Anleitung zu CLK-FIBU für Filemaker 7

Allgemeines

Anforderungen an Ihren Computer

Anforderungen an Ihre Person

• Sie beherrschen die doppelte Buchhaltung
• Sie kennen Ihren Filemaker
• Sie lassen sich nicht davon abschrecken, dass diese Anleitung viel zu lang ist und die Datenbank komplizierter aussehen lässt, als sie in Wirklichkeit ist.

Was es bietet

• Sie können mit Mandanten arbeiten.
• Sie können Konti frei definieren.
• Sie können innerhalb der vorgegebenen Klassen Aktiven, Passiven, Aufwand und Ertrag beliebige Gruppen von Konten bilden (Unterteilungen).
• Sie können mit den Buchungen und Konti alles tun, was Sie auch sonst mit Filemaker-Dateien tun können, auch zusätzliche Felder und Tabellen definieren.
• Beim Eingeben von Buchungen können Sie die Kontonummern aus Einblendlisten auswählen.
• Die Kontonamen und -saldi werden beim Buchen im Journal angezeigt.
• Die Journaldatei braucht nach einem Abschluss nicht gewechselt zu werden, alle Buchungen, auch über Jahre hinweg, stehen in der gleichen Tabelle.
• Zusätzlich zum Datum, der Belegnummer, dem Text und der Soll/Haben-Kontierung können Sie jede Buchung im Feld "beso" zusätzlich kennzeichnen (spezielle Auswertung, Kostenstelle, MWSt, noch offener Debitor)
• Sie können zu jedem Zeitpunkt Erfolgsrechnungen und Bilanzen für beliebige Perioden erstellen.
• Sie können zu jedem Zeitpunkt einen Abschluss buchen. Mit einem Skript geht das automatisch.

Was es nicht bietet - Einschränkungen

• Fremdwährungen: CLK-Fibu kennt überhaupt keine Währungen. Sie können Fremdwährungen natürlich mit den klassischen Buchungstechniken "von Hand" berücksichtigen: Valuta-Ausgleichskonto oder Kreisbuchhaltung. Für den Hausbedarf genügt dies in der Regel.
• Mehrwertsteuer: Sie können mit der Wahl der Konti und der geeigneten Verwendung des Feldes "beso" versuchen, die Mehrwertsteuerbuchungen von Hand vorzunehmen und mit geeigneten Suchabfragen die Auswertungen zu erstellen. Grundsätzlich funktioniert sowas problemlos, zumal sie ja zusätzliche Felder definieren und Skripts schreiben können. Die Frage ist allerdings, ob sich die Mühe lohnt oder eine komfortables, "richtiges" (und teureres) Buchhaltungsprogramm in diesem Fall nicht die bessere Lösung wäre.
• Kostenrechnung: via Feld "beso" können Sie beliebige Buchungen mit einem Eintrag versehen, der auch eine Kostenstelle oder ein Kostenträger sein kann. Sie können ja auch zusätzliche Felder definieren. Auswertungen müssen Sie dann selber basteln. Wenn Sie zusätzlich zur Fibu eine Bebu führen wollen, ist ein richtiges Buchhaltungsprogramm sicherlich die bessere Lösung.
• Anlagebuchhaltung: Sie suchen einfach alle Buchungen auf Anlagekonti zusammen. Ansonsten gelten die gleichen Empfehlungen wie oben.
• Debitoren und Kreditoren: wie oben.
• Lohnabrechnungen: das können Sie definitv nicht mehr basteln (oder hätten dann eine komplett neue Lösung). Aber wollen Sie wirklich das Rad neu erfinden?

Kurz und gut, CLK-FIBU ist eine einfache Datenbank, mit dem Sie zuverlässig eine wundervolle doppelte Buchhaltung führen können - aber nicht mehr.

Die Layouts

Layout Fibuzentrale.fp5

Ansonsten müssen Sie in diesem Layout nichts tun. Die enthaltenen Felder werden von Formeln und Skripts verwendet und beinhalten unter anderem das Datum des letzten Abschlusses. Dieses Datum wird bei mehreren Plausibilitätsprüfungen berücksichtigt.

• Beim erstellen neuer Buchungen müssen Sie ein Datum eingeben, das grösser ist das des letzten Abschlusses.
• Buchungen mit Datum vor dem letzten Abschluss dürfen nicht verändert werden.
• Beim Löschen von Buchungen in abgeschlossenen Perioden gibt es eine besondere Rückfrage.

