Anleitung zu CLK-Lohn

Inhalt

1. Allgemeines zur Datei
2. Funktionsweise
3. Einrichten von Personen
4. Einrichten von Mandanten
5. Einrichten von AHV-Einstellungen
6. Verträge
7. Lohnzuteilung
8. Lohnabrechnungen
9. Löhne auszahlen
10. Auswertungen
11. Lohnarten
12. 13. Monatslohn
13. Quellensteuern
14. Löhne verbuchen
15. Spezialfall: Zahlungen an unterschiedliche Empfänger
16. Objekte und Einsätze: Wer arbeitet wo?
17. Das Journal: Notizen über und Briefe an die Angestellten
18. Update: Datenübertrag auf eine neue Version

Allgemeines

Eine Version mit vollem Zugriff und damit natürlich ohne Beschränkungen gibt es auf Bestellung bei mir, und zwar für CHF 250.
Die Zugangsdaten für den vollen Zugriff erhalten Sie beim Kauf.

Achtung: nie mit vollem Zugriff produktiv arbeiten! Wesentliche Teile funktionieren nur über die Berechtigungen.
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Funktionsweise/Übersicht/Schnelldurchlauf

• In der Datei sind ein paar Navigationsknöpfe, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen und nicht klicken, sagen die Ihnen, wozu sie das sind.
  Hauptsächlich navigieren Sie aber mit der von Filemaker eingebauten Layoutauswahl links oben.
• Im Layout Personen erfassen Sie sich selber als Arbeitgeber mit Name, Adresse und IBAN.
• Arbeitgeber sind Mandanten. Sie legen das mit dem Knopf "Das ist ein Mandant" auf dem Personenlayout fest und landen dadurch in der Mandantentabelle. Geben Sie dort dem Mandant ein Bezeichnung und legen Sie fest, welcher Mandant beim Start eingestellt werden soll.

  Ein Mandant hat von der AHV-Ausgleichskasse eine Firmen-UID erhalten, die geben Sie beim Mandanten ein. Arbeiten Sie mit nur einem Mandanten, ausser Sie haben tatsächlich mehrere Arbeitgeber mit jeweils eigenen, unterschiedlichen Firmen-UIDs.

• Prüfen Sie im Layout AHV-Einstellungen, ob die Sätze aktuell sind. Wenn nicht, ändern Sie entweder direkt oder duplizieren den Datensatz und korrigieren dort zuerst das Gültig-Ab-Datum, dann die geänderten Werte.
• Zurück im Layout Personen erstellen Sie einen Datensatz für alle Menschen und Unternehmen, die aus Lohnabrechnungen Geld erhalten könnten. Sie können natürlich aus Ihrer bestehenden Adresstabelle importieren, zum Abgleich gibt es ein Zahlenfeld id_Fremdsystem. Erfassen Sie jede Person und jede Organisation nur einmal.

  Achten Sie darauf, bei den Personen nur diejenigen IBAN zu erfassen, die tatsächlich auf diese Person lauten. Soll eine Auszahlung an eine andere Person gehen, erfassen sie diese Person in einem eigenen Datensatz und geben deren IBAN dort ein (die Verbindung erfolgt später bei den Verträgen).

• Die Anstellung einer Person bei einem Arbeitgeber ist ein Vertrag. Den tragen Sie bei der Person im Reiter "Vertrag und Bewilligung" ein.
• Im Layout Vertrageinzelbild geben Sie ein:
  • Im Reiter Lohn, ob dieser Arbeitnehmer einen 13. Monatslohn bekommt, ob die Nichtberufsunfallversicherung wegfallen kann, ob Krankentaggeldversicherungsprämien gerechnet werden sollen und der Quellensteuertarif mit der Angabe, ab wann der gilt (dazu müssen wir allenfalls erst die Quellensteuertarife importieren).
  • Im Reiter Zuteilung die Lohnteile, die auf die Lohnabrechnungen gesetzt werden sollen. Auf welche, bestimmen die Felder DatumAb und DatumBis. Beim Monatslohn (Lohnart 1000) empfiehlt sich das Feld "Menge" für das Pensum.
    Sie starten die Eingabe beim richtigen Vertrag im Feld "Lohnart" links oben. Der Betrag auf der Lohnabrechnung entsteht durch die Multiplikation der Zahlen in den Feldern Faktor, Menge und Ansatz.
    Vorzeichenregelung: positiv bedeutet mehr Lohn, negativ bedeutet weniger.
  • Im Urzustand hat die Lösung eine Reihe Lohnarten, die Sie verwenden können. Wie Sie zusätzliche einfügen, steht im Kapitel Lohnarten.
• Vom Layout VertragEinzelbild aus können Sie eine Lohnabrechnung für den aktuellen Vertrag erstellen, vom Layout VertragsListe aus für mehrere gleichzeitig, wobei Sie mit den grünen Gutzeichen rechts auswählen müssen, wer dabei sein soll.
  Vor der Erstellung geben Sie an, für welches Jahr und welchen Monat Lohnabrechnungen erstellt werden sollen. Es sind für die gleichen Verträge mehrere Lohnabrechnungen für den gleichen Monat möglich, das Skript warnt Sie gegebenenfalls, damit Sie das nicht aus Versehen tun.
• Die Löhne werden vom Skript gerechnet und im Layout Lohnabrechnung, auf dem Sie landen, als abgeschlossen markiert. Mit einem Klick auf das "Ja" bei "abgeschlossen" oben rechts können Sie eine Lohnabrechnung wieder öffnen und sie löschen oder etwas ändern. Beim erneuten Abschliessen werden die meisten Lohnteile neu gerechnet.
• Lohnteile im grünen Register des Layouts Lohnabrechnung sind die Zeilen oder Posten der Lohnabrechnung. Das Total unten ist der Betrag, der bezahlt wird. Im Urzustand werden die Lohnteile angezeigt, aus denen die Auszahlung errechnet wird. Dies entspricht der Einstellung "nur sichtbare" im blauen Knopf. Drücken Sie darauf, um auf die Ansicht aller Lohnteile umzustellen.
• Mit dem Seitenansichtssymbol wechseln Sie zur Druckansicht der aktuellen Lohnabrechnung bzw. aller aufgerufenen Lohnabrechnungen, wenn Sie auf dem Layout Lohnabrechnungsliste sind, und können die Lohnabrechnungen drucken.
• Aus dem Layout Lohnabrechnungsliste heraus können Sie eine Auszahlung starten. Natürlich geht das nur, wenn Sie zuvor beim Mandanten IBAN und Währung eingestellt haben und alle Angestellten eine IBAN haben.
• Vom Layout Mandant aus können Sie Lohnausweise erstellen. Machen Sie das erst, wenn das Jahr zu Ende ist.
• Das Verbuchen schauen wir später an.

Die Arbeit mit den einzelnen Elementen

Personen

• Hat die Adresse neben Strasse und Hausnummer eine zweite Zeile, geben Sie diese unter der Strasse ein. Soll diese zweite Zeile oberhalb stehen - ideal für c/o oder hochtrabende Titel - stellen Sie im Feld rechts die Angabe "unten" mit einem Klick um.
• Personalien: Geschlecht und Geburtsdatum sind zwingend zur Berechnung gewisser Versicherungen und Auswertungen. Die AHV-Nummer brauchen Sie spätestens bei der AHV-Abrechnung; Sie können bei Ihren Angestellten viele Monate lang mündlich und schriftlich mit zunehmender Verzweiflung darum betteln. Oder so lange keinen Lohn zahlen, bis die Angestellten ihre AHV-Nummer abliefern. Das geht dann typischerweise 6 Stunden und spart neben Zeit auch Nerven.
• Im Portal im Reiter Telekom erfassen sie alle Telefonnummern, Mail-Adressen, URLs und was der elektronsichen Erreichbarkeits-Gadgets mehr sind. Mit einem Klick in die unterste, leere Zeile erstellen Sie jeweils einen neuen Eintrag.
• Vertrag und Bewilligung: Hier geben Sie an, wo die Person im ABC der Fremdenpolizei steht. Unten erfassen Sie eine Anstellung, wie das geht, lesen Sie später im Kapitel zu den Verträgen.
• Bei den Zahlungsdaten geben Sie die IBAN ein, auf die bezahlt werden soll. Die IBAN muss auf den Namen der Person lauten, sonst bongt die Bank Ihre Zahlung zurück.
  Beginnt die IBAN weder mit CH noch mit LI, müssen Sie auch den BIC haben. Bank Identifier Code heisst das, und früher Swift-Adresse. Der Arbeitnehmer liefert Ihnen den innerhalb von wenigen Stunden, wenn Sie ihm erklären, dass Sie sonst nicht zahlen können.
  Vergütungswährung: nein, das ist nicht sowieso immer CHF! Was Sie da meinen, ist die Aufgabewährung; die Währung, in der die Zahlen der Lohnabrechnung gemeint sind. Die legen Sie beim Mandanten fest.
  Die Vergütungswährung ist das Geld, in der das Geld reist. Und das sollte die Währung des Landes sein, in das das Geld reist, sonst wird es langwierig und teuer. Beginnt die IBAN mit IT, FR, AT, DE etc, sind hier eindeutig EUR gefragt.
  Bei der Zahlung wird Ihrem Konto auch dann der CHF-Betrag belastet, der auf der Lohnabrechnung steht. Aber es fliessen kein CHF ins Zielland, sondern EUR, weil Ihre Bank das gleich tauscht. Das ist schneller und billiger für alle; in SEPA-Staaten gar gebührenfrei, wenn IBAN und BIC angegeben werden.

  Sie können mehrere IBAN pro Person erfassen. Wichtig dabei: die Person muss die Inhaberin der erfassten IBAN sein.

  Geht etwa ein Teil des Lohnes an eine Alimenten-Inkasso-Stelle, prüfen Sie zuerst, ob sie diese Institution schon als Person erfasst haben, und erstellen Sie die sonst als neue Person und geben deren IBAN dort sein.

  Institutionen wie Betreibungsämter geben vielleicht ein QR-IBAN an, das ist die Nachfolgerin der ESR-Teilnehmernummern wie 01-145-6 der orangen Einzahlungsscheine. Bei einer QR-IBAN ist wie bisher bei ESR eine 27stellige Referenznummer gefragt; die könnten Sie eingeben, indem Sie bei der erfassten IBAN links auf die Details wechseln. Das ist aber nur dann sinnvoll, wenn die aktuelle Pereson selber einen Vertrag hat und eigene Lohnabrechnungen erhält, was vermutlich nie vorkommt.

