben: erster Anhaltspunkt ist das Rechnungsdatum, das könnten Sie selbst jedoch geändert haben. Der Reiter Logbuch im Layout RgDetail hingegen zeigt Ihnen dir Zeitstempel der Erstellung und der letzten Änderung.

Das Layout Rechnungen

Zu diesem Layout gelangen Sie mit dem Skriptknopf "Rechnungen" von überall her und wie oben beschrieben nach dem Erstellen von neuen Rechnungen.

Das Layout Rechnungen ist ein Listenlayout und zeigt alle verhandenen Rechnungen mit Nummer, dem Erstellungs- und Fälligkeitsdatum, dem ursprünglichen und dem noch offenen Betrag, der Mahnstufe und dem Namen der Kundin.
Layout Rechnungen

In diesem Layout können Sie alle gefundenen Rechnungen drucken oder mit Strompost verschicken lassen. Achtung: Der Versand mit Strompost passiert ohne Rückfrage, probieren Sie das zuerst mit einer Rechnung an sich selber aus Sie können dazu auch nur die eigenen Strompostadresse bei der Adresse eines Kunden zu hinterlegen und dann mit dessen Rechnung pröbeln.

Die Felder und Knöpfe in der Liste

Das Layout RgDetail

Hier sehen wir eine einzelne Rechnung und können sehen, wer sie wann erstellt hat, aus welchen Posten sie besteht und was für Zahlungen zu dieser Rechnung erfasst worden sind. Sie können sogar in diesem Bild Zahlungen zu dieser Rechnung erfassen.
Ebenso können Sie die Rechnung einzeln drucken oder verschicken, und vor allem festlegen, wie das geschehen soll.

Der Knopf Rechnung löschen löscht nach Rückfrage die Rechnung, wenn noch keine Zahlung vorhanden ist. Die Rechnungsnummer wird aus den Posten gelöscht, worauf diese wieder geändert oder gelöscht werden können. Die Posten bleiben erhalten und kommen beim nächsten Verrechnen wieder dran!

Reiter Druck
Reiter Adresse
Bestimmt, ob die Adresse aus dem Auftrag oder aus der Adressverwaltun gedruckt werden soll. Vielleicht stimmt die Adresse aus dem Auftrag ja nicht mehr. Standardmässig wird die Adresse aus dem Auftrag in den ersten 20 Tagen nach dem Rechnungsdatum verwendet, dann die aus der Adressverwaltung.
Reiter Absender
Bestimmt die Absenderangabe oben auf der Rechnung (nicht auf dem Einzahlungsschein).
Reiter Posten
Woraus die Rechnung besteht, damit Sie dazu nicth das Layout verlassen müssen. Nur mit den Augen schauen, wenn Sie etwas ändern wollen, müssen Sie die Rechnung löschen.
Reiter Zahlungen
Zu dieser Rechnung erfasste Zahlungen. Sie können hier auch welche händisch eintragen und die Rechnung oder eine Differenz ausbuchen, indem Sie statt eines Zahlkontos das Erfolgskonto für Debitorenverluste einsetzen.
Reiter Logbuch
Zeitstempel und Kontonamen der Erstellung und letzten Aenderungen. Das Logbuch unten erhält einen Eintrag, wenn Sie die Rechnung mit dem Skript drucken oder verschicken.

Rechnungen drucken

Allgemeines

Eine einzelne Rechnungen drucken

In der Einzelansicht im Layout RgDetail haben Sie im Register "Druck" einen Knopf für den Einzeldruck, obendran davon können Sie die Einzahlungsscheinvariante einstellen.

Keine Panik, wenn beim Dialogfenster mit der Schubladenwahl eine andere Rechnung angezeigt wird: wenn dann tatsächlich gedruckt wird, findet Petuschki schon die richtige. Und isoliert sie vorher, so dass Sie "Alle Aufgerufenen Datensätze" stehen lassen können - das ist sogar nötig, wenn nämlich die Rechnung auf neutrales Papier kommt: dann druckt Petuschki die Rechnung in Form einer Liste aller Rechnungsposten. Wenn Sie dann nicht "Alle Aufgerufenen Datensätze" eingestellt haben, kommt die Rechnung falsch!