• Die sichere Methode: In der Datei Fibuzentrale dem Feld "darfloeschen" oder "darfaendern" den Wert 1 geben. Dadurch ist das Löschen und Aendern erlaubt. Der Wert wird beim neuen Oeffnen der Journal- oder Kontodatei automatisch wieder auf 0 gesetzt. Die Erlaubnis zum Aendern alter Buchungen lässt sich übrigens mit einem Mausklick vom Journal aus einholen (Skript-Knöpfe unten links).
• Die verschlagene Methode: Das Datum des letzten Abschlusses löschen oder ändern - die Einschränkungen betreffen ja nur ältere Buchungen. Danach sollte das Datum aber wieder korrigiert werden, damit der Schutz wieder entsteht.
• Die plumpe Methode: Die Datei als Benutzer "Entwickler" mit dem Passwort "modulo" öffnen. Dann ist alles erlaubt.

Layout Struktur

In der zugrunde liegenden Tabelle Strukutr ist jeder Datensatz ist eine Kontogruppe. Einige sind schon vorgegeben, das ist aber nur als Vorschlag zu verstehen. Sie brauchen mindestens vier Gruppen, eine in den Aktiven, eine in den Passiven, eine im Aufwand und eine im Ertrag. Beim Erstellen einer Gruppe müssen folgende vier Felder ausgefüllt werden:

Typ

Klasse

Grp

Gruppe

Layout Konti

Konti definieren

Danach geben Sie dem Konto im Feld Kontonr eine Nummer (Zahlenfeld) und im Feld "Bezeichnung" einen Namen. In den Auswertungen wird nach der Kontonummer sortiert. Fertig.

Sie können die Kontonummer später auch ändern, aber seien Sie vorsichtig damit: Wenn sie auf ein Konto schon gebucht haben und es dieses dann nicht mehr gibt, erhalten Sie einen Soll/Haben-Fehler. Besser ist es, das Konto in solchen Fällen mit dem Script-Knopf zu löschen (dann gibt es nämlich eine Prüfung auf bestehende Buchungen) und ein neues zu erstellen.

Layout Journal

Die Felder

Datum

Beleg und Text

Soll und Haben

Betrag

beso

Auswahl

Abschluss (nur auf dem Layout "Journal_alleFelder")

Der Wert eins wird vom Abschlussskript automatisch gesetzt. Bei der normalen Arbeit müssen Sie sich nicht um dieses Feld kümmern. Das Feld wird erst beim Erstellen von Erfolgsrechnungen und Bilanzen wichtig.

Arbeiten mit CLK-FIBU

Befehl-1: Journal

Befehl-2: Konti

Sie können sich also daran gewöhnen, jeweils mit Befehl-1 und Befehl-2 zwischen Journal und Kontenplan zu wechseln.

Kontoauszug

1. Von Hand im Journal mit normaler Filemaker-Suche: Sie gehen in den Suchmodus, geben im Soll das gewünschte Konto ein, erstellen mit Befehl-N eine neue Abfrage und geben dort das gleiche Konto im Habenmodus ein. Auf diese Weise wird nach allen Konti gesucht, die die gesuchte Nummer entweder im Soll oder im Haben tragen. Natürlich können Sie die Suche mit allen existierenden Filemaker-Suchbegriffen verfeinern. Nachteil dieser Methode: Sie erhalten keinen laufenden Saldo.

