CLK-EZAG 1.4 - Anleitung, Hinweise, Bestellmöglichkeiten

Hinweis

Support: Im Preis ist kein Support inbegriffen, und es gibt keine Supportgarantie. Wenn Sie mit einer unveränderten Version arbeiten und Probleme auftreten, werde ich Rahmen meiner zeitlichen Möglichkeiten versuchen, Ihnen zu helfen. Schicken Sie dazu ein E-Mail an clkaufmann bei GMX punkt CH, bitte ohne Dateianhänge und HTML-Formatierungen.

Fragen Sie bitte nicht die Postfinance nach dem Programm. Die Postfinance hat nichts damit zu tun!

Bestellung

Zum Bestellen überweisen Sie Fr. 15.- auf mein Postkonto 30-115642-8. Es lautet auf Christoph L. Kaufmann in 3095 Spiegel bei Bern. Als Absender brauche ich Ihre Adresse, und im Mitteilungsfeld müssen Sie angeben, was und ich Ihnen schicken soll. Schreiben Sie "Win" oder "Mac" hin, zusätzlich Ihre E-Mail-Adresse. Die Lieferung umfasst 500 kB. Wenn Sie lieber eine Diskette als ein E-Mail mit Anhang wollen, schreiben Sie "Diskette" hin.

Schreiben Sie mir keine Mails zum Bestellen, ausser Sie haben Geld geschickt und nichts gekriegt.

In den 15 Franken ist übrigens keine MWSt enthalten.

Anleitung

Ich habe keine Zeit oder Geduld zum Lesen und will sofort anfangen

Es klappt nicht? Erst mal hier weiterlesen, und dann NICHT bei der Postfinance reklamieren, sondern beim Autor. Der heisst Christoph L. Kaufmann und ist unter clkaufmann bei GMX punkt CH zu erreichen.

Was ist CLK-EZAG?

Was kann CLK-EZAG?

• Mit Formeln und Scripts EZAG-Dateien für Zahlungen aus einem Schweizer Postkonto ins In- und Ausland erstellen gemäss Vorgabe "Yellownet Business/Recordstrukturen" der Postfinance vom November 2001. Es funktioniert auch bei Yellownet privat.
• Alle dort vorgesehenen Zahlungsarten werden unterstützt:
  • Innerhalb der Schweiz
    • Zahlungen mit blauen/orangen Einzahlungsscheinen mit Referenznummer (ESR)
    • Zahlungen auf Postkonti
    • Zahlungsanweisungen (Postcash Inland)
    • Zahlungen auf Bankkonti via Postkonto der Bank
    • Zahlungen auf Bankkonti via Clearingnummer der Bank
  • Ins Ausland
    • Zahlungen auf Postkonti (Postgiro)
    • Zahlungsanweisungen (Postcash Ausland)
    • Zahlungen auf Bankkonti (Bankgiro)

Was es nicht kann/Einschränkungen

• Referenznummern von Einzahlungsscheinen einlesen
• DTA-Dateien für Zahlungen aus Banken erstellen (Das neue EZAG-Teil von CLK-Petuschki kann das aber).
• Die Datei an die Postfinance übermitteln (Sie müssen selber einsteigen)
• Ein Gebührenkonto angeben, das Lastkonto ist das Gebührenkonto.
• Ein Postkonto belasten, das nicht auf CHF lautet.
• Spezielle Instruktionen für die Spesenbelastung angeben (our cost etc).
• Eilzahlungen (URGENT)
• Ihren Kontostand erhöhen. CLK-EZAG tut eigentlich nie etwas anderes, als ihn zu senken. Aber Sie wollen es ja nicht anders.

Funktionsweise

Dateien

Stamm.fp5

Laender.fp5

Clearing.fp5

Postleitzahlen.fp5

Totalimport.fp5, Transaktionsarten.fp5, Zentral.fp5, DTA-Einsauger.fp5

Arbeiten mit CLK-EZAG

Sie haben es mit normalen Filemakerdateien zu tun und können die gewohnten Befehle verwenden: Befehl-N für einen neuen Datensatz, Befehl-E, um diesen zu löschen, Befehl-S zum Sortieren, Befehl-F zum Suchen, Befehl-U für Seitenansicht und so weiter. Auch die Menüs sind normal. Nur in bestimmten Fällen ist der Statusbereich ausgeblendet, und manche Funktionen sind passwortgeschützt.

Oeffnen Sie die Datei Stamm.fp5. Da jetzt noch keine Daten vorhanden sind, wird ein erster, leerer Datensatz erstellt, und Sie werden aufgefordert, das Lastkonto anzugeben. Das ist das Postkonto, dem Ihre Zahlungen belastet werden.