Mehrere Rechnungen aufs Mal drucken

Sie können alle Rechnungen, die im Listenlayout Rechnungen angezeigt werden, auf einmal drucken lassen. Stellen Sie zuerst sicher, dass Sie die richtigen Rechnungen in der Ergebnismenge haben, und halten Sie sich dann an den Knopf "Diese Rechnungen drucken".

Ob ein Einzahlungsscheinformular bedruckt wird, und welches, ist in jeder Rechnung einzeln festgelegt. Wenn Sie nicht daran geschraubt haben, steht das, in den Mandanteneinstellungen im Register Debitoren steht.

Beim Drucken ermittelt Petuschki, was für Papier gefragt ist und teilt Ihnen das jeweils mit. Stehen beispielsweise alle Rechnungen auf der Druckvariante ESR, aber nicht alle Rechnungen passen auf ein einziges Blatt, geht Petuschki so vor:

Mit A4-Blättern mit integriertem ESR+ oder rotem Einzahlungsschein geht es gleich. Je nach Variantenreichtum Ihrer Rechnungsstellerei müssen Sie mehr oder weniger oft Papier wechseln bzw. im Druckdialog die Schublade angeben - in der Regel ist ja aber so, dass sich die Sache auf zwei Sorten beschränkt: ihr Einzahlungsscheinpapier und, wenn es lange Rechnungen darunter hat, noch neutrales Papier dazu.

Rechnungen mit Strompost verschicken

Ist beim Kunden die Strompostadresse erfasst, kann Petuschki die Rechnung auf zwei Arten verchicken; achten Sie auf die Einstellung im Layout Kunde im Layout Adressen der Adressdatei, diese Einstellung wird im Reiter Druck des Layouts RgDetail wiedergegeben. Bei Strompost gibt es zwei Varianten: In jedem Fall wird ihr Standard-Mailprogramm verwendet, und der Text beginnt mit der bei der Adresse hinterlegten Anrede und einer Einleitung, die Sie im Reiter Debitoren bei den Mandanteneinstellungen ändern können.
Versand einzeln oder gesammelt
Drücken Sie im Layout RgDetail auf den gelben Knopf für Versand mit Strompost, wird ein Mail mit der aufgerufenen Rechnung erstellt. Sie können es vor dem Versand prüfen und bearbeiten.

Drücken Sie im Layout Rechnungen auf den gelben Knopf "Stromposten", geht ein Mail pro Rechnung weg, ohne dass Sie es noch anschauen können. Testen Sie das vor dem ersten Einsatz. Hat der Kunde "Strompost Text" eingetellt, erhält er ein reines Textmail, in allen anderen Fällen gibt es ein PDF (d.h. auch dann, wenn der Kunde auf Papier oder E-Rechnung eingetellt ist). Hingegen bricht Petuschki die ganze Übung mit grossem Geschrei ab, wenn einer der Kunden keine Strompostadresse hat - in diesem Fall wird überhaupt nichts verschickt, damit Sie den Überblick behalten.

Zahlungen

Erfassen von Hand

Erhalten Sie eine Zahlung für eine Rechnung, müssen Sie im Layout Zahlungen einen Datensatz dafür anlegen. Das tönt kompliziert, geht aber so gut wie von selbst. Dieses System hat mehrere Vorteile: Sie werden damit fertig, wenn der Kunde in Raten zahlt, Sie können Zahlungen auf- und mehreren Rechnungen zuteilen, und vor allem erleichtert es die Erstellung von Buchungen.
Kommt eine Zahlung herein, suchen Sie Listenlayout Rechnungen die zugehörige Rechnung und klicken auf den Knopf Zlg in der Mitte auf der Liste. Sie werden in einem Dialogfeld nach Betrag, Datum und Geldkonto gefragt, wobei als Betrag der Rechnungsbetrag vorgegeben wird, so dass sie im Idealfall nichts korrigieren müssen, und das Geldkonto können Sie im Listenlayout Zahlungen vorgeben, so dass Sie es nicht jedesmal neu eingeben, sondern bei Bedarf nur noch ändern müssen. Es fehlt also nur noch das Datum. Wenn Sie das eingegeben und Enter gedrückt haben, stehen Sie im Layout Zahlungen auf Ihrem neuen Datensatz. Sie können jetzt Korrekturen vornehmen, den automatisch erstellten Text ändern (der geht dann in die Fibu) oder die Zahlung auch gleich wieder löschen. Danach können Sie ins Listenlayout Rechnungen zurückkehren und weitere Zahlungen erfassen.