2. Mit dem Skript (Befehl-3)
   • Als erstes werden Sie nach der Kontonummer gefragt. Mit Enter oder Fortfahren geht es zur nächsten Frage:
   • Sie befinden sich jetzt im Suchmodus und können nun die Zeit einschränken, für die Sie einen Kontoauszug haben wollen. Dazu müssen Sie einen Filemaker-tauglichen Suchbegriff in das Feld eingeben, also zum Beispiel >31.12.2002 oder 15.02.2003...17.10.2003. Im allgemeinen ist es am sinnvollsten, nichts einzugeben und Enter zu drücken (wegen des laufenden Saldos, siehe unten).
   • Auf dem gleichen Blatt können Sie zudem angeben, ob die Abschlussbuchungen gezeigt werden sollen oder nicht. Dies hat Konsequenzen auf den laufenden Saldo und das Total von Erfolgskonti. Nehmen wir an, Sie haben Buchungen vom 1. Januar 2003 bis 30. Juni 2004 (oder haben diese Periode ausgewählt). Auf das Konto sind im Jahr 2003 120 Franken gebucht worden, und im ersten Halbjahr 2004 zusätzliche 60 Franken. Wir nehmen weiter an, dass Sie in der fraglichen Periode genau einen Abschluss gebucht haben, und zwar am 31. Dezember 2002. Ihr Kontoauszug ist nun abhängig von Ihrer Antwort auf die Frage "Mit/ohne Abschlussbuchungen":
     • Wenn Sie nichts angeben, enthält der Auszug eine Abschlussbuchung von -120 am 31.12.02, der Saldo am Schluss ist 60.
     • Wenn Sie "0" angeben, fehlt diese Abschlussbuchung auf dem Auszug, der Saldo ist am Schluss 180. Sie haben so ein kumuliertes Ergebnis.
     • Wenn Sie "1" angeben, enthält der Auszug nur die Abschlussbuchung von -120. Das ist nur auf den ersten Blick sinnlos; sie können sich so von einem Konto die Umsätze jeder Buchungsperiode in einer Liste anzeigen lassen. Die Vorzeichen werden allerdings verkehrt sein.

   Mit der Entertaste oder einem Klick auf "Fortfahren" kommen Sie zum Kontoauszug. Rechts der Beträge steht der laufende Saldo (positive Zahlen: Sollsaldo; negative Zahlen: Habensaldo). Das ist ein Auswertungsfeld, das nur die aufgerufenen Datensätze berücksichtigt. Ein Bilanzkonto zeigt zwangsläufig einen falschen Saldo, wenn Sie das Datum so eingeschränkt haben, dass der Auszug nicht mit einer Eröffnungsbuchung beginnt.

   Der Kontoauszug wird in einem speziellen Layout gezeigt. Mit Befehl-1 kommen Sie wieder zurück zum Journal.

Bilanz und Erfolgsrechnung

Die Auswahl der Buchungen

In den nächsten Abschnitten geht es also darum, bestimmte Buchungen für Bilanz und Erfolgsrechnung auszuwählen. Dies wird in der Regel dazu dienen, Bilanzen und Erfolgsrechnungen aus früheren Zeiten anzusehen. Ihr Filemaker muss in diesen Fällen immer wieder neue Indexe aufbauen, so dass sich das Datenvolumen dauernd erhöht und die Datenbank inkonsistent wird (Abhilfe: komprimierte Kopie anlegen).

Ich empfehle Ihnen, ihre Bilanzen und Erfolgsrechnungen durch Export oder Abtippen in ihr Lieblingstabellenkalkulationsprogramm zu übertragen. Für Mac OS X empfehle ich das neusteinzeitliche Büro. So sparen Sie sich das nachfolgend beschriebene Gefummel mit der Auswahl der richtigen Buchungen und können direkt Erstellung der aktuellen ER und Bilanz übergehen.

Wollen Sie aber eine Auswertung für einen bestimmten Zeitausschnitt, oder eine kumulierte Erfolgsrechnung, müssen Sie das Feld "Auswahl" bei den entsprechenden Buchungen auf 1 setzen und das Feld bei den anderen Buchungen leeren.

Dabei stellt sich ein Problem: An Datensätzen, deren Datum vor dem letzten Abschluss liegt, können Sie nichts mehr verändern, also auch nicht das Auswahlfeld. Am einfachsten heben Sie diese Einschränkung mit dem Skriptknopf unten links auf dem Journal auf. Mehr dazu steht bei der Beschreibung des Layouts Fibuzentrale. Nun können Sie in jeder Buchung das Feld "Auswahl" ändern (und jedes andere Feld auch, aber das lassen Sie besser bleiben, wenn Sie Ihre Buchhaltung nicht versauen wollen). Sie haben mehrere Instrumente, um dies zu tun, und alle befinden sich natürlich dort, wo die Buchungen sind: Im Layout Journal:

