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Anleitung zu CLK-Petuschki

Das wichtigste vorweg

Was ist CLK-Petuschki überhaupt?

Wie kriege ich die Dateien auf?

Inhaltsverzeichnis

  1. Zenrale Einstellungen: die Datei Verwaltung.fp7
  2. Adressen.fp7
  3. Briefe.fp7
  4. Rechnungen.fp7
  5. EZAG.fp7
  6. Bibliothek.fp7
  7. CLK-FIBU (die kleine)
  8. CLK-FIBU vollfett (die grosse)

Zugriffsrechte

Im Urzustand können Sie sich mit dem Benutzernamen Akela ohne Passwort anmelden. Wenn Sie nicht Akela heissen wollen (und das empfehle ich Ihnen dringend, und ganz dringend dann, wenn mehr als eine Person mit der Lösung arbeitet, sollten Sie dann schleunigst anständige Konten erstellen:

Erste Konten erstellen

Wenn Sie die Variante mit der vollfetten Fibu haben, lesen Sie in der Anleitung zu CLK-Fibu vollfett weiter.

In der leichten Variante geht es so:

Der volle Zugriff

Arbeiten Sie niemals mit vollen Zugriffsrechten, sonst geht es ihren Daten schlecht und sie werden es bereuen wie ein Ungläubiger in der Hölle, wo es nichts zu essen gibt und Totenköpfe auf den Bäumen wachsen. Sie brauchen den vollen Zugriff nur für zwei Dinge Wenn so etwas ansteht, öffnen Sie die Datei mit dem Benutzernamen Entwickler und dem Passwort modulo, nehmen die Aenderungen vor und schliessen danach sämtliche Dateien (oder beenden am besten gleich Filemaker). Danach öffnen Sie wieder mit normalen Rechten. So sind Sie vor Chaos, Zerstörung und Datentod geschützt und können beispielsweise nicht den Preis eines Postens ändern, der bereits verrechnet und verbucht ist.

Da diese Zugangsdaten hier im Internet stehen, liegen Ihre Filemakerdateien samt Inhalt nun der ganzen Welt offen. Das muss nicht grundsätzlich ein Problem sein, solange die Dateien nicht auf einem Filemaker-Server mit geöffnetem Port auch gleich der ganzen Welt angeboten werden - die grösste Gefahr besteht vielmehr in versehentlichen Aenderungen von Leuten, die regulär mit der Datei arbeiten, aber dummerweise mit vollen Zugriffsrechten: also von Ihren Mitarbeitern - und von Ihnen selber.

Wie auch immer: Wenn Sie nicht wollen, dass alle Kinder dieser Erde mit Entwickler/modulo vollen Zugriff auf Ihre Filemakerdaten erhalten, müssen Sie entweder das Passwort ändern oder den Namen auch gleich. Denken Sie daran, dass es keinen Weg zurück in die Datei gibt, wenn Sie diese neuen Zugangsdaten verlieren sollten.

Leider helfen Ihnen die Skripts des Layouts Konten in diesem Fall nicht; sie müssen wohl oder übel jede Datei einzeln bearbeiten (Menu Datei/Verwaltung/Konten und Zugriffsrechte). Eine kleine Hilfe gibt es aber: Schliessen Sie zuerst alle Dateien, öffnen Sie danach die Datei Verwaltung mit vollen Zugriffsrechten, gehen Sie aufs Layout Konten und machen Sie irgend etwas mit normalen Konten: eines löschen, eines hinzufügen, bei einem das Passwort ändern. Das Skript öffnet dann alle anderen Dateien mit den eigenen Zugangsdaten, also auch mit vollem Zugriff. Im Menu Fenster/Fenster einblenden finden Sie sie.

Die ersten Einstellungen im Layout Global

Nachdem Sie mindestens ein Konto mit normalen Zugriffsrechten oder Leitbedienerrechten erstellt haben (und jetzt nicht mehr mit vollen Rechten arbeiten, sonst ziehe ich Ihnen die Ohren lang), gehen Sie in der Datei Verwaltung.fp7 ins Layout Global.

Hier hat es genau einen Datensatz für Ihren Firmenamen und andere zentralen Einstellungen. Sie stellen fest, dass alle Felder doppelt angelegt sind, immer eines links und eines rechts. Nur in den "Datenfeldern" auf der linken Seite werden die Daten dauerhaft gespeichert. Aber nur mit den Daten in den "Globalfeldern" rechts kann Petuschki dann arbeiten.

Geben sie Ihre Daten links ein klicken Sie dann oben rechts auf den Knopf aktualisieren, dann werden die Daten auf die rechte Seite kopiert. Nur wenn Sie ein Logo eingeklebt haben, müssen Sie möglicherweise noch Hand anlegen. Einige Tipps zu bestimmten Feldern:

Wer arbeitet hier? Das Layout Nutzer

Immer noch in der Datei Verwaltung.fp7 gehen Sie zum Layout Nutzer und finden Datensätze für den Entwickler sowie für jedes Benutzerkonto, das Sie vorher erstellt haben, wobei nur das Feld "Konto" ausgefüllt ist, und zwar mit dem Benutzernamen für die Datenbankanmeldung.