Alternativ können Sie Zahlungen zu einer Rechnung auch im Layout RgDetail im Tab Zahlungen ins Portal eingeben. Sie werden selber merken, was Sie praktischer finden.

Sie können auch eine Rechnung oder einen Teil davon als Skonto oder Rabatt ausbuchen oder abschreiben, indem Sie eine Zahlung erfassen und statt des Geldkontos das Erlösminderungskonto oder Aufwandkonto angeben. Wenn Ihre Fibu auch noch Kostenstellen verlangt, müssen Sie im Layout Zahlungen noch diese eingeben, wenn Sie mit dem Dialogfeld fertig sind. Kurz: sie erfassen nicht eigentlich Zahlungen, sondern ganz einfach Buchungen. Wobei das Gegenkonto immer Ihr im Layout Global festgelegtes Debitorenkonto ist, und es kommt bei einem positiven Betrag ins Haben und bei einem negativen Betrag ins Soll. Mit dem Geldkonto (bzw. dem Konto, dass Sie bei jeder Zahlung separat festlegen können), ist es dann einfach umgekehrt. Oder sagen wir's so: Der Normalfall ist eine Zahlung, das gibt Geldkonto an Debitoren, und alles andere ist dann sinngemäss (wenn Sie das nicht verstehen, fragen Sie Ihren Buchhalter).

Im Layout Zahlungen können Sie neue Zahlungen bzw. Buchungen ganz normal mit dem Befehl Datensätze/neuer Datensatz erstellen, im Portal mit den Zahlungen im Layout RgDetail mit einem Klick in die erste noch leere Zeile. Sie kennen ja Ihren Filemaker (ansonsten hat er eine Hilfefunktion).

So bald Sie einer Rechnung eine oder mehrere Zahlungen zugeordnet haben, können Sie die Rechnung nicht mehr löschen. Wenn Sie aber wissen, was Sie tun, d.h. die folgende Anleitung spontan logisch und verständlich finden, können Sie der Zahlung eine andere, nicht existente Rechnungsnummer geben, zum Beisiel -19.5. Damit wird die Verbindung zur Rechnung unterbrochen, die Rechnung glaubt nun, keine Zahlung zu haben und kann gelöscht werden. Dann können Sie die Posten korrigieren, die Rechnung neu erstellen - sie wird nun eine neue Nummer haben - und dann ihre Zahlung mit der falschen Rechnungsnummer -19.5 suchen und die neue Rechnungsnummer eingeben. Fragen Sie einfach vorher Ihren Arzt oder Apotheker. Und nein, auch dazu brauchen Sie keinen vollen Zugriff. Arbeiten Sie nicht mit vollem Zugriff. Ich mache es auch nicht.

Einlesen einer camt.054-Datei

Wenn Sie ESR in die Welt hinausgeschickt haben, erhalten Sie eine Datei mit den Zahlungseingängen. Das Rechnungsteil liest ab August 2017 camt.054-Dateien (den XML-Murks), wenn Ihre Bank darauf umstellt, verlangen Sie diese neue Version.

Haben Sie neue Version schon, ihre Bank schickt aber noch V11 bzw. BESR-Datein, verlangen Sie eine Umstellung auf camt.054.

Zahlungen aus einer Datei einlesen gibt weniger zu tun, hat aber den Nachteil, dass dabei niemand wirklich schaut, dass geschaut wird. Folgende Probleme können auftreten:

Die letzen beiden Probleme kann es natürlich auch dann geben, wenn Sie die Zahlungen händisch erfassen, aber dann sehen Sie gleich im Einzelfall, was Sache ist. Bei der Massenverarbeitung durch das Skript sind Sie hingegen blind.

Lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Ich will nur, dass Sie wissen, dass das die vollfette Fibu versucht, diesen Gefahren zu begegnen, entsprechende Vorkehrungen trifft und Sie deshalb mit bestimmten Fragen und Mitteilungen angehen wird. Konkret geht das so:

Rechnungen löschen bzw. korrigieren

So lange die Rechnung noch keine Zahlungen hat, können Sie sie im Layout RgDetail löschen, und zwar auch dann, wenn die Posten schon verbucht sind, es werden dann Stornoposten erstellt. Besteht schon eine Zahlung, können Sie, wenn Sie abenteuerlustig sind und Ihren Filemaker gut kennen, zum im Kapitel Zahlungen genannten Trick greifen.

Es ist allerdings nicht gerade sinnvoll, eine bereits verschickte, verbuchte oder gar bezahlte Rechnung zu löschen. Erfassen Sie besser neue Posten, die die falschen korrigieren, indem Sie wenn nötig die Vorzeichen drehen (am besten bei der Menge). Beim Verrechnen erhalten Sie dann allenfalls eine neue Rechnung mit negativem Vorzeichen. Dann können Sie im Layout Zahlungen mit zwei neuen Datensätzen Buchungen erfassen, die den offenen Betrag beider Rechnungen auf null stellen, am einfachsten so: eine der Rechnungen suchen, auf Zlg klicken, als Geldkonto ein Uebergangskonto angeben. Den resultierenden Datensatz duplizieren, beim Betrag das Vorzeichen drehen und die Rechnungsnummer der Gutschrift angeben. Nun sollten Rechnung und Gutschrift einen offenen Betrag von 0 haben, und alles wird gut.

Es gibt natürlich noch einen schmutzigen Trick, eine beliebige Korrektur auf eine Rechnung zu bringen: Bei den Navigationsknöpfen rechts oben auf "neu anmelden" gehen und sich mit Entwickler/modulo den vollen Zugriff geben lassen. Nun können Sie die Posten ändern, obwohl sie schon verrechnet sind, worauf sich auch der Rechnungsbetrag anpasst, und auch alles andere machen, was der HErr mit gutem Grund verboten hat. Danach aber subito wieder zurück zum normalen bzw. Leitbedienerzugriff gehen. Dieser Trick ist nicht nur schmutzig, sondern auch gefährlich, denn wahrlich, ich sage Ihnen: wenn der korrigierte Posten schon verbucht war, haben Sie nun das komplette Chaos angerichtet. Machen Sie's also besser nicht, arbeiten Sie generell nicht mit vollem Zugriff, sagen Sie nicht, ich hätte Sie nicht gewarnt, und vor allem: erwarten Sie nicht von mir, dass ich dann Ihre Scherben kitte.

Unbezahlte Rechnungen mahnen

Jede Rechnung erhält bei der Erstellung ein in der Felddefinition vorgegebenes Fälligkeitsdatum; in der unveränderten Version ist es 30 Tage ab Rechnungsdatum, und wenn Sie diese Vorgabe ändern wollen, müssen Sie die Datei Rechnungen.fp7 mit vollen Zugriffsrechten öffnen (Benutzername Entwickler, Passwort modulo) und die Felddefintion ändern - und dann gehen Sie subito zurück zum normalen Zugriff, sonst haue ich Ihnen die Tastatur um die Ohren.

Unabhängig davon können Sie das Fälligkeitsdatum jeder Rechnung zu jedem Zeitpunkt beliebig verändern.

Bevor Sie mit dem Mahnen beginnen, lesen Sie besser die neuesten Zahlungen ein. Dann klicken Sie im Listenlayout Rechnungen links oben auf den Knopf überfällige suchen. Petuschki sucht nun Rechnungen mit einem offenen Betrag und überschrittener Fälligkeit, macht aber noch nichts damit. Sie können diesen Knopf also ohne Bedenken beliebig oft drücken.