• Skriptbefehl alle_Buchungen_auswählen: stellt den Normalzustand her, alle Buchungen erhalten im Feld "Auswahl" eine 1.
• Skriptbefehl alle_Buchungen_abwählen: bei allen vorhandenen Buchungen wird das FeldFeld "Auswahl" geleert. Dies führt natürlich zu gar keinem Ergebnis, aber zu einem praktischen Zwischenstand für die Fortsetzung mit Handarbeit
• Skriptbefehl Auswahl_ohne_Abschlussbuchungen: sucht alle Abschlusbuchungen und leert dort das Feld "Auswahl".
• Handarbeit: Sie suchen sich selbst die Datensätze zusammen, bei denen Sie den Eintrag ändern wollen, geben dem Feld Auswahl den gewünschten Wert und übertragen diesen mit der Funktion Datenätze/ersetzen auf alle anderen aufgerufenen Datensätze. Je nach Ausgangslage müssen Sie danach mit "Datensätze/Ausschluss anzeigen" die übrigen Datensätze aufrufen und dort den gegenteiligen Wert vergeben. Letzteres können Sie sich sparen, wenn Sie
  • zuerst das Skript "alle_Buchungen_abwählen" laufen lassen, so dass bei allen Buchungen die 1 entfernt wird
  • danach die Buchungen aufrufen, die Sie in der Auswahl haben wollen, und denen eine 1 verpassen
  • und erst danach, falls gewünscht, das Skript "Auswahl_ohne_Abschlussbuchungen" starten.

Um zu entscheiden, welche Auswahl wann benötigt wird, müssen Sie sich vor Augen führen, wie die Kontensaldi zustande kommen (alternativ können Sie auch wild drauflosprobieren, das muss nicht schlechter sein):

• Bilanzkonti werden normalerweise nicht abgeschlossen und laufen endlos. Es spielt für die Bilanz daher keine Rolle, ob Sie Abschlussbuchungen in die Auswahl aufnehmen oder nicht, weil Abschlussbuchungen nie Bilanzkonto betreffen!
  Nehmen wir einmal an, Sie haben ein Bilanzkonto mit Buchungen vom 1. Januar 1995 und bis zum 23. Mai 2004:
  • Sind alle Buchungen ausgewählt, erhalten Sie den korrekten Saldo per 23. Mai 2004.
  • Haben Sie alle Buchungen ausgewählt, die vor dem 1. Januar 2003 liegen, erhalten Sie den korrekten Saldo per 31. Dezember 2002.
  • Haben Sie alle Buchungen gewählt, die nach dem 31. Dezember 2002 liegen, erhalten Sie einen kreuzfalschen Saldo, weil die früheren Buchungen fehlen, aus denen dieser Saldo berechnet wird. Der Saldo wäre in diesem Beispiel nur dann korrekt, wenn er am 31. Dezember 2002 zufälligerweise 0 gewesen wäre - oder wenn Sie das Konto per 31. Dezember 2002 "von Hand" abgeschlossen und danach neu eröffnet hätten.
  Folgerung: Um eine Bilanz eines bestimmten Stichtags zu erhalten, müssen Sie alle Buchungen bis zu diesem Stichtag in die Auswahl aufnehmen. Ausschliessen müssen Sie nur spätere Buchungen (falls es welche gibt).

• Erfolgskonti laufen ebenfalls endlos, werden aber mit jedem Abschluss auf 0 gesetzt. Je nach Auswahl erhalten Sie folgende Resultate
  • Alle Buchungen auswählen (Normalfall): Die Aufwendungen und Erträge seit dem letzten Abschluss.
  • Alle Buchungen auswählen, danach Abschlussbuchungen von der Auswahl ausnehmen: Die kumulierten Aufwendungen und Erträge über die ganze Zeit, in der Sie diese Buchhaltung führen - als ob Sie nie Abschlüsse gebucht hätten.
  • Buchungen einer bestimmten Zeitspanne auswählen: Wenn innerhalb dieser Zeitspanne kein Abschluss liegt, erhalten Sie die Aufwendungen und Erträge, ansonsten die Aufwendungen und Erträge vom letzten Abschluss in der gewählten Zeitspanne bis zum Ende der Zeitspanne. Das ein solches Resultat in diesem Kontext kaum sinnvoll ist, starten Sie das Skript "ohne_Abschussbuchungen", und zwar nachdem (und bloss nicht bevor) Sie ihre Auswahl vorgenommen haben.

