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Anleitung zu CLK-Petuschki

Das wichtigste vorweg

Was ist CLK-Petuschki überhaupt?

Wie kriege ich die Dateien auf?

Inhaltsverzeichnis

  1. Die ersten Schritte
  2. Adressen.fp7
  3. Briefe.fp7
  4. Rechnungen.fp7
  5. EZAG.fp7
  6. Bibliothek.fp7
  7. CLK-FIBU (die kleine)
  8. CLK-FIBU vollfett (die grosse)

Mandanten

Ein Mandant ist die Person oder Institution, deren Buchhaltung Sie führen. Sie können mit der gleichen Datei die Buchhaltungen mehrerer Mandantinnen führen.

Jeder Mandant hat einen eigenen Kontenplan und eine eigene Bilanz. Ein Bankkonto kann immer nur einem Mandanten gehören. Wenn Sie unsicher sind, wie viele Mandanten sie brauchen, arbeiten Sie nur mit einem einzigen.

Sind mehrere Mandanten vorhanden, können Sie oben links umstellen, und die Daten des eingestellten Mandanten werden im Reiter Mandant angezeigt. Wenn Sie etwas ändern wollen, folgen Sie dem Link Zu den Mandanteneinstellungen". An den gleichen Ort kommen Sie aus Moskau über Verwaltung/Mandant einstellen.

Im Urzustand gibt es einen Mandanten namens "Heulender Wolf GmbH". Sie können den übernehmen und den Namen ändern, Sie sind jetzt ja im Layout Mandand der Fibudatei:

Benutzerverwaltung

Wie komme ich dahin?

Vom Kursker Bahnhof her (siehe oben) kommen sie überall hin. in diesem Fall: Reiter Verwaltung, Konten/Passwörter oben links.

Berechtigungen

Im Petuschki gibt es drei Berechtigungsstufen:

Benutzerinnen hinzufügen, ändern, löschen

Die Benutzerrechte sind in jeder Filemakerdatei einzeln gespeichert. Wenn Sie hier etwas ändern, rennt ein Skript durch alle 8 Dateien und fügt den neuen Benutzer überall hinzu, bzw. löscht ihn überall, oder setzt das neue Passwort.

Die Absenderangaben werden beim Schreiben von Briefen und Rechnungen verwendet. Füllen Sie Absenderadresse, Telefon, Fax, eMail und URL leer nur dann aus, wenn sich die Angaben von denen des Mandanten unterscheiden (Direktwahl, persönliche Strompostadresse etc.)

Damit das funktioniert, sollten die Dateien dann jeweils gefunden und geöffnet werden können. Es ist drum sinnvoll, wenn die 8 Dateien im gleichen Verzeichnis bleiben und Sie es sich verklemmen, Benutzernamen und Passwörter anders als über das hier beschriebene System zu vergeben.

Sie können Kontonamen und Berechtigungsstufen nicht direkt im Datensatz eingeben oder ändern, weil so keine Datei etwas davon erführe. Es geht darum alles über die drei Knöpfe für das Erstellen von neuen Benutzerinnen, für das Aendern des Passwortes und für das Löschen.

Es ist auch nicht möglich, einen Kontonamen oder den Zugriff eines Kontos zu ändern. Sie müssen es löschen und ein neues erstellen. Mit den Knöpfen geht das ja rasch.

Es ist nicht möglich, Benutzer mit vollem Zugriff mit diesem System zu erstellen, das geht nur in jeder Datei für sich (diese Einschränkung kommt vom Haus Filemaker, bitte nicht bei mir reklamieren.)

Zum Inhaltsverzeichnis

Funktions- und Absenderangaben zu den Benutzern>

Immer noch in der Datei Verwaltung.fp7 gehen Sie zum Layout Nutzer und finden Datensätze für den Entwickler sowie für jedes Benutzerkonto, das Sie vorher erstellt haben, wobei nur das Feld "Konto" ausgefüllt ist, und zwar mit dem Benutzernamen für die Datenbankanmeldung.

Mit den Angaben, die Sie hier machen können, werden die Absenderangaben in Briefen und Rechnungen ergänzt. Geben sie auf jeden Fall für jeden Benutzer den vollen Namen und soweit vorhanden und sinnvoll eine Funktion ein (sinnvoll insofern, als das dann eben oben links auf den Briefen steht, schreiben Sie also nur, was die Kundschaft auch lesen soll).

Wichtig: Die Felder, Telefon, Fax, Absenderort, Absenderadresse, E-Mail, und URL füllen Sie nur dann aus, wenn Sie von den Angaben im Layout Global abweichen! Wenn nämlich nichts steht, nimmt Petuschki automatisch den Wert aus der Globaltabelle.