• Der Reiter Journal dient zur Erstellung von Notizen zu dieser Person oder eines Briefes an diese Person, und er zeigt die bisher erstellen Notizen und Briefe an. Die Anleitung steht im Kapitel zum Journal.
• Im Reter Einsatz können Sie festhalten, wo diese Person wann arbeitet. Sie müssen dazu Objekte erfassen.
• Der Reiter Technik verrät Ihnen, wer den Datensatz wann angelegt und wer zuletzt daran herumgefummelt hat. Eine Erkenntnis gewinnen Sie nur dann, wenn jede Person, die mit dieser Lohnbuchhaltung arbeitet, ein eigenes Benutzerkonto mit Passwort verwendet. Schauen Sie in der Filemaker-Hilfe unter Schützen von Daten nach. Bei einer Lohnbuchhaltun ist das sowieso eine gute Idee.
• Im Reiter Log protokollieren Skripts, was der Person an Lohnabrechnungen gemailt wurde, und was beim Übertrag der Ferientage funktioniert hat und was nicht. Das gleiche Log steht auch im Vertrag.

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Mandanten

Wenn Sie also Name, Adresse und IBAN des Arbeitgebers bei den Personen erfasst haben, wechseln Sie mit dem grauen Knopf "Das ist ein Mandant" auf die Mandantentabelle.

Hier geben Sie ein:

• Eine kurze, eindeutige Bezeichnung
• Unter Starten mit Mandant wählen Sie diese aus, damit dieser Mandant bei jedem Start eingestellt wird.
• Die Währung, in der alle Lohnbeträge gemeint sind.
• Wenn Sie die Lohnabrechnungen verbuchen wollen: ein Fibukonto für den Durchlauf; dessen Saldo sollte dann dem auszuzahlenden Betrag entsprechen.
• Im Register AHV die Firmen-UID, die die AHV-Ausgleichskasse Ihnen gegeben hat. Jeder Mandant muss eine haben, sonst ist er keiner.
  Filialen sind keine Mandanten. Abteilungen sind keine Mandanten. Verschiedene Unternehmenszweige sind keine Mandanten. Mandanten sind unterschiedliche Personen mit jeweils eigener Firmen-UID und eigener Buchhaltung.
• Ebenfalls im Register AHV können Sie den Beitragssatz der Familienausgleichskasse und der Verwaltungskostenbeitrag angeben, wenn Sie die Lohnabrechnungen verbuchen wollen.
• Taggeldversicherung: Wenn Sie hier auf "Ja" stellen, werden Beiträge abgezogen und Arbeitgeberanteile gebucht, sofern Sie die Sätze in den AHV-Einstellungen hinterlegen.
• Im Reiter Lohnausweis können Sie gleich noch steuern, was dann mal auf die Lohnweise kommt: Name der ausfüllenden Person, Telefonnummer für Fragen, unentgeltlicher Transport Ja/Nein und Kantine Ja/Nein.
• Im Reiter Mailversand geben Sie die Zugangsdaten Ihres SMTP-Servers an, wenn Sie Lohnabrechnungen und/oder Lohnausweise per Mail verschicken wollen. Mit Ausnahme des zweiten Feldes "Antwort an" müssen alle Felder eine Eingabe erhalten.
  Achtung: das Passwort wird im Klartext gespeichert, auch wenn Sie es beim Eingeben nicht sehen. Zugriffsrechte verhindern, dass Menschen ohne Vollzugriff es sehen; wer aber die Datei selber in die Hände bekommt, wird es herausbekommen.
  Wenn Sie die Angaben drin haben, geben Sie rechts Ihre Mail-Adresse ein und schicken Sie sich eine Textnachricht, Sie erhalten darauf eine Erfolgmeldung (nebst einem Mail in Ihren Posteingang) oder eine Filemaker-Fehlernummer, sie Sie in der Filemaker-Hilfe bei der Referenz nachschlagen können. Die wichtigsten sind:
  • 1501: Benutzername/Passwort-Fehler
  • 1502: Der Server lehnt die Verbindung ab
  • 1503: SSL-Fehler
  • 1504: Der SMTP akzeptiert nur verschlüsselte Verbindungen
  • 1505: Die Authentifikationsmethode ist mit dem SMTP-Server nicht kompatibel
  • 1506: Versand hat nicht geklappt - hinter solchen Fällen stecken in der Regel Firewall-Einstellungen oder Spamschutzmassnahmen Ihres Rechenzentrums/Inernet-Providers
  • 1507: Login beim SMTP-Server hat nicht funktioniert (aber nicht explizit wegen Benutzername/Passwort).

Das betrifft AHV-Einstellungen, Verträge, Lohnabrechnungen, Lohnzuteilungen, Lohnteile, Lohnausweise und Log-Einträge. Nicht mandatiert sind hingegen die Tabellen für Personen, Objekte und Einsätze, Briefe und Journal, die Zentrale, die Quellensteuertarife und auch nicht die Lohnarten - wohl aber die Kontierung der Lohnarten.

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AHV-Einstellungen

Wie Sie links oben sehen, ist diese Tabelle

1. mandatiert: Der anfänglich vorhandene Datensatz gilt nur für den ersten Mandanten. Eröffnen Sie einen zweiten, müssen Sie hier einen neuen Datensatz erstellen. Die Angaben zur AHV und ALV sind zwar schweizweit gleich, bei UVG und KTG gelten aber individuelle Versicherungslösungen.
2. historisiert: die Angaben gelten ab dem Datum oben links. Ändert etwas, duplizieren Sie den Datensatz und geben im neuen Datensatz das Datum ein, ab dem die Änderungen gelten, und natürlich die geänderten Sätze.
   Dadurch können Sie eine Lohnabrechnung für den Dezember korrigieren und gleichzeitig welche vom Janaur erstellen, ohne dass Ihnen falsche Sätze in die Quere kommen.

Welche Daten Sie hier eingeben müssen, sagen Ihnen die AHV-Ausgleichskasse, die hat auch eine Broschüre zu den Beiträgen an die Arbeitslosenversicherung Die im Bild gelten 2020.

Die Angaben zu KTG und UVG erhalten Sie von Ihrer Versicherung. KTG-Sätze werden nur gerechnet, wenn im Mandanten KTG auf Ja steht und wenn die Angestellte in Ihrem Vertragsbild den entsprechenden Vermerk hat.

Die Prozentzahlen werden als Dezimale gespeichert, also 0.05 für 5%.

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Verträge

Eine Person kann mehrere Verträge haben, sinnvoll ist pro Arbeitgeber (Mandant) nur ein Vertrag aufs Mal, und mehr als einer nur dann, wenn die Anstellungen in verschiedenen Kalenderjahren liegen.

Gleichzeitig laufende Verträge sind technisch möglich, aber selten sinnvoll, und schwierig zu handhaben. Wenn immer Sie in Versuchung kommen, einer Person zwei Verträge zu geben - oder noch schlimmer, die gleiche Person mehr als einmal zu erfassen: Machen Sie das nicht, sonst werden die Quellensteuer- und womöglich auch AHV- und ALV-Abrechnungen falsch. Sie lösen das Problem viel besser mit unterschiedlichen Lohnarten.

Vertrag erstellen

Dann drücken sie mal herzhaft Enter, um die Eingabe zu speichern, und wechseln mit dem Detailsybol (Lupe) links des neuen Eintrages auf das Layout "VertragEinzelbild".

Oben sehen Sie den Namen und die bereits vorhandenen Angaben, die Sie korrigieren oder ergänzen können. Die Kostenstelle wird bei der Verbuchung verwendet und kann ansonsten Abteilungen darstellen. Das Pensum können Sie hier noch nicht eingeben (siehe unten).

Angaben zum Lohn

Reiter Lohn

• Weder Monatslohn noch Pensum, diese Angaben entstehen bei der Zuteilung eines Monatslohns.
• Beim 13. Monatslohn können Sie zwischen Ja und Nein umschalten. Bei Ja wird mit jeder Lohnabrechnung eine Rückstellung aufgebaut, mit der später der 13. Monatslohn berechnet wird.
• Lohn pro Stunde für Stundenlöhner bzw. für den Fall, dass Sie einzelne Stunden auszahlen wollen. Die Angabe dient als Vorlage bei der Erfassung von Stunden, Sie können Sie auch leer lassen.
• Feriengeld: der Prozentsatz, den Sie hier eingeben, wird auf die Stundenlöhne geschlagen und direkt ausbezahlt.
• Feriengeld einbehalten: mit Mausklick zwischen Ja und Nein umschalten. Bei Ja wird das Feriengeld angehäuft, die Auszahlung erfolgt mit einer Lohnzuteilung.
• Rentnerfreibetrag ab: Der Monat, ab dem der Rentnerfreibetrag bei der AHV gemacht werden soll. Das ist frühestens der 1. Monat nach dem Erreichen des AHV-Rentenalters, die Angestellten können aber auf den Rentnerabzug verzichten, was die AHV-Beiträge erhöht.
  • Mit einem Klick auf die Feldanschrift "Rentnerfreibetrag ab" wird das frühestmögliche Datum eingesetzt (gesetzlicher Stand 2024). Sie müssen natürlich vorher im Layout Person das richtige Geburtsdatum eingesetzt haben.
  • Verzichtet die Angestellte auf den Abzug, geben Sie den 31.12.4000 ein.
  • Will die Angestellte den Rentnerfreibetrag dann doch wieder, geben Sie wiederum das Datum ein, ab dem der wieder einsetzen soll. Innerhalb eines Kalenderjahres geht das auch rückwirkend.
• NBU-Abzug: steht bei allen neuen Verträgen auf Ja. Arbeitet die Person weniger als 8 Stunden pro Woche bei Ihnen, entfällt die Pflicht zur Nichtberufsunfallversicherung, und Sie können auf Nein umstellen. Dann werden bei diesem Vertrag kein NBU-Prämien abgezogen.
• KTG-Abzug: ja, wenn bei diesem Vertrag eine Krankentaggeld-Versicherungsprämie berechnet und abgezogen werden soll. Ein Ja führt zu einem Abzug und zur Berechnung eines Arbeitgeberanteils, wenn Sie im Mandanten bei KTG ein Ja gesetzt haben die Prämiensätze bei den AHV-Einstellungen hinterlegt sind.
• Quellensteuer-Tarif: Ist die Angestellte quellensteuerpflichtig, geben Sie im Portal unten im Reiter Lohn das Datum ein, ab dem es gilt, dann den Kanton und schliesslich den Tarif. Sie erhalten eine Auswahl für Kanton und Code, nachdem sie die Quellensteuertarife importiert haben. Ein Tarif gilt für einen ganzen Monat, Sie können also immer den Monatsersten wählen.
  Steht da schon ein anderer Tarif, der bis jetzt galt, lassen Sie den stehen und geben Sie den neuen in der leeren Zeile unter dem untersten Eintrag ein. Nach dem Speichern erscheint er dann zuoberst, wenn es der aktuellste ist.
  War die Person quellensteuerpflichtig und ist es nicht mehr, erstellen Sie einen neuen Eintrag mit dem Datum, ab dem die Person nicht mehr pflichtig ist, und lassen Kanton und Tarif leer.