Erstellen von ER und Bilanz

ER und Bilanz mit Zwischensummen und Anzeige des Erfolgs gibt es natürlich auch. Betrachten Sie im Layout Konti die Einträge im Menu Skript oder die Knöpfe rechts oben und probieren Sie sie aus:

• Skript oder Knopf Erfolgsrechnung: Zuerst werden Sie nach einer Ergänzung des Titels gefragt. Der Titel über der Erfolgsrechnung ist der Name, den Sie im Layout Fibuzentrale festgelegt haben, plus das Wort "Erfolgsrechnung". Sie können als Ergänzung nun beispielsweise "Januar bis Juni 2005" eingeben. Mit "Weiter" kommen Sie zur Erfolsgrechnung, sortiert nach Klassen (Aufwand, Ertrag), Gruppen (gemäss ihren Vorgaben im Layout Struktur), und Kontonummern.
• Skript oder Knopf Bilanz: Aehnlich wie die Erfolgsrechnung. Als Ergänzung zum Titel ist hier das Abschlussdatum sinnvoll. Danach erhalten Sie die Bilanz sortiert nach Klassen (Aktiven, Passiven), Gruppen und Kontonummern.

Achtung auf die Vorzeichen: Plus gleich Soll- und minus gleich Habensaldo. Dies hat die leicht gewöhnungsbedürftige Folge, dass ein Gewinn in der Erfolgsrechnung ein Minuszeichen hat und ein positiver Betrag ein Verlust ist. In der Bilanz ist's dann wieder umgekehrt.

Abschluss

Allgemeines

Einen Abschluss buchen bedeutet bei CLK-EZAG:

• Alle Erfolgskonti auf 0 setzen
• Die Saldi aller Erfolgskonti (d.h. den Erfolg) auf ein Bilanzkonto übertragen.

Ob, wann und wie häufig Sie das tun, ist Ihnen überlassen. Die Fibu funktionert auch ohne Abschluss.

Vorgehen

Achtung: dieses Skript hat Probleme, wenn Sie die Datei umgetauft haben. Sie können es aber korrigieren.

Das Skript fragt Sie zuerst nach dem Datum des Abschlusses. Ihre Eingabe wird nur verwendet, um die Abschlussbuchungen zu datieren, die Beträge ergeben sich aus den ausgewählten Buchungen und entsprechen somit der Erfolgsrechnung, die Sie für gut befunden haben, bevor Sie das Skript angeworfen haben.

Das Skript erstellt nun sämtliche Abschlussbuchungen und fragt Sie am Schluss nach der Nummer des Bilanzkontos, auf das der Erfolg gebucht werden soll. Dabei befinden Sie sich im Journal und können das Konto aus der Liste auswählen.

Der Abschluss bewirkt, dass die Erfolgsrechnung nun bei allen Konti einen Saldo von 0 zeigt. Sie können sich die "richtige" Erfolgsrechnung wieder anzeigen lassen, indem Sie über das Datum die Buchungen auswählen und danach mit dem Skript ohne_Abschlussbuchungen die Abschlussbuchungen von der Auswahl ausnehmen.

Buchungen in abgeschlossenen Perioden sollten Sie weder löschen noch verändern, weil sonst nichts mehr stimmt. Entsprechende Einschränkungen sind eingebaut (siehe Layout Fibuzentrale).

Abschluss korrigieren

Abschluss rückgängig machen

1. Eine Datensicherung schadet gewiss nicht!
2. Gehen Sie zum Layout Fibuzentrale und geben Sie im Feld "letzterAbschluss", das Datum des vorletzten Abschlusses ein (also den, den Sie nicht stornieren wollen). Gibt es keinen vorletzen Abschluss, löschen Sie den Feldinhalt einfach.
3. Suchen Sie Abschlussbuchungen des fraglichen Abschlusses im Journal zusammen. Die sollten via Datum und Buchungstext "Abschlussbuchung" leicht zu finden sein.
4. Löschen Sie die gefundenen Abschlussbuchungen mit dem Skript alle_ausgewaehlten_Datensätze_löschen.

Bilanzkonti abschliessen

Es kann trotzdem sinnvoll werden, die Bilanzkonti abzuschliessen: wenn schon sehr viele Buchungen über mehrere Jahre vorliegen:

• Tempo: die Berechnung der Kontosaldi wird langsamer, weil bei Bilanzkonti sämtliche Buchungen berücksichtigt werden müssen.
• Computer rechnen anders als Menschen. Bei Konti mit sehr vielen Buchungen erhalten Sie manchmal komische Saldi wie 1'114.99999999994 statt 1'115.00.