Die Absenderzeile wird in 6-Punkt-Schrift über die Adresse gedruckt, so dass Sie in einem Couvertfenster noch sichtbar ist. Sie dient der DIE POST zur Retournierung von unzustellbarem Material; so brauchen Sie den Absender dann nicht extra auf das Couvert zu schreiben oder zu drucken. Halten Sie die Angabe möglichst kurz, es muss ja alles auf einer Zeile im Couvertfenster Platz haben. Wenn Sie das nicht haben wollen, lassen Sie das Feld einfach leer.

Feld Sig: Hier können Sie eine eingescannte Unterschrift hineinkopieren. Das ist praktisch, wenn Sie vom Computer aus direkt faxen können, dann kiegen Sie einen Fax mit Unterschrift, ohne dass Sie je etwas ausdrucken mussten. Wir arbeiten schliesslich am papierlosen Büro.

Nun sind Sie mit der Datei Verwaltung.fp7 fertig und startklar und können mit dem Modul Ihrer Wahl weiterfahren.

Der Rest der Verwaltung: Layouts Dateien, Tabellen und Datenherkunft

In den verbleibenden Layouts brauchen Sie nichts zu machen, und müssen nur weiterlesen, wenn die Datenbankstruktur Sie interessiert:

Layout Dateien

Zeigt die vorhandenen Dateien der Lösung und die zugehörigen Tabellen in einem Portal. Von jeder Tabelle ist angegeben, wie das Feld mit der Seriennummer heisst (falls vorhanden), und wozu sie dient.

Wenn Sie Petuschki umbauen, können Sie die Aenderungen hier nachführen, damit Sie und andere jederzeit die Uebersicht über die vorhandenen Dateien, Tabellen und ihren Zweck haben.

Layout Tabellen

Listenlayout mit allen Tabellen; die gleichen Angaben finden Sie im Layout Dateien aber besser.

Layout Datenherkunft

Eine Besonderheit: wenn das Adressmodul Adressen aus einem oder mehreren Primärsystemen bezieht, kann man die Namen der Quellen hier hinterlegen, und dazu eine E-Mail-Adresse für das Weitermelden von Adressänderungen. Näheres steht in der Anleitung zum Adressenteil.

Neue Versionen und das Elend mit den Updates

Wenn der Entwickler wieder mal ein paar Fehler ausgebügelt oder endlich mal etwas Neues eingebaut hat, kriegen Sie eine neue Version, und wenn die nicht von selber kommt, könnne Sie sie per Elektropost bestellen. Was tun damit?

Die neue Version enthält die neuen Funktionen, ihre Daten sind in der alten. Die Daten müssen also von der alten in die neue Version. Hier hilft Ablage/Datensätze importieren, man achte aber auf diverse Klippen:

Das alles ziemlich öde und mühsam. Dafür gibt es doch Computer. Genauer Skripts:

automatische Uebernahme der alten Daten

Um ihre Daten sauber in die neue Version zu kriegen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Machen Sie zuerst eine Datensicherung!
  2. Ihre alten Dateien müssen alle im gleichen Ordner sein. Erstellen Sie in diesem Ordner einen Unterordner namens "alteDB". Der Ordner sieht nun so aus:

    16-kb-Bild mit dem Ordner mit den Dateien und dem Unterordner

  3. Oeffnen Sie die alte Datei Verwaltung.fp7, und werfen sie das Skript Importvorbereitung_alle an. Der Unterordner "alteDB" wird nun gefüllt, jetzt sieht es so aus:

    28-kB-Bild mit dem vollen Ordner alteDB

  4. Schliessen Sie den Ordner "alteDB" und löschen Sie mit der gebotenen Vorsicht ihre alten Dateien. Der Ordner enthält jetzt nur noch den Unterordner mit den eben erstellen "*_alt.fp7"-Dateien.
  5. Packen Sie endlich die neue Version aus und legen sie die neuen Dateien in den Ordner, in dem vorher ihre alten Dateien waren.
  6. Oeffnen Sie die (neue) Datei Verwaltung.fp7 und werfen Sie das Skript "ImportAusAllenAltenDB" an. Dieses Skript löscht alle allfällig vorhandenen Datensätze in der neuen Version, importiert darauf alle aus den alten und stellt die Seriennummervergabe neu ein.
  7. Nun können Sie prüfen, ob es geklappt hat, und danach den Unterordner "alteDB" samt Inhalt löschen. Oder die alten Daten noch behalten, um selber geschriebene Skripts und Layouts in die neue Version hinüberzunehmen. Gerade wenn Sie die Funktion der Allzweckliste in der Datei Adressen.fp7 verwenden, werden Sie vermutlich eigene Layouts haben.

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