Das Lastkonto gilt jeweils für sämtliche Zahlungen eines Auftrags, deshalb können und müssen Sie es nur einmal eingeben.

Das Lastkonto muss mit Ziffern zwischen 10 und 90 beginnen, und die Prüfziffer muss plausibel sein. Erhalten Sie die Rückmeldung, dass mit der Nummer etwas nicht stimmt, haben Sie sich vermutlich vertippt.

Diese Prüfzifferplausibilisierung gilt übrigens für alle weiteren Schweizer Postkonto-, ESR-Teilnehmer- sowie ESR-Referenznummern, die Sie noch eingeben werden: Probieren Sie's ruhig aus: Machen Sie extra einen Fehler und vertauschen Sie zwei Ziffern oder geben Sie eine zu viel oder eine zu wenig ein, Sie erhalten die Warnung und Gelegenheit zur Korrektur. Sie können so auch lange ESR-Nummern blind und schnell in den Zahlenblock hämmern; es ist praktisch unmöglich, eine so raffinierte Kombination von Fehlern zu machen, dass dies bei der Prüfung nicht auffliegt.

Nehmen wir nun an, Sie haben das Lastkonto eingegeben und gelangten mit dem Knopf "Weiter" zum Layout Daten, wo Sie die Zahlungsempfängerinnen erfassen. Jeder Datensatz ist ein Zahlungsempfänger. Wie Sie links im Statusbereich sehen, besteht schon ein Datensatz, den können Sie gleich für Ihre erste Zahlung verwenden. In den grünen Bereich oben kommt die Adresse. Geben Sie immer Postleitzahl und Ort an. Die Zahlung wird verweigert, wenn diese Zeilen leer sind (aber ausgeführt, wenn 9999 Nirgendwo steht).

Gewöhnen Sie sich von Anfang an daran, immer zuerst Name und Adresse einzugeben. Ohne Name und Ort wird die Zahlung ungültig.

Im gelben Teil in der Mitte wählen Sie eine Zahlungsart, das Land des Zahlungsortes (der Bank zum Beispiel) und die Vergütungswährung. Das ist die Währung, in der das Geld bei der Empfängerin ankommt. Die Vergütungswährung sollte folglich die Währung des Zahlungslandes sein, passen Sie bloss auf: die Postfinance akzeptiert zwar für eine Bankvergütung nach Oesterreich CHF statt EUR als Vergütungswährung, belastet dies dann aber mit 25 Franken Spesen (statt 2 Franken)! Die Vergütungswährung, die Ihnen nach der Wahl des Landes automatisch vorgeschlagen wird, ist in der Datei Laender.fp5 festgelegt und kann dort geändert werden.

Wenn das Land, in das Sie zahlen wollen, nicht angeboten wird, öffnen Sie die Datei Laender.fp5 und fügen Sie es an (neuer Datensatz erstellen). Verwenden Sie für die Landeskennung und die Währung die ISO-Codes, die sie auf der Website der Post einsehen können (im Yellownet unter Services). Dort sehen Sie auch, welche Zahlungsarten mit welchen Vergütungswährungen in welches Land möglich sind. CLK-EZAG prüft nicht, ob eine bestimmte Vergütungswährung oder Transaktionsart in ein bestimmtes Land zur Zeit möglich oder speziell teuer ist - schauen Sie im Zweifelsfalle in der aktuellen Liste nach.

Mit Befehl 1 bzw. dem Knopf im gelben Bereich können Sie nun zur Erfassung der Zahlungsverbindung übergehen. Der Knopf "zum Stamm" bzw. der Befehl "Eingabemaske" im Script-Menu bringen Sie von dort wieder zum Layout Daten zurück.

Die Angabe der Zahlungsverbindung ist je nach gewählter Zahlungsart unterschiedlich, aber meist einfach und klar. Eine Quelle von Fehlern und Unklarheiten sind allerdings Zahlungen auf Schweizer Postkonti, weil ein Postkonto sowohl der Zahlungsempfängerin selber wie auch der Bank der Zahlungsempfängerin gehören kann. Im zweiten Fall braucht's Name und Ort der Bank sowie die Kontonummer der Endbegünstigten. Fehlt diese, endet die Zahlung im Nirvana oder wird von der Postfinance zurückgewiesen.