Buchen des Abschlusses

1. Zunächst wie beim Erstellen von ER und Bilanz die Buchungen auswählen.
2. Erfolgsrechnung und Bilanz erstellen, prüfen, Buchungen bei Bedarf korrigieren. Wenn Bilanz und ER stimmen, die Erfolgsrechnung ausdrucken.
3. Falls nicht schon passiert: die Erfolgsrechnung abschliessen (den Abschluss buchen). Nun ist in der ER alles auf 0 und die Bilanz hat keinen Saldo mehr. Drucken Sie jetzt die Bilanz aus, damit Sie nachher kontrollieren können, ob Abschluss und Neueröffnung korrekt waren.
4. Nun können Sie den Abschluss der Bilanzkonti von Hand buchen. Ein Skript gibt es nicht, aber mit den Filemakerwerkzeugen lässt sich der Aufwand tief halten:
5. Im Layout Konti mit dem Skriptbefehl die Bilanz erstellen. Alle Bilanzkonti mit Saldo werden jetzt angezeigt. Diese Auswahl müssen Sie beibehalten. Lassen Sie kein Skript laufen, es würde die Auswahl verändern. Wechseln Sie nur in den Blätter-Modus und dann zum Layout Journal.
6. Geben Sie sich mit dem Skriptknopf unten links die Erlaubnis, Buchungen abgeschlossener Perioden zu verändern.
7. Im Journal importieren Sie die Datensätze aus der Tabelle Konti. Importieren müssen Sie nur zwei Felder: Das Feld Kontonr ins Feld Haben, das Feld Saldo ins Feld Betrag. Bejahen Sie die Frage nach den automatischen Eingabeoptionen. Nur die importierten Sätze werden jetzt angezeigt: eine Buchung pro Bilanzkonto mit Saldo, ohne Datum, ohne Text und ohne Sollkonto.
8. Gehen Sie bei einem beliebigen Datensatz ins Feld "Auswahl" und löschen Sie die 1 dort. Uebertragen Sie den neuen Feldinhalt (also das nichts) mit Datensätze/ersetzen auf alle anderen importierten Datensätze. Damit verhindern Sie, dass die Abschlussbuchungen die Kontensaldi verändern. Die werden wir wir nämlich gleich noch einmal brauchen.
9. Gehen Sie ins Feld Text, geben Sie etwas sinnvolles wie zum Beispiel "Abschluss Bilanzkonti per..." ein und übertragen Sie den Text mit dem Befehl Datensätze/ersetzen auf die anderen Abschlussbuchungen.
10. Zuletzt geben Sie das Datum ein und übertragen es ebenfalls auf alle vorliegenden Abschlussbuchungen.

1. Importieren Sie wie oben, diesmal kommt die Kontonummer aber ins Soll (also: Saldo -> Betrag, Kontonr -> Soll).
2. Geben Sie den Buchungen ein Eröffnungsdatum, am besten den Tag nach dem Abschlussdatum.
3. Vergeben Sie Texte wie oben.
4. Kehren Sie mit Datensätze/Ausschluss anzeigen die Auswahl um und leeren Sie sämtlichen Datensätzen das Feld Auswahl. Dadurch sind nur noch die Eröffnungsbuchungen in der Auswahl.
5. Nun können Sie eine neue Bilanz erstellen und mit der vorher ausgedruckten vergleichen.
6. Stimmt die Sache, können Sie alle späteren Buchungen wieder in die Auwahl aufnehmen. Damit sind wir am Ziel: die Auswahl besteht nur noch aus den Buchungen nach dem letzten Abschluss.
7. Bei den Eröffnungsbuchungen können Sie nun auch Beträge wie 0.00000234 oder 114.9499999541 korrigieren.
8. Wenn Sie sich an negativen Beträgen im Journal stören, können Sie das Minuszeichen entfernen und dafür die Kontonummer vom Soll ins Haben bzw. vom Haben ins Soll schieben.
9. Fahren Sie gleich mit einer Wartung fort - jetzt ist die beste Zeit dazu.

Diverses

Wartung

Fehler, Störungen

Das Buchen des Abschlusses ist gestört, wenn Sie die Datei umgetauft haben. Sie können das Skript aber korrigieren.