Gemahnt wird natürlich mit dem Knopf Auswahl mahnen rechts daneben. Dieses Skript mahnt alle Rechnungen der Ergebnismenge! Es geht also davon aus, dass Sie vorher die überfälligen zusammengesucht und diejenigen, die Sie doch nocht nicht mahnen wollen, ausgeschlossen haben. Alternativ können Sie denen auch eine neue Fälligkeit in der Zukunft geben und dann erneut die Ueberfälligen suchen.

Wenn Sie schliesslich die Rechnungen in der Ergebnismenge haben, die nun wirklich gemahnt werden sollen, werfen Sie das Mahnskript Auswahl mahnen an. Nun passiert folgendes:

  1. Die Mahnstufe jeder Rechnung wird um 1 heraufgesetzt
  2. Die Fälligkeit jeder Rechnung wird um 20 Tage nach hinten verschoben, und zwar nach dem heutigen Datum, nicht nach der ursprünglichen Fälligkeit. Diesen Wert können Sie mit Leitbedienerrechten im Skript ändern.
  3. Im Layout Mahnungen wird pro Rechnung ein Datensatz mit der Rechnungsnummer, dem aktuellen Datum und der Mahnstufe angelegt, damit Sie später nachvollziehen können, wen Sie wann zum wievielten Mal gemahnt haben.
Am Schluss sind Sie mit mit der gleichen Ergebnismenge wieder im Listenlayout Rechnungen. Drucken und verchicken Sie nun die Rechnungen, die Zahl in der Mahnstufe sorgt dafür, dass Sie nicht als Rechnung, sondern als Zahlungserinnerung oder als 47. Mahnung betitelt werden.

Sie können natürlich auch auf das Protokoll im Layout Mahnungen verzichten und alles von Hand machen, indem Sie Mahnstufe und Fälligkeit anpassen und die Rechnung neu drucken. Wenn Sie hingegen automatisiert mahnen, ist es natürlich nicht wahnsinnig sinnvoll, auch noch von Hand an der Mahnstufe herumzufummeln.

Buchungen

Das Rechnungsteil von Petuschki kann aus verrechneten Posten und aus Zahlungen (bzw. einfach aus allen Datensätzen, die Sie im Layout Zahlungen erstellt haben), Buchungen für Ihre Fibu erstellen.
Die Buchungen sind Datensätze einer Tabelle, die Buchungen heisst und in einem Layout namens Buchungen gezeigt werden. Jeder Datensatz enthält ein Datum, eine eindeutige Nummer, ein Soll- und ein Habenkonto, einen Text und einen Betrag. Die Buchungen sind immer MWSt-inklusive, d.h. die MWSt wird nicht separat gebucht, dass muss dann Ihr Fibuprogramm übernehmen.
Das Rechnungsteil funktioniert auch dann, wenn Sie keine Buchungen erstellen. Die Buchungen sind also freiwillig. Der Nachteil der Bucherei über Petuschki ist natürlich, dass Sie einen Zwischenschritt haben, der zuerst einmal eingerichtet werden muss. Es spricht aber auch einiges dafür:

Die Systematik

Die Bucherei wird von 3 Skripts gesteuert, die Sie im Layout Rechnungen aufrufen können: Das Uebertragen in die Fibu ist natürlich nur sinnvoll, wenn Sie vorher Buchungen erstellt haben. In der täglichen Arbeit wird es am sinnvollsten sein, die drei Skripts nach dem Erfassen von Zahlungseingängen aufzurufen, damit Sie anschliessend in der Fibu prüfen können, ob das Geldkonto stimmt.