Nach der Eingabe der Zahlungsverbindung kehren Sie zu den Stammdaten zurück. Im unteren, rosaroten Abschnitt geben Sie Betrag, Aufgabewährung und Mitteilungen an. Aufgabewährung und Betrag ergeben den Betrag, der Ihrem Konto belastet wird. Wenn Sie jetzt noch nichts zu zahlen haben, lassen Sie den Betrag auf 0. Die 4 Mitteilungszeilen fassen je max. 35 Zeichen; wenn Sie mehr schreiben, gibtís eine Fehlermeldung. Bei ESR-Zahlungen (orange Einzahlungsscheine) sind keine Mitteilungen möglich.

Nochmals: Achtung Spesenfalle! Es lohnt sich, einen Gedanken an die Kombination von Aufgabe- und Vergütungswährung zu verschwenden und gegebenfalls bei der Post nachzufragen, welche Vergütungswährung am günstigten ist. Bei einer Zahlung von der Schweiz nach Belgien oder Oesterreich ist die Vergütungswährung vernünftigerweise EUR, die Aufgabewährung kann CHF oder EUR sein. Es kann durchaus sein, dass die Postfinance andere Anweisungen schluckt - Aufgabewährung USD und Vergütungswährung CHF zum Beispiel - aber das wird teuer und ist selten sinnvoll.

Alle Daten, die Sie so eingegeben haben, bleiben bestehen, bis Sie sie löschen. Das gilt auch für den Betrag, der aber nach erfolgter Zahlung auf 0 gesetzt werden sollte (Script Nullen). Warum, werden Sie gleich sehen.

Um weitere Zahlungsempfängerinnen aufzunehmen, erstellen Sie mit dem normalen Filemakerbefehl neue Datensätze.

In Zukunft müssen Sie Namen, Adressen und Zahlungsverbindungen natürlich nur noch erfassen, wenn für die betreffende Person noch kein Datensatz besteht. Sonst können Sie den entsprechenden Datensatz suchen und müssen nur noch den neu zu zahlenden Betrag einsetzen.

Um nun eine Zahlungsdatei zu erstellen, muss bei allen Personen, die etwas kriegen, der entsprechende Betrag stehen, und bei allen anderen muss der Betrag 0 sein. Ausserdem sollten Sie jetzt ein Ausführungsdatum wählen (frühestens am Folgetag der Anlieferung, kein Feiertag) und unten eintragen (einmal für alle Datensätze genügt).

Alle Zahlungen eines EZAGs haben das gleiche Ausführungsdatum und das gleiche Lastkonto! Wenn Sie es anders haben wollen, erstellen Sie einen EZAG, ändern Sie danach Ausführungsdatum bzw. Lastkonto und erstellen Sie daraufhin einen zweiten.

Der Befehl "Jetzt zusammenstellen!" sucht nun alle Datensätze, bei denen der Betrag über 0 liegt, und sammelt sie zur Zahlung. Dabei werden ein paar Prüfungen gemacht. Bei fehlenden oder unplausiblen Angaben wird die Zusammenstellung abgebrochen. Sie erhalten eine Mitteilung, die Ihnen sagt, was korrigiert bzw. ergänzt werden muss. Tun Sie dies und starten Sie danach die Zusammenstellung erneut.

Nun werden Ihnen die Datensätze im Layout "Liste" angezeigt. Einen Totalbetrag sehen Sie nur, wenn Sie in dem Modus Seitenansicht wechseln oder die Liste drucken.
Wenn Ihnen die Liste nicht gefällt, korrigieren Sie. Löschen Sie keine Datensätze, sonst verlieren Sie die Stammdaten (Name, Adresse, Konto). Wenn eine Zahlung nicht ausgeführt werden soll, müssen Sie den Betrag auf 0 setzen. Es genügt nicht, den Datensatz auszuschliessen. Sie müssen beim Betrag 0 eingeben, sonst wird die Zahlung ausgeführt! Das Ausführungsdatum können Sie nur im Layout Daten korrigieren.

Wenn alles gut aussieht, erstellen Sie mit Script (oder Knopf) EZAG die Zahlungsdatei. Wenn Sie fertig ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und darauf einen "Speichern-unter"-Dialog. Wählen Sie Name und Ordner so, dass Sie die Datei nachher schnell wiederfinden, Sie müssen Sie ja später im Yellownet übermitteln. Als Dateityp können Sie den Vorgabewert "Text-mit-Tab-Datei" stehen lassen. Arbeiten Sie unter Windows, wird der Datei dann möglicherweise die Endung .tab angehängt, was aber nicht stört.