CLK-FIBU reklamiert nicht, wenn Sie im Layout Konto eine Kontonummer ändern. Wenn die bisherige Kontonummer aber schon bebucht wurde, verwaisen die Buchungen. Ein Soll-Haben-Fehler ist die Folge. Sie müssen also die entsprechenden Buchungen suchen und das Konto neu zuordnen.

Alle vier Tabellen haben ein Zahlenfeld namens "Eins". Darin muss immer die Zahl 1 stehen. Das Feld ist nur auf den Layouts "alle Felder" sichtbar, und zu diesem Layout kommen Sie nur im Layoutmodus (einsteigen als Benutzer "Entwickler" mit dem Passwort "modulo". Kontrollieren Sie, ob überall 1 steht, und tragen Sie das ggf. nach (Alle Datensätze aufrufen, Datensätze/ersetzen).

Legen Sie komprimierte Kopien an (siehe oben unter "Wartung").

Sortierfolge der Buchungen

Der Fehler lässt sich mit einer Sortierung nach dem Datum beheben. Eine solche Sortierung ist auch im Skript "Journal" (Befehl-1) enthalten. Mit einem kleinen Trick können Sie auch dafür sorgen, dass die Buchungen auch im unsortierten Zustand in eine vernünftige Reihenfolge bringen; nehmen wir an, Sie haben den Abschluss per 31.12.2004 gebucht und wollen, dass alle Buchungen mit jüngeren Daten darunter stehen:

1. Suchen Sie alle Buchungen, deren Datum grösser ist als der 31.12.2004
2. Exportieren Sie diese Buchungen (Dateiformat: Filemaker Pro, alle Felder)
3. Löschen Sie die Buchungen mit dem Skript alle_Datensätze_löschen
4. Gehen Sie in die exportierte Datei, rufen Sie alle Datensätze auf und sortieren Sie nach Datum
5. Gehen Sie wieder ins Journal und importieren Sie die Datensätze der Exportdatei (passende Felder, Automatische Eingabeoptionen durchführen: JA).

Zugriffsbeschränkungen und Passwort

Ich empfehle Ihnen, mit dem eingeschänktem Zugriff zu arbeiten. Dadurch erhalten Sie eine Abfangfunktion bei Löschaktionen, die Sie später bereuen könnten. So ergeben sich zwangsläufig Fehler, wenn Sie Buchungen löschen, die vor dem letzten Abschluss liegen. Die Datei wird inkonsistent, wenn Sie Konti löschen, für die es Buchungen gibt.

Langsame Berechnungen

Als Ultima Ratio können Sie von den Layouts Journal und Konti Duplikate anlegen, in denen die Saldi nicht mehr angezeigt werden, und mit diesen arbeiten.

Es bringt aber auch schon viel, die Bilanzkonti abzuschliessen, neu zu eröffnen und die Buchungen bis zu diesem Abschluss aus der Auswahl zu nehmen. Hier geht's zur Anleitung für den Abschluss der Bilanzkonti.

Bei zehntausenden von Buchungen wird eine Archivierung sinnvoll: Schliessen Sie die Bilanzkonti wie oben beschrieben ab, eröffnen Sie neu und versorgen Sie die Buchungen bis und mit diesem Abschluss (aber natürlich ohne Neueröffnung) in einem Mandanten:

Mandanten

Beziehungen

Update von einer früheren Version von CLK-FIBU

Vorsicht: Datenverlust!