Mit den Angaben, die Sie hier machen können, werden die Absenderangaben in Briefen und Rechnungen ergänzt. Geben sie auf jeden Fall für jeden Benutzer den vollen Namen und soweit vorhanden und sinnvoll eine Funktion ein (sinnvoll insofern, als das dann eben oben links auf den Briefen steht, schreiben Sie also nur, was die Kundschaft auch lesen soll).

Wichtig: Die Felder, Telefon, Fax, Absenderort, Absenderadresse, E-Mail, und URL füllen Sie nur dann aus, wenn Sie von den Angaben im Layout Global abweichen! Wenn nämlich nichts steht, nimmt Petuschki automatisch den Wert aus der Globaltabelle.

Die Absenderzeile wird in 6-Punkt-Schrift über die Adresse gedruckt, so dass Sie in einem Couvertfenster noch sichtbar ist. Sie dient der DIE POST zur Retournierung von unzustellbarem Material; so brauchen Sie den Absender dann nicht extra auf das Couvert zu schreiben oder zu drucken. Halten Sie die Angabe möglichst kurz, es muss ja alles auf einer Zeile im Couvertfenster Platz haben. Wenn Sie das nicht haben wollen, lassen Sie das Feld einfach leer.

Feld Sig: Hier können Sie eine eingescannte Unterschrift hineinkopieren. Das ist praktisch, wenn Sie vom Computer aus direkt faxen können, dann kiegen Sie einen Fax mit Unterschrift, ohne dass Sie je etwas ausdrucken mussten. Wir arbeiten schliesslich am papierlosen Büro.

Nun sind Sie mit der Datei Verwaltung.fp7 fertig und startklar und können mit dem Modul Ihrer Wahl weiterfahren.

Der Rest der Verwaltung: Layouts Dateien, Tabellen und Datenherkunft

In den verbleibenden Layouts brauchen Sie nichts zu machen, und müssen nur weiterlesen, wenn die Datenbankstruktur Sie interessiert:

Layout Dateien

Zeigt die vorhandenen Dateien der Lösung und die zugehörigen Tabellen in einem Portal. Von jeder Tabelle ist angegeben, wie das Feld mit der Seriennummer heisst (falls vorhanden), und wozu sie dient.

Wenn Sie Petuschki umbauen, können Sie die Aenderungen hier nachführen, damit Sie und andere jederzeit die Uebersicht über die vorhandenen Dateien, Tabellen und ihren Zweck haben.

Layout Tabellen

Listenlayout mit allen Tabellen; die gleichen Angaben finden Sie im Layout Dateien aber besser.

Layout Datenherkunft

Eine Besonderheit: wenn das Adressmodul Adressen aus einem oder mehreren Primärsystemen bezieht, kann man die Namen der Quellen hier hinterlegen, und dazu eine E-Mail-Adresse für das Weitermelden von Adressänderungen. Näheres steht in der Anleitung zum Adressenteil.

Neue Versionen und das Elend mit den Updates

Wenn der Entwickler wieder mal ein paar Fehler ausgebügelt oder endlich mal etwas Neues eingebaut hat, kriegen Sie eine neue Version, und wenn die nicht von selber kommt, könnne Sie sie per Elektropost bestellen. Was tun damit?

Die neue Version enthält die neuen Funktionen, ihre Daten sind in der alten. Die Daten müssen also von der alten in die neue Version. Hier hilft Ablage/Datensätze importieren, man achte aber auf diverse Klippen:

Das alles ziemlich öde und mühsam. Dafür gibt es doch Computer. Genauer Skripts:

automatische Uebernahme der alten Daten

Um ihre Daten sauber in die neue Version zu kriegen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Machen Sie zuerst eine Datensicherung!
  2. Ihre alten Dateien müssen alle im gleichen Ordner sein. Erstellen Sie in diesem Ordner einen Unterordner namens "alteDB". Der Ordner sieht nun so aus:

    16-kb-Bild mit dem Ordner mit den Dateien und dem Unterordner

  3. Oeffnen Sie die alte Datei Verwaltung.fp7, und werfen sie das Skript Importvorbereitung_alle an. Der Unterordner "alteDB" wird nun gefüllt, jetzt sieht es so aus:

    28-kB-Bild mit dem vollen Ordner alteDB

  4. Schliessen Sie den Ordner "alteDB" und löschen Sie mit der gebotenen Vorsicht ihre alten Dateien. Der Ordner enthält jetzt nur noch den Unterordner mit den eben erstellen "*_alt.fp7"-Dateien.
  5. Packen Sie endlich die neue Version aus und legen sie die neuen Dateien in den Ordner, in dem vorher ihre alten Dateien waren.
  6. Oeffnen Sie die (neue) Datei Verwaltung.fp7 und werfen Sie das Skript "ImportAusAllenAltenDB" an. Dieses Skript löscht alle allfällig vorhandenen Datensätze in der neuen Version, importiert darauf alle aus den alten und stellt die Seriennummervergabe neu ein.
  7. Nun können Sie prüfen, ob es geklappt hat, und danach den Unterordner "alteDB" samt Inhalt löschen. Oder die alten Daten noch behalten, um selber geschriebene Skripts und Layouts in die neue Version hinüberzunehmen. Gerade wenn Sie die Funktion der Allzweckliste in der Datei Adressen.fp7 verwenden, werden Sie vermutlich eigene Layouts haben.

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