Reiter Feriengeld

Mit Lohnart 1320 kann man die Sau schlachten, der Feriengeldsaldo reduziert sich dann entsprechend. Und mit Lohnart 1310 können Sie den Saldo ohne Auszahlung herauf- oder heruntersetzen.

Müssen Sie das so handhaben? Hier geht es um die Gefahr, Feriengeld doppelt zahlen zu müssen, wenn man es erstens im Stundenlohn einberechnet hat und der (in der Regel ehemalige) Angestellte dann vor Gericht die ihm laut Gesetz zustehenden bezahlten Ferien nachfordert.

Im Entscheid, der zur doppelten Zahlung führte, argumentierte der Arbeitgeber vergeblich, der Feriengeldzuschlag sei im Stundenlohn berücksichtigt und das sei ja sowas von klar und mündlich vereinbart und das machten denk alle so und schon immer und so weiter. Es fehlte eine entsprechende Vereinbarung im Arbeitsvertrag und ein Kennzeichnung bei der Auszahlung.

Wenn Sie in einem schriftlichen Arbeitsvertrag festhalten, wie viel Feriengeld wann ausbezahlt wird und dies dank der verzüglichen Lohnbuchhaltung, zu deren Verwendung ich Sie beglückwünsche, auf der Lohnabrechnung auch klar dargestellt wird, sollten Sie von solchen Unglücken verschont bleiben.

Beachten Sie aber, dass Gesetze und ihre Auslegung mit der Zeit ändern können, zudem kann ein Gesamtarbeitsvertrag Sie zur Einbehaltung des Feriengeldes zwingen.

Reiter Ferientage

Das Portal ist jede Zeile ein Ferienbezug mit einer Anzahl Ferientage unter null (weil der Saldo durch den Ferienbezug sinkt) oder die Gutschrift eines Anspruches, typischerweise einmal pro Jahr. Unten sehen Sie dann den Saldo.

Oben rechts können Sie eine oder mehrere Jahreszahlen untereinander eintragen und so bestimmen, welche Zeilen Sie sehen wollen.

Es gibt ein paar Automatismen zur Erleichterung der Arbeit:

• Sie können das Guthaben des Jahres mit einem Knopf unten eintragen lassen. Im Layout Mandant geht das im Reiter Personal auch für alle Angestellten aufs Mal. Natürlich können Sie die eingetragene Zahl bei jedem Mitarbeiter noch ändern.

  Im Text steht jeweils das Wort Guthaben, gefolgt von der Jahreszahl - lassen Sie das so. Filemaker erkennt daran, dass dieser Person das Guthaben bereits gutgeschrieben wurde.

• Beim Eintrag eines Ferienbezugs geben Sie Anfangs- und Enddatum ein und drücken dann auf das blaue Desktopsymbol mit dem grünen Pfeil nach rechts: Filemaker setzt die Werktage ein, die in diesem Datumsbereich liegen. Er berücksichtigt auch Feiertage, wenn Sie diese im Layout Einstellungen/Feiertage eingetragen haben.
• Der Saldo berechnet sich aus sämtlichen Ansprüchen minus sämtlichen Bezügen. Bei langjährigen Angestellten wird das mal unübersichtlich, Sie können daher die Ferien eines abgelaufenen Jahres auf 0 bringen und den Saldo auf das nächste Jahr übertragen. Verwenden Sie die Knöpfe und Felder auf der untersten Zeile. Beachten Sie, dass diese Manöver immer zwei Einträge macht, einen im alten und einen im neuen Jahr. Sie sehen nur den im neuen, weil nach der Übertrag dieses angezeigt wird. Mit dem Filterfeld oben rechts können Sie das bei Bedarf ändern.

  Auch der Übertrag ist gesammelt im Layout Mandant möglich. Filemaker prüft dabei, ob schon ein Eintrag mit dem Text "Saldo", gefolgt von der Jahrzahl, besteht und macht in diesem Fällen nichts.

Reiter Abrechnung

Reiter Zuteilung

Reiter Lohnausweis

Reiter Zahlung an

Reiter Technik

Wenn das Passwortfeld leer ist, denkt sich das grüne Aktualisierungssymbol links auf Mausdruck hin ein Neues aus, jeweils mit 6 Zeichen, und zwar Zahlen und Buchstaben. Sie können es hernach beliebig verkomplizieren oder vereinfachen.

Der Stundenapportknopf steht gerade hier, weil er ein Mail auslöst, wenn Sie an Objekten arbeiten (Layout Objekte und Einsätze/Objekte) und die Angestellte dort eingeteilt ist. Natürlich müssen Sie die Angaben zu Ihrem SMTP-Server beim Mandanten hinterlegt haben.

Reiter Log

Lohnzuteilung

Zuteilbar sind Lohnarten mit den Typen Fix, Pro Rata und berechnet. Lohnarten des Typs System sind nicht zuteilbar. Dazu gehören der Feriengeldzuschlag für den Stundenlohn, die Rückstellung für den 13. Monatslohn, die Quellen- und alle Sozialsteuern.

Alles übrige, also Monats- und Stundenlöhne, Spesenersatz, Essensabzug, auch Pensionskassenabzüge und Familienzulagen, kommt dann auf den Lohn, wenn es zugeteilt ist.
Sie wählen im weissen Feld "Lohnart" links die Lohnart aus, beispielsweise den Stundenlohn:

• Nach der Auswahl der Lohnart Stundenlohn blinkt der Cursor im Feld für die Menge, wo Sie die Anzahl der Stunden eingeben.
• Im Feld Ansatz steht der Lohnansatz bereits, wenn Sie ihn im Reiter Lohn vorgegeben haben. Sonst geben Sie ihn halt hier ein.
• Der Faktor ist gemäss Voreinstellung in der Lohnart eine 1. Der Faktor ist eine beliebige Zahl, mit der Menge und Ansatz multipliziert werden. Die häufigste Verwendung ist die Drehung des Vorzeichens: bei Abzügen nimmt man minus 1 statt 1, damit der Betrag negativ wird.
  Die Bedeutung des Vorzeichens ist denkbar einfach: über null gibt mehr Lohn, unter Null gibt weniger Lohn.
• Im Zusatztext können Sie etwas schreiben, das dann auf der Lohnabrechnung bei diesem Posten erscheint, wenn Sie leer lassen, steht einfach Stundenlohn.
• Der Betrag erscheint erst nach dem Speichern im Portal unten. Er ergibt sich aus Menge x Ansatz x Faktor.
• Datum ab: wird automatisch gesetzt, und zwar auf den ersten des oben rechts eingestellten Monats. Wenn da der 1. September steht und Sie einen Lohn für September erstellen, wird die Zuteilung berücksichtigt, nicht aber, wenn Sie den Lohn für den August zuvor machen.
  Sie können somit Löhne für spätere Abrechnungen bereits jetzt zuteilen, zum Beispiel bei Änderungen von Monatslöhnen, Pensen, Pensionskassenbeiträgen oder Familienzulagen.
• Datum bis: hier wird automatisch der letzte Tag des oben rechts angegebenen Monats gesetzt, ausser die Lohnart ist auf endlosen Lauf eingestellt. Steht hier Ende September, wird die Zuteilung beim Oktoberlohn nicht mehr berücksichtigt, sonst schon.
  Sie können eine Zuteilung so einstellen, dass Sie mehrere Monat läuft. Es ist beispielsweise sinnvoll, bei Familienzulagen immer das Enddatum einzugeben, das auf der Verfügung der Ausgleichskasse steht.

In der Portalzeile sehen Sie den Betrag, können den Text noch ändern, ebenso das Feld "1xMt": das legt fest, dass diese Lohnart nicht gerechnet werden soll, wenn im gleichen Monat bereits eine Lohnabrechnung mit dieser Lohnart besteht. Das ist die Standardvorgabe für Monatslohn, Pensionskassenabzüge und Familienzulagen.

Zur besseren Übersicht können Sie unterhalb des Portals festlegen, dass nur Zuteilungen erscheinen sollen, die den oben rechts eingestellten Monat betreffen, oder dass nur die mit der oben links eingestellten Lohnart sichtbar sein sollen.

Monatslohn und Pensum

Lohnzuteilungen bei mehreren Abrechnungen pro Monat

In unserem Beispiel oben haben wir Stundenlohn für die Abrechnung vom September eingegeben. Wenn Sie nun ein zweite Lohnabrechnung für den September raushauen, wird die Lohnbuchhaltung diese Stunden wieder einsetzen, weil sie es schlicht nicht besser weiss - es ist also an Ihnen, die Zuteilungen zu löschen bzw. anzupassen, damit sie nicht das gleich mehrfach auszahlen.

Bei Lohnarten mit dem Vermerk 1xMt besteht das Problem nicht, weil der dafür sorgt, dass die Lohnart pro Monat höchstens einmal erscheint - bei Stundenlöhnen ist genau das aber nicht erwünscht.

Der einfachste Weg, solche Probleme zu meiden: nur eine Lohnabrechnung pro Monat. Und sonst vor der Erstellung der zweiten Lohnzuteilungen wie Stundenlohn löschen.

Mehr Übersicht: was ist eigentlich zugeteilt?

• nur aktueller Monat: normalerweise auf Ja. Sie sehen nur Zuteilungen, die sich im oben rechts eingestellten Monat auswirken, weil sie schon oder immer noch gelten. Diese Beschränkung fällt weg, wenn Sie auf Nein stellen.
• Nur aktuelle Lohnart: gerade wenn Sie die Einschränkung auf den aktuellen Monat pulverisiert haben, wird die Liste lang. Geben Sie die Sie interessierende Lohnart oben links in der Erfassungszeile ein und stellen Sie "nur aktuelle Lohnart" auf Ja.

Massenzuteilung: gleiche Lohnart für viele Leute

Statt Zeile für Zeile den neuen Vertrag zu suchen, wechseln Sie zum Layout Massenzuteilung und geben oben die Lohnart ein. Die Zuteilung mit Erfassungszeile und Portal funktioniert nun gleich wie die beim Vertrag, nur dass Sie links nicht jedes Mal eine neue Lohnart wählen, sondern einen neuen Vertrag.

Wenn die Person, die Ihnen diese Liste gibt, sie selber auf einem Datenträger hat, können Sie natürlich auch in die Tabelle Lohnzuteilung importieren.

Kranken- und Unfalltaggelder erhalten?