Vorgehen

Bei einem Update aus der Version für Filemaker 5-6

• Gehen Sie ins alte Journal, werfen Sie das Skript Alle_auswählen an, gehen Sie mit Befehl-2 zu den Konti, erstellen Sie nacheinander einer aktuelle Erfolgsrechnung und Bilanz und drucken Sie beides aus. Wenn Sie Papier sparen wollen, können Sie auch die Saldobilanz exportieren.
• Lassen Sie in allen vier bisherigen Dateien alle Dateinsätze anzeigen und schliessen Sie die Dateien wieder. Das ist die Grundlage für den Import der Daten in die neuen Dateien. Beenden Sie Filemaker 5/5.5/6 und öffnen Sie jede Datei einzeln mit Filemaker 7, um Sie zu konvertieren. Fragen nach nicht gefundenen Bezugsdateien können Sie ignorieren.
• Packen Sie die neue Datei CLK-Fibu.fp7 aus und gehen sie zum Layout Fibuzentrale. Geben Sie den Titel und das Datum des letzten Abschlusses von Hand ein; sie können auch die alte Datei öffnen und kopieren. Import ist aus technischen Gründen nicht möglich und auch nicht sinnvoll.
• Wechseln Sie zum Layout Struktur. Löschen Sie die vorgegebenen Datensätze und importieren Sie die Datensätze aus der alten Strukturdatei. Beachten Sie, dass Sie alle Felder mit den passenden Feldnamen übertragen, und bejahen Sie die Frage nach den automatischen Eingabeoptionen.
• Im Layout Konti und importieren Sie die Datensätze aus der alten Kontidatei auf die gleiche Weise.
• Im Layout Journal importieren Sie die Datensätze aus der alten Journalatei ebenso.
• Jetzt können Sie eine aktuelle Erfolgsrechnung und Bilanz erstellen und mit dem ausgeruckten Ergebnis der alten Dateien vergleichen.
• Ist die Sache in Ordnung, können Sie die alten Dateien löschen.

Bei einem Update aus der Version für Filemaker 7

• Packen Sie die neue Datei zuerst noch gar nicht aus!
• Gehen Sie ins alte Journal, werfen Sie das Skript Alle_Buchungen_auswählen an, gehen Sie mit Befehl-2 zu den Konti, erstellen Sie nacheinander eine aktuelle Erfolgsrechnung und Bilanz und drucken Sie beides aus. Wenn Sie Papier sparen wollen, können Sie auch die Saldobilanz exportieren.
• Lassen Sie in den Layouts Journal, Konti und Struktur alle Datensätze anzeigen und schliessen Sie die Datei wieder. Das ist die Grundlage für den Import der Daten in die neuen Dateien. Beenden Sie Filemaker, gehen Sie ins Dateisystem und geben der bisherigen Datei einen anderen Namen, zum Beispiel Fibu_alt.fp7.
• Oeffnen Sie die neue Datei und gehen Sie zum Layout Fibuzentrale. Geben Sie den Titel und das Datum des letzten Abschlusses von Hand ein; sie können auch die alte Datei öffnen und kopieren. Import ist aus technischen Gründen nicht möglich und auch nicht sinnvoll.
• Im Layout Struktur löschen Sie die vorgegebenen Datensätze und importieren die Datensätze aus der Tabelle Struktur der alten Datei. Beachten Sie, dass Sie alle Felder mit den passenden Feldnamen übertragen, und bejahen Sie die Frage nach den automatischen Eingabeoptionen.
• Im Layout Konti importieren Sie die Datensätze aus der Tabelle Konti der alten Datei auf die gleiche Weise.
• Gehen Sie schliesslich zum Journal und importieren Sie die Datensätze der Tabelle Journal der alten Journalatei ebenso.
• Jetzt können Sie eine aktuelle Erfolgsrechnung und Bilanz erstellen und mit dem ausgedruckten Ergebnis der alten Dateien vergleichen.
• Ist die Sache in Ordnung, können Sie die alte Datei löschen.

Korrektur des Abschlussskripts nach Umtaufen der Datei

Der abgespeicherte Dateiname lautet natürlich "CLK-Fibu.fp7". Und wenn Sie nun aber die Datei umgetauft haben, steht dann im Skript ein Verweis auf eine Datei, die es nicht mehr gibt. Das Skript wird stocken und nach der Datei fragen, sie können ihm dann die richtige zeigen - und zwar jedes Mal, wenn Sie das Skript laufen lassen. Wenn Sie eine dauerhafte Lösung wollen, müssen Sie das Abschlussskript ändern:

Oeffnen Sie die Datei mit gedrückter Alt-Taste und geben Sie Benutzer "Entwickler" und als Passwort "modulo" ein, um den Vollzugriff zu erlangen und im Skriptmaker an das Skript "Abschluss_buchen" zu kommen:

Im Skriptschritt "Datensätze importieren" sehen Sie, dass das Skript aus der Datei CLK-FIBU.fp7 importieren will. Aber die heisst ja nicht mehr so.

Sie können jetzt auf die Schalfläche "Datei" rechts unten klicken, um zum Dateiverweis zu kommen:

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