Die Funktionsweise

Buchungen aus den Posten erstellen
Dieses Skript sucht verrechnete Posten, die noch nicht verbucht sind, gruppiert sie nach Rechnung und Kontierung und schreibt für alle Posten einer Rechnung mit gleicher Kontierung einen Buchungssatz, d.h. einen Datensatz im Layout Buchungen.
Danach setzt das Skript die Nummer des Buchungssatzes ins Feld BuchungNummer des Postens, damit dieser bzw. Sie wissen, dass er verbucht ist.
Kontierung
Der Posten hat ein Feld für die Kontonummer und eines Feld für die Kostenstelle. Das Gegenkonto ist Ihr Debitorenkonto, das Sie in den Mandanteneinstellungen im Reiter Debioren angegeben haben. Petuschki nimmt den absoluten Wert des Bruttobetrags und bucht und dreht wenn nötig das Vorzeichen, so dass Sie in der Fibu immer positive Beträge haben. Als Datum wird das Valutadatum der Rechnung genommen, das sie beim Verrechnen definiert haben, und als Text der Titel des Auftrags, der mit dieser Rechnung verrechnet wurde. Hat die Rechnung Posten aus mehreren Aufträgen, wird der Titel des zuerst erstellten genommen.

Kann Petuschki mehrere Posten oder mehrere Zahlungen zusammenfassen, weil Datum und Kontierung übereinstimmen, wird er Text naturgemäss etwas allgemeiner.

Buchungen aus Zahlungen erstellen
Dieses Skript erstellt aus jedem Datensatz im Layout Zahlungen eine Buchung. Datum und Text werden dem Datensatz entnommen.
Danach setzt das Skript einen Zeitstempel ins Feld verbucht der Zahlung, damit diese bzw. Sie wissen, dass sie verbucht ist.
Die Kontierung
Auch die Datensätze im Layout Zahlungen haben ein Feld für Konto und Kostenstelle. Das Gegenkonto ist wie oben das im Layout Global der Datei Verwaltung.fp7 definierte Debitorenkonto. Petuschki bucht und dreht wenn nötig das Vorzeichen, so dass Sie in der Fibu immer positive Beträge haben. Dass die Zahlungen einzeln verbucht werden, hat den Vorteil, dass Sie im Buchungstext der Fibu sehen, wer bezahlt hat, und den Nachteil, dass es bei sehr vielen Zahlungen sehr viele Buchungen gibt. Da Sie bei sehr vielen Zahlungen eine ESR-Lösung wählen und Petuschki sowieso entsprechend erweitern müssten (wobei es nicht viel zu ändern gäbe), nehme ich an, dass dies die einzelne Verbuchung von Rechnungen und Zahlungen für die unveränderte Version besser ist.
Verbuchen in der vollfetten Fibu
Das Skript erstellt Datensätze in der Erfassung, die Sie dann mit "alles buchen" verarbeiten können. Danach können Sie die Saldi prüfen:
Andere Buchhaltungsprogramme
Wenn Sie nicht gerade an MS Navision oder ähnlichen Schrott geraten sind, kann Ihre Buchhaltung Buchungen vermutlich importieren. Gehen Sie in den Scriptmaker der Datei Rechnungen.fp7 und ändern Sie den zweitletzten Schritt im Skript BuchungenUebertragenInFibu auf Datensätze exportieren und nehmen Sie die passenden Felder: Datum, KontoSoll_c, KontoHaben_c und Buchungsbetrag_c, sowie Text und allenfalls BuchungSNR als Belegnummer.

Nachweise/Auswertungen für die Buchhaltung

Um festzustellen, ob Ihre Buchhaltung stimmt, brauchen Sie nicht nur aktuelle offene Summe (alle Rechnungen minus alle Zahlungen, so einfach wäre das), sondern die Summe der offenen Posten zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Eine Möglichkeit wäre, mit allen Buchungen, die die neue Periode betreffen, zuzuwarten - das beträfe das Erstellen von Rechnungen ebenso wie das Erfassen von Zahlungen. Aber das machen wir natürlich nicht.

In der Titelzeile des Layouts Rechnungen haben wir ein Feld Stichtag, in das wir das Datum unserer Bilanz eintragen, zum Beispiel 31.Dez.2016. Eine Rechnung mit Valuta 10.Jan.2017 erscheint nun ohne offenen Betrag, weil bis zum 31.Dez.2016 nichts dazu gebucht wurde.
Umgekehrt erscheint eine Rechnung vom 2016, die 2017 bezahlt wurde, noch mit einem offenen Betrag.

Ihren Nachweis erhalten Sie danach am schnellsten mit dem Link Verfallliste.

Viel Glück und Erfolg!


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