• Die Lohnart 4010 Taggeld der Versicherung schreibt einen Lohn gut, der nicht AHV-pflichtig ist. Verwenden Sie diese Lohnart erst, wenn die Versicherung ein Taggeld abrechnet oder bezahlt.
• Wenn Sie bis dahin Lohnfortzahlung tätigen und das kenntlich machen wollen, verwenden Sie die Lohnart 4000 Lohnfortzahlung - die ist AHV-pflichtig, weil eben noch kein Taggeld. In den meisten Fällen sind Ihre Lohnfortzahlungen nicht gleich hoch wie die Taggelder.
• Wenn Sie Taggeldabrechnung endlich eintrifft und Sie den Betrag mit Lohnart 4010 gutschreiben, ziehen Sie den gleichen Betrag mit Lohnart 4000 wieder ab. So buchen Sie eine bereits getätigte, AHV-pflichtige Lohnfortzahlung auf ein AHV-freies Taggeld um.

• So lange Sie keine Taggeldabrechnung haben, tätigen Sie Lohnfortzahlung mit der Lohnart 4000 oder lassen den Lohn einfach weiter laufen.
• Wenn Sie ein Taggeld erhalten, teilen Sie der Angestellten diesen Betrag mit der Lohnart 3815 "Taggeld erhalten" zu. Den Faktor lassen Sie dabei auf -1 stehen.

Der Nachteil dieser Lösung: es werden höhere AHV-Beiträge berechnet, als Sie dann tatsächlich zahlen müssen.

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Lohnabrechnung

• Im Layout VertragEinzelbild für den aktuellen, sichtbaren Vertrag, mit dem Knopf rechts oben.
• Im Layout Vertragsliste für alle Verträge, die Sie mit dem Gutzeichen rechts ausgewählt haben, mit dem Knopf rechts unten. Mit dem Gutzeichen in der Titelzeile können Sie alle aus- und abwählen.

Nachdem Sie oben das Jahr und den Monat eingetragen haben, können Sie mit den drei Knöpfen rechts davon

• Aktive Verträge suchen: das sind Verträge mit Eintritt im eingestellten Monat oder früher und Austritt im eingestellten Monat oder später.
• ML für Monatslöhnerinnen: Leute, die im eingestellten Monat die Lohnart 1000 Monatslohn eingestellt haben.
• SL für Stundenlöhner: Alle aktiven Verträge ohne Monatslohn im aktuellen Monat.

Wenn für den oben eingestellten Monat bereits eine Lohnabrechnung besteht, weist eine farbiger Hintergrund im Feld Tätigkeit darauf hin.

Neben dem Erstellknopf (unten auf der Liste, im Einzelbild rechts oben) prüfen Sie nochmal Jahr und Monat und geben an, ob aufgelaufene 13. Monatslöhne automatisch ausbezahlt werden sollen.

Wenn es in diesem Monat für die ausgewählten Leute bereits Lohnabrechnung gibt, wird Filemaker dies als Warnung anzeigen. Sie können eine zweite (dritte/siebenundzwanzigste...) Lohnabrechnung für dieselbe Person im selben Monat erstellen, aber vielleicht wollten Sie das ja nicht. Je nachdem fahren Sie weiter oder brechen Sie ab.

Die Erstellung von Lohnabrechnung dauert je nach Menge, Rechnerstärke und Netzwerkgeschwindigkeit, bei meinem Filemaker 11 mit der lokalen Datei braucht Filemaker eine gute Sekunde pro Lohnabrechnung.

Ist die Erstellung durch, landen Sie auf dem Layout "LohnabrechnungsListe".

• Auf der Liste stehe der Name der Angestellten, Jahr und Monat der Lohnabrechnung, das Datum der Erstellung und der Auszahlung, die IBAN und der Betrag, unten das Total.
• Mit dem Seitenansichtssymbol rechts können Sie Druckvorschau anzeigen und eine Lohnabrechnung drucken, mit dem gleichen Symbol in der Titelzeile für alle aufgerufenen Abrechnungen.

Layout Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung zeigt die Adresse der Angestellten. Die wurde aus dem Vertrag kopiert und bleibt in der Lohnabrechnung gespeichert, spätere Namens- und Adressänderungen werden somit nicht berücksichtigt.

Über der Adresse stehen Monat und Jahr, rechts davon, ob die Lohnabrechnung abgeschlossen ist.

Im Reiter "Lohnteile" sehen wir den Inhalt der Lohnabrechnung, die drei übrigen Reiter sind nur informativ.

Ändern und Löschen

Das Löschen ist möglich, wenn die Lohnabrechnung weder verbucht und noch bezahlt ist, und wenn das Jahr und der Monat in der Zentrale zur Bearbeitung freigegeben sind.

Lohnteile

Mit der blauen Schaltfläche oben können Sie zwischen der Anzeige aller Lohnteile und der auf der Lohnabrechnung sichtbaren Lohnteile umschalten. Sichtbare Lohnteile haben Lohnarten mit Auftreten Brutto, Abzug oder Diverses, ihre Beträge bestimmen die Auszahlung. Unsichtbare Lohnarten dienen der Berechnung von Zwischenresultaten oder Arbeitgeberanteilen für die Verbuchung.
Der Betrag unten ist immer der Auszahlungsbetrag, auch wenn Sie alle Lohnteile anzeigen lassen.

Seitenvorschau und Drucken der aktuellen Lohnabrechnung geht mit dem Symbol rechts oben auch vom Layout Lohnabrechnung aus, zum Auszahlen und Buchen müssen Sie hingegen wieder auf die Liste.
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Lohnzahlung

Die Zahlung geht zu Lasten der obersten aktiven IBAN des Mandanten (Arbeitgebers).

Zahlungsdatei erstellen

• alle Lohnabrechnungen eines Monats auf einen Schlag erstellen und alle auf einmal zahlen.
• vorher bei allen Angestellten im Personalstamm die IBAN und die Vergütungswährung erfassen
• beim Mandanten die Aufgabewährung hinterlegt haben - das ist die Währung, in der alle Beträge der Lohnabrechnung gemeint sind, inklusive des Auszahlungsbetrags.
• im bei der Person hinter dem Mandanten dessen IBAN erfasst haben - die IBAN, die dann belastet wird.
• einen Zahlungsauftrag, den Sie der Bank nicht eingereicht haben oder der nicht ausgeführt wurde, wieder löschen.
• sich damit abfinden, dass ausbezahlte Lohnabrechnungen nicht gelöscht oder geändert werden können (Sie können aber eine zweite Lohnabrechnung zur Korrektur im gleichen Monat erfassen).

Vorgehen bei der Auszahlung

• In der Lohnbuchhaltung gehen Sie ins Layout LohnabrechnungsListe und suchen wenn nötig die Lohnabrechnungen zusammen, die Sie auszahlen wollen. Idealerweise stehen Sie schon da, sonst geht es am einfachsten mit der Suche nach Jahr und Monat.
• Wollen Sie einen Teil davon noch nicht zahlen, schliessen Sie diese Abrechnung aus der Ergebnismenge aus (Menü Datensätze/Aktueller Datensatz ausschliessen).
• Geben Sie unten ein Auszahlungsdatum ein. Der nächste Werktag funktioniert, der gleiche Tag kann je nach Bank funktionieren, wenn Sie die Datei vor Mittag einreichen.
• Unterhalb des Datums können Sie auch eine Mitteilung angeben, die dann bei allen Zahlungsempfängern erscheint, sofern diese keine Spezialinstruktionen haben. Sie können das Feld aber auch leer lassen.
• Ein Klick auf das grüne Geldnotensymbol erstellt die Zahlungen und führt zum Layout Zahlungsauftrag. Hier können Sie die Pain-Datei speichern und der Bank einreichen. Sie können natürlich vorher auch die einzelnen Zahlungsdatensätze durchsehen, um zu schauen, ob die Aufteilung geklappt hat, wenn Verträge mit Spezialinstruktionen dabei sind.
• In der Lohnabrechnungsliste haben die so bezahlten Abrechnungen nun ein Datum in der Spalte "bezahlt am" und sind damit unveränderlich. Sie kriegen dieses Kainsmal nur wieder weg, wenn Sie den ganzen Zahlungsauftrag löschen. Filemaker hindert Sie nicht daran, weil er nicht weiss, ob Sie den Auftrag der Bank gegeben haben und ob die ihn ausgeführt hat. Ob Sie hinterher noch selber durchblicken, liegt in Ihrer Verantwortung. Meine Empfehlung: tun sie es nicht. Sie können eine Lohnabrechnung korrigieren, in dem Sie dem betroffenen Mitarbeiter im gleichen Monat eine zweite machen, die die erste ergänzt.

Lohnauswertungen

Liste der Lohnteile

Die Lohnteile sind eine endlos lange Liste. Jeder Lohnteil enthält

• Ein Verweis auf ein Lohnabrechnung, in der Monat und Jahr definiert sind, und an der Vertrag und Mandant hängen, also Arbeitgeberin und Arbeitnehmer.
• Ein Verweis auf eine Lohnart.
• Faktor, Menge und Ansatz, woraus sich der Betrag ergibt.

Einige Auswertungen, die in einer Lohnbuchhaltung häufig benötigt werden, sind daher konfektioniert.

Lohnausweise

Die Lohnausweise erstellen Sie einzeln aus dem Layout VertragEinzelbild, Reiter Lohnausweis, idealerweise aber im Layout Mandant, Reiter Lohnausweis, für alle Angestellten zugleich. Dort können Sie nämlich noch eintragen, was sonst noch auf die Lohnausweise gedruckt werden muss: Name der Erstellerin, Telefonnummer für Rückfragen, Verbilligung von Mahlzeiten, Gratistransporte ja oder nein.

Es gibt pro Vertrag und Jahr nur einen Lohnausweis, wenn schon einer besteht, wird der aktualisiert. Einen bestehenden Lohnausweis können Sie mit dem Aktualisierungs-Symbol oben ebenfalls neu rechnen lassen, die Beträge werden aus den Lohnteilen geholt und im Lohnausweis eingetragen, sie aktualisieren sich also nicht von selber. Notfalls können Sie Einträge im Lohnausweis händisch ändern oder ergänzen.

Gewöhnen Sie sich an, Lohnausweise erst zu erstellen, wenn sicher ist, dass Sie in diesem Jahr keine Löhne mehr auszahlen, sonst haben Sie bald unvollständige Lohnausweise im Umlauf. Lohnausweise sind Urkunden. Und unvollständige Urkunden sind falsche Urkunden - da wollen Sie nicht Ihren Namen untendran haben.

Das gilt auch dann, wenn die Angestellte im Januar ihren letzten Arbeitstag hat und niemand damit rechnet, dass Sie später im Jahr noch eine Lohnabrechnung haben wird, weil sie nach Timbuktu auswandert. Wenn die Löhne unbedingt jetzt bescheinigt werden muss, nehmen Sie die Jahresliste. Und wenn es um Portosparen geht: Sie können ein PDF des Lohnausweises mit Strompost schicken.

Jahreslisten

Gemeinsam ist allen, dass Sie das Jahr und die gefragten Monate oben angeben und dazu die Angestellten mit einem Klick auswählen können - oder alle aus- oder abwählen mit den Knöpfen links davon.