Nach der Erstellung der EZAG-Datei stecken Sie wieder im Layout Liste, die Einträge haben links Auftrags- und Transaktionsnummern erhalten. Da es bei CLK-EZAG kein Archiv gibt, sollten Sie diese Liste ausdrucken, damit Sie später wissen, was Sie bezahlt haben.

Und nochmals: alle Beträge bleiben so lange bestehen, bis Sie sie verändern bzw. auf 0 setzen. Ich empfehle Ihnen daher, die Beträge komplett auf 0 zu setzen, sobald Sie die den EZAG erstellt sowie die Liste gedruckt haben. Sie können dazu den normalen Filemaker-Weg nehmen (alle Datensätze aufrufen, in einem Betragsfeld 0 eingeben, Datensätze/Ersetzen wählen), oder das Script 2 "Nullen" starten, das dasselbe tut. So verhindern Sie, dass die jetzt gezahlten Posten bei der nächsten EZAG-Erstellung erneut aufgerufen werden.

Nun können Sie ins Yellownet einsteigen und die eben gespeicherte Zahlungsdatei übermitteln. Vorher können Sie natürlich weitere EZAG-Dateien erstellen, zum Beispiel Zahlungen mit einem anderen Ausführungsdatum oder mit einem anderen Lastkonto, und dann mehrere EZAG-Dateien in einer einzigen Yellownetsitzung einreichen. Denken Sie daran, beim Speichern andere Namen zu verwenden, um die vorher erstellte EZAG-Datei nicht zu überschreiben. Es ist ausserdem sinnvoll, die EZAG-Datei nach erfolgter Uebermittlung zu löschen, sonst haben Sie bald einen EZAG-Friedhof.

Datensicherung

In Ihre periodische Sicherungen müssen Sie dann nur noch die Dateien Stamm.fp5 und Laender.fp5 aufnehmen, da sind Ihre Zahlungsempfänger und die neu erfassten Länder drin.

Neuinstallation bei Datenverlust

Update von einer früheren Version von CLK-EZAG

Die Dateien der neuen Version in das gleiche Verzeichnis legen, Stamm.fp5 starten, Lastkonto eingeben, alle Datensätze löschen und dann die Datensätze der alten Datei "alterStamm.fp5" importieren (Importfolge: passende Namen). Dasselbe tun Sie mit der Datei Laender.fp5. Danach können Sie auch diese beiden umbenannten alten Dateien löschen.

Wenn Sie die alte Datei Stamm.fp5 geändert haben, um zum Beispiel Namen und Adressen direkt aus Ihrem eigenen Adressverzeichnis anzeigen zu lassen, müssen Sie diese gleichen Aenderungen zuerst in der neuen Datei vornehmen und dann erst importieren.

Zahlungen Archivieren

Uebernahme von DTA-Dateien

Dieser Teil scheint mir etwas wacklig, daher ist er oben im Leistungsumfang nicht erwähnt. Bei meiner DTA-Datei hat es aber funktioniert. Und wenn Sie den Datensatz einmal mit der korrekten Zahlungsverbindung in der Datei Stamm.fp5 haben, sollte eigentlich nichts mehr schief gehen.

Da eine DTA-Datei keine Trennzeichen hat, lädt Filemaker die ganze Datei in ein einziges Variabelfeld. Ein solches fasst maximal 64'000 Zeichen, was bei einer Datensatzlänge von 384 Zeichen 166 Zahlungen entspricht. Ist Ihre Zahlung umfangreicher, haben wir schon einmal ein Problem. Grundsätzlich müsste es möglich sein, die DTA-Datei mit einem Textverarbeiter in mundgerechtere Stücke zu zerteilen (Sollbruchstelle finden) und Stück für Stück zu importieren, bis die Anzahl der Datensätze sowie das Betragstotalfeld anzeigt, dass alles da ist, dies habe ich jedoch noch nie getestet.

Wie auch immer: Starten Sie die Datei DTA-Einsauger.fp5, löschen Sie alle bestehenden Datensätze und starten Sie das Einlesescript. Das Script fragt nach der einzulesenden Datei und dem Dateityp.

Geben Sie als Dateityp "Text-mit-Tab"-Datei an und wählen Sie Ihren DTA-Datei aus. Unter Windows können Sie sie nur sehen, wenn sie die Endung *.tab oder *.txt hat, ändern Sie diese wenn nötig vorher.

Darauf gelangen Sie zur Importfolge. Mangels Trennzeichen wird Ihnen der DTA mit nur einem Feld ganz oben angezeigt, und dieses muss ins Feld "DTA" hinüber. Das Schleifenscript, das die Zahlungen auseinander nimmt, wird automatisch aufgerufen.