Die Wahl der Lohnarten wirkt sich nur bei der Jahresübersicht und dem Javascript-Pivot aus.

Javascript-Pivot

MBS ( "Text.EncodeToBase64"; pivotjs::HTML_Calc )

ersetzen durch

Base64Kodieren ( pivotjs::HTML_Calc )

Wir nutzen hier die Möglichkeit von Filemaker, in einem Webviewer HTML darzustellen, und nutzen Javascript für die Gestaltung der Liste. Probieren Sie es einfach aus. So lange Sie nicht drucken müssen, bekommen Sie Ihre Auswertung schnell und flexibel.

Jahresübersicht

Diese Auswertung kann aber dauern, besonders wenn Sie viele Angestellte haben und ein ganzes Jahr auswerten. Sind mehr als 1'000 Lohnteile auszuwerten, wird Filemaker Sie warnen und einen Pfad für die Ablage eines PDFs prüfen - die Vorgabe können Sie im Layout Zentrale einstellen.

Auf die Warnung hin können Sie die Erstellung abbrechen und dann laufen lassen, wenn Sie den Rechner eine Stunde in Ruhe lassen können (rechnen Sie vorsichtshalber mit einer halben Minute pro Angestellte). Wenn Sie nach der Mittagspause wieder vorbeischauen, hat Filemaker ein PDF für Sie abgelegt.

Brauchen Sie nur eine Mitarbeiterin, geht die Auswertung natürlich schnell.

Jahres-Rekapitulation

Lohnarten für die Auswertung wählen

Unten können Sie einzelne Lohnarten wählen, müssen aber nicht - wenn Sie da nichts machen, kommen alle der oben eingestellten Typen. Das sind alle, die unten anzgezeigt werden.

Wenn Sie eine Lohnart unten auswählen, färbt sie sich gelb und oben erscheint die Warnung Lohnarten: Filter aktiv!. Die Auswahl verfliegt wieder, sobald sie oben bei den Typen etwas ändern.

Wenn Sie eine Lohnart wählen, die Summanden hat, erhalten Sie in der Auswertung die Summanden und nicht die gewählte Summenlohnart. Sie können das nutzen und eine eigene Lohnart mit Typ Lohnausweis und Auftreten unsichtbar erstellen, denen Sie als Summanden eine Reihe von Lohnarten zuordnen, die Sie häufig zusammen auswerten wollen, zum Beispiel alles, was den Arbeitgeber Geld kostet.

AHV- und UVG-Abrechnung

Quellensteuerabrechnung

Lohnarten

Sie erhalten CLK-Lohn mit einer Reihe von Lohnarten, deren IDs in Skripts fest kodiert sind. Darum können Sie Lohnarten vom Typ System nicht löschen oder ändern, ausser Sie geben sich den vollen Zugriff (und machen die Lohnbuchhaltung kaputt).

Sie können aber eigene Lohnarten hinzufügen und diese ändern. Dazu gehen Sie mit Befehl-3 bzw. Ctrl-3 zur Lohnartenliste, sie erscheint in einem separaten Fenster.

Bei Lohnarten gibt es einen Haufen einzustellen. Wenn Sie eine eigene Lohnart erstellen wollen, schlage ich Ihnen folgendes Vorgehen vor:

• Rufen Sie in der Lohnartenliste alle Datensätze auf und sortieren Sie nach der Lohnartennummer.
• Entscheiden Sie, welche Nummer die neue Lohnart erhalten soll. Die Nummer muss vierstellig sein, sie bestimmt, wo auf der Lohnabrechnung die entsprechenden Lohnteile erscheinen.
• Gehen Sie auf das Detail der Lohnart, die Sie sich zum Vorbild nehmen.
• Erstellen Sie ein neues Fenster und arrangieren Sie die Fenster so, dass Sie beide zugleich sehen können. Der Bereich mit den Bemerkungen muss nicht sichtbar sein.
• Im Fenster rechts duplizieren Sie den Datensatz und geben die neue Nummer und den neuen Namen ein.
• Nun haben Sie links das Vorbild und rechts Ihre neue Lohnart. Bei der neuen Lohnart setzen Sie nun in alle Felder (ausser Nummer und Bezeichnung natürlich) die Werte, die Sie beim Vorbild links haben.
  Beachten Sie, dass Verweise auf andere Lohnarten in den Reitern Summe, Summanden, Basis und Elemente ebenfalls dupliziert worden sind.

Allgemeine Angaben zur Lohnart

• Nummer: ein vierstellige Zahl (höhere sind für den Lohnausweis reserviert). Sie muss eindeutig sein, d.h. Sie dürfen eine Zahl nur für eine Lohnart verwenden. Die Lohnteile auf der Abrechnung werden nach dieser Zahl sortiert, wenn Sie die Lohnartenliste sortieren, stellen Sie ein Struktur fest - setzen Sie Ihre neue Lohnart am passenden Ort ein.
  Sie können die Nummer jederzeit ändern, ohne dass dabei etwas kaputt geht. Die neue Nummer erscheint dann bei allen Lohnteilen.
• Typ: bestimmt, wie ein Lohnteil mit dieser Lohnart entsteht:
  • Fix: Eine fixe Lohnart kann im Vertrag zugeteilt werden. Die bei der Zuteilung eingegebenen Beträge werden 1:1 in nächste Lohnabrechnung übernommen. Beispiele: Stundenlohn, Familienzulagen.
  • Pro Rata: wie Typ, bei Ein- oder Austritt innerhalb eines Monats wird allerdings entsprechend gekürzt. Beispiel: Spesenpauschale.
  • Berechnet: wird ebenfalls im Vertrag zugeteilt, Faktor, Menge und Ansatz können aber leer bleiben, dann werden Sie im Lohnteil mit einer Formel errechnet, die sich beispielsweise auf den AHV-Lohn bezieht, der zum Zeitpunkt der Zuteilung noch nicht bekannt ist. Beispiel: Abzug für den GAV im % des AHV-Lohns, Abzüge für Prämien von Krankentaggeldversicherungen.
  • System: Systemlohnarten werden bei der Erstellung von Lohnabrechnungen vom Skript eingesetzt und berechnet. Darum dürfen Sie diese hier nicht ändern oder löschen. Beispiele: Monatslohn, AHV-Rentnerfreibetrag, AHV-Abzüge, ALV-Arbeitgeberbeitrag.
  • Lohnausweis: Diese Lohnarten gehören ebenfalls zum Programm, werden aber nie zu Lohnteilen. Sie dienen nur dazu, andere Lohnarten zu summieren. Es gibt eine für jede Position des Lohnausweises, in der Lohnteile benötigt werden.
• Auftreten: bestimmt, wo auf der Lohnabrechnung die Lohnteile hinkommen. Und ob sie überhaupt auf die Lohnabrechnung kommen. Auf der Lohnabrechnung ist die Reihenfolge
  1. Brutto
  2. Abzug
  3. Diverses
  Die Lohnabrechnung zeigt für jedes Auftreten eine Zwischensumme. Die Sortierung nach Lohnart-Nummern erfolgt nur innerhalb dieser Auftreten.
  Die Lohnzahlung entspricht dem Total der Lohnteile mit Auftreten Brutto, Abzug und Diverses.
  Lohnteile mit Lohnarten mit dem Auftreten unsichtbar erscheinen nicht auf der Lohnabrechnung und haben keinen Einfluss auf die Höhe der Lohnzahlung.
• Bezeichnung: Wie die Lohnbuchhalterin die Lohnart nennt. Was hier steht, erscheint nicht auf der Lohnabrechnung.
• Text: Wie die Lohnart auf der Abrechnung bezeichnet wird. Ein bei der Zuteilung erfasster Text ersetzt diesen Text nicht, er ergänzt ihn.
• nur 1x pro Monat: verhindert, dass ein Lohnteil mit dieser Lohnart auf die Lohnabrechnung kommt, wenn es schon eines in einer anderen Lohnabrechnung desselben Monats derselben Angestellten hat. Sinnvoll bei Monatslohn, Familienzulagen und Pensionskassenabzügen.
  Beim Zuteilen wird diese Einstellung eingesetzt, kann aber geändert werden.
• Läuft endlos: ein JA bewirkt, dass bei der Zuteilung kein Enddatum vorgegeben wird. Sonst wird der letzte Tag des aktuellen Monats gesetzt. Auch dies ist nur eine Vorgabe, bei der Zuteilung kann das geändert werden.
  Ein Stundenlohn sollte typischerweise nicht endlos laufen, weil im nächsten Monat eine andere Anzahl Stunden massgebend ist. Spesenpauschalen und Pensionskassenabzug hingegen haben in der Regel kein Enddatum.
  Bei nicht zuteilbaren Lohnarten ist diese Einstellung ohne Bedeutung.
• Bemerkungen: wenn Sie erklären wollen, wozu Sie diese Lohnart erfunden haben und was bei der Anwendung zu beachten ist: hier ist jede Menge Platz dafür.

Bezüge zu anderen Lohnarten: Summe, Summanden, Basis und Elemente

Wenn Sie eine Lohnart erstellen, die zuteilbar ist und zu einer Auszahlung führt, werden sie in aller Regel eingeben wollen:

• Im Reiter Summe, wo auf dem Lohnausweis diese Art Lohn hinkommt
• Im Reiter Basis, ob diese Lohnart für die AHV und für den 13. Monatslohn massgebend ist.

Die Zuteilung kann von oben nach unten oder von unten nach oben erfolgen. Geben Sei bei der Basis den AHV-Lohn ein, sehen Sie bei der Lohnart AHV-Lohn in den Elementen (unter anderen) die Lohnart, die Sie gerade zugeteilt haben.

Am kommen Sie auf die richtige Einstellung, indem Sie bei einer ähnlichen, bereits bestehenden Lohnart abschauen.

Vorgaben für die Berechnung

Bei Lohnarten Typ System können und müssen Sie nichts eingeben, was die rechnen, ist fix im Skript.

Sie können eine fixen Betrag eingeben oder einen Filemaker-Ausdruck, den am besten englisch, damit er auch verstanden wird, wenn die Lohnbuchhalterin ihren Filemaker auf spanisch eingestellt hat.
Der Kontext für die Berechnung ist der Vertrag, weil die Lohnarten dort zugeteilt werden. Beim Typ berechnet ist der Kontext der Lohnteil, weil die Berechnung dort erfolgt.

Um den passenden Ausdruck zusammenzustellen, gehen Sie in den Vertrag oder in die Lohnteile und verwenden die Datenanzeige. Ist dieses Werkzeuge von Filemaker Pro Advanced nicht verfügbar, setzen Sie den Cursor in ein globales Feld und nutzen Datensätze/alle Feldwerte ersetzen, um an einen Formel-Editor zu kommen. Bei den Lohnteilen müssen Sie erst im Skriptmenü unter Entwicklerzeugs das Standardmenü einstellen.

Natürlich können Sie auch eine bereits bestehende Formel aus einer anderen Lohnart übernehmen.

Anzeige der Menge auf der Lohnabrechnung einstellen

• Die Einheit kommt hinter die Zahl, wenn Sie einen Abstand wollen, geben Sie zuerst einen Leerschlag ein. Geben Sie "unsichtbar" ein, erscheint die Menge gar nicht auf die Abrechnung.
  Die häufigsten Einheiten sind in der Aufklappliste hinterlegt, sie können diese ändern.
• Multiplikator: Mit diesem Wert - so vorhanden - wird die Menge für die Anzeige multipliziert. Geben Sie hier 100 ein, wenn die Menge eine Prozentzahl ist, damit 5.125 statt 0.05125 angezeigt werden.
• Nachkommastellen: einfach die gewünschte Zahl eingeben.

13. Monatslohn

Grundlagen

Bei der Auszahlung wird alles geplündert, was im gleichen Kalenderjahr zurückgelegt und im gleichen Jahr noch nicht bezahlt wurde. Andere Jahre werden ignoriert.

Das Ansparen besorgt die vorkonfigurierte Lohnart 3700 "13. Monatslohn Bildung Rückstellung". Im Reiter Element steht da die Lohnart 1000 Monatslohn. Dorthin kommt nun auch jede neue Lohnart, die einen Anspruch auf 13. Monatslohn begründet. Sie können das jeweils gleich bei der Lohnart im Reiter Basis festlegen, in dem Sie dort die Lohnart 3700 eintragen, so wie es bei der Lohnart 1000 schon der Fall ist.

Rückstellungsbildung prüfen

Alternativ können Sie es das Javascript-Pivot oder mit einer anderen Auswertung im Layout Jahresliste anwerfen - das ist übersichtlich und geht schnell, wenn Sie nur eine Angestellte abfragen.

Rückstellung korrigieren

13. Monatslohn auszahlen

Zu den gebildeten Rückstellungen gehören bei der Auszahlung auch die, die in der gleichen Lohnabrechnung entstehen. Sie bekommen im Dezember also nicht die Ansprüche Januar-November, sondern Januar bis Dezember.

Danach müsste bei allen betroffenen Mitarbeitern das Total der Lohnarten 3700+3710 (Bildung und Korrektur) gleich hoch sein wie das Total der Lohnarten 3720+3730 (Auszahlung manuell und automatisch).

Einem einzelnen Mitarbeiter können Sie den den 13. Monatslohn auszahlen

• indem Sie ihm die Lohnart 3730 zuteilen. Es ist eine berechnete Lohnart, d.h. Sie geben keine Beträge ein, die werden vom Skript gesetzt.
• indem Sie die Lohnabrechnung dieses Mitarbeiters separat erstellen und bei der Erstellung 13. Monatslohn ankreuzen

Wollen Sie einen selbst festgelegten Anteil des 13. Monatslohn vorzeitig auszahlen wollen, bemühen Sie die Lohnart 3720 und geben Sie den Betrag vor. Diese Auszahlung wird bei späteren, automatischen Auszahlungen berücksichtigt, sie können sie also gleich wieder vergessen. Schauen Sie aber vorher, ob die Person überhaupt so viel angespart hat, das prüft Filemaker nicht.

13. Monatslohn bei Austritt

Quellensteuer

Grundlagen/verwendete Tabellen

Im Layout Quellensteuertarife ist jeder Tarif einzeln drin - schon mit einem Kanton kommen Sie locker über 100'000, und da der Wohnsitzkanton der jeweiligen Angestellten und nicht etwas der Sitzkanton des Arbeitgebers ist, haben Sie häufig mit mehreren Kantonen zu tun.

Bis September 2022 waren deise Tarife nicht historisiert, Filemaker verwendet bei jeder Lohnabrechnung die gerade vorhandenen. Entsprechend müssen Sie aufpassen, wenn Sie Januar- und Dezemberlöhne nebeneinander bearbeiten.

Ab September 2022 gibt es eine neue Version mit einem Textfeld für eine oder mehrere Jahreszahlen auf jeder Tarifzeile, so dann nur diejenigen Quellensteuertarife abgefragt werden, die zum Jahr der Lohnabrechnung passen.

Neue Tarife einlesen

Bevor Sie die neue Quellensteuertarife bei der EStV herunterladen und einlesen, prüfen Sie die bestehenden Daten bei allen Kantonen, mit denen Sie arbeiten müssen:

• Gelten die Tarife des letzten Jahres unverändert weiter? Dann genügt es, den Eintrag im Feld "Jahre" zu ergänzen - die Anleitung steht weiter unten.
• Gibt es neue Tarife im neuen Jahr? Dann löschen Sie auf jeden Fall in der Tabelle Quellensteuercodes alle Codes des betroffenen Kantones.
• Wollen Sie Platz sparen? Dann löschen Sie auch die alten Tarife dieses Kantons. Aber Achtung: wenn Sie danach noch einen Lohn des alten Jahres ändern, findet der keine Tarife mehr, und Sie müssen die Quellensteuer selbst bestimmen und als Korrektur zuteilen.

Der Import

Anschliessend betätigen Sie den Knopf "Importieren" rechts davon...

... und importieren die txt-Datei des Kantons, dessen Tarife Sie brauchen. Die Textdatei hat nur ein Feld, das importieren Sie in das Feld Zeile der Tabelle qstar:

Diesen Schritt wiederholen Sie mit den Textdateien der Tarife aller anderen Kantone, mit denen Sie auch noch abrechnen müssen.

Sind die Zeilen drin, rufen Sie alle Datensätze auf (wenn Sie bei 0 angefangen haben) oder suchen alle Datensätze ohne Eintrag im Feld Kanton. Die müssen wir noch auseinandernehmen, dazu dient der Knopf "Zeile auslesen".

Ist dies durch, lassen die beiden nächsten Skripts laufen: der Knopf "Codes erstellten" schafft die Grundlage für die Auswahl eines Codes im Layout Quellensteuercodes. Und in diesem Layout Quellensteuercodes können Sie mit dem Knopf "Redundante löschen" überflüssige Tarifeinträge entfernen: es gibt im Original ein Stück pro 50 Franken Lohn, auch wenn der Satz gleich bleibt. Je nach Kanton spart das ein paar Tausend Datensätze.

Achtung: Es gibt Millionen von Quellensteuerdatensätzen, besonders wenn Sie mit vielen Kantonen arbeiten müssen. Je nach Rechenstärke läuft dieses Skript 3 Tage und 3 Nächte durch. Sie können es aber jederzeit ohne Schaden mit Escape abbrechen und später neu aufnehmen. Oder vorher im Layout Quellensteuercodes nach einem einigen Kanton suchen und so stückweise arbeiten.

Quellensteuercodes zuteilen

Tarife des neuen Jahres

Wenn Sie herausgefunden haben, dass die Tarife 2023 in einem oder mehreren Kantonen auch 2024 gelten, suchen Sie nach diesen Kantonen und ersetzen Sie den Inhalt des Feldes Jahre mit dem Befehl Datensätze/Feldinhalte ersetzen... durch die Formel List ( 2023 ; 2024 ). Und ein Jahr später, wenn die gleichen Tarife 2025 unverändert gelten, durch die Formel List ( 2023 ; 2024 ; 2025 ).

Achtung: Der Befehl Datensätze/Feldinhalte ersetzen ist gefährlich, da er bestehende Einträge massenweise überschreibt und Sie dies nicht rückgängig machen können. Erstellen Sie daher eine Sicherung und lesen Sie die Dialoganzeigen genau.

Quellensteuer und Lohnarten

Quellensteuer in der Lohnabrechnung

Wurden bei einer anderen Lohnabrechnung im gleichen Monat bereits Quellensteuern abgezogen, wird dieser Abzug wieder gutgeschrieben. Die letztlich gültige Quellensteuerberechnung findet damit immer in der zuletzt erstellten Abrechnung des Monates statt. Das ist besonders praktisch, wenn bei der ersten Abrechnung des Monats noch ein falscher Tarif eingestellt war.

Quellensteuern korrigieren

• Ist die Lohnabrechnung noch nicht bezahlt/verschickt/verbucht, können Sie sie löschen und neue erstellen, nachdem Sie den Tarif korrigiert haben.
• Wenn nur ein Monat betroffen ist und Sie sowieso eine zweite Lohnabrechnung für diesen Monat machen müssen (kommt eher selten vor), sollte die Sache von selber gut kommen, weil die Quellensteuer immer neu berechnet und frühere Abzüge korrigiert werden.
• In allen anderen Fällen gehen Sie mal ins Layout Jahreslisten, wählen das Jahr und alle oder die betroffenen Monate sowie die betroffenen Person und drücken auf Quellensteuerabrechnung - die macht nichts, sie will nur nur spielen bzw. Ihnen etwas anzeigen: nämlich für jeden Monat eine Zeile mit dem steuerpflichtigen Lohn, dem Tarif, wie Sie ihn neu eingegeben haben, dem Steuersatz, der sich daraus ergibt, dem tatsächlichen Quellensteuerabzug dieses Monats und dem Betrag, den es folglich zu korrigieren gilt. Und unten noch ein Total dazu.
  Nachdem Sie nun wissen, welchen Betrag es zu korrigieren gibt, teilen Sie der Angestellten die Lohnart 7020 "Quellensteuer Korrektur" zu. Wurde zu wenig abgezogen, brauchen wir ein Minus, damit noch mehr abgezogen wird. Haben wir zu viel abgezogen, muss der Betrag ins Plus (Plus = mehr Lohn, minus = weniger Lohn).

Quellensteuerabrechnung

Lohnabrechnungen verbuchen

Sie erhalten aber laufend Rechnungen der AHV, der Pensionskasse, der Unfallversicherung, der Quellensteuer usw. - die verbuchen Sie als Personalnebenaufwand, und dann stimmt Ihre Buchhaltung. Und da die diversen Sozialversicherungen früh und regelmässig Rechnung stellen, sogar zeitnah.

Somit brauchen Sie in diesem Kapitel nicht weiter zu lesen. Und Feierabend machen, nach diesem Kapitel kommt nämlich nichts mehr.
Zum Inhaltsverzeichnis

Es ist also nicht nötig - warum ist es dann vorgesehen?

• Sie haben Kostenstellen und wollen die Verträge und gewisse Lohnarten einer Kostenstelle zuordnen
• Sie wollen das Ein und Aus von Familienzulagen, AVH-Beiträgen u.a. auf einem Durchlaufkonto kontrollieren und abstimmen können.
• Es gibt in nennenswertem Ausmass Lohnarten, die kein Lohn sind, Cafeteria-Abzüge zum Beispiel.

Und was muss ich dafür tun?