Wenn Filemaker in der Importfolge auf der linken Seite mehr als 1 Feld entdeckt zu haben glaubt, klappt's nicht. Versuchen Sie es noch mal und achten Sie auf den Dateityp (siehe oben).

Sie können so mehrere DTA-Dateien hintereinander einlesen. Sind Sie durch und finden die Datensätze, besonders aber deren Anzahl sowie den Gesamtbetrag ansprechend, starten Sie mit dem Scriptbefehl "Auswahl in den Stamm übernehmen" den Import durch die Datei Stamm.fp5. Sie können auch zum Stamm wechseln und den Import von dort aus starten (Scriptbefehl DTA einlesen).

Dabei passiert in der Datei Stamm.fp5 Folgendes:

• Alle früher auf die gleiche Art importierten Datensätze werden gelöscht!
• Alle Beträge der bestehenden Datensätze werden auf 0 gesetzt!
• Alle jetzt importierten Datensätze werden als DTA-Importsätze gekennzeichnet (und beim nächsten Import erkannt und wiederum gelöscht)!

Diese Kennzeichnung erfolgt mit einer 1 im Feld "Importsatz_aus_DTA". Sie können das Feld im Layout "DTA_Import" löschen gehen, wenn Sie einen Satz behalten wollen.

Ich bin bei der Konzeption davon ausgegangen, dass bei der Uebernahme eines DTA ein EZAG mit nur gerade diesen Zahlungen erstellt werden soll, und dass das Aufbewahren der importierten Sätze nicht sinnvoll ist, weil ein grosser Teil der selben Zahlungsempfänger beim nächsten Mal erneut importiert würde und die Datei Stamm.fp5 dadurch mit redundanten Datensätzen aufgebläht würde.

Wenn Sie also sowohl aus einem DTA importierte wie auch andere Zahlungen in einen EZAG pressen wollen, müssen Sie zuerst importieren und erst dann die übrigen Zahlungen erfassen, weil ihnen der Import sonst die Beträge der anderen Zahlungen wieder auf 0 stellt.

Herumbasteln an CLK-EZAG

Hinwiederum haben Sie CLK-EZAG gekauft, weil Sie mit Filemaker arbeiten und die Dateien in Ihr Datenbanksystem einbinden wollen. Wenn Sie die nötige Erfahrung im Datenbankdesign bei Filemaker und genügend Zeit mitbringen, können Sie es wagen. Um den vollen Zugriff auf die Dateien zu erhalten, starten Sie diese mit gedrückter Options- (Mac) oder Shifttaste (Windows) und geben Sie als Passwort "modulo" ein. Beachten Sie aber unbedingt Folgendes:

1. Lassen Sie's im Zweifelsfall bleiben.
2. Machen Sie unbedingt eine Sicherungskopie der unveränderten, funktionierenden Version.
3. Lassen Sie bestehende Felder und Scripts unverändert (Ausnahme für Felder s.u.).
4. Bevor Sie das veränderte System einsetzen, machen Sie einen Testauftrag mit verschiedenen Zahlungsarten und Aufgabewährungen und stellen Sie ihn ins Testsystem: www.yellownet.ch/test.html. Warten Sie den schriftlichen Bericht der Postfinance ab, bevor Sie eine echte Zahlung versuchen.

Eine mögliche Veränderung, die dem System nicht schaden sollte, könnte so aussehen: Sie haben eine Adressdatenbank mit Seriennummern. Erstellen Sie in Stamm.fp5 ein neues Feld für Seriennummern und schaffen Sie eine beidseitige Beziehung. Anschliessend ändern Sie die Textfelder Name, Vorname, Zusatz, Strasse, PLZ und Ort in Formelfelder um, die den entsprechenden Feldwert aus der Adressdatei anzeigen. So brauchen Sie nur noch die Seriennummer einzusetzen, und die Adresse steht dann automatisch da, und sie müssen nicht zwei Adressstämme pflegen.

Verfeinern können Sie das Ganze mit einem Script, das von einem Datensatz in Ihrer Adressdatei zum zugehörigen Eintrag in der Datei Stamm.fp5 geht, und fragt, ob es einen solchen Eintrag erstellen soll, wenn noch keiner besteht, und das dann je nachdem auch macht.

Wenn nun aber die Adressfelder Formelfelder geworden sind, können Sie keine DTA mehr importieren. Dazu müssten Sie dann doch eine unveränderte Version verwenden.

Viel Glück und Erfolg!

Christoph L. Kaufmann
Buchhalter mit eidg. Fachausweis
clkaufmann bei GMX punkt CH

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