Wenn Sie Kostenstellen haben, können Sie die beim Vertrag eingeben und dadurch dafür sorgen, dass die gleichen Lohnkonto bei unterschiedlichen Mitarbeitern unterschiedliche Kostenstellen haben. Damit sparen Sie Fibukonten und Lohnarten.

Danach müssen Sie allen Lohnarten, die den Auszahlbetrag beeinflussen oder sonstwie gebucht werden, mit einer Kontierung versehen. Diese Kontierung ist mandatiert, wenn Sie den Mandanten wechseln, sind die Kontierungen weg. Sie müssen sie für jeden Mandant einzeln eingeben, weil unterschiedliche Mandanten unterschiedliche Kontenpläne haben können (sind die Kontenpläne fast oder ganz gleich, hilft im Layout Kontierung Export, Mandantwechsel, dann Import).

Die Kontierung der Lohnteile erfolgt im Layout LohnartEinzelBild im Reiter "Log". Führt die Lohnart zu einer Auszahlung (Auftreten Brutto, Abzug oder Diverses, nicht aber unsichtbar), geben Sie nur eine Kontonummer im gleichnamigen Feld ein, das Gegenkonto wird vom Mandanten bezogen. Darum ist das Feld "KontoHaben" grau unterlegt (Bei Filemaker 13ff können sie es statt dessen ausblenden).

Da Sie nur ein Konto angeben, müssen Sie sich auch nicht den Kopf über Soll und Haben zerbrechen. Je nach Vorzeichen des Lohnteils wird die Buchung automatisch gedreht.

Wenn Sie Kostenstellen führen, können Sie eine Lohnart einer Kostenstelle zuweisen. Tun Sie das nicht, erhält die Buchung die Kostenstelle der Angestellten, die Sie beim Vertrag festgelegt haben. Eine Kostenstelle bei der Lohnart ist also meist unnötig (und falsch), eine sinnvolle Anwendung sind Cafeteria-Abzüge.

Bei Lohnarten mit Auftreten unsichtbar gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Bei Lohnarten, die nur als statistische Zusammenfassungen funktionieren wie AHV-Lohn, AHV-Basis, AHV-Re ntnerfreibetrag, ALV-Basis und sämtliche Lohnausweis-Summenlohnarten gibt es nichts zu buchen, also kontieren Sie auch nichts (wirklich nicht, sonst wird nämlich trotzdem gebucht!).
2. Bei Lohnarten, die einen Aufwand beim Arbeitgeber zeigen, müssen Sie Soll- und Habenkonto angeben - das Lohndurchlaufkonto kommt ja nicht in Frage, weil es nichts auszuzahlen gibt.
   Beispiel: die Lohnart zur Rückstellungsbildung für den 13. Monatslohn hat im Soll den Lohnaufwand (beginnt bei Käfer mit 30 und bei KMU mit 50) und im Haben das Fremdkapitalkonto, das die Ansprüche der Angestellten auf den 13. Monatslohn ausweist (beginnt bei beiden mit 20).

Lohnabrechnungen verbuchen

• Suchen Sie im Layout Lohnabrechnungsliste die Lohnabrechnungen zusammen, die Sie verbuchen wollen.
• Sie brauchen nichts zu markieren, das Skript bucht alle Lohnabrechnungen, die aufgerufen, aber noch nicht verbucht sind.
• Im Feld mit dem Auszahlungsdatum ganz unten geben Sie das Buchungsdatum ein.
  Schreiben Sie einen Buchungstext ("Lohnlauf September 2020 oder so) ins Feld der Zahlungsmitteilung unten und klicken Sie auf das blaue Buchsymbol.
• Das Skript bittet Sie um Bestätigung. Sie können Datum und Text korrigieren und auch noch abbrechen.
• Das Skript kontiert nun die Lohnteile nach den aktuellen Vorgaben und erstellt Buchungen mit Sammelbeträgen pro Kontierung. Die werden Ihnen im Layout Buchungen angezeigt.
• Sie können die Buchungen nun ausdrucken und buchen lassen oder mit dem Knopf unten eine Exportdatei im Filemakerformat erstellen, die sich besonders gut für die vollfette Fibu von CLK eignet. Und natürlich können Sie die Buchungen selber in jedes Format exportieren, das Filemaker Ihnen anbietet.
• Die verbuchten Lohnabrechnungen haben nun ein Datum "gebucht am" erhalten. Das verhindert, dass sie noch einmal verbucht werden, und dass die Lohnabrechnung gesperrt und verändert werden kann. Sie können das Buchungsdatum löschen, wenn Sie wissen, was Sie tun (und den Krach mit dem Finanzbuchhalter nicht scheuen).

Spezialfall: Auszahlung an unterschiedliche Empfänger

Kompliziert? Die gute Nachricht: das brauchen Sie fast nie oder gar nie und können mit der weiteren Lektüre warten, bis Sie die erste Lohnpfändung im Haus haben. Oder eine Angestellte einen Teil des Lohnes direkt nach Sizilien überwiesen haben möchte.

Wenn Sie jetzt noch da sind, haben Sie vermutlich ein Einschreiben des Betreibungsamtes mit dem Titel "Lohnpfändung" erhalten: was 2'700 Franken pro Monat übersteigt, muss an das Betreibungsamt. Und gestern ein Einschreiben des kantonalen Jugendamtes mit der Forderung, alle Familienzulagen direkt ihr zu zahlen. Natürlich beim gleichen Mitarbeiter, damit es richtig schön kompliziert wird.

Als erstes wechseln Sie nun zu den Personen und prüfen, ob die beiden Institionen bereits vorhanden sind, wenn ja, ob die IBAN, auf die sie nun gern Geld hätten, im Reiter "Zahlungsdaten" schon stehen.

Erfassen Sie die Institutionen nur dann neu, wenn sie noch nicht da sind - bei der Personentabelle soll jede Person/Institution nur einmal vorkommen. Ist die Institution schon da, aber mit einer anderen IBAN, lassen die in Ruhe und fügen Sie die neue IBAN einfach unten hinzu. Ist es eine QR-IBAN, braucht es eine 27stellige Referenznummer, aber die geben Sie hier noch nicht ein.

Nun haben wir die Stammdaten drin und können Sie beim aktuellen, aber auch bei allen künftigen Fällen verwenden. Wir kehren dazu zurück zum Reiter "Zahlung an" im Layout VertragsEinzelbild.

IBAN mit Auszahlungs-Instruktionen erfassen

1. Das Jugendamt bekommt alle Familienzulagen.
2. Was nun noch bleibt, erhält der Angestellte, aber maximal 2'700 Franken pro Monat.
3. Der Rest geht an das Beitreibungsamt.

Achtung: die IBAN, die wir beim Angestellten erfasst haben, wird hier nicht ergänzt, sondern ersetzt. Wir müssen also alle 3 Auszahlugs-Instruktionen eingeben, nicht nur die beiden Ämter. Mit dem Bleistiftsymbol ganz links mutieren wir eine bestehende Instruktion; mit dem Plus-Symbol darüber erstellen wir eine neue. Wir legen den Brief des Jugendamtes parat, klicken auf das Plus und landen hier:

Und es sieht kompliziert aus, darum arbeiten wir systematisch:

1. IBAN festlegen: Ins weisse Feld links tippen wir den Anfang des Namens der Person/Institution, die hier Geld bekommt, also Jugend oder Betreibung oder den Nachnamen des Angestellten. Nach dem Druck auf Enter sehen wir unten die passenden Personen mit ihren IBAN und können die richtige mit einem Klick auswählen. Sie erscheint dann oben links (und wenn nicht, haben Sie die Empfängerin bei den Personen noch nicht erfasst oder ihr keine IBAN gegeben).
2. Mitteilung:: Links sehen Sie, ob die gewählte IBAN eine QR-IBAN ist oder nicht. Ist es beispielsweise eine QR-IBAN des Betreibungsamts, hat dieses Ihnen im gleichen Brief eine 27stellige Referenznummer angegeben, die Sie im weissen Feld in der Mitte nun eintippen - Zahlungen auf QR-IBAN funktionieren nur mit solche Referenznummern, und die machen den Empfängern das Leben viel einfacher.
   Ist es keine QR-IBAN, haben Sie unter dem Wort Mitteilung ein grösseres weisses Feld, in das Sie einen Klartext von maximal 140 Zeichen eingeben können - geht die Zahlung an ein Amt, wird dieses eine solche Angabe dringend benötigen und hat sie vermutlich im Brief vorgegeben. Geht die Zahlung an den Mitarbeiter selbst, lassen Sie das Feld leer.
3. Betrag festlegen: die 3 Varianten stehen gleich da:
   • Alles: der ganze Auszahlungsbetrag, soweit nicht sonstwie verteilt - jede solche Verteilung braucht einen solchen Eintrag, und der kommt dann in der Priorität zuhinterst. In unserem Beispiel ist dies die Variante für das Betreibungsamt, das ja alles will, was über 2'700 ist.
   • alles bis zu einem bestimmten Betrag: diese Variante kommt zum Zuge, wenn Sie hier einen Betrag eingeben. Das machen Sie in unserem Beispiel beim Angestellten, der ja alles bekommt bis zu einem Betrag von 2'700 Franken. Die tragen Sie hier ein.
   • Betrag der gewählten Lohnarten: das ist die Zahlung an das Jugendamt in unserem Bespiel, dargestellt im Bild oben: rechts wählen Sie Lohnarten mit Klick aus, oben können Sie die Auswahl filtern. Das rote x hebt die ganze Auswahl auf. Das Resultat wird unten in der Mitte angezeigt.
     Die Varianten 2 und 3 sind kombinierbar; dann gibt es alles, was in den gewählten Lohnarten steht, maximal aber den gesetzten Betrag.

1. Das Jugendamt kommt zuerst und kassiert die Familienzulagen, falls es welche gab
2. An zweiter Stelle kommt der Angestellte selber, er erhält alles (d.h. alles, das nicht schon ans Jugendamt ging), bis zum eingestellten Maximalbetrag von 2'700
3. An dritter Stelle kommt das Betreibungsamt. Wie alle Zahlungsempfänger unter der ersten Priorität kann es nur bekommen, was nach Zahlung an die höherrangigen Empfänger überhaupt noch da ist, es kann somit auch sein, dass es gar keine Zahlung an das Betreibungsamt gibt.

• Sie funktionieren pro Lohnabrechnung, die meisten Separatauszahlungen sind pro Monat definiert. Bei mehreren Abrechnungen pro Monat müssen Sie folglich die ganze Sache händisch prüfen oder die Auszahlungsinstruktionen für die zweite Auszahlung kurz zumstellen. Und dann wieder zurück.
• Wenn Sie einen Vorschuss abziehen, senkt das den Auszahlungsbetrag auf der Lohnabrechnung unter das, was Sie tatsächlich ausbezahlt haben. Der Angestellte erhielte den Betrag des Vorschusses zusätzlich zu dem, was er sollte, das Betreibungsamt entsprechend zu wenig.
  Sie müssen in solchen Fällen also auf Vorschüsse verzichten oder, wenn Sie einen haben, die Betragsgrenze bei der Instruktion um diesen Betrag senken.

Objekte und Einsätze: wer arbeitet wo?

1. Dieser Teil ist freiwillig. Die Lohnbuchhaltung funktionert ohne diesen Teil wunderbar
2. Wir arbeiten hier nur mit den Adressen, unabhängig von Mandanten und Verträgen.
3. Wir können hier planen, wer wann wo arbeitet, und so bei Ausfällen erkennen, wo es Ersatz braucht.

Aufnahme der Objekte

• Nr./Bezeichnung: Die Nummer ist freiwillig, ein Name ist nötig.
• aktiv: mit Mausklick von Ja auf Nein umschalten, so finden Sie rasch die noch aktuellen Objekte. Im Suchmodus wählen Sie 1 für aktive und 0 für inaktive Objekte.
• Einsatz von/bis: Sie können festhalten, wann Ihre Firma an diesem Objekte gearbeitet hat.
• Auftraggeber: wenn Sie den Auftraggeber bei den Personen erfasst haben, können Sie im linken Feld die Adressnummer auswählen.
• Die Adressangaben sind optional wie alles ausser dem Namen.

Eintrag der Arbeitseinsätze

Die Person hat nun eine Zeile im Portal, und da können Sie

• Mit der Maus bei aktiv zwischen Ja und Nein umschalten
• Die Wochentage angeben, an denen die Person da arbeitet
• Angeben, von welchem und bis zu welchem Datum die Person da arbeitet
• Im langen Feld auf der zweiten Zeile beliebige Bemerkungen zum Einsatz setzen
• Eine Anzahl Stunden eintragen, wenn Sie eine Verwendung für eine solche Information haben

Das Vcard-Symbol links im Portal bringt Sie zum Layout Person. Dort finden Sie im Reiter Einsatz die spiegelverkehrte Version: hier können der aufgerufenen Person Einsätze anhängen, Sie müssen bloss die Objekte vorher schon erfasst haben. Auch von hier aus können Sie Stundenrapporte erstellen.

Die Darstellung im Layout Person war ja auch das Ziel der Übung: wir sehen, wo diese Person arbeitet.

Das Journal: Notizen über und Briefe an die Angestellten

Der rote Knopf rechts mit der Anschrift n "Personen erhalten einen neuen Eitnrag (oder Serienbrief)" macht genau dasselbe, aber nicht nur mit der oben sichtbaren Person, sondern mit allen aufgerufenen, darum die Zahl vor dem Wort Personen. In der Regel ist es müham, die passenden Personen zusammzusuchen, sie können die auch auf dem Eintrag selber noch zufügen.

Links ist der Inhalt, rechts stehen die betroffenen Personen. Ein Eintrag kann nämlich mehrere Personen betreffen, und die müssen nicht einmal angestellt sein. Sie können in der Personentabelle auch Ärztinnen, Bewährungshelfer und Sozialdienste aufnehmen.

Schreiben Sie einen Nach- oder Firmennamen ins Feld bei "Anfügen" und gehen Sie mit dem Tabulator in die Auswahl. Wählen Sie die Person und fügen Sie diese mit dem Plus-Symbol zu.

Inhalt des Journaleintrags

• Das Datum wird automatisch gesetzt und kann geändert werden.
• Den Typ können Sie frei tippen, was Sie bereits erfasst haben, wird vorgeschlagen.
• Das Betreff ist eine kurze Bezeichnung der Sache, um die es geht, bei einem Brief eben die Betreffszeile.
• Der Inhalt ist die ausführliche Beschreibung in Ergänzung zum Betreff, bei Briefen der Text.
• Im Feld Folge können Sie Vereinbarungen mit der Angestellten oder Konsequenzen festhalten, bei Briefen kommt hier die Grussformel hin - ein Knopf auf der rechten Seite setzt sie automatisch ein.
• Das Feld Beilagen wird bei Briefen unter dem Titel Beilagen unten links gedruckt. Bei einer Notiz können Sie das Feld verwenden, wie Sie wollen, oder auch gar nicht.
• Das Feld "pendent" stellen Sie mit der Maus von Ja auf Nein und umgekehrt, beim Suchen wählenn Sie zwischen 1 und 0. Sie können so Datensätze aufrufen, zu denen Sie wieder tätig sein müssen.
• Ins Feld Frist kommt ein Datum, bis zu dem etwas passiert sein muss - was, haben Sie links bei Folge beschrieben. Suchen Sie mit einer 1 bei pendent und dem Sybol kleiner als oder kleiner gleich, gefolgt vom aktuellen Datum, um die Datensätze zu finden, die es nun abzuarbeiten gilt.

Das Drucksymbol führt nicht direkt zum Druck, sondern öffnet eine Vorschau in einem neuen Fenster namens "Druckfenster". Prüfen Sie das Aussehen, die Absender- und Zieladresse und die Anrede. Mit dem Buchsymbol links oben können Sie durch die Seiten blättern.

Schliessen Sie das Druckfenster mit Escape, um den Brief oder an den Adressen zu korrigieren. Die Absenderangaben entspringen dem Personendatensatz des aktuellen Mandanten.

Im Druckfenster führen Entertaste und Zeilenschaltung zum Druckdialog. Beim Serienbrief müssen Sie "alle aufgerufenen Datensätze" einstellen, sonst kommt nur der erste.

Briefvorlagen

Die Kennung ist der Begriff, an dem Sie die Vorlage erkennen, das Betreff ist das, was im Brief als Titel gedruckt wird.

Nun erfassen Sie links den Text, rechts die Beilagen. Bei den Beilagen sind Aufzählungszeichen vorgesehen: beginnen Sie mit einem Bindestrich, gefolgt vom Tabulator. Nach der ersten Beilage Zeilenschaltung, wieder Bindestrich und Tabulator - so gibt es eine formatierte Liste.

Haben Sie mindestens eine Briefvorlage erfasst, können Sie diese mit auf dem Layout Eintrag rechts unten auswählen und mit dem Aktualisierungs-Symbol einlesen.

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Update: Datenübertrag auf eine neue Version

Nach dem Update-Prozedere sind darum Ihre eigenen Lohnarten nicht mehr da. Es unterstützt sie aber darin, die nun fehlenden Lohnarten zu erkennn und wieder einzubauen.

Weil die Lohnarten und deren Verbindungen in der neuen Version für das Funktionieren erforderlich sind, ist der FM-Migrator nicht zu empfehlen. Folglich verlieren Sie beim Übertrag auf die neue Version die erstellten Konten und veränderten Passwörter.

Vorgehen beim Update

• Sichern Sie mal Ihre Daten.
• Speichern Sie die bisherige Datei mit Ablage(Datei)/Kopie speichern unter... als komprimierte Kopie unter einem erkennbaren Namen (Lohn_alt oder so, die alten und die neue Datei sollen nicht den gleichen Namen haben). Anschliessend Datei schliessen und das Original löschen.
• Öffnen Sie die neue Version mit vollem Zugriff.
• Unter Ablage(Datei)/Verwalten/Sicherheit ändern Sie das Passwort des Entwicklers auf dasjenige, das Ihre aktuelle Version hat, taufen ggf. das Konto von Akela um und geben auch ihm ein Passwort, schliesslich erstellen Sie die Konten eventueller weiterer Anwender.
• Im Layout Zentrale im Reiter Versionswechsel drücken Sie auf "Kontrolle Datensätze" und geben auf die Nachfrage nach der Kennung "vorher" ein.
• Schliessen Sie die neue Datei. Öffnen Sie sie danach wieder mit den Zugangsdaten für vollen Zugriff (Benutzer Entwickler oder gemäss Ihren Änderungen). Wenn Sie das nicht tun, oder ein anderes Entwicklerpasswort haben als in der bisherigen Datei, werden Sie sich beim Import ca. 30x neu anmelden müssen.
• Layout Zentrale, Reiter Versionswechsel: Fügen Sie einen Verweis auf die alte Datei ins weisse Globalfeld ein (Datei einfügen, nur Verweis).
• Drücken Sie auf den Knopf darüber (Import aus alter DB)
• Nach dem Import den Knopf "Kontrolle Datensätze" erneut betätigen, diesmal mit Kennung "nachher".
• Sie haben nun zwei CSV-Dateien auf Ihrem Schreibtisch: vorher.csv und nachher.csv. Sie können nun Anzahl Datensätze, die jeweils höchste und nächsten Seriennummer mit einem Tabellenwerkzeug oder einer geeigneten Filemakerdatei vergleichen (auf Anfrage beim Entwickler zu haben).
  Differenzen bei Lohnarten, Lohnsummen und Lohnbasen, Texten und Postleitzahlen sind zu erwarten. Differenzen bei den Verträgen, Personen, Lohnabrechnungen etc. sollten hingegen nicht sein, sonst hätte der Import nicht geklappt.

Eigene Lohnarten zurückholen

1. In der neuen Datei klicken Sie dort auf die rote Fläche links. Sie haben nun eine Datei Lohnarten.tab auf Ihrem Schreibtisch. Öffnen Sie diese mit einem Editor und kopieren Sie den gesamten Inhalt.
2. Öffnen Sie die alte Version, gehen Sie dort im Layout Zentrale auf den Reiter Lohnartenübertrag und kleben Sie den Kladderadatsch ins blaue Feld.
3. Klicken Sie nun in der alten Version auf die rote Fläche rechts.

Gehen Sie nun zu den Lohnarten der neuen Version und importieren Sie diese Lohnarten aus der alten Version, mit der Einstellung passende Namen. Damit importieren Sie alle Angaben ausser den Summen und Basen.

Stellen Sie alte und neue Version nebeneinander und setzen in den Reitern Summe, Summanden, Basis und Elemente in der neuen Version, was in der alten Version steht.

Schliesslich suchen Sie in der neuen Version in der Lohnartennummer nach einem Ausrufezeichen. Sie finden so Lohnarten mit geichen Nummern.
Die Maschine wird davon nicht verwirrt, weil sei mit unveränderlichen IDs arbeitet und nicht mit der Lohnartennummer. Sie hingegen sorgen da besser für Eindeutigkeit: ändern Sie die Nummer bei Ihrer bisherigen Lohnart, dann entfällt das Problem beim nächsten Update.

Wo Sie hingegen eine Lohnart erstellt haben, die das gleiche tut wie eine, die nun aus der neuen Version stammt, können Sie die aus der neuen Version löschen, ausser natürlich die hätte Typ System oder ein Ja im Reiter Log bei "ID wird in Felder und Skripts verwendet".

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